Tout ce que vous devez savoir sur Microsoft SharePoint Premium

D’ici 2025, il y aura 130 milliards de téraoctets de contenu, allant des contrats et des factures aux conceptions et vidéos.

Cependant, de grandes quantités de contenu et de traitement manuel entraînent une diminution de la productivité, des opportunités manquées et des coûts d’exploitation plus élevés.

Pour organiser et gérer ce volume de contenu, il est essentiel d’automatiser la classification et le traitement. Lors de la conférence Microsoft Ignite 2023, Microsoft a présenté Microsoft SharePoint Premium, une plate-forme d’intelligence artificielle pour transformer vos expériences de contenu dans le cloud. SharePoint Premium est l’évolution de Microsoft Syntex.

Dans notre article, découvrez comment l’IA permet l’intelligence de contenu, optimise les processus métier critiques, améliore la gouvernance et prépare votre contenu pour Copilot.

Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint jusqu’à aujourd’hui

Avant de dévoiler les fonctionnalités avancées de SharePoint Premium, explorons les principes fondamentaux de cette plate-forme.

SharePoint est une plate-forme de collaboration et de gestion de contenu développée par Microsoft. Disponible depuis 2001, il est principalement utilisé par les entreprises. Il fournit un ensemble de services qui permettent aux organisations de partager et de gérer efficacement des documents, des informations et des idées au sein de l’organisation.

SharePoint permet la création de sites Web intranet pour faciliter la collaboration au sein des équipes, le stockage et la gestion des documents, ainsi que le suivi des versions. La plate-forme offre également des fonctionnalités avancées telles que des forums, des formulaires, des flux de travail et des analyses commerciales.

Il existe deux types de produits :

- SharePoint Online : la version SaaS du produit, hébergée dans les centres de données Microsoft et maintenue par Microsoft.

- SharePoint Server : la version de serveur classique à installer sur les batteries de serveurs.

En résumé, SharePoint vous permet de collaborer, d’informer et de distribuer avec des sites dynamiques, des actualités personnalisées et un partage de fichiers sécurisé.

Collaborer : Responsabilisez les équipes avec des sites dynamiques dans Microsoft Teams. Synchronisez et partagez en toute sécurité des fichiers, des données et des ressources.

Informer : Publiez de l’information et des ressources sur votre intranet. Racontez votre histoire avec des sites personnalisés attrayants et des nouvelles ciblées et personnalisées.

Distribuer : Accédez, gérez et stockez du contenu collaboratif et transactionnel sur la plate-forme cloud flexible et à grande échelle intégrée à Microsoft 365.

SharePoint Premium

SharePoint Premium introduit des approches innovantes pour interagir avec votre contenu de grande valeur, le gérer et le sécuriser tout au long de son cycle de vie. Il contribue également à optimiser la valeur du contenu en assurant sa sécurité et en fournissant une structure appropriée, en le préparant pour Copilot pour Microsoft 365, l’assistant IA révolutionnaire redéfinissant la productivité.

Expériences et solutions de contenu :

Améliorez la productivité des employés, améliorez les processus métier en maintenant le contenu à jour, encouragez la découverte et collaborez sur divers types de fichiers. Optimisez les processus de documents métier critiques tels que les contrats et les factures via l’IA, la sécurité et les flux de travail.

Traitement du contenu :

Organisez votre contenu pour maximiser sa valeur en utilisant l’automatisation guidée par l’IA pour la création, la classification et l’étiquetage des documents, préparant ainsi le contenu pour Copilot.

Gouvernance du contenu :

Abordez de manière proactive les problèmes de partage excessif et de prolifération de contenu en gérant le cycle de vie du contenu et en contrôlant l’accès avec des outils simples mais puissants.

L’expérience de contenu

Les systèmes de gestion de contenu doivent aller au-delà du simple stockage de fichiers. Ils doivent fournir des solutions complètes qui peuvent être utilisées pour n’importe quel fichier tout au long du cycle de vie de vos documents de grande valeur.

Microsoft étend la puissance de la collaboration Office à la visionneuse de fichiers intégrée. Avec la prise en charge de plus de 400 types de fichiers, vous pourrez bientôt ajouter des annotations, des commentaires, des mentions, des tâches et bien plus encore à n’importe quel type de fichier pris en charge, comme vous le faites aujourd’hui pour les documents Office.

Dans la nouvelle application Teams Business Documents, vous pouvez collaborer sur des contrats, des relevés de travail, des commandes, des factures et bien plus encore. Vous avez également la possibilité d’afficher la liste complète des documents importants dans une vue unifiée. Vous recevrez des informations exploitables, telles que des alertes en temps opportun pour les contrats qui expirent bientôt ou qui nécessitent une attention particulière.

Vous pouvez créer de nouveaux contrats dans Word à l’aide de modèles standard qui exploitent l’assemblage de contenu pour remplir les détails clés des nouveaux contrats. Vous pouvez également comparer un contrat avec des contrats connexes à l’aide du nouveau moteur d’écart de règle piloté par l’IA, en mettant en évidence les changements qui peuvent nécessiter une attention particulière ou présenter des risques. Une fois approuvés, les contrats peuvent être envoyés pour signature à l’aide de SharePoint eSignature. Les informations restent sécurisées (dans Microsoft 365) : elles ne quittent pas votre locataire et vous pouvez impliquer des parties externes pour signer et approuver le document.

Vous pouvez télécharger de grands volumes de documents de grande valeur, et le nouvel analyseur de clauses basé sur l’IA analysera et simplifiera automatiquement les contrats à haut risque qui nécessitent votre attention ainsi que les risques identifiés.

Vous pouvez également étendre votre contenu à des fournisseurs, fournisseurs et clients externes avec le nouveau Portail de documents. Le Portail de documents vous permet de configurer un site externe facilement accessible, personnalisé en fonction de votre marque, vous permettant de collaborer en toute confiance avec les entreprises ou les consommateurs sur des documents sélectionnés.

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Traitement du contenu

Dans le cadre de Microsoft Syntex, Microsoft introduit de nouvelles façons de tirer parti de l’IA pour classer, étiqueter et sécuriser vos documents, ainsi que pour créer de nouveaux documents à l’aide de modèles automatisés pour la création de contenu à grande échelle.

SharePoint eSignature numérise en toute sécurité vos flux de travail d’approbation de documents. Il sera généralement disponible et déployé au premier trimestre de 2024, en commençant par les locataires aux États-Unis. Si votre organisation utilise actuellement d’autres services de signature électronique, Microsoft a annoncé qu’Adobe et DocuSign sont des partenaires de lancement pour SharePoint eSignature. L’intégration tierce avec Adobe Acrobat Sign et DocuSign sera généralement disponible début 2024.

Des services tels que le traitement de documents, l’assemblage de contenu, la reconnaissance optique de caractères, le traitement d’image et le marquage taxonomique sont tous disponibles sous la marque Syntex et, désormais, feront partie de SharePoint Premium.

Les nouveaux services (pay-as-you-go) suivants pour SharePoint Premium seront disponibles d’ici la fin de décembre 2023 :

Traduction de fichiers et de vidéos en continu : Convertissez des fichiers et diffusez des transcriptions vidéo dans des dizaines de langues prises en charge automatiquement et à grande échelle. Microsoft a annoncé de nouveaux services de traduction pour les vidéos en continu dans SharePoint et une nouvelle fonctionnalité d’amélioration vidéo alimentée par l’IA qui supprime automatiquement les pauses dans les enregistrements.

Mais il y a encore plus à venir dans la première moitié de 2024 :

• Colonnes de remplissage automatique : Ajoutez dynamiquement une nouvelle colonne à une bibliothèque de documents et utilisez l’IA pour renseigner automatiquement les valeurs découvertes.
• Détection des PII (Informations personnellement identifiables) : Signalez les fichiers contenant des informations personnellement identifiables telles que des adresses, des numéros de téléphone, des détails de carte de crédit, etc.
• Classificateur multimarques : Exécutez un modèle d’IA unique pour définir automatiquement le type de contenu et déterminer le bon modèle à appliquer pour l’extraction et l’analyse complètes des données.
• Recherchez et supprimez la visibilité de certaines informations sensibles : telles que les noms, adresses, numéros de sécurité sociale, lors de la visualisation du contenu.
  

Enfin, les API Microsoft Graph pour SharePoint Premium sont désormais disponibles, ce qui vous permet d’intégrer le traitement de documents, l’assemblage de contenu et les services associés dans vos applications personnalisées.

Tous ces services sont accessibles à tous les utilisateurs de Microsoft 365 sans nécessiter de licence supplémentaire, fonctionnant sur un modèle de tarification basé sur l’utilisation.

Gouvernance du contenu

Avec plus de contenu provenant de différents services / départements, il est essentiel de s’assurer que les bonnes informations sont partagées et que les informations sensibles ne sont pas sur-partagées ou exposées par inadvertance dans les résultats de recherche ou dans Copilot.

Les sites et le contenu sur-partagés peuvent entraîner un accès non autorisé et des risques opérationnels pour les organisations. Les informations présentes dans la gouvernance de l’accès aux données peuvent être précieuses. Ses rapports fournissent un aperçu des sites potentiellement sur-partagés (le filtrage se fait par le biais de la politique de partage, des sites connectés à Teams, de la confidentialité, etc.). Les sites avec un contenu professionnel de grande valeur peuvent également être mis en évidence, car ils nécessitent souvent des politiques et des critiques plus strictes.

Les rapports ne sont qu’une partie du processus. Avec SharePoint Premium, l’équipe informatique peut déclencher des examens d’accès pour le contenu potentiellement risqué, en demandant aux propriétaires de ce contenu d’examiner l’accès, d’apporter les modifications nécessaires et de confirmer que les sites sont partagés de manière appropriée.

Pour les sites sur-partagés, vous pouvez activer la nouvelle stratégie de contrôle d’accès restreint en spécifiant les groupes de sécurité autorisés à y accéder.

L’IA peut transformer non seulement la productivité, mais aussi la gouvernance et l’administration. Les recommandations de stratégie basées sur l’IA peuvent comparer un ensemble d’exemples de sites avec des stratégies d’accès bien gérées à d’autres sites dans le tenant, en faisant correspondre sémantiquement, puis recommander des stratégies d’accès optimales.

D’autre part, Content Event Insights vous permet de trouver des moments « intéressants » dans le cycle de vie du contenu, tels que le partage à volume élevé ou les volumes de téléchargement importants.

En conclusion, l’arrivée de SharePoint Premium marque une étape importante dans l’évolution des solutions de gestion de contenu au sein de l’écosystème Microsoft 365. Les services de traitement de contenu, tels que le traitement de documents, la signature électronique et la détection des IPI, sont déjà disponibles sous la marque Syntex, avec une transition vers SharePoint Premium prévue en 2024, basée sur la tarification basée sur l’utilisation pour la plupart des plans Microsoft 365.

De nouvelles fonctionnalités telles que l’application Documents métiers, Documents Hub et la visionneuse de fichiers améliorée, ainsi que « SAM », seront disponibles en tant que services sous licence que vous pourrez ajouter aux forfaits Microsoft 365, les prix devant être annoncés lors de la disponibilité générale en 2024.