L’évolution d’un intranet à une plateforme d’expérience employé

Le saviez-vous ? Seulement 13 % des employés déclarent utiliser leur intranet quotidiennement, et 31 % affirment ne jamais l’utiliser. Pire encore, 57% d’entre eux disent qu’ils ne voient aucune valeur dans l’intranet de leur entreprise ! Cependant, la transition vers une plate-forme d’expérience des employés (EEP) pourrait permettre aux entreprises concernées de créer un environnement de travail numérique moderne et efficace qui augmente la productivité, améliore la collaboration et améliore l’engagement des employés.

Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Quels sont les avantages d’une telle plate-forme ? Et quelles entreprises ont réussi cette transition ? Des explications détaillées suivent.

Comprendre l’intranet traditionnel et ses limites

Tout d’abord, abordons la question suivante : Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet traditionnel est un réseau informatique interne au sein d’une entreprise (ou de toute autre organisation) conçu pour faciliter la communication, le partage d’informations et la collaboration entre ses membres. Divers documents, calendriers, articles, ressources et répertoires sont stockés, consultés et échangés en son sein.

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Bien qu’un intranet encourage la communication et la collaboration en fournissant un espace centralisé pour l’information, il a néanmoins des limites évidentes, en particulier en termes d’expérience utilisateur. De nombreux employés citent les contraintes suivantes :

• Difficulté à trouver l’information qu’ils recherchent ;
• Manque de personnalisation ;
• Manque d’interactivité ;
• Absence de fonctionnalités avancées ;
• Rigidité face aux progrès technologiques.

Il est essentiel de comprendre ces lacunes pour saisir l’importance de la transition vers une plateforme d’expérience des employés (PEE) plus moderne et dynamique.

Qu’est-ce qu’une plateforme d’expérience des employés (PEE) ?

Tout d’abord, il est important de définir ce qu’est l’expérience des employés. Il s’agit d’un concept de ressources humaines qui fait référence à la somme des sentiments et des expériences d’un employé avec son entreprise, de l’arrivée au départ. Concrètement, il s’agit simplement de l’impression générale qu’a un collaborateur sur le fonctionnement de son entreprise. Il prend en compte divers éléments tels que les conditions de travail, l’équilibre travail / vie personnelle, les tâches quotidiennes, etc.

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Une plateforme d’expérience employé (EEP) est une solution qui rassemble tous les outils RH d’une entreprise en un seul endroit. Il surmonte les limites des intranets traditionnels en offrant une approche plus complète, interactive et personnalisée. Dans cet espace, les employés peuvent collaborer et communiquer de manière transparente. Cela est rendu possible par l’intégration de fonctionnalités avancées, telles que la messagerie de chat en temps réel, les flux d’actualités personnalisés, les outils de gestion de projet, etc.

Essentiellement, un PEE s’adapte aux besoins particuliers de chaque employé. Grâce à ses fonctionnalités avancées, les utilisateurs peuvent organiser leur espace de travail numérique en fonction de leurs préférences et accéder rapidement aux outils et aux informations dont ils ont besoin.

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Quels sont les avantages de passer d’un intranet à un EEP ?

Pour les entreprises, l’adoption d’une plate-forme d’expérience des employés (EEP) apporte de nombreux avantages. En voici les principaux :

• Approche personnalisée : En priorisant une approche centrée sur l’individu, les EEE offrent une expérience utilisateur personnalisée.

• Interface intuitive : Cela simplifie la navigation et l’accès aux informations critiques et aux outils de travail, contrecarrant l’effet « statique » des intranets traditionnels.

• Fonctionnalités de collaboration avancées : Co-création de documents en temps réel, discussions par messagerie instantanée - ces fonctionnalités améliorent la coopération, l’efficacité et la créativité au sein des équipes.

• Mobilité accrue : Contrairement aux intranets traditionnels, les EEE sont souvent optimisés pour les appareils mobiles (smartphones, tablettes), ce qui permet aux employés de rester connectés même lorsqu’ils sont en déplacement ou loin du bureau.

• Productivité accrue des employés : Une meilleure collaboration entre les équipes, un accès plus facile aux connaissances et une satisfaction globale accrue contribuent à améliorer le rendement des employés.

• Accès au savoir : Les EPE fournissent des moyens efficaces de stocker et de partager les connaissances au sein de l’entreprise, rendant les documents et les ressources facilement accessibles.

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• Suivi facilité des données : Les EEE peuvent fournir des données analytiques sur l’utilisation de la plate-forme, permettant aux entreprises de mesurer l’engagement des employés et d’ajuster leur stratégie en conséquence.

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Quels sont les facteurs clés pour réussir la transition d’un intranet à une plate-forme d’expérience employé ?

La transition d’un intranet traditionnel à une plate-forme d’expérience des employés (EEP) est une étape cruciale pour améliorer l’efficacité opérationnelle d’une entreprise.

D’abord et avant tout, la formation des employés joue un rôle central. Comprendre les différentes fonctionnalités de la plate-forme et les maîtriser devrait faire partie de la stratégie globale. Il est également important de communiquer, à la fois avant et après la mise en œuvre de la plate-forme. Les employés doivent être informés des changements à venir et des avantages auxquels ils peuvent s’attendre.

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Ensuite, il est important que la direction de l’entreprise soit activement impliquée dans le projet, à la fois en termes de mise en œuvre et de communication interne. Leur engagement devrait inspirer confiance et enthousiasme parmi les employés.

La migration des données est un autre défi à relever. Le transfert de données de l’intranet vers la nouvelle plateforme nécessite une méthodologie précise et un processus structuré.

Enfin, un autre aspect à prendre en compte dans la mise en œuvre d’une plate-forme d’expérience des employés est la gestion du changement. Cela est essentiel pour atténuer la résistance potentielle et favoriser l’acceptation des employés. Pour cela, une communication transparente est cruciale et des mesures de soutien telles que des formations, des conférences, des webinaires, etc., devraient être mises en œuvre.

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Étude de cas : Entreprises qui ont réussi leur transition

Plusieurs entreprises sont passée avec succès d’un intranet traditionnel à une plateforme d’expérience des employés (EEP). Voici quelques exemples dont vous vous inspirerez :

Airbnb : La célèbre plateforme de location d’hébergement a investi dans un EEP pour améliorer la communication et la collaboration entre ses employés dispersés dans le monde entier. La plate-forme a été entièrement personnalisée pour refléter la culture d’entreprise d’Airbnb et assurer un accès rapide à toutes les informations essentielles (nouvelles internes, espaces de discussion à thème, etc.). Le résultat : une amélioration significative de l’expérience utilisateur (UX) et un sentiment d’appartenance renforcé.

Unilever : La multinationale a adopté un EEP pour améliorer la collaboration en temps réel entre ses équipes, quel que soit leur emplacement dans le monde entier. L’objectif était de permettre aux employés de partager facilement des idées, de collaborer à des projets interfonctionnels et de rester constamment informés des dernières nouvelles de l’entreprise.

Bouygues Telecom : Bien qu’il ne s’agit pas d’un EEP traditionnel, la société française a récemment lancé la plateforme Innolab, une plateforme numérique collaborative ouverte à tous (employés, clients, prospects). L’objectif de cette plate-forme est de créer un espace de réflexion et de créativité pour envisager des produits et des services pour l’avenir.

IBM : L’entreprise américaine a choisi de migrer vers un EEP pour rationaliser ses méthodes de travail. En remplaçant ses anciens intranets par une plateforme moderne, IBM a favorisé la collaboration en temps réel et la diffusion d’informations personnalisées. Cette transition a stimulé l’innovation et renforcé le partage des connaissances au sein de l’entreprise.

Conclusion

L’intranet traditionnel appartient au passé. Les chiffres le prouvent : de nombreux employés en sont insatisfaits, au point qu’ils préfèrent parfois ne pas l’utiliser. Par conséquent, les entreprises ont un fort intérêt à passer à une plate-forme d’expérience des employés (EEP), qui est plus fluide, interactive et dynamique. L’objectif est de favoriser la créativité, la collaboration, la personnalisation du contenu, le partage d’idées et d’informations et, en fin de compte, d’améliorer la satisfaction et la productivité des employés. C’est un programme ambitieux à mettre en œuvre, et des mesures concrètes de gestion du changement sont indispensables !

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