Comment rendre les connaissances disponibles grâce à une bonne recherche

Le partage des connaissances est une question particulièrement importante pour les entreprises. Améliorer les processus, accroître la compétitivité, renforcer la culture d’entreprise et le lien entre les équipes... Les avantages sont nombreux. Heureusement, à l’ère numérique, il existe des outils pour faciliter le partage d’informations.

Comment pouvez-vous tirer parti de la gestion des connaissances dans Microsoft ? Nous vous présentons la fonction de recherche avancée de Mozzaik365 et ses avantages.

1. La gestion des connaissances, qu’est-ce que c’est et pourquoi est-ce important ?

La gestion des connaissances est un processus qui vise à partager et / ou à organiser les connaissances au sein de l’entreprise, à travers divers outils et méthodes. Il est né au milieu des années 80 aux États-Unis d’un réel besoin de mieux gérer les connaissances, de les stocker à les partager. Il vise à construire une base de connaissances qui peut être facilement exploitée, en particulier grâce à la circulation de l’information entre les employés.

Et les enjeux sont élevés, puisque selon une étude de l’Information and Management Association, un employé passe en moyenne 7,5 heures par semaine à chercher de l’information sans la trouver !

De plus, en raison de l’évolution des équipes, des changements rapides au sein des organisations et du chiffre d’affaires toujours croissant (en 2021, le taux de rotation moyen en France était de 15%, selon l’INSEE), le risque de perte d’information est de plus en plus élevé dans les entreprises.

La gestion des connaissances permet de pallier ces lacunes en renforçant la gestion, l’organisation, le stockage et la rationalisation des informations et des connaissances de l’entreprise.

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2. Les deux formes de connaissance

Il existe deux types de connaissances :

• 📢 Le premier est la connaissance explicite. C’est celui qui s’exprime de manière articulée, à travers des documents, des vidéos, des systèmes informatiques, etc. Il est transférable de manière physique : par exemple, les fiches techniques, les processus, les catalogues de produits, les chartes, les témoignages, les techniques de vente... Le défi de la connaissance explicite réside dans son stockage : les documents doivent donc être facilement accessibles.
• 💭 Le deuxième est la connaissance tacite. Il représente la plus grande partie de la connaissance dans les affaires. Il s’agit d’une connaissance innée ou acquise par une personne, non transcrite sur un support : par exemple, le savoir-faire ou l’expérience acquise dans un domaine particulier est une connaissance tacite. En fait, il est plus difficile de formaliser. Le risque de perdre cette connaissance est également plus grand, lorsqu’un employé quitte, par exemple. Cela montre l’importance de faire converger la connaissance tacite avec la connaissance explicite.

De plus, nous notons que la circulation du savoir est un flux évolutif, et non un simple stockage de données similaire à une bibliothèque fixe. Des outils adaptés sont alors nécessaires pour faciliter le partage et l’épargne des connaissances.

3. Comment enregistrer les connaissances de l’entreprise avec SharePoint ?

Les outils numériques sont inestimables pour la circulation de l’information et la protection des connaissances.

Avec SharePoint, il est possible de créer des espaces de gestion des connaissances et de les structurer en fonction des besoins de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez créer des espaces dédiés à la comptabilité, aux RH, au marketing, aux informations de vente, etc.

Mais en fait, de quoi s’agit-il vraiment ?

SharePoint est un logiciel de travail développé par Microsoft, qui permet de stocker, d’organiser, de partager et de consulter des documents entre collègues. Pour ce faire, les sites SharePoint sont créés en tant qu’espaces sécurisés pour la création et le partage de fichiers.

Avec Mozzaik365, vous pouvez ajouter des fonctionnalités à SharePoint et créer un DMS entièrement intégré à votre lieu de travail numérique. Cela vous permet de centraliser les connaissances de vos équipes et de les mettre à la disposition de tous les employés. Chaque employé peut enrichir le contenu avec ses propres connaissances, et la gestion des balises et la recherche avancée rendent le processus de circulation des informations au sein de l’entreprise plus fluide.  

SharePoint permet également aux collaborateurs de produire des fichiers adaptés à chaque besoin : vidéos, listes de contrôle, wikis, tutoriels, etc. Et si vous souhaitez limiter la publication de fichiers à certaines personnes uniquement, vous pouvez créer des flux de travail de validation ou gérer les droits d’accès en détail. Simple et pratique.

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en DMS

4. Comment rendre les connaissances disponibles grâce à la fonction de recherche ?

Les renseignements peuvent être stockés, mais ils ne sont d’aucune utilité s’ils ne sont pas accessibles à tous les employés. La fonction de recherche de Microsoft est donc essentielle pour permettre aux utilisateurs de trouver les informations dont ils ont besoin et de naviguer dans la base de données sans perdre de temps.

🚀 Pour aller encore plus loin, découvrez les outils Microsoft dédiés au partage des connaissances
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En tant que tel, l’algorithme de recherche Microsoft est capable d’extraire des informations de plusieurs sources et d’apprendre grâce à l’intelligence artificielle. En mettant en place cette fonctionnalité correctement, il est possible d’optimiser l’expérience de l’utilisateur. Et pour établir les meilleurs paramètres, vous pouvez faire appel à un intégrateur.

Concrètement, la fonction de recherche est composée de 3 éléments :

• Une barre de recherche ;
• Filtres ;
• Zone qui affiche les résultats et les éléments de personnalisation.

La recherche doit être pertinente pour faire apparaître les bons documents pour chaque mot tapé dans la barre. Pour ce faire, Microsoft Search explore les titres, la base de connaissances, ainsi que les auteurs, les balises, le contenu et d’autres critères générés par l’IA. Les résultats sont présentés avec des boutons d’action (télécharger, partager, modifier, ouvrir dans le navigateur, etc.) afin que le document puisse être utilisé le plus rapidement possible.

Des suggestions sont également fournies pour vous aider à y arriver encore plus rapidement. Par exemple, si vous tapez « ressources humaines » dans la barre de recherche, des suggestions liées à ce mot-clé apparaissent.  

💡 Savoir: Les informations peuvent être regroupées par sujet pour obtenir un aperçu et trouver facilement les bonnes informations.  

Cependant, il existe certaines limitations lors de l’utilisation de la recherche native de Microsoft.

En ce sens, Mozzaik365 souhaitait pousser plus loin la recherche Microsoft avec son nouveau composant de recherche avancée en apportant quelques fonctionnalités essentielles :

• Conception percutante ;
• La mise en place de filtres/verticales et de suggestions en fonction des différents groupes d’utilisateurs pour une expérience de plus en plus personnalisée ;
• La fonction d’affinement pour permettre la recherche dynamique ;
• Permettre à ses utilisateurs de mettre en place leur propre outil en fonction des droits accordés ;
• Définir les règles pour le fonctionnement du widget « recherche avancée » afin de l’adapter à l’espace dans lequel il est intégré ;
• Des boutons d’action plus pertinents pour limiter le nombre de clics.

Une fonction de recherche doit être vivante, fluide et adaptée aux utilisations que les membres d’une organisation en ont. Il est donc important de comprendre comment la base de données de documents est utilisée, en sondant les utilisateurs et en analysant soigneusement les KPI. Les chiffres obtenus de cette manière peuvent être utilisés pour optimiser la recherche d’informations et améliorer l’expérience utilisateur en résolvant les points de friction.  

Conclusion

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils pour promouvoir le partage des connaissances. Grâce à SharePoint et à la fonction de recherche, toutes les formes de connaissances (vidéos, textes, documents, tutoriels, etc.) peuvent être enregistrées, structurées et consultées facilement par tous les membres d’une organisation. La fonction de recherche est évolutive et vous permet d’alimenter le flux de connaissances et de vous assurer que chaque collaborateur a un accès rapide à toutes les informations.

Lorsqu’elle est maîtrisée, la gestion des connaissances permet de créer des liens au sein de l’entreprise, d’optimiser les processus mais aussi de diffuser de nouvelles compétences. C’est un énorme avantage pour les organisations, qui doivent maintenant travailler à faire circuler l’information en utilisant les outils à leur disposition.