Le guide de mise en œuvre de votre stratégie de gestion des connaissances

Quelles sont les capacités réelles d’une entreprise en termes de productivité, d’adaptation et de résilience ? À l’ère numérique, les connaissances et le savoir-faire sont des ressources intangibles qui déterminent les forces d’un groupe. En capitalisant sur la gestion des connaissances, les organisations construisent chaque jour des avantages concurrentiels pour assurer leur avenir. De ce point de vue, une stratégie à plusieurs niveaux est essentielle. Cet article explique en détail pourquoi et comment le mettre en œuvre.

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Pourquoi mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances ?

Dans le monde des données, un pétaoctet (PO) est une unité de mesure représentant un million de milliards d’octets. En 2016, la quantité de données gérées par les entreprises était de 1,4 Po. Deux ans plus tard, ce volume a augmenté à... 11,22 Po ! Ces chiffres donnent une idée de l’ampleur de l’évolution technologique en cours.

La gestion des connaissances est un maillon essentiel de la chaîne de l’information et occupe désormais une place de choix dans les stratégies de l’entreprise. Les enjeux sont considérables, car ils comportent plusieurs dimensions.

• Améliorer le processus d’intégration, afin de développer la capacité d’apprentissage des nouveaux arrivants.
• Contrer les effets négatifs du roulement du personnel en renforçant le transfert des connaissances. Une personne qui quitte l’entreprise peut représenter une mine de connaissances. Dans certains cas, cette connaissance implique des informations qui peuvent être essentielles. En effet, ces informations peuvent avoir un impact décisif, car elles guident l’entreprise dans ses orientations stratégiques et sa prise de décision. De ce point de vue, les nombreux départs à la retraite de la génération du baby-boom représentent un défi majeur pour les organisations en termes de gestion des connaissances.
• Mettre en œuvre une approche de gestion des connaissances qui a un effet de levier sur la motivation et la productivité de l’équipe.

Points clés à maîtriser pour une gestion optimale des connaissances

La chaîne de valeur à l’origine des connaissances (connaissances explicites) et du savoir-faire (connaissance tacite) de votre entreprise s’articule autour de quatre objectifs stratégiques :

• Identifier les connaissances inhérentes à l’entreprise ;
• Préservation par la structuration et l’archivage des données identifiées ;
• Valorisation des ressources enregistrées (cette étape permet la diffusion et le lien de l’information, afin d’encourager la création de nouvelles connaissances).
• Mise à jour des données.

Pour assurer la durabilité de la gestion des connaissances, deux points sont essentiels : la mise en commun et le partage de l’information. La socialisation repose sur deux fondements : les échanges informels et la pensée collective. Selon Nonaka, c’est le partage d’expériences pratiques, d’observations et d’imitations. Un exemple de ce modèle est la relation entre un entraîneur et un coaché. Dans l’ensemble, il assure et facilite l’échange d’informations.

🔍 Dans ce contexte, des approches radicalement différentes, des plus classiques (rencontres) aux plus surprenantes, prouvent chacune leur efficacité. Par exemple, l’utilisation de concepts abstraits tels que l’analogie ou la métaphore peut permettre à l’information de passer à travers. La communication politique excelle dans cet exercice : souvenons-nous de la phrase de Jacques Chirac « Notre maison brûle et nous regardons ailleurs », lors de l’un des premiers sommets mondiaux sur l’état de la planète en 2002. L’image était frappante et l’expression est restée. Les figures de la parole peuvent ainsi avoir un impact, afin d’expliquer aux nouveaux employés des informations qui représentent les valeurs de l’entreprise.

Afin de faciliter la transmission des connaissances, ces connaissances peuvent être enregistrées dans de multiples formats (FAQ, Comment... ?, diagramme, livret de connaissances) et diffusées sur différents canaux (wiki, intranet, serveur de l’entreprise).

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La feuille de route de la gestion des connaissances

Pour chaque entreprise, la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des connaissances (KM) est un véritable défi.

L’American Productivity and Quality Center (APQC) fournit l’un des outils les plus connus, le KM Roadmap, pour aider les entreprises à définir leur feuille de route. Cette méthode est basée sur les pratiques des organisations les plus avancées et se compose de 5 étapes :

1. Pour commencer. L’objectif ici est de proposer une première campagne de communication axée sur les avantages de la gestion des connaissances. Les explications doivent être simples. L’objectif est de révéler les initiateurs des pratiques de gestion des connaissances au sein du groupe, tout en convainquant un maximum d’employés.
2. Élaborer la stratégie. Cette phase consiste à s’appuyer sur les initiateurs pour mettre en place un groupe de travail. La tâche du groupe de travail sera de créer des projets pilotes qui sont en ligne avec les orientations stratégiques de l’entreprise.
3. Élaborer et lancer des initiatives de gestion des connaissances. À ce stade, les projets pilotes mènent à des étapes d’introduction, appelées « leçons ». Les communautés de pratique initiales et le partage des connaissances sont encouragés.
4. Améliorer le développement avec une stratégie globale, affirmer les premiers résultats de la mise en œuvre du plan de gestion des connaissances.
5. Ancrez la gestion des connaissances dans les pratiques de l’entreprise, tant sur le plan organisationnel que financier. À ce niveau, des outils d’évaluation doivent être installés afin de mesurer l’avancement des actions de gestion des connaissances.

Le lieu de travail numérique, un allié de la gestion des connaissances

Le télétravail a redéfini le monde du travail. De plus en plus d’équipes ne regardent plus leur travail à travers un emplacement. Ils le voient maintenant comme une plate-forme d’échange, où les informations et les actions sont entrelacées entre différentes zones géographiques et fuseaux horaires.

Le Cloud est l’une des technologies clés de cette évolution des pratiques, guidant les stratégies des organisations de toutes tailles et dans tous les secteurs. En effet, le « cloud computing » sur les serveurs distants est une révolution dans plusieurs aspects, tels que la vitesse, la sécurité, l’automatisation et l’amélioration continue.

De nouveaux modes de collaboration entre les équipes de terrain et de télétravail se développent à un rythme sans précédent. Les stratégies commerciales sont améliorées grâce aux gains de productivité rendus possibles par le digital workplace.

Les solutions de co-création et de versionnement sont deux exemples des développements rendus possibles par le cloud :

• La technologie de co-création permet à plusieurs personnes de travailler sur un dossier commun. Par exemple, la plate-forme collaborative SharePoint de Microsoft propose la co-création sur des fichiers Word, Excel, Onenote ou Powerpoint. Le mal de tête et le risque d’erreurs associés à plusieurs copies sont terminés.
• Le contrôle de version vous permet de conserver une archive de toutes les modifications apportées à un document. De cette façon, il est possible de consulter ou de restaurer l’ancienne version d’un fichier, qu’il s’agisse d’un ajout ou d’une correction.
  

Ces deux outils, qui mettent l’accent sur la simplicité, ont des effets majeurs sur la productivité de l’équipe. En économisant du temps, de l’efficacité et de l’adaptabilité, le cloud transforme nos habitudes de travail quotidiennes.

La mise en œuvre d’une stratégie de gestion des connaissances reflète la capacité d’une entreprise à définir et à consolider ses avantages concurrentiels au fil du temps. À cet égard, l’expression « le collectif est plus grand que la somme de ses parties » prend tout son sens.

Gestion du changement pour les équipes : un élément clé de la stratégie d’une entreprise

La gestion du changement est une question cruciale pour les organisations. Même si la transformation numérique a une dimension technique évidente, le succès du processus de changement dépend du capital humain. Dans ce contexte, le milieu de travail numérique et la gestion des connaissances sont des éléments clés de l’initiation et de la continuité du changement.

Pour ces raisons, les postes de CM (Change Managers) et de CMO (Change Manager Officer) sont de plus en plus visibles dans les entreprises françaises. C’est un signe que les organisations restructurent leurs ressources humaines autour des questions inhérentes au changement.

Leurs dirigeants partagent une vision à long terme et l’engagement des équipes est le moteur qui fait de cette vision une réalité. Pour ce faire, les outils de collaboration et la gestion des connaissances aident à maintenir l’élan du changement à long terme.

La mise en œuvre d’une stratégie de gestion des connaissances reflète la capacité d’une entreprise à définir et à consolider ses avantages concurrentiels au fil du temps. À cet égard, l’expression « le collectif est plus grand que la somme de ses parties » prend tout son sens.

Dans cette entreprise, l’intelligence collaborative est mise en œuvre grâce à la combinaison de la gestion des connaissances et du milieu de travail numérique. En effet, ces deux approches offrent des solutions parfaitement adaptées aux besoins du changement. Ils déterminent les forces d’une entreprise, tant au niveau numérique qu’humain.

Choses à retenir

La gestion des connaissances permet :

📌 Améliorer le processus d’intégration ;

📌 Réduire le roulement du personnel ;

Cela nécessite :

📌 Identifier les connaissances inhérentes à l’entreprise ;

📌 Préserver et archiver les données identifiées ;

📌 Mettre à jour les données.