Le guide ultime pour la rédaction d’un plan de communication interne en 2023

« La connaissance, c’est le pouvoir », disait le scientifique et philosophe Francis Bacon en 1597 (« Scientia potentia est », dans sa version latine originale). Cette maxime est particulièrement vraie dans le monde professionnel, où le partage et l’échange d’informations sont inextricablement liés à la consolidation d’équipe et à la productivité.

Mais alors, quelle est la méthodologie à adopter pour rédiger un plan de communication interne efficace ? La réponse dans cet article ! 🧐

Plan de communication interne : pourquoi le faire ?

Le plan de communication interne est une feuille de route qui permet de garder la communication d’une entreprise sur la bonne voie et favorise le partage d’informations. En pratique, cette feuille de route définit les lignes de communication à suivre, selon la stratégie précédemment définie par l’entreprise.

Le plan de communication précise les objectifs et les cibles de la communication interne, ainsi que les outils à utiliser pour les atteindre. Le but ultime d’un plan de communication ? Pour transmettre efficacement un message à un public cible.

👉 L’adoption d’une bonne communication interne est d’autant plus cruciale dans un contexte de croissance. En effet, plus une entreprise devient grande, plus la communication interne devient délicate. Cependant, pour faciliter la cohésion d’équipe, il est essentiel d’encourager l’échange et le partage d’informations !

💡 Vous manquez d’inspiration pour votre stratégie de communication interne ? Voici 6 exemples déchiffrés.

Dans une entreprise, le plan de communication peut être réalisé par plusieurs personnes. Ces personnes diffèrent selon la taille et la nature de l’organisation. Les fondateurs de l’entreprise peuvent être impliqués, tout comme l’équipe des ressources humaines ou le service des communications.

Quand un plan de communication interne doit-il être élaboré ?

Il y a plusieurs raisons de vouloir élaborer un plan de communication interne.

-> Cette approche est très pertinente si vos employés vous ont dit qu’ils voulaient plus d’informations sur les événements actuels de l’entreprise, les objectifs stratégiques, les défis actuels, etc. En bref, c’est un excellent moyen de faciliter la communication descendante (de la direction aux employés).

-> Si une transformation majeure est en cours dans votre entreprise (il peut s’agir d’un changement structurel, de l’adoption d’un nouvel outil, d’une nouvelle stratégie commerciale, de l’évolution de la politique interne de l’entreprise sur le développement des talents, etc.), il peut également être utile de mener une campagne de communication interne. De quoi s’agit-il ? Mise en évidence des informations clés. Dans ce cas, la mise en place d’une gestion du changement est également une bonne pratique.

-> Enfin, si vous remarquez une baisse de mobilisation ou d’engagement au sein de vos équipes, le déploiement d’une stratégie de communication interne peut également aider à remobiliser les troupes.

💡 Communication interne vs communication RH : quelles sont les différences ?
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La communication interne concerne tous les flux de communication circulant au sein d’une entreprise. En d’autres termes, ce sont toutes les actions de communication pour les équipes internes d’une entreprise. La communication RH, en revanche, peut être interne à l’entreprise ainsi qu’externe (dans le cadre de campagnes de recrutement, de travail sur la marque employeur de l’entreprise, etc.).

Quelle est la valeur ajoutée d’un plan de communication interne ?

À bien des égards, la communication interne crée un engagement. Il favorise la cohésion d’équipe et permet de diffuser rapidement l’information (en particulier entre les gestionnaires et les employés, et vice versa).

Son rôle ? Pour partager les nouvelles de l’entreprise, les problèmes actuels, les stratégies, etc. avec les employés. Bref : il s’agit avant tout de fournir aux équipes les informations dont elles ont besoin pour travailler efficacement au quotidien.

Le développement de la communication interne peut répondre à différents types de besoins : ceux-ci peuvent concerner les ressources humaines, les questions opérationnelles ou opérationnelles, les questions de gestion, etc.

Une bonne communication interne permet également d’unir les équipes autour d’un projet commun, pour stimuler leur sentiment d’appartenance à l’entreprise...

💡 Pensez à adapter votre stratégie en fonction de la nature et de la taille de votre entreprise. Selon que vous êtes une entreprise familiale de 30 employés ou une PME de 300 employés, vos besoins en matière de communication ne seront pas les mêmes !

Méthodologie de création d’un plan de communication

La communication interne s’inspire naturellement des domaines de la communication et du marketing. Ainsi, comme pour la rédaction d’un plan de communication externe, la rédaction d’un plan de communication interne nécessite certaines étapes clés à suivre.

Cela comprend les étapes 👇 suivantes

Réalisation d’un inventaire

Quels sont les besoins de l’entreprise en termes de communication interne, de domaines d’amélioration possibles, d’attentes des employés ? Sur la base de cette évaluation, il sera plus facile d’établir le budget à allouer à votre communication interne !

Demandez à vos équipes d’en savoir plus sur leurs besoins ! L’équipe des RH estime-t-elle que les nouvelles recrues ont suffisamment d’informations sur l’entreprise lorsqu’elles se joignent à l’entreprise ? Les équipes peuvent-elles interagir les unes avec les autres sans difficulté ?

Définir les cibles du message

Il peut s’agir de directeurs, de gestionnaires, d’employés, d’équipes de terrain, de professions spécifiques, etc. Pour être pertinent et compris par tous, le message véhiculé par l’entreprise doit donc être le plus personnalisé possible.

Oui, toutes les informations ne peuvent pas être diffusées au plus grand nombre de personnes possible. Certaines informations sont confidentielles ou sensibles, d’autres sont de moindre priorité... Il n’y a rien de tel qu’une bonne segmentation de l’information pour transmettre le bon message à la bonne personne au bon moment.

🎉 Bonne nouvelle : l’utilisation d’un intranet vous permet de communiquer efficacement en ciblant les messages envoyés aux employés ! Par exemple, les nouvelles mises en évidence par l’entreprise sur son intranet peuvent varier en fonction des différents départements, de leurs problèmes, etc.

Définir des messages  

Bien sûr, l’objectif ici n’est pas de planifier plusieurs mois à l’avance tous les messages que vous aimerez partager avec vos équipes. Il s’agit principalement d’avoir en tête les principaux thèmes à aborder dans vos communications quotidiennes.

Par exemple, lorsque vous demandez à vos employés, vous pouvez vous rendre compte qu’ils manquent d’informations sur les offres d’emploi disponibles dans l’entreprise, sur sa politique de formation, sur ses enjeux stratégiques actuels... Prenez note des sujets essentiels qui sont importants pour vos équipes, et fixez-vous l’objectif de les aborder régulièrement dans vos communications !

💡 Pour identifier les sujets clés qui méritent une communication interne, demandez-vous, par exemple, ce dont vos employés ont besoin (ou veulent) travailler plus efficacement. Demandez-vous quels sujets devraient circuler dans l’entreprise, lesquels ont du mal à circuler...

La bonne chose à faire ? Nommez un ambassadeur dans chaque équipe / unité commerciale responsable de rapporter des informations clés sur leur équipe, leurs succès, leurs nouvelles, leurs défis, etc.

💡 N’oubliez pas d’indiquer le but de votre communication et les problèmes qu’elle soulève. Chaque message doit avoir un but pour être pertinent.

Créer un plan éditorial

Une fois que vous avez identifié vos besoins et vos cibles, il est temps de réfléchir aux mesures à prendre pour communiquer efficacement à l’interne. Comment pouvez-vous faire cela ? En créant un plan éditorial - un outil essentiel pour ceux qui souhaitent communiquer avec rigueur et méthode.

Ce calendrier éditorial doit préciser la fréquence souhaitée des publications internes, les canaux de communication à privilégier (newsletters, événements internes, rapports, intranet, réseaux sociaux d’entreprise, etc.), les différents types de messages associés à chaque cible, etc.

Chaque action de communication doit suivre le célèbre modèle de Lasswell, à savoir : 👉 Qui - dit quoi - par quel canal - à qui - et avec quels effets souhaités.

💡 Afin d’atteindre le plus grand nombre de personnes possible, pensez à varier les médias et la fréquence d’envoi de vos messages !

Effectuer une surveillance régulière

L’étape essentielle dans tout projet entrepris dans une organisation ! Son but ? Mesurer l’efficacité des communications internes afin de mettre en évidence les domaines d’amélioration possibles.

Rappelez-vous qu’il ne sert à rien de « communiquer pour le plaisir de communiquer ». Une communication précieuse est d’abord et avant tout engageante.

Voici quelques exemples d’indicateurs de performance clés (KPI) à surveiller sur une base mensuelle pour mesurer l’engagement et la réceptivité de vos employés à vos messages :

-> Le taux d’ouverture des bulletins internes internes.

-> Le taux d’utilisation des outils de communication interne par les employés (y compris le taux d’engagement des employés sur l’intranet de votre entreprise).

-> Le taux de participation des employés à des événements ou réunions internes (non directement liés au travail, mais plutôt à la vie de l’entreprise).

💡 Outre les KPI traditionnels, il est également possible de mesurer l’efficacité de vos actions de communication en menant des enquêtes dédiées à votre stratégie de communication interne.

Comment rédiger un plan de communication interne, en bref

La communication interne est un véritable outil stratégique qui permet de fédérer et d’engager les équipes, de renforcer la culture d’entreprise... En plus d’améliorer les conditions de travail - et de faciliter le travail à distance !

Cependant, cette approche ne s’improvise pas. Pour réussir votre stratégie de communication interne et la gérer au quotidien, il est essentiel de concevoir un plan de communication interne (et de l’appliquer !).

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Choses à retenir

Le plan de communication interne est une feuille de route pour l’échange
l’information dans un cadre donné. Les étapes pour réaliser un plan de communication sont les suivantes :

📌 Réalisation d’un inventaire ;

📌 La définition des cibles de message ;

📌 Conception des messages ;

📌 Élaborer un plan éditorial ;

📌 Mesure de l’efficacité.