5 Microsoft Teams cas d’utilisation que vous devez connaître

Le saviez-vous ? Teams, l’application de communication collaborative de Microsoft, a de nombreuses cordes à son arc. En effet, contrairement à la croyance populaire, Microsoft Teams ne se limite pas à la vidéoconférence.

Au lieu de cela, cette solution offre un large éventail de fonctionnalités, conçues pour faciliter non seulement la communication interne, mais aussi la collaboration interne et même la gestion des connaissances .

Vous voulez tirer le meilleur parti des équipes ? Mozzaik présente quelques-unes des principales utilisations de Microsoft Teams pour élargir vos horizons. Lisez attentivement ce qui suit.

Teams, la plate-forme de collaboration réussie de Microsoft

Lancée par Microsoft en 2016, l’application de communication collaborative Teams est depuis devenue une véritable réussite. En janvier 2022, la plate-forme conçue pour faciliter le travail hybride a même dépassé les 270 millions d’utilisateurs actifs mensuels.

Microsoft Teams est particulièrement populaire auprès des entreprises. Le logiciel vous permet de créer un environnement de travail numérique transparent et sur mesure en intégrant de nombreuses fonctionnalités.

Les équipes peuvent être utilisées pour les réunions, les webinaires, les conversations asynchrones, le partage de fichiers, les salles de travail hybrides, les appels téléphoniques et l’accès aux applications métier.

Mais regardons comment les équipes peuvent être utilisées « dans la vraie vie ».

Exemple d’utilisation 1 : Gestion de projets dans Teams

Pour mener à bien un projet, les employés doivent être capables d’interagir en douceur, de partager facilement des informations et de s’organiser rapidement. C’est difficile à réaliser lorsque les membres de l’équipe de projet ne sont pas dans le même bureau ou lorsqu’il y a plusieurs intervenants.

Quelle est la solution pour gérer vos projets les plus complexes simplement ? Créez une équipe ou un canal dédié dans Teams pour rassembler toutes les personnes impliquées. Vous pouvez ensuite communiquer de manière asynchrone via le fil de discussion, organiser des vidéoconférences directement dans Teams et même suivre vos échanges grâce à des notes de réunion partagées.

Mais ce n’est pas tout. Cet espace virtuel vous permettra également de partager et de modifier des documents à l’aide de SharePoint 365. En fait, si vous êtes un utilisateur de Mozzaik365 Digital Workplace , vous pouvez facilement créer une base de connaissances dans SharePoint à l’aide de la fonction de gestion électronique des documents (EDM). Le but ? Construire une véritable encyclopédie collective en facilitant la contribution d’une part et l’accès au savoir d’autre part.

En prime, vous pouvez coordonner les actions des membres de votre équipe en planifiant leurs tâches via les tâches et en mettant en place un calendrier commun.

Est-ce que tout cela vous semble un peu abstrait ?

Imaginez, par exemple, un projet d’exposition internationale, impliquant des individus basés dans le monde entier. Avec Teams, les chefs de projet, les commissaires, les scénographes et les artistes pourront visualiser la programmation inversée de l’événement. Ils pourront également accéder, en temps réel, à une liste mise à jour des travaux et à des instructions générales concernant la conservation des ouvrages et la sécurité du public. Des canaux peuvent également être créés pour la discussion en petits groupes sur des sujets spécifiques (assurance, transport d’œuvres d’art, le site d’installation, l’organisation de l’ouverture, etc.). Ainsi, pas d’imprécision artistique !

Exemple d’utilisation 2 : Communiquer en interne avec Teams

La communication interne est un levier essentiel pour l’engagement des employés et la cohésion de l’équipe. Cependant, selon un sondage INside-OpinionWay, un employé sur deux estime que sa direction ne communique pas suffisamment avec lui, un employé sur trois dit qu’il n’est pas correctement informé, et 20% des personnes interrogées disent qu’elles n’ont même pas les informations dont elles ont besoin pour mener à bien leurs missions.

Teams apporte une réponse pertinente aux difficultés rencontrées par les grandes entreprises en termes de communication interne. Le service de communication ou le service des ressources humaines peut créer un canal dédié à la communication interne sur la plate-forme. Les nouvelles et les documents importants seront ainsi centralisés et mis en évidence. Mieux encore, les employés auront l’occasion de réagir en publiant des commentaires. Cela renforcera leur engagement.

Plus concrètement, envisagez d’utiliser Teams pour partager l’avancement des grands projets de votre organisation avec votre personnel. Utilisez-le également pour expliquer les changements administratifs majeurs dans votre entreprise. Les employés comprendront beaucoup mieux les avantages de leur assurance maladie, la nouvelle politique de vacances de l’entreprise, les annonces de télétravail ou les règles d’attribution des bons de déjeuner si ces informations leur sont fournies par les services concernés.

Encore une fois, le Mozzaik365 Digital Workplace ajoute une réelle valeur à l’environnement Microsoft . En intégrant Teams à votre intranet, vos utilisateurs pourront facilement trouver toutes les conversations tenues dans leurs différents espaces de travail Teams. Un vrai plus pour l’expérience des employés et un important économiseur de temps.

Craignez-vous de fatiguer vos coéquipiers en publiant trop de messages sur votre canal de communication interne ? Hiérarchisez le contenu et créez un onglet d’accès rapide à votre intranet directement dans Teams. Avec Viva Connection de Microsoft, vous pouvez ensuite intégrer votre intranet dans Teams et centraliser votre communication. De cette façon, vous pouvez fournir des informations supplémentaires aux employés intéressés, sans risquer d’ennuyer les autres employés.

Exemple d’utilisation 3 : Intégration de nouveaux employés via Teams

L’intégration est une étape stratégique. Il contribue à la rétention des talents et influence le niveau futur d’engagement des nouveaux employés.

Selon une étude réalisée par Go2nextlevels et OfficeVibe, les employeurs qui mettent en œuvre un processusd’intégration conservent deux fois plus d’employés que ceux qui ne le font pas. De plus, 58 % des nouvelles recrues qui ont suivi un processus d’intégration travaillent toujours dans l’organisation trois ans après leur adhésion. Pour retenir vos talents, il est donc important de prendre soin de leur intégration.

Avec Teams, vous pouvez vous préparer à l’arrivée de vos nouveaux employés, systématiser votre processus d’intégration et rendre l’intégration des talents qui rejoignent votre entreprise plus fluide.

Avec la barre de recherche avancée de Teams, les nouveaux employés peuvent rechercher un expert interne en quelques clics. Mais ce n’est pas le seul avantage des équipes en termes d’intégration.

En pratique, pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants, assurez-vous d’annoncer leur arrivée à tous les membres de l’organisation en publiant un message sur votre canal Teams principal.

En outre, n’oubliez pas de créer un chemin d’intégration directement dans Teams en recueillant des informations, des documents, des vidéos de didacticiels et d’autres formations dans un seul canal Teams pour les employés entrants. Pour ce faire, créez une équipe Teams par service et utilisez des wikis ou des documents OneNote pour collecter des données clés sur les activités du service concerné. Simple et efficace.

Enfin, au-delà de Teams, pensez à braodcasting les valeurs de votre organisation sur votre intranet. De cette façon, les nouvelles recrues peuvent se familiariser avec la culture de votre entreprise. C’est l’idéal pour renforcer leur engagement.

🤔 A découvrir également sur le thème de la culture d’entreprise, notre article sur les 6 étapes clés pour créer une culture d’entreprise forte !

Exemple d’utilisation 4 : Organisation d’un événement en équipes

Les grands rassemblements (séminaires, lancements de produits, conférences, etc.) sont des occasions précieuses d’accroître l’engagement des employés et de mettre en œuvre une communication interne transparente. Cependant, l’organisation d’événements n’est pas toujours facile, en particulier dans un environnement de travail hybride ou lorsque des équipes sont basées dans différents pays.

Alors, quelle est la solution ? Organisez des événements vidéo en direct sur Microsoft Teams ! La plate-forme vous permet de planifier un événement en direct aussi facilement qu’une réunion d’équipes. La possibilité d’interagir avec un public interne ou externe allant jusqu’à 10 000 personnes.

Certaines organisations utilisent les événements d’équipe pour annoncer des changements majeurs à leurs employés. La haute direction peut parler en direct à tous les employés et répondre à leurs questions via le chat. Bien sûr, les événements d’équipe peuvent également être utilisés dans d’autres contextes tels que la formation.

💡 Découvrez comment optimiser vos événements vidéo Teams avec le tableau blanc Microsoft en lisant notre article de blog.

Exemple d’utilisation 5 : Rendre le matériel de communication disponible via Teams

L’accessibilité de l’information est une condition préalable à la productivité des employés. Cela est particulièrement vrai pour les équipes de vente et les communicateurs. Pour signer un contrat ou gérer une mauvaise effervescence, ces deux catégories d’employés doivent être en mesure d’accéder aux moyens de communication appropriés sans délai.

Heureusement, avec Teams, vos employés ont un accès rapide à leurs fichiers, même lorsqu’ils sont sur la route. Votre force de vente peut, par exemple, trouver son catalogue de produits, le calendrier des événements à venir ou ses présentations client en un seul clic. C’est un excellent moyen d’être efficace, en particulier lors de foires commerciales et d’expositions où le temps presse.

Pour sa part, votre service de communication peut utiliser Teams pour accéder rapidement à tous les documents dont il a besoin pour effectuer ses tâches : guide d’identité et de style d’entreprise, logo, modèles de présentation PowerPoint, en-tête de lettre, signature e-mail standard, modèle de publication pour les réseaux sociaux ou un guide de publication sur LinkedIn.

🚨 Lisez également notre article de blog pour découvrir tous les secrets de la planification de vos tâches dans Teams !

Le dernier mot

Comme vous pouvez le voir, avec ses nombreuses fonctionnalités, Microsoft Teams est l’application qui fait passer la communication interne, la collaboration interne et la gestion des connaissances au niveau supérieur.

Enfin, pour une expérience utilisateur optimale, le Mozzaik365 Digital Workplace peut être intégré dans Teams à l’aide de Viva Connection. Un must.