Comment transformer SharePoint en un véritable EDM ?

Le nombre de services offrant la gestion électronique des documents augmente, en raison de la forte demande des entreprises. Il faut dire que la plupart des connaissances au sein des organisations sont implicites, et qu’il est donc essentiel de savoir comment les gérer de manière appropriée. Cela est d’autant plus vrai que, dans un contexte de travail hybride généralisé, les employés sont amenés à réduire leurs échanges informels.

L’amélioration de la gestion des documents dans les entreprises est donc cruciale. Cependant, de nombreuses entreprises ignorent toujours qu’il est possible d’utiliser SharePoint pour la gestion électronique des documents. Nous faisons le point sur la situation dans cet article.  

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (EDM) ?

La gestion électronique des documents contrôle le cycle de vie des documents dans une organisation, de la création au stockage, à la modification, à la suppression ou à l’archivage. Il s’agit d’un processus complet qui permet l’utilisation de tous les documents d’une organisation.

Il est vrai qu’avec la dématérialisation croissante des documents et l’intégration des nouvelles technologies dans la vie quotidienne, les entreprises produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques. D’où l’importance de mettre en place un processus de gestion flexible et efficace.

L’EDM présente de nombreux avantages à cet égard. Tout d’abord, il permet de trouver la bonne version d’un document rapidement et facilement, tout en résolvant les problèmes de stockage. Il assure également la sécurité des documents grâce à un partage de données restreint (seules les personnes autorisées ont le droit d’accéder aux documents en question), normalise les pratiques des documents, met en place des circuits de validation éprouvés, améliore les processus de qualité et, enfin, conduit à une gouvernance des documents optimisée au sein de l’entreprise.

Attention : avant de mettre en place un EDM, il est nécessaire de dématérialiser tous les documents. Tous les documents de l’entreprise doivent être numérisés et numérisés.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel EDM ?

Le logiciel EDM permet aux entreprises de gérer tous leurs documents de manière dématérialisée. En mettant en œuvre de tels logiciels, les organisations gagnent du temps et de la productivité, tout en favorisant le travail collaboratif et le partage d’informations.

La configuration des circuits de validation prend du temps. Les entreprises doivent rationaliser leurs processus et accroître leur efficacité. Le logiciel EDM permet de contourner cette étape, tout en réduisant le risque d’erreur et en assurant une meilleure traçabilité des documents.

L’une des caractéristiques les plus importantes des logiciels EDM est la sécurité des données. Cette solution vous offre la possibilité d’accéder rapidement à tous vos documents de manière sécurisée, où que vous soyez, grâce à un contrôle d’accès rigoureux.

Enfin, les solutions EDM vous donnent la possibilité de réduire les coûts associés à l’impression et au stockage de vos documents. Le risque de perdre des informations est considérablement réduit, car tous les documents sont maintenant au même endroit et sont mis à jour en temps réel. De plus, l’EDM vous permet d’automatiser certaines actions sur les documents, qui peuvent être configurées comme vous le souhaitez.

Pourquoi SharePoint est le bon outil EDM pour vous

SharePoint est un service hébergé par Microsoft et dédié aux organisations de toutes tailles. Il vous permet non seulement de créer des sites pour partager des documents et des informations entre collègues, mais aussi de stocker des fichiers. Il est extrêmement sécurisé et vous permet d’échanger et de stocker des documents sans risque.

SharePoint met fin aux allers-retours constants des e-mails, avec le risque de perdre des données (et des documents de référence). En effet, il donne accès aux fichiers à plusieurs destinataires, y compris des utilisateurs en dehors de l’entreprise. Si vous souhaitez que la personne travaille sur le même fichier que vous, vous devez partager un lien vers ce document, pas une copie du fichier.

De plus, l’utilisation de SharePoint évite d’ajouter une nouvelle application à la pile technique ; tout est intégré dans Teams et dans l’univers Microsoft, pour une sécurité et une efficacité accrues. Enfin, il est possible de créer des automatisations pour aller encore plus loin que ne le permettent les fonctionnalités SharePoint.

💡 Avec l’arrivée de Viva, la plate-forme d’expérience des employés de Microsoft, les fonctionnalités de SharePoint sont décuplées

Passer à l’action : créer votre EDM dans SharePoint

Vous souhaitez donc créer votre DMS dans SharePoint ? Voici les principales étapes à suivre :

1. Identifier les rôles de chaque personne dans la gestion des documents : cela implique de mettre en place la meilleure équipe pour participer aux processus de gestion des documents.
2. Analyser l’utilisation des documents : cette étape consiste à déterminer les types de documents sur lesquelles les équipes travailleront et comment elles les utiliseront.
3. Planifier l’organisation des documents : cela implique d’organiser les documents en sites et bibliothèques. SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à organiser et à stocker des documents, notamment l’organisation du contenu en dossiers et sous-dossiers.
4. Planifier le mouvement des documents : à chaque étape du cycle de vie d’un document, il peut être nécessaire de le déplacer d’un endroit à un autre.
5. Organiser les types de contenu : c’est là que vous organisez les informations de document, telles que les métadonnées ou les flux de travail. Cette étape vous aidera à organiser vos documents de manière cohérente.
6. Organiser les flux de travail : vous pouvez contrôler et suivre la façon dont les documents se déplacent d’un membre de l’équipe à un autre au fur et à mesure que chaque membre participe. SharePoint inclut des flux de travail pour les tâches d’équipe courantes, telles que la modification et l’approbation de documents.

💡 L’astuce : il peut être utile d’être accompagné d’un intégrateur pour concevoir votre EDM personnalisé.

EDM avec Mozzaik365

En stockant toute la documentation nécessaire, Mozzaik365 vous donne accès aux bonnes informations et documents rapidement et facilement. Il est possible de créer une base de connaissances dans votre environnement Microsoft et de gérer tous vos documents, à toutes les étapes de leur vie. Chaque employé peut enrichir le contenu avec ses propres connaissances, tandis que la gestion simplifiée des balises (métadonnées) et la recherche avancée rendent les connaissances accessibles à tous les membres de l’organisation.

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En ajoutant des fonctionnalités à Sharepoint, Mozzaik365 vous permet de créer votre DMS connecté à votre digital workplace, sans compromettre la sécurité de vos documents. En utilisant les composants Mozzaik365, vous pouvez centraliser les connaissances de votre équipe, les organiser et les mettre à la disposition de tous les employés.

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Choses à retenir

📌 La mise en œuvre d’une politique EDM optimale est essentielle.

📌 SharePoint vous permet de créer des sites pour stocker et partager des documents

📌 L’outil SharePoint vous aide à optimiser la gestion des documents de votre entreprise.