Répertoire de l’entreprise : le guide complet

Le répertoire de l’entreprise est un outil de communication et de collaboration interne essentiel pour toutes les entreprises, grandes et petites. Ce document, qui rassemble des portraits et des informations essentielles sur les différents membres de l’équipe, permet d’associer rapidement un visage et des coordonnées à un nom et à des titres de poste. Il est extrêmement utile pour les employés actuels, ainsi que pour les nouveaux employés, les partenaires et même les clients.

Selon un sondage mené en 2023 par WTW, les relations en milieu de travail se classent au troisième rang de la liste des facteurs de rétention des employés. Dans un marché du travail concurrentiel, investir dans un annuaire d’entreprise moderne peut être une solution pour rationaliser les interactions entre les employés, fidéliser les collaborateurs et réduire les coûts liés au roulement.

Comment créez-vous votre propre annuaire d’entreprise ? Dans cet article, Mozzaik365 fournit toutes les clés pour implémenter avec succès votre projet d’annuaire. Bonne lecture !

Qu’est-ce qu’un annuaire d’entreprises ?

Avant d’approfondir le sujet, commençons par une brève présentation de ce qu’est un annuaire d’entreprise et des différentes formes existantes.

Répertoire des entreprises : Définition

Le répertoire de l’entreprise est un outil de collaboration et de communication interne. Dans sa forme la plus simple, il apparaît sous la forme d’un document ou d’une page Web contenant des photos de profil, des noms, des coordonnées professionnelles et des positions de chaque membre de l’équipe.

Dans sa version plus avancée, le répertoire d’entreprise est interactif et hébergé sur l’intranet de l’entreprise. Il comprend un moteur de recherche, un profil détaillé pour chaque collaborateur (compétences, éducation, intérêts, etc.) et, surtout, un organigramme permettant un aperçu rapide de la structure hiérarchique de l’organisation.

Différents types d’organigrammes d’entreprise

L’organigramme de l’entreprise est un élément essentiel d’un annuaire d’entreprise moderne. Il s’agit d’un outil de communication interne et externe qui représente visuellement les relations hiérarchiques entre les différents membres de l’organisation, permettant une compréhension rapide des responsabilités de chacun. La structure de l’organigramme choisie reflète la culture et les opérations de l’entreprise . Il existe de nombreux types d’organigrammes d’entreprise, notamment :

Organigramme hiérarchique ou vertical :

Ce modèle est le plus simple et le plus couramment utilisé. Le graphique en forme de pyramide met l’accent sur les relations hiérarchiques entre les membres de l’organisation. La position des employés dans la pyramide dépend de leur niveau de responsabilité. La haute direction (PDG, cadres, membres du conseil d’administration, etc.) est au sommet, suivie par les directeurs de département, les cadres intermédiaires et les employés à la base de la pyramide.

Organigramme horizontal ou plat :

Ce graphique reflète une culture d’entreprise collaborative où les employés ont un contact direct avec les dirigeants et sont impliqués dans les processus de prise de décision. La structure horizontale a peu de niveaux hiérarchiques, le premier niveau présentant des portraits de la direction et le deuxième niveau mettant en vedette les employés, placés sur un pied d’égalité.

Organigramme mixte :

Ce graphique hybride combine des éléments verticaux et horizontaux. Il organise les personnes verticalement par niveau de responsabilité et horizontalement par ministère ou fonction. Ce type convient aux grandes entreprises avec différents départements.

Organigramme de la matrice :

Ce graphique reflète une forme organisationnelle où les employés relèvent de plusieurs supérieurs hiérarchiques, tels qu’un chef de projet et le directeur financier de l’entreprise. Dans ce graphique, les lignes de subordination sont représentées verticalement et horizontalement.

Organigramme circulaire :

Ce tableau est pour les entreprises collaboratives, il favorise la collaboration entre les départements. La haute direction est au centre, et d’autres fonctions sont représentées dans des cercles concentriques, se déplaçant du centre à la périphérie en fonction de leur position dans la hiérarchie.

Pourquoi créer un annuaire d’entreprises ?

Le répertoire de l’entreprise sert plusieurs objectifs et joue des rôles clés, fournissant des raisons impérieuses de l’adopter pour votre organisation.

Faciliter la collaboration et la communication internes et externes

Le répertoire permet aux employés de faire face à chacun de leurs collègues, ce qui est particulièrement précieux dans les grandes organisations où les employés de différents services peuvent ne pas se rencontrer fréquemment. De plus, un répertoire d’entreprise moderne fournit également des informations sur le poste, les compétences, les responsabilités et les liens hiérarchiques de chaque collaborateur avec ses collègues. Avec le répertoire d’entreprise, les employés peuvent rapidement identifier qui contacter pour des questions ou de l’aide. Lorsqu’il est partagé (en tout ou en partie) avec des clients, des candidats potentiels et des partenaires commerciaux, le répertoire permet à ces groupes d’identifier rapidement la personne de contact concernée.

De plus, le répertoire donne accès aux coordonnées professionnelles de divers membres de l’équipe, ce qui permet aux employés de communiquer facilement avec les contacts internes qu’ils ont choisis sans perdre de temps à chercher des adresses électroniques ou des numéros de téléphone. Le répertoire de l’entreprise implique ainsi une productivité accrue et une meilleure expérience des employés. De plus, lorsqu’il est rendu public, le répertoire peut aider les clients, les partenaires et les candidats potentiels à trouver facilement les coordonnées d’un employé, créant ainsi des opportunités commerciales et servant d’atout de recrutement.

Faciliter l’intégration des nouveaux employés

Le répertoire est un outil puissant pour l’intégration réussie des nouveaux employés. Les nouveaux employés peuvent l’utiliser pour identifier leurs contacts, trouver leurs coordonnées, les contacter et même apprendre à les connaître grâce à leurs profils personnels (compétences clés, intérêts, éducation, etc.). Grâce à l’annuaire, les nouveaux employés s’adaptent rapidement, s’intègrent à la culture d’entreprise et deviennent plus productifs.

En prime, les annuaires peuvent inclure un organigramme, le répertoire d’entreprise aide les nouveaux talents à mieux comprendre le fonctionnement de l’organisation, à saisir facilement la culture de l’entreprise (qu’elle soit hiérarchique ou plate, par exemple) et même à suivre leur progression de carrière au sein de l’entreprise. De ce point de vue, le répertoire devient un allié sur la rétention des talents.

Rationalisation des opérations de l’entreprise

Enfin, la création d’un répertoire d’entreprise moderne permet de rationaliser les opérations de l’organisation. Cet exercice incite la direction à formaliser la culture et la structure hiérarchique de l’entreprise. Au cours de ce processus, la haute direction et les RH peuvent identifier les dysfonctionnements, les incohérences ou les lacunes dans l’attribution des fonctions et les relations de subordination. En tant qu’outil de communication et de collaboration internes, le répertoire d’entreprise moderne sert également d’outil de gestion des ressources humaines.

Comment créer un annuaire d’entreprises ?

Souhaitez-vous créer un annuaire d’entreprise et bénéficier de cet outil ? Voici un guide étape par étape :

#1 Définissez vos besoins et collectez les informations requises

La première étape de la création d’un annuaire d’entreprise consiste à identifier l’objectif qu’il sert. Par exemple, vous voudrez peut-être présenter l’organisation de votre entreprise, fournir des informations détaillées sur chaque employé ou simplement offrir un aperçu des différents visages de l’entreprise.

Une fois votre objectif déterminé, choisissez la structure appropriée (ordre alphabétique, zone géographique, équipe ou présentation sous la forme d’un organigramme) et rassemblez les informations nécessaires à votre annuaire (portraits photographiques, informations professionnelles, coordonnées des employés, liens fonctionnels et hiérarchiques entre collaborateurs, etc.).

#2 Choisissez l’outil pour créer votre répertoire d’entreprise

La deuxième étape consiste à choisir un outil qui vous permet de configurer le répertoire en fonction de vos besoins en matière d’accessibilité, de conception et d’utilisation. Plusieurs options sont disponibles, notamment :

- Logiciel Microsoft Office (Word, PowerPoint et Excel) : Ces outils facilitent la création de répertoires et d’organigrammes avec des images à l’aide de la fonctionnalité SmartArt.

- Logiciel de conception graphique en ligne comme Canva : Canva permet la création de beaux répertoires à partir de modèles originaux et gratuits (y compris un répertoire de style arborescence). Canva offre également un créateur d’organigramme en ligne convivial et gratuit.

- Logiciel de cartographie mentale comme Gitmind : Cette solution permet la création de répertoires visuels et d’organigrammes gratuitement, collaborativement et facilement, en utilisant des modèles personnalisables.

- Plateformes de collaboration numérique comme Miro : Miro propose également un outil de création d’annuaires et permet la création d’un organigramme en ligne gratuitement.

- Mozzaik365 Digital Workplace : Notre plate-forme comprend un composant d’annuaire qui simplifie la création d’un répertoire moderne, interactif, fonctionnel et esthétiquement agréable avec un moteur de recherche, des filtres et des suggestions de recherche (par noms, titre, compétences, etc.). Il comprend également des profils utilisateur détaillés et personnalisables, des boutons de contact rapides pour chaque employé et un organigramme intégré. En intégrant votre répertoire et votre organigramme dans votre intranet Microsoft365, vous surmontez la principale limitation de ces outils : leur nature statique. Avec le composant d’annuaire de Mozzaik365, votre répertoire et votre organigramme sont synchronisés avec la base de données des employés de votre Digital Workplace, mise à jour automatiquement pour refléter la composition et l’organisation en temps réel de votre entreprise.

#3 Déployez la solution dans votre entreprise

La troisième étape de la mise en œuvre d’un annuaire d’entreprise consiste à déployer la solution. Pour ce faire, désignez la ou les personnes responsables de la mise en forme et de la mise à jour du répertoire au fil du temps. Créez votre répertoire à l’aide de l’outil choisi, puis partagez-le avec le public concerné. Pour une distribution interne efficace, envisagez de présenter votre répertoire sur l’intranet de votre entreprise.

#4 Promouvoir votre répertoire en interne

La quatrième et dernière étape consiste à donner vie au répertoire et à le promouvoir à l’interne. Pour s’assurer que le répertoire est vraiment adopté par les employés et donne des résultats, tenez-le régulièrement à jour avec les nouvelles embauches, les départs et les promotions. De plus, pour familiariser les employés avec l’utilisation du répertoire, désigner des ambassadeurs et intégrer la présentation de cet outil dans le processus d’intégration des nouveaux employés.

🚀 Prêt à vous lancer dans la création de votre annuaire d’entreprise ? Pour vous guider dans votre projet d’annuaire et vous assurer de ne rien oublier, téléchargez notre liste de contrôle « Configuration de votre répertoire d’entreprise ».

Le guide complet des répertoires d’entreprise : principaux points à retenir

Un annuaire d’entreprise est une galerie de portraits présentant tous les membres d’une organisation. C’est un outil précieux pour la communication et la collaboration internes et externes, adapté aux grandes et petites structures. Le répertoire permet de mettre un visage et un nom sur un titre de poste. Dans sa forme plus avancée, le répertoire peut révéler la structure hiérarchique de l’entreprise (organigramme), simplifier les contacts rapides et fournir des informations détaillées sur les collaborateurs. C’est à vous de choisir le type de répertoire qui répond aux besoins de votre entreprise.

Certes, un répertoire interactif intégré à votre intranet, comme le composant d’annuaire Mozzaik365, est un véritable atout pour votre organisation. Contrairement aux annuaires traditionnels, qui présentent l’inconvénient majeur d’être statiques et de devenir rapidement obsolètes, ce type de répertoire est automatiquement mis à jour, permet une présentation détaillée du profil sans sacrifier la clarté, et peut même être connecté aux outils disponibles pour les employés dans leur espace de travail numérique (comme leur e-mail).

Si vous êtes intéressé par la mise en œuvre d’un répertoire intelligent, demandez une démo pour explorer le Who’s Who de Mozzaik365.