Comment transformer SharePoint en un outil collaboratif ?

SharePoint est une plate-forme qui vous permet de partager et de gérer du contenu pour optimiser le travail d’équipe. Découvrez ici comment vous pouvez en faire un véritable outil collaboratif et ainsi promouvoir la cohésion d’équipe dans votre entreprise !  

Un bref historique de SharePoint

Une première version de SharePoint a été lancée en 2001, dans le but de fournir aux utilisateurs de Microsoft un moyen de gérer et de partager de manière centralisée des documents, en facilitant le travail collaboratif grâce au déploiement de sites d’équipe rapidement et facilement.

Avant cela, des services tels que Microsoft Frontpage étaient utilisés pour partager des informations entre les utilisateurs.    

SharePoint a donc été développé pour répondre à un besoin croissant d’un outil central contenant des applications, des fichiers et des documents.

Deux versions différentes de SharePoint ont été publiées en 2001 : SharePoint Team Services (STS), qui a été développé à partir de Microsoft Frontpage et est une solution offrant des fonctionnalités de base pour la création d’intranets afin de gérer les sites d’équipe au sein des entreprises. SharePoint Portal Server (SPS) est un outil de travail collaboratif qui facilite la création de contenu, la récupération d’informations et la gestion de documents. Mais ces solutions ont été considérées comme imparfaites, ce qui a conduit au développement de SharePoint en 2003, la première version à être considérée comme une solution véritablement intégrée pour le partage d’informations au sein d’un réseau.

En 2012, en réponse à la vague du Cloud computing, Microsoft a annoncé la sortie de SharePoint Online en tant qu’offre 100% SaaS .

SharePoint Online est un service hébergé par Microsoft, dont l’offre est dédiée aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour créer des intranets, ainsi que pour la gestion de contenu et la gestion de documents électroniques.

Les avantages et les limites de SharePoint

SharePoint vous permet de créer des intranets et des applications d’entreprise, ainsi que de partager des fichiers, des documents, des données et des ressources. Il favorise le travail d’équipe en créant des sites dédiés à chaque équipe, département ou division. Ces sites peuvent être personnalisés. En plus de rendre l’organisation de l’entreprise plus flexible, SharePoint favorise également le partage et la coordination des informations au sein des équipes de travail. Par exemple, en utilisant les fonctionnalités d’un intranet SharePoint, il est possible de trouver (et aussi de modifier et de partager) des documents en quelques secondes. Cela facilite la gestion des documents.

La sécurité est également assurée : il est possible de collaborer avec tous les membres de l’équipe, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise, quel que soit l’appareil utilisé (PC, Mac, tablette, smartphone). Par exemple, SharePoint Online dispose de fonctionnalités de sécurité avancées qui authentifient les utilisateurs et empêchent tout accès non autorisé. En fait, selon l’étude de Vanson Bourne pour Last Past Trend, 92% des entreprises rencontrent des difficultés à s’authentifier sur les plates-formes de leur entreprise. Par conséquent, l’adoption de l’authentification unique (SSO) est la solution à ce problème. Là encore, SharePoint permet l’utilisation de cette méthode d’identification fiable et sécurisée. Les utilisateurs peuvent se connecter à leur espace SharePoint une fois et naviguer d’une application à l’autre sans avoir à se ré-authentifier, limitant ainsi tout risque de cyberattaques.

L’un des principaux avantages de SharePoint est donc la création d’un environnement de travail agréable et efficace, notamment pour le télétravail, qui s’est fortement développé ces dernières années : 38% des employés ont télétravaillé en 2021. Un autre avantage est la centralisation des outils d’entreprise, ce qui permet d’augmenter l’efficacité et la productivité.

Dans l’ensemble, SharePoint a été conçu pour maximiser l’efficacité de l’entreprise.

Cependant, il y a quelques limites qui doivent être abordées. Par exemple, l’installation de SharePoint dans une organisation peut potentiellement changer la façon dont les gens travaillent et générer une certaine résistance au changement. En outre, SharePoint a la capacité d’interagir avec différents outils, mais ceux-ci doivent être compatibles les uns avec les autres. Il est donc important de privilégier les outils Microsoft afin de garantir leur compatibilité. Enfin, SharePoint présente certaines limitations graphiques (en particulier en termes de conception et de personnalisation) ainsi que certaines limitations fonctionnelles. En fait, tous les besoins de communication, de collaboration et de gestion des connaissances ne sont pas couverts par les fonctionnalités de base offertes par Sharepoint.  

Comment décomposer les limites de SharePoint avec Mozzaik365 ?

Mozzaik365 est une extension naturelle de SharePoint (c’est-à-dire un plugin) qui vous permet de créer des intranets collaboratifs. En tant que tel, Mozzaik365 ajoute des fonctionnalités à SharePoint et lui permet d’atteindre son plein potentiel.

Ainsi, les fonctionnalités offertes par Mozzaik365 offrent la possibilité d’aller encore plus loin dans l’utilisation de SharePoint 365 et de créer de nouvelles utilisations :

• Tableaux de bord : Avec le lieu de travail numérique, les employés peuvent rechercher du contenu et accéder aux communautés et aux applications en un seul endroit ;
• Murs d’actualités : Vous pouvez créer de beaux murs d’actualités et tirer parti des fonctionnalités avancées de Mozzaik365 dans SharePoint en ciblant vos flux d’actualités par sujet ou par public. Vous pouvez également intégrer vos flux LinkedIn, Facebook, Instagram ou Youtube dans vos SharePoint et Teamspaces. Le résultat : une communication optimisée ;
• Répertoire de l’entreprise : le répertoire affiche le profil de l’utilisateur et lui permet de rechercher d’autres utilisateurs par nom, département, emplacement ou compétences. Il peut être mis en place pour une variété d’utilisations, telles que la présentation des membres d’un département ou des nouveaux arrivants, la recherche de compétences spécifiques, la mise en relation des employés, etc.
• Groupes communautaires : ceux-ci permettent aux gens de se rassembler autour d’intérêts et d’expertise spécifiques, ce qui crée des liens entre les employés et facilite le travail à distance ;
• Centralisation des documents : il vous suffit de configurer votre centre de recherche avec les filtres que vous choisissez pour obtenir une expérience de recherche sur mesure et optimiser votre gestion de documents ;
• Intranet rh : pour diffuser des nouvelles, des offres d’emploi internes, de la mobilité ;
• Etc.

L’utilisation de Mozzaik365 peut donc améliorer et optimiser l’expérience SharePoint, en particulier dans ces domaines spécifiques :

• Communication interne ;
• Collaboration d’équipe ;
• Gestion des connaissances.

🤔 Regardez la rediffusion de notre webinaire pour tout savoir sur la configuration d’un intranet avec SharePoint, ses fonctionnalités, ses avantages et comment surmonter les limites de cet outil !

Mozzaik365 et SharePoint : pour un lieu de travail numérique attrayant

En plus de surmonter les limitations fonctionnelles de SharePoint, Mozzaik365 vous permet de contribuer du contenu au Digital Workplace et de créer un intranet personnalisé qui répond aux besoins et aux spécificités de votre entreprise. Vous pouvez donner vie à la culture de votre entreprise en créant un intranet attrayant avec un design moderne.

💡 Pour aller plus loin et connaître toutes les bonnes raisons de créer votre intranet avec Sharepoint dans Microsoft, lisez notre article dédié !  

Mozzaik365 et SharePoint 365 révolutionnent, en bref, la collaboration interne dans les entreprises. Une culture de collaboration bien établie au sein de l’entreprise peut avoir un impact positif sur le partage des connaissances (pour 69% des employés), la productivité de l’équipe (65%), la motivation globale (60%) et la créativité (59%).

Voulez-vous en savoir plus ? Vous pouvez trouver toutes les informations sur la collaboration interne sur notre site Web.

Comment implémenter SharePoint 365 dans votre entreprise ?

SharePoint Online est une solution SaaS basée sur le cloud . Inclus dans l’abonnement Microsoft, il permet aux employés d’accéder à leurs documents et informations n’importe où, n’importe quand.

SharePoint Server, sa version locale, peut être utilisé avec un abonnement Microsoft 365 . Il offre des fonctionnalités supplémentaires aux entreprises. Cependant, sa dernière version date de 2019 et ne reçoit plus de mises à jour.  

Quelle que soit la version choisie, SharePoint 365 est entièrement sécurisé et peut être partagé via des autorisations. Cela signifie que l’accès aux fichiers est contrôlé et que chaque employé peut suivre les modifications apportées aux documents et l’avancement du travail de ses collègues tout au long de l’historique partagé.

Conclusion

Avec SharePoint, les entreprises de toutes tailles peuvent créer des intranets, des applications métier et des sites d’équipe, ainsi que partager des fichiers et des documents et faciliter la transmission d’informations. SharePoint peut être utilisé pour optimiser la gestion du travail collaboratif et améliorer le bien-être des employés, en particulier lors du travail à distance. À une époque où la culture collaborative devient un facteur de réussite pour les entreprises, c’est particulièrement important. En effet, pour un employé sur quatre, une culture collaborative est synonyme d’une façon novatrice de traiter les enjeux (étude Ipsos/OpenMind Kfé).

Et avec Mozzaik365, vous pouvez libérer la puissance de SharePoint en obtenant des fonctionnalités plus avancées. Cela améliorera encore l’expérience de collaboration de votre entreprise.