Le guide ultime pour un voyage d’intégration réussi

Ce processus est si important parce que seulement 12% des employés se déclarent satisfaits de l’intégration fournie par leur nouvel employeur. De plus, 22% des nouveaux arrivants quittent leur emploi dans les 45 premiers jours ! Pour l’employeur, cela représente une perte importante de temps, d’argent et d’énergie.

Le parcours d’intégration permet aux nouvelles recrues de s’intégrer dans leur nouvel environnement, d’apprendre à collaborer quotidiennement avec leurs collègues et d’acquérir la culture de l’entreprise. En conséquence, une recrue qui termine un processus d’intégration complet a 58% plus de chances de rester avec l’entreprise qu’une recrue qui ne le fait pas. Il est sûr de dire que l’intégration est maintenant essentielle pour les entreprises !

Alors, voici tous nos conseils pour un voyage d’intégration réussi et obtenir vos nouveaux collaborateurs à bord avec vous.

Préparation avant l’arrivée du nouvel employé

Un voyage d’intégration nécessite une préparation préalable.

Communication préliminaire

D’abord et avant tout, il est essentiel d’annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur dans les équipes. Cette annonce devrait être accompagnée d’une brève introduction de la nouvelle recrue, permettant à chacun de se familiariser avec son profil, ses compétences, ses expériences passées, etc. Il est hors de question d’accueillir un nouvel employé dans l’entreprise sans préavis aux équipes !

Enfin, il est important d’envoyer une trousse de bienvenue complète à cette nouvelle recrue avant son arrivée. Cette trousse devrait contenir tous les renseignements nécessaires sur le fonctionnement de l’entreprise. Rappelez-vous : un employé heureux est un employé bien préparé ! N’oubliez pas non plus de leur envoyer toutes les informations essentielles pour leur premier jour : l’heure d’arrivée, l’identité des personnes responsables de leur accueil, l’horaire de la journée, etc.

Organisation de l’espace de travail

N’oubliez pas de préparer l’espace de travail de votre nouvel employé ! Un bureau propre et bien organisé leur donnera une première impression positive. De plus, assurez-vous que tous les outils et équipements nécessaires sont préparés et opérationnels le premier jour. Le premier jour dans une nouvelle entreprise est généralement stressant, il n’y a donc rien de pire que d’arriver à un endroit où l’équipement ne fonctionne pas.

Procédures administratives

Le premier jour pour une nouvelle recrue est généralement rempli de procédures administratives. Pour assurer un processus sans heurts, assurez-vous de préparer tous les documents contractuels et les formulaires nécessaires. En outre, facilitez-leur toutes les formalités administratives, telles que l’obtention de badges d’accès, la configuration de l’accès à l’ordinateur, etc. Le parcours de l’employé doit être rapide et simple, sans perte de temps inutile.

Accueil et intégration le premier jour

Cette étape est cruciale ! Il façonne la première impression que votre nouveau collaborateur aura de l’entreprise.

L’importance d’un accueil chaleureux

Le premier jour d’un nouveau collaborateur est très important. Leurs impressions dépendront en partie de l’accueil qu’ils recevront de leur gestionnaire et de leurs collègues. C’est pourquoi il est essentiel de les accueillir avec enthousiasme et convivialité, peut-être en organisant un petit déjeuner, par exemple. Au cours de ce petit déjeuner (ou à un autre moment de la journée), assurez-vous de présenter chaque membre de l’équipe et de décrire leurs responsabilités. Cela aidera la nouvelle recrue à identifier ses différents points de contact et à s’adapter rapidement à son nouvel environnement.

Visite des installations et présentation de l’entreprise

L’accueil de l’employé devrait se poursuivre par une visite des lieux et une introduction aux différents départements et services de l’entreprise. C’est aussi le bon moment pour présenter la culture, les valeurs et les missions de l’entreprise. À cet égard, un document sommaire (p. ex., une brochure) peut être fourni à l’employé.

Présentation du parcours d’intégration

Il est maintenant temps d’expliquer le processus d’intégration clairement et précisément. Définir et justifier chaque étape clé. L’objectif est d’offrir le plus de transparence possible à l’employé. Présentez également toutes les ressources disponibles dont ils pourraient avoir besoin pour leur intégration dans l’entreprise.

Formation et soutien

Cette étape fait partie de la phase d’intégration et ne doit pas être négligée.

Formation propre au poste

Peu de nouveaux employés sont immédiatement prêts à faire leur travail efficacement. Avant le début de l’emploi, il est essentiel pour l’employeur de planifier et d’organiser une ou plusieurs séances de formation liées aux compétences requises.

Vous pouvez également organiser une réunion avec une équipe spécifique ou un employé au sein de l’entreprise pour un échange informel. La clé est de faire en sorte que la nouvelle recrue se sente soutenue dans son rôle et de lui fournir des contacts bien informés pour répondre à toutes ses questions.

Que cela se fasse à distance ou en personne, il est crucial de ne pas négliger cet aspect.

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Mentorat et parrainage

Ce n’est pas obligatoire, mais pourquoi ne pas désigner un mentor ou un collègue expérimenté pour soutenir le nouveau collaborateur ? Il n’y a rien de tel que d’échanger régulièrement avec un mentor d’entreprise qui peut partager son expérience. Ces échanges encouragent également le partage des connaissances et de l’information.

Suivi et évaluation

Au fil des jours, votre nouveau collaborateur évoluera et s’intégrera dans son nouvel environnement. Envisagez de planifier des réunions régulières pour évaluer leurs progrès.

Lors de ces rencontres, n’hésitez pas à fournir des commentaires constructifs et à offrir des conseils pour favoriser l’apprentissage continu.

Intégration de l’équipe et culture d’entreprise

Cette étape se déroule dans les jours et les semaines qui suivent l’arrivée de la nouvelle recrue et fait partie intégrante de l’intégration.

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Activités de consolidation d’équipe

Encouragez le nouveau collaborateur à participer aux événements de l’entreprise. Ces moments de socialisation les aideront à s’intégrer pleinement. Pour faciliter le processus, organisez des activités qui favorisent les interactions sociales et renforcent l’esprit d’équipe. Si vous manquez de temps, un simple déjeuner régulier avec les membres de l’équipe peut faire l’affaire.

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Communication et collaboration

On ne soulignera jamais assez l’importance de la communication ! Pour faciliter l’intégration de votre nouvel employé, encouragez l’utilisation de canaux de communication internes, tels que les applications de messagerie instantanée. Il est important qu’ils puissent se connecter régulièrement avec leurs pairs. De plus, promouvoir la collaboration avec les membres d’autres ministères.

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Évaluation et reconnaissance des employés

Un employé apprécié est un employé heureux. Par conséquent, assurez-vous de reconnaître leurs réalisations et leurs contributions et /ou de souligner leurs progrès. Lorsque vous fournissez de la rétroaction, assurez-vous qu’elle est constructive.

De plus, à long terme, il est essentiel d’offrir aux employés des possibilités de perfectionnement professionnel et d’avancement professionnel. C’est ce qui contribuera à renforcer leur sentiment d’appartenance et de loyauté envers l’entreprise.

Quels outils d’intégration utiliser ?

Aujourd’hui, il existe de nombreux outils d’intégration disponibles. C’est à chaque entreprise de choisir ceux qui correspondent le mieux à leur structure et/ou à leurs besoins. En général, voici quelques-uns des outils à prendre en considération :

• Plateformes de gestion des ressources humaines.
• Systèmes de gestion de l’apprentissage, qui vous permettent de créer des modules de formation en ligne pour les nouveaux employés.
• Des portails intranet comme Mozzaik365, où les employés peuvent accéder à diverses ressources, documents et informations.
• Les applications de messagerie et les outils de communication comme Microsoft Teams.
• Applications mobiles, pour fournir aux nouveaux arrivants toutes les informations dont ils ont besoin dans leur voyage d’intégration ;
• Évaluations et quiz en ligne, pour mesurer l’intégration des nouvelles recrues ;
• Outils de gestion de projet et de suivi des tâches ;
• Outils de communication et de collaboration entre les équipes, tels que Teams et MODA. MODA est une application qui vous permet de concevoir, créer et personnaliser vos tableaux de bord directement dans Microsoft Teams. En seulement deux clics, centralisez vos outils d’affaires et améliorez l’expérience mobile de vos employés. Le concept est simple : MODA est la meilleure façon de commencer votre journée de travail. Toutes vos informations essentielles sont là : vos e-mails, réunions, tâches, applications préférées et bien plus encore ! Ce qui est encore mieux, c’est que vous pouvez créer un tableau de bord spécifique pour l’intégration de votre nouvelle recrue, avec toutes les informations liées à leur arrivée et importantes pour leur travail

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• Systèmes de gestion des connaissances qui facilitent l’échange d’information.

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Conclusion

Comme vous l’avez compris, le parcours d’intégration est crucial pour assurer une arrivée en douceur pour les nouveaux employés dans une entreprise. C’est tout aussi important pour la rétention des talents et la satisfaction globale des employés. Pour rappel, 22 % des nouveaux employés quittent leur entreprise dans les 45 premiers jours. Pour éviter cette situation inconfortable pour les deux parties, il est essentiel de ne pas négliger les premières semaines d’un nouvel employé dans une entreprise.

Communication efficace avant et après l’arrivée, préparation du poste de travail informatique et des outils nécessaires aux tâches quotidiennes, mise en place d’un programme de mentorat, formation en ligne et en personne, organisation d’événements d’accueil, mise en place d’outils d’intégration... Il existe de nombreux processus à mettre en place pour assurer une intégration réussie de vos employés. Il ne reste plus qu’à commencer !