Avec l’expansion du travail hybride et du télétravail, comment pouvez-vous gérer vos équipes à distance ?
Dans le contexte de la crise sanitaire et environnementale, le travail hybride, combinant les journées de télétravail et la présence des employés sur place, devient une nouvelle norme dans l’organisation du travail.
Selon un sondage réalisé par Malakoff Humanis, en 2022, 82% des employés éligibles aspirent à travailler en mode hybride, et 84% des dirigeants d’entreprise souhaitent déployer le télétravail au sein de leur structure.
Cependant, selon la même étude, seulement 48% des gestionnaires sont en faveur du travail à distance . Aux yeux des gestionnaires, le télétravail représente un véritable défi qui les oblige à réinventer leurs méthodes de gestion .
Avez-vous également des difficultés à adopter le travail hybride ? Mozzaik présente 6 bonnes pratiques pour gérer votre équipe de télétravail .
Lisez attentivement ce qui suit.
Le télétravail : une opportunité pour l’entreprise, un défi pour la direction
Le télétravail représente à la fois une réelle opportunité pour l’entreprise et ses employés et un défi majeur pour les gestionnaires.
Les avantages du télétravail pour l’entreprise et ses employés
Le télétravail comporte de nombreux avantages pour les entreprises et leurs employés.
Et pour cause, cette forme d’organisation du travail favorise le bien-être et la productivité des employés. Il leur permet de maintenir un certain équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, d’éviter de longues et fastidieuses heures de transport ou de se concentrer sur leurs tâches sans être interrompus.
La cerise sur le gâteau est que, selon une étude récente publiée par Robert Walters, 45% des employés se sentent plus productifs lorsqu’ils télétravaillent. Cette impression est corroborée par l’Institut Sapiens, selon lequel le télétravail généralisé aurait augmenté la productivité des employés de 22% d’ici 2020.
En plus de permettre une certaine optimisation de l’espace de bureau et d’élargir le bassin de recrutement, le télétravail est donc un atout pour la marque employeur et un levier de performance pour l’entreprise.
Le télétravail, un défi pour la direction
Cependant, toutes les équipes ne sont pas égales en ce qui concerne le travail à distance .
Selon Robert Walters, 25% des employés disent qu’ils travaillent moins lorsqu’ils travaillent à domicile. Pire encore, selon une étude publiée en 2020 par Harris Interactive, une proportion similaire pense que le travail à distance a un impact négatif sur leur santé psychologique.
Pour certaines personnes, le télétravail est une source de stress et de désengagement. Cela est dû aux espaces de travail et aux outils parfois gênants, mais aussi aux difficultés de gestion de ses tâches et de son horaire seul, à des problèmes d’organisation et de communication au sein de l’équipe, à un sentiment d’isolement ou même à une forte pression managériale.
Dans un contexte de travail hybride généralisé, il est donc essentiel d’adapter les pratiques de gestion pour répondre aux défis posés par le télétravail.
Bonnes pratiques de gestion pour la gestion de votre équipe de télétravail
Qu’il s’agisse de travail hybride ou de travail à distance complet , l’adoption du télétravail nécessite un changement dans les pratiques de gestion.
Voici 6 bonnes pratiques à mettre en œuvre afin de mieux gérer votre équipe à distance :
# 1 Définissez des règles claires et des objectifs SMART
En période de télétravail, le gestionnaire doit plus que jamais assumer le rôle de chef d’orchestre. Loin du bureau communal, les employés peuvent se sentir laissés à eux-mêmes et être affectés par la démotivation.
Pour éviter cette situation, chaque personne devrait recevoir des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps. Grâce à cette méthode de gestion, chaque employé sait et comprend ce que l’on attend d’eux. Il s’agit d’une condition indispensable à l’accomplissement de leurs tâches de manière indépendante.
De plus, pour éviter que les employés ne deviennent désorientés, il est nécessaire d’organiser le travail d’équipe. Pour ce faire, définissez des plages horaires pour le travail en commun, donnez des instructions sur la réactivité souhaitée (par exemple, répondez dans les 24 heures) et configurez des outils de communication à distance collaboratifs, tels que Microsoft Teams.
Pour vous assurer que chaque télétravailleur est au courant des règles du jeu, n’hésitez pas à les formuler par écrit. Mieux encore, si vous en avez un, publiez votre charte dans votre lieu de travail numérique. Cela permettra à chacun de se souvenir des règles s’il en a besoin.
💡 Lisez également notre article pour faire passer vos équipes au niveau supérieur avec Microsoft Teams !
# 2 Établir un climat de confiance entre le gestionnaire et l’employé
Bien qu’il soit important d’établir un cadre et des règles pour le télétravail , il en va de même pour l’établissement d’un climat de confiance entre le gestionnaire et l’employé.
Lorsqu’ils travaillent à distance, les employés doivent être en mesure de gérer leurs tâches quotidiennes et leurs horaires de manière indépendante. C’est une responsabilité qu’ils ne peuvent assumer que s’ils sont « autorisés » à le faire par leur direction.
Pour responsabiliser les membres de votre équipe, évitez à tout prix l’écueil de la surcontration, de la micro-gestion et de la surveillance. En bref, évitez les outils de suivi et supprimez les rapports quotidiens qui prennent beaucoup de temps.
Au lieu de cela, construisez une véritable culture de confiance au sein de votre équipe.
Pour ce faire, encouragez l’initiative et le droit à l’erreur. Assurez-vous également de laisser à vos employés une certaine flexibilité, tant dans l’organisation de leur temps de travail que dans le choix des méthodes utilisées pour atteindre leurs objectifs.
# 3 Établir une surveillance régulière des objectifs
Bien sûr, faire confiance à votre personnel et lui donner de l’autonomie ne signifie pas abandonner votre rôle de guide.
Assurez-vous donc de surveiller régulièrement l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés pour les membres de votre équipe .
Les outils de gestion de projet , tels que Microsoft Teams et Microsoft Planner, vous permettront de configurer et de partager facilement une liste de tâches, un tableau Kanban ou une planification partagée. Cela facilite le suivi des progrès de chaque personne et du projet conjoint.
De plus, pensez à mettre en place des horaires pour les échanges collectifs et les examens individuels réguliers (hebdomadaires, par exemple) afin de vous assurer que les tâches de chacun sont bien exécutées, de répondre à toutes les questions et de soutenir vos employés en cas de blocage.
#4 Garder les employés engagés
Bien que le télétravail soit, par définition, synonyme de distance physique, il ne devrait pas affaiblir le sentiment d’appartenance et d’attachement des employés à leur organisation.
Loin des espaces collectifs, des relations conviviales entre collègues et des événements qui maintiennent la culture d’entreprise vivante, le rôle du gestionnaire est essentiel. Le soutien des employés pour le projet commun est étroitement lié aux sentiments de considération et de reconnaissance qu’ils éprouvent.
En tant que gestionnaire, assurez-vous donc de créer une véritable culture de rétroaction au sein de votre équipe. En particulier, assurez-vous d’encourager et de remercier vos employés lorsqu’ils atteignent leurs objectifs, mais aussi lorsqu’ils adoptent un comportement et des méthodes louables.
De plus, donnez une voix à vos employés. Pour engager vos équipes, il n’y a rien de tel que de demander aux employés leurs opinions et de les encourager à être une source d’idées. Le Mozzaik365 Digital Workplace offre des fonctionnalités particulièrement utiles dans ce domaine, telles que la boîte à idées et l’outil d’enquête, qui sont essentiels pour une communication ascendante fluide.
En offrant à vos employés un espace de travail unique et engageant, vous leur donnez la possibilité de s’impliquer dans votre entreprise et dans vos projets en ouvrant la communication entre chacune des parties prenantes et en créant une réelle cohésion entre eux, même à distance.
# 5 Utiliser la communication pour renforcer la cohésion
Cultiver la communication à distance et un sentiment d’appartenance au groupe est un autre levier permettant à la direction d’engager ses équipes et de renforcer la cohésion interne.
Dans une situation de télétravail , les gestionnaires peuvent renforcer les liens qui unissent les membres de leur équipe en facilitant les interactions entre eux. Les applications de communication collaboratives , telles que Microsoft Teams, leur permettront de faciliter les discussions synchrones ou asynchrones au sein d’un projet.
Avec des outils tels que Teams, la direction sera également en mesure de mettre en place des rituels et des événements conviviaux occasionnels.
Un « café des équipes » le matin ou un « apéritif vidéo des équipes » à la fin de la semaine permettra aux employés d’interagir de manière informelle et de briser l’isolement.
💡 De plus, pourquoi ne pas planifier une rencontre de temps en temps pour célébrer un succès collectif (sortie d’un produit, fin de projet, etc.) ou une date significative (anniversaire professionnel par exemple) ?
Enfin, si votre organisation dispose d’un espace de travail numérique (DWS) ou d’un réseau social d’entreprise (CSN), tel que Microsoft Yammer, envisagez de mettre en place un canal de discussion où les membres de votre équipe peuvent se parler spontanément et maintenir la culture d’entreprise en vie.
# 6 Utiliser des outils simples et efficaces
L’environnement de travail et la qualité des outils mis à la disposition des employés jouent un rôle majeur dans la réussite du télétravail et du travail hybride.
Comme vous l’aurez compris des points précédents, en tant que gestionnaire, vous pouvez mettre en œuvre divers outils numériques au sein de votre équipe pour rendre le travail à distance plus fluide.
Envisagez d’équiper vos employés avec les solutions suivantes :
- Une application collaborative de communication et de gestion de projet telle que Microsoft Teams, pour faciliter la communication à distance au sein de vos projets en centralisant et en structurant vos échanges avec votre équipe ;
- Logiciel de planification de tâches, tel que Microsoft Planner (Tâches), pour attribuer des tâches à votre personnel et suivre l’avancement de votre projet collectivement ;
- Une application pour préparer et tenir des réunions de vidéoconférence dynamiques, interactives et attrayantes, telles que Microsoft Whiteboard ;
- Un réseau social d’entreprise (CSN), tel que Microsoft Yammer, pour échanger avec vos employés de manière conviviale et partager des informations ciblées ;
- Un lieu de travail numérique pour rassembler tous vos outils numériques sur une seule interface, les interconnecter et rendre leur utilisation plus fluide. Véritable espace de travail numérique, le Mozzaik365 Digital Workplace est une extension Microsoft . Il ajoute des fonctionnalités à SharePoint et simplifie la communication interne, l’accès à l’information, le partage des connaissances et le travail collaboratif.
Notre digital workplace vous permet de créer de beaux intranets dans Microsoft 365, de connecter vos employés avec un espace de travail numérique personnalisé et attrayant, et de le rendre facile à partager avec les autres grâce à des fonctionnalités telles que le « répertoire de l’entreprise » et les raccourcis Teams et Outlook.
Mais ce n’est pas tout. Mozzaik365 donne également à vos employés une voix à travers des fonctionnalités sociales et des enquêtes. De plus, notre intranet collaboratif facilite le partage des connaissances en fournissant à vos équipes des ressources clés et donne vie à votre culture d’entreprise avec une plate-forme qui reflète votre organisation.
Enfin, le Mozzaik365 Digital Workplace offre à votre entreprise un espace de travail sécurisé, même lorsque vos employés sont en télétravail. En effet, comme vu précédemment, Mozzaik365 est une extension naturelle de Microsoft , donc aucune donnée n’est hébergée par Mozzaik, limitant tout risque de fuite de données. Vos utilisateurs auront un accès sécurisé à un environnement de travail unique au sein de Microsoft. De quoi contrer les risques liés à Shadow IT !
💡 Lire aussi : connaître les bonnes pratiques pour accompagner vos employés dans cette transformation avec notre article sur la gestion du changement
6 bonnes pratiques pour gérer votre équipe de télétravail : conclusion
Le télétravail, que ce soit à temps plein ou dans le cadre du travail hybride, est une réelle opportunité pour l’entreprise et ses employés. Cependant, ce modèle d’organisation du travail pose de nombreux défis aux gestionnaires, qui ne sont pas satisfaits de son utilisation généralisée.
Bien qu’elles soient fondées, les craintes des gestionnaires peuvent néanmoins être résolues en ajustant leurs pratiques de supervision et de coordination, mais aussi en adoptant des logiciels adaptés au travail à distance et à la communication.
En tant que reine des outils numériques dédiés au travail, le Digital Workplace offre une réponse complète aux gestionnaires qui souhaitent transformer leurs méthodes de gestion et tirer le meilleur parti du télétravail. Alors, c’est à vous de répondre !
Choses à retenir
Les bonnes pratiques de gestion sont :
📌 L’établissement de règles claires avec des objectifs SMART ;
📌 Instaurer la confiance ;
📌 La mise en place d’un suivi régulier des cibles ;
📌 Maintenir l’engagement des employés ;
📌 Améliorer la communication pour renforcer la cohésion ;
📌 L’utilisation d’outils simples et efficaces.
