Chaîne Teams and Teams : un guide pour commencer

Êtes-vous nouveau sur la plate-forme collaborative Microsoft Teams et ne savez pas encore comment utiliser ses fonctionnalités phares : les chaînes Teams et Teams ? Ensuite, vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, Mozzaik365 explique ce que sont une équipe Teams et une chaîne Teams . Nous vous donnerons également les clés pour commencer avec ces outils et en tirer le meilleur parti au quotidien.

Suivez notre guide pour commencer avec Microsoft Teams .

L’ABC de la mise en route avec Microsoft Teams

Avec plus de 300 millions d’utilisateurs actifs mensuels d’ici 2023, Microsoft Teams est maintenant célèbre dans le monde entier. Mais savez-vous vraiment de quoi il s’agit ?

Microsoft Teams : une application de travail et de collaboration

Microsoft Teams est une plate-forme collaborative créée par Microsoft en 2016 en réponse au succès de Slack.

Plus qu’un espace de conversation, Teams est désormais un véritable centre d’application de travail et de collaboration , adapté au travail hybride. Microsoft Teams centralise toutes les fonctionnalités microsoft. Véritable milieu de travail numérique, il facilite le partage de contenu, de connaissances et d’outils numériques.

De plus, Microsoft Teams est régulièrement amélioré avec de nouvelles fonctionnalités conçues pour simplifier le travail d’équipe et la productivité individuelle. Par exemple, la plate-forme d’expérience collaborative Viva, intégrée à Teams, améliore l’engagement et le bien-être des utilisateurs.

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Fonctionnalités de base de Microsoft Teams

Malgré ses nombreuses fonctionnalités, l’interface Microsoft Teams est toujours très intuitive à utiliser.

Les utilisateurs peuvent trouver leurs outils essentiels dans la barre d’outils verticale à gauche de leur écran. Cette zone comprend les applications suivantes : activité (notifications), conversation (messagerie « Chat »), équipes (groupes de travail), calendrier, appels (voix), fichiers (Office 365, OneDrive, SharePoint, etc.) et aide. Plus de détails sur chaque application ci-dessous.

La barre d’outils verticale Microsoft Teams contient des boutons pour différentes vues principales. Chaque vue sélectionnée modifie le contenu de la zone principale pour qu’il corresponde à cette vue. Les principaux points de vue sont les suivants :

Vue d’activité : affiche un flux d’activités avec un résumé des événements dans les canaux d’équipe suivis.

Vue de conversation : affiche une liste des conversations récentes, avec la conversation la plus récente ouverte.

Bon à savoir : Les discussions instantanées entre collègues ont lieu dans l’onglet principal « conversation ». Mais, pour maintenir la visibilité des échanges importants et pour centraliser les informations, vous pouvez interagir via vos équipes ou vos canaux d’équipes eux-mêmes.

Affichage équipes : affiche une liste hiérarchique des équipes et des canaux associés. Vous permet de rejoindre, de créer et de gérer des équipes, ainsi que de créer et de suivre des canaux.

Affichage du calendrier : affiche un calendrier hebdomadaire ou quotidien, vous permettant de planifier des réunions et des événements.

Affichage d’appels : Affiche quatre onglets : cadran de vitesse, contacts, historique et messagerie vocale. Vous permet de passer des appels, de gérer les contacts et d’afficher l’historique et la messagerie vocale.

Affichage des fichiers : affiche une liste d’onglets de fichiers, y compris les fichiers récents, les fichiers Microsoft Teams et les téléchargements, ainsi que le stockage cloud configuré.

Une fois ouverte, chacune de ces applications principales donne accès à une série d’onglets secondaires, formant une bande horizontale en haut de l’écran. Par exemple, une équipe Teams (espace de travail) ou un canal (section d’une équipe Teams) s’ouvrira à différents modules : publications, fichiers ou même wiki (notes), spécifiques au groupe de travail.

Vous pouvez également ajouter des fonctionnalités à votre plate-forme Microsoft Teams en intégrant simplement vos applications préférées (Microsoft Viva, Tasks, OneNote, Wiki, etc.) soit dans votre barre d’outils verticale, soit dans vos menus horizontaux. Le résultat est une interface de travail « tout-en-un », une navigation plus fluide et une productivité améliorée.

These applications are available on the Microsoft Teams Marketplace, an online platform provided by Microsoft specifically for the Microsoft Teams application. It offers a wide variety of third-party applications, extensions and integrations that extend the core features of Microsoft Teams. These applications can be used to add team-specific features, automate tasks, integrate third-party services and much more.
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Réorganiser les éléments et les broches dans la barre latérale Microsoft Teams

Il existe de nombreuses façons de personnaliser Microsoft Teams. Vous pouvez ajouter de nouvelles applications, essayer un thème sombre, activer les confirmations de lecture et plus encore. La réorganisation des éléments dans la barre latérale vous permettra de mettre en évidence les aspects de Teams que vous utilisez le plus souvent, qu’il s’agisse du calendrier, du chat, du planificateur ou de toute autre application ou service Teams.

Voici comment personnaliser la barre latérale Microsoft Teams pour vous concentrer sur les applications que vous utilisez le plus :

1. Cliquez sur le bouton « ... » au bas de l’écran Microsoft Teams.

2. Trouvez l’application ou la fonctionnalité que vous souhaitez épingler dans la barre latérale.

3. Faites un clic droit sur l’application ou la fonctionnalité et choisissez « Épingler ».

4. L’élément épinglé apparaîtra désormais dans la barre latérale Équipes.

5. Pour réorganiser les éléments épinglés, maintenez votre clic sur l’icône de la broche que vous souhaitez déplacer, puis faites-la glisser vers le haut ou vers le bas dans la liste de la barre latérale.

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Qu’est-ce qu’une équipe Teams ?

Les équipes sont l’une des principales caractéristiques de Microsoft Teams . Mais que sont les équipes ? Découvrons-le.

Équipe d’équipes : définition et utilisations

Une équipe Teams est un espace de travail dans Microsoft Teams qui rassemble un ensemble de personnes, d’applications et de contenu. En un mot, une équipe Teams sert à centraliser tout ce dont les personnes qui collaborent sur une tâche, un projet ou un objectif commun ont besoin : discussions, outils et informations. Une équipe Teams peut avoir jusqu’à 10 000 membres.

La création d’une équipe Teams vous permet d’organiser votre interface Microsoft Teams afin que vous puissiez collectivement gagner en productivité et en confort de travail. Les équipes peuvent également être utilisées pour configurer l’accès pour les collaborateurs, leur permettant de suivre un projet (ou non).

Une équipe Teams pourrait, par exemple, réunir des membres d’un groupe de projet, d’une équipe fonctionnelle ou d’un département particulier au sein de l’entreprise. Ils pourront ensuite discuter entre eux, accéder facilement à leurs applications, partager et co-éditer des documents et récupérer des informations sans effort.

Comment créer une équipe Teams ?

Avez-vous décidé de créer une équipe Teams ? Voici comment faire :

1. Cliquez sur l’onglet « Équipes » dans le menu principal (vertical) à gauche de votre écran ;
2. Cliquez sur « Rejoindre ou créer une équipe » en bas à gauche de votre écran, dans la liste des équipes ;
3. Cliquez sur « Créer une équipe » dans le champ principal de votre écran ;
4. Choisissez si vous souhaitez créer votre équipe « à partir de zéro » (de A à Z), à partir d’un groupe Microsoft365 existant ou à partir d’un modèle ;
5. Sélectionnez le niveau de confidentialité souhaité : équipe privée (accessible sur invitation), publique (accessible à tous les membres de l’entreprise) ou à l’échelle de l’organisation (tous les employés sont automatiquement ajoutés au groupe) ;
6. Sur l’écran suivant, entrez le nom et la description de votre équipe.

Et c’est tout, votre équipe est créée ! Vous pouvez désormais ajouter des membres (équipe privée), inviter des utilisateurs externes (fournisseurs de services, par exemple), nommer d’autres membres de l’équipe en tant que copropriétaires (administrateurs), choisir une image d’équipe en allant dans « paramètres » ou créer des canaux d’équipe.

Qu’est-ce qu’un canal Teams ?

Les canaux sont une autre fonctionnalité indispensable dans Microsoft Teams . Voici ce que vous devez savoir pour commencer avec cet outil :

Équipes du canal : définition et utilisations

Un canal Teams est une section d’une équipe Teams.

Les équipes sont composées de canaux Teams dédiés à chaque département, thème ou projet. Dans les canaux InTeams, les employés peuvent échanger des informations, envoyer des messages et partager des fichiers, ainsi que planifier et surveiller l’avancement des projets. À titre d’exemple, un canal Teams « admin » peut être utilisé pour centraliser les factures, les devis et les bons de commande associés au projet réalisé par les membres del’équipe Teams.

Il existe différents types de canaux d’équipe.

Par défaut, chaque équipe Teams dispose d’un canal général. Il s’agit d’un journal, indiquant qui a rejoint ou quitté le groupe. Il peut également être utilisé pour faire des annonces ou transmettre des informations générales, telles que la réussite d’un projet.

En plus du canal général, les utilisateurs peuvent ajouter d’autres canaux, les renommer et choisir de les masquer ou de les afficher. Ils peuvent même organiser des réunions périodiques dans les canaux. Les informations et les fichiers partagés sont stockés dans le canal. Les utilisateurs peuvent également trouver leurs notes et enregistrements dans le canal - un véritable économiseur de temps !

Vous pouvez créer :

• canaux standard, ouverts à tous les membres del’équipe ;
• des canaux privés, accessibles aux membresdu groupe Teams sur invitation ;
• canaux partagés, réservés à des personnes sélectionnées à l’intérieur et à l’extérieurdes équipes.

Nous fournissons plus d’informations sur la façon de créer un canal Teams, ci-dessous.
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Comment créer une chaîne Teams ?

Pour ajouter un canal Teams à votre équipe Teams :

1. Cliquez sur « ... » à côté du nom de votre équipe (dans la liste des équipes à gauche de votre écran) ;
2. Cliquez sur « Ajouter un canal » ;
3. Entrez un nom, une description et sélectionnez le niveau de confidentialité souhaité (canal standard ou privé), puis cliquez sur « ajouter » ou « suivant » ;
4. Si vousajoutez un canal Teams privé, tapez les noms des personnes que vous souhaitez inclure dans ce groupe (membres de l’équipe Teams ou invités), puis cliquez sur « ajouter ».

Vous venez de créer votre chaîne Teams !

Bon à savoir :

• Les membres de votre équipe Teams ne sont pas automatiquement invités à rejoindre vos canaux privés et partagés. N’oubliez donc pas de les inviter, sauf si vous lancez un canal standard.

• Les abonnés à une chaîne reçoivent des notifications via l’onglet « activité » de Microsoft Teams, les alertant des publications et des mentions faites sur ce canal. Ces notifications peuvent être désactivées ou personnalisées en cliquant sur « ... » à côté du nom du canal.

• Chaque canal Teams est associé à un dossier SharePoint. Les coéquipiers peuvent donc partager des fichiers, les organiser et collaborer simultanément à la création de médias directement dans un canal Teams.

• Pour faciliter l’accès à l’information et aux connaissances, il est possible d’ajouter des « wikis » à un canal Teams , et même d’épingler des liens utiles vers eux.

• Pour organiser des échanges dans un canal Teams, les collaborateurs peuvent interagir avec les publications en cliquant sur « répondre ». De cette façon, chaque discussion est condensée en un seul point, et les utilisateurs peuvent facilement récupérer les données souhaitées.

• Un canal Teams est un espace de travail. Pour faciliter la planification des tâches assignées aux participants, les applications de tâche, de liste et de planificateur peuvent être ajoutées directement au canal Teams.

• Un canal Teams est également un espace de communication. Les utilisateurs peuvent non seulement interagir de manière asynchrone, mais également tenir des réunions vidéo. Tout ce qu’ils ont à faire est de cliquer sur « Démarrer une réunion » dans le coin supérieur droit de l’écran.

• Enfin, pour centraliser tous les échanges liés à un projet ou à un sujet, vous pouvez obtenir le lien vers un canal Teams et le copier dans vos e-mails. Pour ce faire, cliquez sur « ... » à côté du nom du canal, puis sur « Obtenir une adresse e-mail ».

Les canaux ont des onglets

Lorsque vous accédez à un canal dans Teams, plusieurs onglets sont affichés par défaut.

Le premier onglet s’intitule « Publications ».

Tous ceux qui ont accès à la chaîne peuvent afficher les messages dans l’onglet « Publications ». Il s’agit d’une conversation de groupe dans laquelle les réponses à un message restent attachées au message d’origine. Ainsi, toute personne lisant la conversation peut facilement suivre l’ensemble du fil. C’est la beauté des conversations filées.

• Pour répondre à un message dans le canal, il suffit de sélectionner le lien « Répondre » sous le message.
• Pour démarrer une nouvelle conversation dans le canal, tapez simplement votre message dans la case au bas de la conversation, puis sélectionnez l’icône « Envoyer » dans Teams.

Ensuite, il y a l’onglet « Fichiers », où tous les fichiers partagés dans le canal sont stockés. Il existe deux façons de partager des fichiers dans un canal :

• Accédez au canal et sélectionnez l’onglet « Fichiers ». Mettez en surbrillance le fichier, choisissez « Autres options » (icône Équipes « Autres options »), puis copiez le lien et collez-le directement dans un message.
• Dans la barre d’outils sous votre message, sélectionnez le bouton « Joindre » (bouton « Choisir un fichier ») et téléchargez votre document.

Vous pouvez également ajouter d’autres onglets. Pour inclure des applications et des fichiers dans des onglets en haut d’un canal, sélectionnez simplement « Ajouter un onglet » à côté du nom de l’onglet. Vous serez présenté avec une liste d’éléments à ajouter (applications et fichiers préférés). Vous pouvez également effectuer une recherche pour trouver un élément spécifique que vous souhaitez ajouter.

Canaux Teams et Teams : fonctionnalités intuitives et complètes

Vous savez maintenant ce que sont les canaux Teams et Teams et comment utiliser ces fonctionnalités Microsoft Teams .

Comme nous l’avons vu, ces deux outils phares de Microsoft Teams sont faciles à apprendre et à utiliser.

Et pourtant, ces outils offrent une multitude de possibilités (personnalisation, partage de contenu, tenue de réunions, ajout d’applications, etc.) que nous vous invitons à en découvrir davantage afin de tirer le meilleur parti de la plate-forme collaborative Microsoft Teams .

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