Comment cibler votre communication interne ?

Selon une étude d’Opinion Way, seulement 45% des employés sont satisfaits de la communication interne de leur entreprise. Pourtant, la communication interne est un problème majeur pour qu’une entreprise prospère. Gartner a montré que les employés les plus informés surpassent leurs pairs de 77% en termes d’efficacité (Source CEB / Gartner).  

Ainsi, pour gagner des parts de marché, il ne suffit pas de communiquer avec les clients, vous devez également dorloter vos employés. Ils doivent être informés, mis en évidence et reconnus tout au long de l’année. Pour leur envoyer des communications pertinentes, il est donc nécessaire d’avoir une bonne stratégie de communication interne. La clé pour cela est de segmenter et de personnaliser les communications en fonction de chaque cible. Savoir cibler votre communication est une compétence clé qui augmentera la portée du contenu diffusé par le service de communication.  

Nous avons conçu cet article pour vous, comme une aide méthodologique pour devenir un pro à cibler la communication interne. Qui sont vos employés ? À quoi s’attendent-ils ? Comment pouvez-vous adapter la communication qui leur est destinée ? C’est ce que nous allons voir, en 4 étapes.

Préparation - connaître votre public

Afin d’adapter votre communication, vous devez bien connaître vos audiences de communication interne. Tout comme vous le feriez lors de la création d’un plan de communication externe, vous commencez par créer des personas qui représentent chaque type d’employé. Pour ce faire, dressez la liste des parties prenantes, des unités commerciales, des générations, des professions, etc. de votre entreprise.

Lequel d’entre eux a des attentes spécifiques en matière de communication interne ? Écrivez-les dans un tableau comme celui-ci ci-dessous et sortez rencontrer vos collègues pour comprendre ce qu’ils attendent de la communication interne. Ce tableau servira de référence pour les étapes suivantes.

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Si vous avez des statistiques sur l’impact des communications internes précédentes, vous pouvez les utiliser pour compléter votre analyse.

Maintenant que vous avez une image claire des segments qui composent votre public, vous êtes prêt à créer des communications personnalisées.  

Créer une communication interne personnalisée

Étape 1 - Définir la cible du message

À qui s’appelle ce message ? Parcourez votre tableau et sélectionnez les groupes qui seront intéressés par le contenu que vous allez préparer. Selon le sujet, vous ne pouvez pas choisir les mêmes cibles.

Plusieurs options de ciblage s’offrent à vous.  

• Cibler la communication en fonction d’une zone géographique : si, par exemple, votre entreprise est située dans plusieurs pays et que vous souhaitez communiquer sur un événement interne spécifique à ce pays.
• Cibler la communication sur une orientation commerciale  
• Cibler la communication par niveau hiérarchique : dans ce cas, certaines communications peuvent être exclusivement destinées à la direction ou aux stagiaires et suppléants

Étape 2 - Choisissez le canal de communication interne

74% des employés estiment qu’ils passent à côté des informations et des nouvelles de l’entreprise. Cette figure montre que les canaux utilisés ne sont pas toujours les plus appropriés. Vous pouvez utiliser plusieurs canaux pour atteindre vos objectifs. Selon la position, le canal le plus pertinent ne sera pas le même. Pour un employé de bureau, la communication via l’intranet semble être une bonne option. Pour les employés sur le terrain, la communication via une application mobile semble être plus appropriée. Ainsi, communiquer à l’interne nécessite de s’adapter à la cible en proposant une approche adaptée à chaque canal.

Voici quelques-uns des canaux de communication internes :  

• La boîte à idées et l’enquête : très pratique pour impliquer les employés dans la communication interne.
• Application interne et/ou réseau social d’entreprise : la mise en œuvre d’une application interne permet d’atteindre les employés qui n’ont pas accès à une boîte aux lettres car ils sont facilement accessibles sur mobile
• Écrans d’affichage au sein de l’entreprise. Ils sont utilisés pour afficher des informations en temps réel dans les zones à fort trafic.
• Le Digital Workplace : cette plateforme, très appréciée des employés, permet au service de communication de diffuser des informations, notamment sous forme d’articles. Nous le décrirons en détail sous peu.
• Le réseau social d’entreprise qui permet un changement dans les pratiques de communication en permettant aux employés de s’exprimer.

• Le webinaire interne : il permet des échanges entre des sites géographiquement éloignés, mais aussi dans le cas d’un travail hybride. L’organisation d’un événement numérique pour les employés est un bon moyen de communiquer.
• Réunions pour donner des informations, il est important de rencontrer la haute direction. C’est l’occasion pour les employés de poser des questions et pour la haute direction de diffuser les résultats et sa vision.
• Le bulletin : 91% des employés disent qu’ils apprécient de recevoir des informations par e-mail, mais ce canal est souvent inapproprié. Cependant, le bulletin demeure un moyen de résumer l’information, d’établir des liens vers l’intranet et de mettre en évidence certains renseignements clés.
• Publipostage : certaines informations ne peuvent pas être communiquées dans la newsletter, en raison de leur caractère urgent ou de leur niveau d’importance. C’est le cas, par exemple, du coronavirus ou des informations structurelles. Ce canal est destiné à être de moins en moins utilisé en faveur du mur d’information sur l’intranet et d’autres fonctionnalités offertes par le Milieu de travail numérique comme le centre de notification.
• Le journal : cela met en évidence l’activité de l’entreprise à travers un journal physique distribué aux employés ou mis à disposition à l’entrée des bâtiments.

Étape 3 - Choisissez le format et le message

C’est là que vos compétences en communication prendront tout leur sens.  

En fonction de votre public cible et du support que vous choisissez, vous pouvez créer une communication sur mesure. En utilisant le ton et les codes de votre public, vous pouvez concevoir une communication qui lui plaît. Mettez-vous à la place de votre public cible et imaginez ce qu’il attend en termes de ton, de contexte, de longueur, d’approche, de langage et d’énergie.

Si, par exemple, vous aviez choisi de communiquer les résultats de l’année N-1 à vos équipes :  

• Les dirigeants peuvent choisir d’intégrer des rapports automatisés de Power BI et d’y accéder à partir de leur lieu de travail numérique ;
• Les équipes d’innovation apprécieront un article publié sur l’intranet expliquant le contexte du secteur ;
• Les équipes sur le terrain préféreront une vidéo dynamique publiée sur le réseau social interne de l’entreprise ;
• Les équipes de votre unité commerciale finlandaise auront besoin d’une version anglaise ;
• Etc.

Il ne reste plus qu’à envoyer chaque communication à chaque cible, mais pas à n’importe quel moment !

Étape 4 - Choisissez la fenêtre d’émission

Comme vos collègues l’ont peut-être mentionné lors de votre sondage, ils ne sont pas toujours réceptifs aux communications d’entreprise . Leur disponibilité est très affectée par l’heure de la journée, les dates limites pour le mois, les faits saillants du ministère, etc.  

Pour maximiser la réception de votre message, planifiez votre communication là où les cibles sont les plus susceptibles de vous donner du temps. Le Digital Workplace permet de choisir les plages horaires idéales pour diffuser l’information.

N’hésitez pas à tester pour chaque cible et à analyser les statistiques de lectorat de vos communications afin d’améliorer vos résultats.

La contribution du milieu de travail numérique à la communication interne

En ajoutant des fonctionnalités à votre intranet, le Digital Workplace vous permet de mieux cibler vos messages de communication interne. En effet, il vous permet de créer des groupes d’audience et de sélectionner facilement qui recevra chaque communication et sur quel canal. Ainsi, l’information mise de l’avant ne sera pas la même pour tout le monde. Tout le monde recevra l’information qui est pertinente pour eux et sera plus susceptible de voir les communications importantes.

Mais le Digital Workplace va encore plus loin et permet d’ajouter des métadonnées aux communications. Cela permet d’organiser les communications et de récupérer les informations en quelques clics. De plus, ces balises permettent aux employés de s’abonner à des thèmes. Grâce à cette fonctionnalité, ils verront les communications qui les intéressent en premier.  

Choses à retenir

📌 Seulement 45% des employés se disent satisfaits de la communication interne de leur entreprise.

📌 Cibler votre communication est le moyen de vous assurer d’atteindre la bonne personne au bon moment.

📌 Il est nécessaire de choisir le bon canal de communication pour chaque cible.

📌 Le Digital Workplace vous permet de cibler vos messages, de rendre la communication interactive et interfonctionnelle.