Comment faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Teams ?

Teams est la plate-forme de collaboration phare de Microsoft 365 avec 250 millions d’utilisateurs actifs quotidiens d’ici la fin de 2021. Cette application est pleine de fonctionnalités et il est facile de se perdre parmi eux tous. Certaines des fonctionnalités les plus connues sont le chat, la vidéoconférence et le partage de documents. Mais ce n’est pas tout. Alors, comment pouvez-vous tirer le meilleur parti de Microsoft Teams pour collaborer dans vos équipes ?  

Voici une liste de conseils qui feront passer votre équipe au niveau supérieur.

1. Organisez bien vos équipes dès le début

1.a Liaison d’équipes et SharePoint

SharePoint est une plate-forme collaborative développée par Microsoft. Il permet, entre autres, de stocker, d’organiser, de partager et de consulter des informations de manière sécurisée. Une erreur que vous ne devriez pas faire est d’utiliser Teams et SharePoint de manière totalement indépendante. En effet, SharePoint vous permet de garder les documents synchronisés et toujours à jour dans le cloud. Lorsque vous créez une équipe Teams, elle crée automatiquement un site SharePoint. Dans l’autre sens, vous pouvez également synchroniser un site SharePoint sur Teams. De cette façon, tous vos documents SharePoint sont accessibles pour que votre équipe travaille ensemble dans l’application Teams.  

💡 Pourboire ! Ajoutez une image à votre équipe Teams pour la rendre plus facilement reconnaissable.  

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1.b Création de canaux

Une fois votre équipe créée et liée à votre SharePoint, vous devrez ajouter des canaux de discussion. Ces canaux font référence à des thèmes de travail, en fonction de l’équipe créée. Un canal est répertorié par défaut : « Général ». Ce canal ne peut pas être supprimé et différentes utilisations peuvent en être faites.  

💡 Chez Mozzaik, nous utilisons ce canal comme lieu principal pour les conversations générales et les annonces, qui ne peuvent être liées à aucun autre canal spécifique.

De plus, dans les canaux, vous pouvez faire des annonces. Cela permet un formatage spécial avec plus d’options et un arrière-plan.

💡️ Conseil de Mozzaik365 : Ajoutez des emojis à chaque canal. Cela les rend plus mémorables et rapidement distinguables en un coup d’œil. Utilisez de préférence des emojis liés au titre de la chaîne et vous avez terminé. Pour afficher la liste des emojis, il y a un raccourci : [Windows] + [.], un vrai économiseur de temps !

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2. Organisez les onglets d’application.

Teams donne accès à un large éventail d’applications. Pour chaque canal, ajoutez des applications utiles à la collaboration de votre équipe afin de pouvoir les trouver facilement.

Pour ce faire, sélectionnez le bouton [+] dans la barre d’application, puis choisissez celui que vous souhaitez épingler.
Vous pourrez alors accéder à certains paramètres qui vous permettent de renommer l’onglet, de l’agrandir en plein écran, de l’ouvrir dans une fenêtre séparée ou à partir du Web.

💡️ Conseil de Mozzaik365 : concentrez-vous sur les applications intégrées à Teams pour simplifier le suivi des tâches et la collaboration. En effet, en passant par les applications Microsoft, vous pourrez accéder à tout ce dont vous avez besoin à partir d’un seul endroit : Teams. Cela vous permettra de mieux gérer vos tâches avec Tâches et Planificateur.  

Une fois cela fait, nous pouvons dire que votre équipe Teams est prête ! Mais il y a encore plus pour vous aider à tirer le meilleur parti de cette application. Voici les prochains conseils sur la façon d’être plus efficace sur Teams.  

3. Conseils de chat pour les équipes

3.1 Ajout d’onglets au chat

Tout comme dans un canal Teams, vous pouvez épingler des applications à une conversation. Cependant, il n’est pas possible d’épingler certaines applications telles que Planner, À faire, Tâche ou Liste.  

3.2 Épinglage des conversations

Lorsque les conversations s’accumulent, l’épinglage de vos conversations préférées peut vous faire gagner du temps. Pour ce faire, cliquez sur [...] à côté de la conversation, puis épinglez.

3.3 Filtrage des conversations

Pour vous aider à trouver vos conversations, Teams offre la possibilité de filtrer les conversations par nom, réunion, messages non lus ou messages en sourdine. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le bouton de filtre ou le raccourci [Ctrl] + [maj] + [F].

3.4 Formatage de votre message

Avez-vous déjà envoyé un message Teams lorsque vous avez voulu commencer une nouvelle ligne ? Cela ne se produira plus avec le raccourci [Ctrl] + [shift] + [X] ou en sélectionnant le bouton [format].  

Cela fournit une gamme d’options de mise en page : changer la couleur de la police, le balisage, l’ancrage des paragraphes, les puces, l’insertion de guillemets, de liens, de tableaux et de code Snipet.

3.5 Enregistrement des messages

Parfois, nous recevons un message important sur lequel nous voulons revenir plus tard. L’option d’enregistrement des messages vous permet de les trouver en un seul clic. Pour ce faire, cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez l’onglet « enregistré ». La liste des messages enregistrés apparaît dans la colonne de gauche avec la conversation contenant le message à droite.

3.6 Partage d’un message Teams sur Outlook

L’avantage d’utiliser la suite d’outils de Microsoft est qu’ils sont tous connectés les uns aux autres. Ainsi, vous pouvez partager un message Teams dans un e-mail facilement en utilisant les options de message.

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3.7 Utilisation du lecteur immersif

Le lecteur immersif affiche le message sélectionné sans la mise en page et la page complète pour supprimer les distractions. Le message peut également être lu à haute voix. Parmi les paramètres vocaux, vous pouvez choisir une voix féminine ou masculine, ainsi que la vitesse de lecture. Vous pouvez également modifier la taille de la police, la couleur d’arrière-plan, etc. Enfin, cette option traduit un message et le fait lire à haute voix dans la langue choisie. Un bon outil à connaître.  

Pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de Teams annoncées par Microsoft, lisez notre article sur le sujet

4. Conseils lors de la réunion des équipes

4.1 Gestion de l’affichage de l’écran

Lorsque vous participez à une réunion Teams, vous pouvez choisir de partager votre écran. De base. Mais il existe une option peu connue : vous pouvez importer une présentation PowerPoint plutôt que de la partager. De cette façon, en mode présentateur, vous pourrez voir vos notes de présentation et lire les diapositives de Teams. Si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur vos diapositives, vous pouvez désactiver le mode présentateur dans les options pour arrêter de voir les notes. De plus, pour vous assurer que les participants ont la même vue que vous, vous pouvez cliquer sur l’onglet « synchroniser avec le présentateur ». Enfin, vous avez également la possibilité de traduire vos diapositives dans les 19 langues proposées par Teams.

Pour l’affichage des participants, vous pouvez utiliser le mode « mise au point » pour masquer leur appareil photo et afficher uniquement la présentation. Si, d’autre part, vous souhaitez mettre en évidence des participants spécifiques, vous pouvez sélectionner l’option « spotlight » après avoir cliqué avec le bouton droit sur leur appareil photo.  

Vous voulez agrandir l’écran ? Sélectionnez le mode plein écran pour supprimer les barres supérieure et inférieure.

4.2 Mise en sourdine d’une réunion

Chaque fois qu’une réunion à laquelle vous êtes invité commence, elle vous envoie une notification. Si vous savez que vous n’y assisterez pas ou que cette réunion récurrente n’est pas pertinente pour vous, vous pouvez la couper en sourdine. De cette façon, vous ne serez pas dérangé lorsque la réunion commencera.  

Enfin, un bonus Microsoft Teams conseil : il y a beaucoup de raccourcis dans Teams, et pour en savoir plus à leur sujet, vous pouvez utiliser un... RACCOURCI ! Ironique, n’est-ce pas ? Voici donc le Saint Graal à tenir si vous êtes un utilisateur de Teams : [Ctrl] + [.] Cette commande vous donnera accès à tous les raccourcis de l’application.

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Choses à retenir

📌1. Utilisation de SharePoint ;

📌2. Ajoutez une image à vos Équipes ;

📌3. Créez un canal par thème.

📌4. Ajouter des emojis à vos titres de chaîne

📌5. Utilisez [Windows] + [.] pour afficher la liste des emojis (valides partout).

📌6. Organisez les onglets d’application de vos canaux

📌7. Épinglez des applications utiles à votre barre latérale

📌8. Utilisez l’option « Annonce » pour mettre en évidence une discussion dans un canal

📌9. Ajout d’onglets à un chat

📌10. Filtrage des conversations

📌11. Utilisez le raccourci [Ctrl] + [Maj] + [X] pour plus d’options de mise en page dans un message

📌12. Enregistrer les messages importants

📌13. Partager vos messages sur Outlook

📌14. Traduisez vos messages et écoutez-les avec le lecteur immersif

📌15. Importation d’une présentation PowerPoint dans une réunion

📌16. Gérer l’affichage de vos présentations

📌17. Réunions en sourdine

📌18. Connaître tous les raccourcis qui existent grâce à [Ctrl] + [.]