7 bonnes raisons de passer à la communication asynchrone en affaires

La communication asynchrone est déjà populaire auprès des start-ups depuis plusieurs années et devient maintenant un levier essentiel pour la collaboration et la communication interne dans toutes les grandes entreprises.

Et pour cause, à l’ère du télétravail, du travail hybride et de la « meetingitis », ce mode d’interaction est essentiel pour le travail d’équipe.

Cependant, après une carrière passée dans les réunions physiques, les enregistrements de progrès en face à face et les appels téléphoniques en direct, certains employés ont du mal à saisir les avantages de cette nouvelle approche.

Cela vous semble-t-il familier ? Mozzaik présente 7 bonnes raisons d’adopter une communication asynchrone qui convaincra vos collègues les plus réticents. Lisez attentivement ce qui suit !

Qu’est-ce qu’une communication asynchrone ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, passons rapidement en revue la définition de la communication asynchrone.

Pour le dire brièvement, la communication asynchrone est le contraire de la communication synchrone. La communication synchrone fait référence aux interactions instantanées telles que celles observées lors d’un appel téléphonique, d’une réunion ou d’une vidéoconférence.

Ainsi, à l’inverse, interagir de manière asynchrone signifie échanger des informations de manière différée. La communication asynchrone implique donc une latence entre chaque message, que ce soit sous forme de texte, de capture audio ou d’un clip vidéo.

Traditionnellement, la communication asynchrone est incarnée dans des conversations épistolaires. Plus récemment, il a bien sûr été incorporé dans le courrier électronique et les SMS.

Mais ce n’est pas tout. Avec la technologie numérique, de nombreuses autres solutions permettent désormais une forme de communication asynchrone par le biais de la messagerie, de fils de conversation intégrés ou simplement de documents partagés :

• Applications de communication collaboratives telles que Microsoft Teams ;

• Logiciels de gestion des connaissances et de gestion électronique des documents (EDM) tels que Microsoft SharePoint ;

• Réseaux sociaux d’entreprise (CSN) comme Microsoft Yammer ;

• Applications de gestion de projet collaboratives, telles que Microsoft Planner.

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Vous en savez maintenant un peu plus sur ces deux façons d’interagir dans un contexte d’affaires. Alors, communication synchrone ou asynchrone, quelle solution devriez-vous choisir pour votre entreprise ?

Voici 7 bonnes raisons d’envisager la deuxième de ces deux options :

#1 Paralléliser les tâches pour améliorer la collaboration interne

Les outils de communication asynchrones permettent aux employés d’effectuer des tâches en parallèle et d’avancer simultanément sur le même projet. Cela optimise le travail d’équipe et augmente la productivité collective.

En particulier, les employés peuvent pratiquer la co-création, c’est-à-dire travailler sur le même document, partagé via un logiciel EDM tel que Microsoft SharePoint.

Grâce à cette forme de communication asynchrone, les membres d’une équipe de projet peuvent, par exemple, concevoir le PowerPoint pour leur présentation annuelle plus efficacement :

Il n’est pas nécessaire de transmettre le document de main en main, puis d’envoyer une première ébauche pour la relecture avant de commencer un nouveau cycle d’écriture. Avec la co-création, le PowerPoint est édité par les employés et corrigé par leur gestionnaire simultanément. Un économiseur de temps réel.

De plus, chaque employé a toujours accès à une version mise à jour de la présentation conjointe. Plus de pièces jointes perdues ou de matériel de travail obsolète qui causent des malentendus et des retards.
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Mieux encore, le contrôle de version permet de suivre l’historique du document partagé, de consulter et même de restaurer une version antérieure. Avec cette fonctionnalité, les membres de l’équipe ont donc le droit de faire des erreurs, ce qui stimule l’initiative et l’innovation.

C’est un avantage que l’on peut trouver ailleurs, car en cas de suppression accidentelle, le document est conservé pendant 93 jours.

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#2 Donner de la visibilité aux parties prenantes pour faciliter le travail d’équipe

La communication asynchrone permet également de clarifier le déroulement d’un projet pour les employés impliqués et, ce faisant, de simplifier le travail d’équipe.

Les applications de planification de tâches telles que Microsoft Planner et ToDo peuvent, par exemple, être intégrées dans le Microsoft Teams logiciel de communication collaborative. L’onglet « Tâches » dans Teams peut être utilisé pour planifier des tâches, les hiérarchiser, les affecter à des membres individuels de l’équipe de projet, les afficher dans un tableau ou une liste Kanban, et même les synchroniser avec la liste de tâches personnelle de chaque membre de l’équipe.

De cette façon, chaque employé est informé des tâches qu’il doit effectuer, mais aussi de celles déléguées à ses coéquipiers et de l’avancement de chaque tâche. Il n’y a rien de tel que la transparence pour stimuler l’engagement des employés et faciliter le travail collaboratif.

#3 Organiser l’information pour simplifier la communication interne

Les outils de communication asynchrones offrent également de nombreuses possibilités de priorisation de l’information .

L’application de communication interne Microsoft Teams, par exemple, permet de créer des canaux thématiques dans chaque groupe Teams. Un groupe de travail peut ainsi décider d’ouvrir un fil de discussion dédié à chacun de ses clients ou à une dimension spécifique du projet en cours (R&D, design, étude de marché, etc.).

Mais ce n’est pas tout. Les membres du groupe Teams peuvent également marquer un utilisateur sur un message pour attirer son attention sur un élément clé de données ou pour lui demander une réponse sur un point spécifique.

Enfin, les utilisateurs de Teams ont accès à plusieurs options de formatage (listes en gras, en couleur, à puces, etc.) qui leur permettent d’organiser leur discours et de mettre en évidence les informations les plus importantes. Mieux encore, les collaborateurs peuvent utiliser des images (graphiques, diagrammes, etc.), des liens pour enrichir leur discours, et bien plus encore.

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#4 Stockage des données pour optimiser la gestion des connaissances

En plus de prioriser l’information, les logiciels de communication asynchrones permettent également de stocker des données et de créer de véritables bases de connaissances accessibles à tous les employés au fil du temps.

Le logiciel de gestion électronique des documents (EDM) sous SharePoint365, intégré dans le Mozzaik365 Digital Workplace, permet, par exemple, de créer une base de connaissances commune qui est alimentée par les employés et rend les informations accessibles à tous grâce à la recherche avancée de Mozzaik.

Cela signifie qu’il n’y a plus de longues heures de recherche et d’échanges de courriels pour confirmer des informations qui n’ont pas été comprises lors d’une réunion ou d’une vidéoconférence. Tout le monde a tout le matériel dont il a besoin pour bien travailler, sans perdre de temps dans des interactions improductives.

#5 Éviter les interruptions pour augmenter la productivité individuelle des employés  

Nous ne pouvons pas parler de communication asynchrone sans mentionner les gains de productivité individuels associés à ce mode d’interaction !

La communication asynchrone permet d’éviter un certain nombre de rencontres (celles dédiées au partage d’informations froides ou à certaines vérifications de progression par exemple). Les employés peuvent ainsi consacrer un maximum de leur temps à un travail à plus forte valeur ajoutée et augmenter leur productivité.

Par-dessus tout, la communication asynchrone signifie que les employés sont moins fréquemment interrompus dans leur travail. En particulier, ils sont épargnés par un grand nombre d’appels inopinés. Les employés peuvent donc se concentrer pleinement sur leurs tâches, maintenir un bon niveau de concentration et être plus productifs.

#6 Promouvoir des échanges de haute qualité au profit de l’intelligence collective

Plus inattendu encore, la communication asynchrone favorise à certains égards des échanges de meilleure qualité entre collègues.

Ce mode d’interaction permet à chacun des intervenants de réfléchir calmement et de formuler ses idées de la manière la plus précise, la plus claire et la plus synthétique.

De plus, lorsqu’ils communiquent hors ligne, les employés ne souffrent pas d’une perte de concentration comme ils le font lors d’une réunion ou d’une vidéoconférence.

La communication asynchrone est donc un véritable « plus » à un moment où la durée d’attention des gens diminue et où 49 % des gestionnaires ont du mal à s’exprimer en réunion.

Grâce à une communication asynchrone, les employés peuvent recueillir des informations essentielles, donner le meilleur d’eux-mêmes et participer à l’émergence d’une véritable intelligence collective, même lorsqu’ils sont introvertis par la nature.

#7 Mieux travailler en équipe dans un contexte international

Enfin, et sans surprise, la communication asynchrone a l’avantage de faciliter le travail collaboratif entre des équipes situées dans le monde entier et dans différents fuseaux horaires.

Avec une communication échelonnée, il n’est pas nécessaire de se lever à l’aube ou de rester éveillé tard dans la nuit pour communiquer avec vos collègues japonais ou brésiliens. Tout le monde peut vérifier ses messages et répondre lorsqu’ils sont disponibles.

Mais ce n’est pas tout. Les outils de communication internes tels que Microsoft Teams ou le réseau social d’entreprise (CSN) Microsoft Yammer offrent également une fonction de traduction automatique. Cela signifie que les messages postés par des collègues qui ne parlent pas la même langue peuvent être compris en quelques clics.

Bon à savoir : Le lieu de travail numérique et ses différentes fonctionnalités facilitent le déploiement de la communication asynchrone dans l’entreprise. Avec Mozzaik365, vous pouvez facilement intégrer vos applications Teams et Sharepoint et offrir à vos employés un véritable environnement de travail numérique en encourageant l’interaction entre collègues et en connectant vos équipes. Cet espace de travail numérique facilite également la collaboration interne, le partage des connaissances et , en fin de compte, le travail collaboratif.

💡 Pour aller plus loin, découvrez pourquoi vous devriez créer un intranet dans Microsoft

Bonnes raisons d’adopter une communication asynchrone dans votre entreprise : conclusion

Comme vous l’aurez compris dans cet article, il existe de nombreuses bonnes raisons d’adopter une communication asynchrone.

Lorsqu’elle est utilisée intelligemment et judicieusement, cette façon d’interagir avec les collègues améliore la collaboration interne, le travail d’équipe, la communication interne, la gestion des connaissances et l’intelligence collective.

Heureusement, les outils digital workplace, tels que Microsoft Teams, Yammer et SharePoint, se prêtent particulièrement bien à la communication asynchrone et le rendent beaucoup plus facile à adopter. Alors pourquoi ne pas passer à la communication asynchrone pour votre entreprise ?