SharePoint Online vs SharePoint On-Premise

Microsoft SharePoint est un logiciel qui permet aux entreprises de créer des intranets et des sites d’équipe pour améliorer leur communication interne, leur collaboration interne et leur gestion des connaissances internes. Cette technologie a déjà attiré plus de 200 000 entreprises dans le monde entier.

Would you also like to create your company intranet and use SharePoint for your content management? Be aware that SharePoint is available in two versions: Online and On-premise (or Server).

What are the differences between SharePoint Online and SharePoint On-premise? And more importantly, which is the best intranet solution for your company? Mozzaik provides you with the keys to choose the SharePoint product that is best suited to the needs of your organization, in terms of cost, ease of updating, and data security. Happy reading!

SharePoint Online: Introduction‍

SharePoint Online is the first option available to companies that want to have a "sexy" intranet based on Microsoft's SharePoint platform.

Définition de SharePoint Cloud

SharePoint Online, or SharePoint Cloud, is the online version of Microsoft SharePoint's collaborative work tool. This application is included in the Microsoft 365 subscription.

Architecture et hébergement dans le cloud

The main feature of the SharePoint Online solution is that it is based on the Microsoft Cloud.

Utilisation de l’infrastructure Microsoft 365

SharePoint Online is hosted on Microsoft's servers. Company data is stored in secure data centers, and backups are handled by Microsoft.

Mises à jour automatiques

Microsoft is responsible for evolving the SharePoint Online solution over time. With SharePoint Cloud, updates and upgrades are automatic. The company benefits from SharePoint's new features as soon as they are released.

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Benefits of SharePoint Online ‍

SharePoint Cloud a plusieurs points forts qui peuvent faire pencher la balance en faveur de ce logiciel Web lorsqu’il s’agit de choisir la meilleure solution pour créer l’intranet de votre entreprise.

Accessibilité et flexibilité

Compared to SharePoint On-premise, SharePoint Online has the major advantage of being accessible from anywhere and from any device (desktop computer, smartphone, laptop, tablet, etc.) as long as there is an internet connection.

The online version of SharePoint is therefore suitable for companies that practice hybrid work, international organizations, or structures that need to collaborate or share resources with their clients, partners, or service providers.

Coûts qui évoluent avec l’utilisation

The SharePoint Online application is included in the Microsoft365 subscription. The collaborative work software can also be purchased independently. In any case, the price of SharePoint Cloud depends on the number of users.

Furthermore, adopting the SharePoint Online software program does not require investment in hardware. Therefore, setting up the Cloud version of SharePoint is more economical than installing SharePoint On-premise.

Drawbacks of SharePoint Online‍

Malgré ses forces, SharePoint Cloud présente certaines faiblesses à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution intranet pour votre entreprise.

Dépendance à l’égard de la connectivité Internet

As a Cloud-based application, SharePoint Online requires an internet connection to function. If your offices are located in an area with poor internet network coverage, the Cloud version of SharePoint is therefore not the best option for creating your digital workspace.

Limitations de la personnalisation par rapport à SharePoint sur site

The main weakness of the SharePoint Online solution is its lack of customization when compared to SharePoint On-premise. However, this limitation can be easily overcome by installing an additional software program, such as Mozzaik365. Mozzaik365 is an extension of SharePoint Online that allows the addition of features to a SharePoint Online intranet and the modification of its design to create a custom, intuitive, and engaging Digital Workplace.

SharePoint sur site : Introduction

SharePoint On-premise est la deuxième option disponible pour les entreprises qui souhaitent établir un intranet à l’aide d’un logiciel Microsoft SharePoint.

Définition de SharePoint sur site

SharePoint On-premise est la version sur site de l’outil de collaboration interne de Microsoft SharePoint. Il est également appelé « SharePoint sur site », « SharePoint sur site », « SharePoint sur site », « SharePoint sur site » ou « SharePoint Server ».

Architecture et déploiement de SharePoint sur site

Comme son nom l’indique, la principale caractéristique de SharePoint sur site est qu’il s’agit de la version « sur site » de SharePoint

Serveurs locaux

SharePoint Sur site est hébergé sur les serveurs de l’entreprise. Par conséquent, les informations de l’organisation sont stockées sur son réseau local ou sur des serveurs accessibles via Internet. Cette solution est adaptée aux structures qui souhaitent maintenir le contrôle sur la protection de leurs données.

Gestion des mises à jour

Updates and upgrades related to SharePoint On-premise are managed by the company's IT department. As a result, new features are available only after the IT department's intervention. Moreover, Microsoft only releases a version of SharePoint Server monthly. Therefore, SharePoint On-premise has fewer updates than the Online version.

Avantages de SharePoint sur site

SharePoint Sur site a plusieurs points forts à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution pour créer votre intranet SharePoint.

Contrôle total de l’infrastructure

Avec SharePoint Sur site, l’entreprise conserve un contrôle total sur l’infrastructure de son intranet et la gestion de ses données. À condition que les compétences nécessaires soient disponibles à l’interne, l’organisation assure la sécurité de ses données.

Personnalisation profonde

SharePoint Sur site a également l’avantage d’être hautement personnalisable. Cette solution s’adapte aux besoins et contraintes de l’organisation, notamment en termes d’espace de stockage de données.

Inconvénients de SharePoint sur site

Malgré ses forces, la version sur site de SharePoint présente certaines faiblesses qui pourraient influencer le choix de votre solution intranet. ‍

Coûts initiaux élevés

L’un des principaux inconvénients de SharePoint sur site est le coût de son installation. Pour adopter la variante sur site de SharePoint, l’entreprise doit en effet acquérir du matériel spécifique, y compris des serveurs locaux.

Maintenance et gestion complexes

L’autre inconvénient majeur de SharePoint sur site est la complexité de sa maintenance et de sa gestion quotidienne. Ces opérations relèvent en effet du service informatique interne. L’organisation doit donc avoir les compétences nécessaires.

Fonctionnalités plus limitées

Enfin, le dernier inconvénient principal de SharePoint sur site est que cette version ne fournit pas l’accès à toutes les fonctionnalités SharePoint.

Comparaison des fonctionnalités

The basic features of SharePoint Online and SharePoint On-premises are the same. However, the two intranet creation solutions differ in terms of cost and security management.

Gestion de contenu

SharePoint Online and SharePoint On-premise are both technologies designed to improve content management, knowledge sharing in companies, and internal collaboration.

Stockage et organisation des documents

Both SharePoint Cloud and SharePoint On-premise solutions allow for sharing, storing, managing, organizing, and accessing documents in a secure and centralized manner. However, unlike SharePoint On-premises, SharePoint Online does not allow for unlimited data storage.

Flux de travail et automatisations

Les deux versions de SharePoint permettent également la création de flux de travail pour rationaliser les processus internes, augmenter la productivité des employés et améliorer l’expérience utilisateur. SharePoint Local est plus personnalisable et légèrement plus efficace pour concevoir des flux de travail spécifiques. ‍

Collaboration et communication

Dans sa version cloud et sa variante sur site, Microsoft SharePoint facilite le travail collaboratif et la communication interne.

Partage et collaboration

Outils Les deux versions de SharePoint permettent la création d’intranets, de sites d’équipe ou de portails de communication internes pour améliorer le partage d’informations, faciliter le travail collaboratif et renforcer la culture d’entreprise.

Intégration avec d’autres applications

The Online version of SharePoint is seamlessly integrated with other applications in the Microsoft365 suite, including Microsoft Teams, Outlook, and PowerPoint. Integration of Microsoft365 with SharePoint On-premise is also possible. This hybrid solution must be configured by internal administrators.‍

Sécurité et conformité

In terms of data security, SharePoint On-premise and SharePoint Online have notable differences.

Mesures de sécurité dans SharePoint sur site

Avec SharePoint sur site, la sécurité des données est gérée par l’entreprise elle-même.

Contrôle d’accès

Le service informatique de l’entreprise conserve le contrôle des droits d’accès à son intranet. Pour permettre aux utilisateurs externes de se connecter à la plate-forme, le service informatique doit créer une infrastructure de connexion sur mesure. ‍

Chiffrement des données

Les entreprises qui optent pour la solution SharePoint sur site stockent leurs données sur leur réseau local. L’équipe informatique interne est responsable de la protection des informations et du cryptage des données.

Mesures de sécurité dans SharePoint Cloud

With SharePoint Online, Microsoft is responsible for ensuring the protection of its customers' data.

Stratégies de sécurité Microsoft 365

When a company opts for the SharePoint Online solution, its information is kept in Microsoft's data centers and is subject to Microsoft 365 security policies.‍

Conformité aux normes réglementaires

Microsoft protects the data of SharePoint Online customers in compliance with regulatory and industry compliance standards. Furthermore, Microsoft assists its customer companies in meeting their audit and compliance obligations.

Coûts et modèles d’abonnement

In terms of costs and subscription models, SharePoint Online and SharePoint On-premise are subject to very different regimes.

Coûts associés à SharePoint sur site

Les coûts associés à SharePoint Sur site sont relativement importants. L’entreprise doit en effet faire un premier investissement pour s’équiper de serveurs locaux adaptés à ses besoins et pour acquérir une licence (perpétuelle) de Microsoft.

Une fois la solution SharePoint sur site déployée dans l’environnement informatique de l’organisation, ce dernier doit également supporter les coûts de maintenance et engager des dépenses pour assurer la sécurité des données.

Coûts associés à SharePoint Cloud

Employers who opt for the SharePoint Online intranet solution simply pay a monthly fee, which is calculated based on the number of users.
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SharePoint Online VS SharePoint On-premise: Key Takeaways ‍

When choosing between SharePoint Online and SharePoint On-premise for your business, the answer depends on the needs of your organization and its constraints. In summary:

• SharePoint sur site convient aux organisations qui souhaitent avoir un contrôle parfait sur la protection de leurs données, qui souhaitent s’équiper d’un environnement de travail numérique 100% personnalisé et qui ont des compétences informatiques internes ainsi qu’un budget substantiel.
  
  
• SharePoint Cloud est la meilleure solution intranet pour les entreprises qui privilégient la vitesse d’installation, la facilité de maintenance, l’accessibilité et une intégration parfaite avec les outils de la suite Microsoft365, tout en garantissant un haut niveau de sécurité.

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