Planification de tâches dans Équipes avec tâches

L’application Tâches sur Teams permet aux utilisateurs d’afficher leurs tâches individuelles et d’équipe dans une seule application. Il offre une variété de fonctions : listes, graphiques, tableaux, horaires... Cela aide les employés à mieux planifier leurs tâches, à un moment où les nouvelles méthodes de travail nécessitent une organisation optimisée. De plus, une étude de l’Institut Sapiens montre que la productivité des employés travaillant à distance a augmenté de 22%. Ainsi, fournir une solution à l’organisation du travail à distance ne peut avoir que des conséquences positives sur la croissance de l’entreprise.

Dans cet article, nous découvrirons comment les tâches peuvent être utilisées pour coordonner les processus de travail et faciliter la répartition des tâches entre les employés, et ainsi s’adapter aux nouvelles utilisations du travail hybride et à la numérisation des processus.

Un besoin de structurer votre travail et de vous organiser, même à distance

La crise sanitaire a conduit à l’émergence de nouvelles méthodes de travail, tout en démocratisant le travail à distance. Bien que cet assouplissement des contraintes ait apporté de nombreux avantages (flexibilité, créativité et productivité accrues, réduction du stress, etc.), il a également contrarié les points de référence des employés. Cela a également créé quelques difficultés pour les gestionnaires qui doivent maintenant gérer des équipes à distance, avec toutes les conséquences (positives et négatives) que cela implique.

Ces dernières années, les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NPI) ont déjà profondément modifié le paysage fonctionnel. Le succès de certaines formes d’organisation du travail, telles que le bureau flexible (où les employés ne se voient pas attribuer de postes de travail, contrairement à une forme traditionnelle d’organisation dans laquelle chacun a une place désignée), a également changé les comportements et forcé les employés à structurer leur travail d’une nouvelle manière.

En même temps, il a été observé que la massification du télétravail pourrait conduire à une forme d’isolement. L’absence de liens physiques avec les collègues, la difficulté de maintenir la cohésion d’équipe et la généralisation des outils de communication dématérialisés (chats, courriels, vidéoconférences, etc.) signifient que le travail tel que nous l’avons toujours connu doit être réinventé. C’est évident : les nouvelles façons d’organiser le travail présentent de nombreux avantages et avantages. Mais il n’est pas toujours facile de passer d’une organisation structurée, avec un emplacement physique fixe et une présence constante de collègues et de gestionnaires, à une organisation plus flexible, où le travail se fait à distance et avec un certain degré d’indépendance. Il est donc essentiel d’utiliser de nouveaux outils pour faciliter cette transition.

La création d’outils pour répondre à ce besoin

Pour répondre à l’émergence de ces nouveaux besoins, Microsoft a mis en place de nouveaux outils. Il s’agit notamment des éléments suivants :

• Listes : En utilisant des modèles prêts à l’emploi, les listes préférées peuvent être affichées, suivies et gérées partout où vous travaillez. Ces listes peuvent être personnalisées en fonction des besoins des équipes, puis partagées avec d’autres. L’avantage : ils peuvent être consultés dans différentes vues (grilles, calendriers, galeries, etc.).
• Planificateur : Cette application aide à augmenter la productivité en créant des tableaux Kanban et en facilitant la gestion des tâches pour chaque employé. Les plans sont composés de tâches qui comprennent des détails attendus tels que des dates d’échéance.
• Tâches : L’application Tâches permet l’intégration de tâches individuelles optimisées par Microsoft To Do et de tâches d’équipe optimisées par Planner en un seul endroit, dans le but de hiérarchiser les tâches à accomplir.
• À faire : Il s’agit de créer un horaire quotidien intelligent, y compris des suggestions intelligentes et personnalisées qui permettent aux employés de mettre à jour leur liste de tâches. En outre, To Do permet d’afficher de manière centralisée toutes les tâches associées à un compte Microsoft. Le résultat est une meilleure concentration tout au long de la journée.

Centralisation des groupes de travail et des tâches dans Teams

L’intégration de ces outils dans Teams permet de centraliser les tâches et les groupes de travail, tout en rationalisant leur utilisation.

Cette centralisation de l’information sur le travail en un seul endroit simplifie la circulation de l’information, réduit les silos et facilite le travail effectué par les employés. Sans l’intégration de ces outils, des informations importantes peuvent devenir isolées ou perdues, et le travail peut être dupliqué. Pire encore, les employés perdent un temps précieux à passer d’un outil à un autre, ce qui ajoute à leur charge de travail.

Avec l’application Tasks dans Teams, les informations provenant d’autres applications Microsoft sont rassemblées en un seul endroit. Les utilisateurs peuvent ensuite créer des tâches dans les différentes applications Microsoft sans avoir à les ouvrir séparément : par exemple, ils peuvent créer des listes ainsi que des tâches à l’échelle de l’entreprise à envoyer aux équipes ciblées. Enfin, l’une des caractéristiques des tâches est la possibilité de modifier une tâche simultanément sur le bureau et dans les applications Web. Auparavant, nous ne pouvions pas voir les tâches qui nous étaient assignées dans Planner ou To Do, mais maintenant elles sont toutes au même endroit : Tâches.

Mais comment utilisez-vous réellement les tâches ?
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1- Dans l’onglet « Mes tâches », vous trouverez toutes les tâches qui vous sont assignées

2- En dessous, dans l’onglet « Plans partagés », se trouvent les tâches d’un groupe ou d’une équipe.

3- Dans l’onglet de droite, vous pouvez ajouter une tâche, choisir son niveau de priorité et sa date limite. Une fois la tâche ajoutée, vous pouvez inclure des notes et des sous-tâches.

4- Voulez-vous trouver une tâche que vous avez déjà terminée ? Ne paniquez pas, vous pouvez changer le mode d’affichage de « Actif » à « Terminé ». Voulez-vous savoir quelles tâches sont dues la semaine prochaine ? La vue filtrée vous permet également de ne voir que les tâches en fonction de leur date d’échéance : aujourd’hui, demain, cette semaine, sans date d’échéance...

5- Vous pouvez également filtrer les tâches par : niveau d’importance, ou afficher uniquement les tâches qui ont une date d’échéance.

6- Besoin de créer une nouvelle liste ou un nouveau plan ? C’est également possible ! La liste sera une liste individuelle qui affichera vos tâches personnelles pendant que le plan est affecté à un groupe. Ainsi, vous pouvez créer une liste de vos tâches personnelles comme « Allez acheter du pain », « Faites 30 minutes de sport »...

☝️ Le conseil de M ozzaik365 :

Pour accéder rapidement à l’application, vous pouvez l’épingler à votre barre d’application : simple et efficace.

Exemples d’utilisation de tâches avec teams

L’application Tâches, disponible sous forme d’application et d’onglet, apporte une expérience de gestion des tâches pertinente à Microsoft Teams. En tant qu’agrégation des applications couramment utilisées pour la gestion et le suivi des planifications (Planificateur et À faire), il comprend des fonctionnalités qui permettent le ciblage, la publication et le suivi des tâches des collaborateurs.

Par exemple, les chefs d’entreprise peuvent créer et publier des listes de tâches ciblées sur des emplacements spécifiques et suivre les progrès grâce à des rapports en temps réel. Cela donne aux employés une liste des tâches qui leur sont assignées, directement sur leur mobile ou leur ordinateur.

Les gestionnaires peuvent attribuer des tâches à leurs employés et diriger les activités à partir de leur ordinateur. Les tâches s’adaptent aux nouvelles pratiques de travail en facilitant l’affectation et l’achèvement de différentes tâches.

Conclusion

C’est un fait : la crise sanitaire a resserré les cartes sur le lieu de travail. L’essor du télétravail, l’émergence d’un nouveau modèle de travail hybride (c.-à-d. la combinaison du télétravail et du travail en personne), l’éloignement géographique des employés, etc. Avec ces nouvelles méthodes de travail, c’est aux employés de faire face aux nouvelles pratiques, ce qui nécessite un certain temps pour s’adapter. Mais aussi l’utilisation d’outils de gestion et de suivi des tâches, qui sont à la fois efficaces et faciles à utiliser.

L’utilisation de ces outils devrait permettre aux employés de simplifier l’organisation de leurs tâches quotidiennes et de se concentrer sur l’essentiel. Avec Teams, les employés disposent d’un large éventail de fonctionnalités pour les aider à accomplir leurs tâches et à gérer leurs priorités. Mieux encore, l’application Tasks permet aux tâches optimisées par To Do et Planner d’être intégrées dans un seul emplacement, permettant ainsi aux tâches d’être hiérarchisé.

Il en résulte de réelles économies de temps et d’efficacité, ainsi qu’un sentiment de bien-être pour les employés, qu’ils travaillent individuellement ou en équipe.

Choses à retenir

📌Les outils de gestion des tâches et de suivi permettent aux employés de simplifier l’organisation de leurs tâches et de faciliter le travail hybride

📌 Microsoft a développé de nombreuses applications pour répondre à ce besoin : Tâches, Planificateur, Listes, À Faire.

📌L’application Tasks permet d’intégrer des tâches individuelles optimisées par Microsoft To Do et des tâches d’équipe optimisées par Planner dans un seul emplacement.