Comment optimiser la gestion de votre projet avec Teams & Microsoft 365 ?

Le saviez-vous ? Selon McKinsey, 70% des projets de transformation échouent.

La gestion de projet est en effet un sujet technique qui nécessite l’utilisation d’outils adaptés. Cependant, le choix de ces outils et la façon dont ils s’imbriqués sont un véritable défi pour les gestionnaires. Et pour cause, d’un type de projet à l’autre (événement, lancement de produit, projet de transformation, etc.), les besoins varient grandement.

Microsoftest particulièrement sensible à ce problème et propose une large gamme de logiciels de gestion de projet, qui peuvent être combinés pour répondre aux besoins de chaque équipe de projet. Mieux encore, ces applications sont construites autour de l’écosystème Microsoft365 et de Teams afin d’offrir aux employés une expérience utilisateur fluide et transparente, propice à un plus grand engagement.

Voulez-vous savoir comment mieux gérer vos projets avec Teams et les outils de gestion de projet Microsoft 365 ? Pour tout comprendre et identifier les applications qui correspondent à vos besoins, lisez la suite.

1. Gestion de projet : une priorité pour Microsoft

La gestion de projet est l’une des priorités stratégiques de Microsoft. Le logiciel distribué par l’éditeur est conçu pour aider les gens à travailler ensemble. Dans cet esprit, Microsoft offre à ses clients des services de plus en plus sophistiqués :

• Projet, un outil qui est 100% dédié à la gestion de projet, créé en 1984 ;
• SharePoint, une application collaborative dédiée au partage et à la gestion de divers contenus (documents, applications, etc.), révélée en 2001 ;
• Skype, le logiciel populaire pour les appels téléphoniques et les réunions vidéo, publié en 2003 ;
• Teams, la célèbre application de communication collaborative, sortie en 2017 ;
• Viva, une plateforme d’expérience des employés facilitant le travail d’équipe, lancée en 2021 ;
• Loop, une plateforme de collaboration conçue pour la gestion de projet, devient progressivement disponible.

Et le succès est là : en 2022, la suite Microsoft365 est utilisée par pas moins de 1 million d’organisations dans le monde et en janvier de la même année, l’inévitable outil Teams a dépassé les 270 millions d’utilisateurs actifs mensuels. Un record !

Pourquoi y a-t-il tant d’enthousiasme pour l’écosystème Microsoft 365 et pour Teams, en particulier parmi les équipes de projet ? C’est ce que nous allons examiner.

2. Outils de gestion de projet Teams et Microsoft 365

Événement, lancement de produit, projet client, projet de transformation interne, etc. Il existe plusieurs méthodologies de gestion de projet en fonction de la portée de chaque projet.

Grâce à sa large gamme de logiciels de gestion de projet, Microsoft est capable de s’adapter finement à chaque type de projet, d’où son succès auprès des entreprises.

Est-ce que tout cela vous semble abstrait ? Jetons un coup d’œil aux principaux outils de gestion de projet Teams et Microsoft 365 et à leurs utilisations respectives.

2.1. Microsoft Project, pour la gestion des projets les plus complexes  

Project est un outil de gestion de projet avancé qui vous permet de gérer les tâches, les ressources (temps, main-d’œuvre, etc.) et les budgets.

L’application Projet offre de nombreux avantages :

• Il permet à chaque employé de voir son(s) projet(s) actuel(s), ses objectifs et l’état de ses différentes tâches personnelles sur une seule page. Le moyen idéal d’augmenter la productivité et l’engagement individuels ;
• Il offre également différents types de soutien pour permettre aux parties prenantes de coordonner plus facilement leurs actions : un tableau Kanban pour suivre les tâches accomplies par chacun, un graphique de Gantt pour visualiser la chronologie de l’ensemble du projet, etc. ;
• Il comprend des fonctionnalités conçues pour simplifier la gestion de projet : un tableau de bord offrant un aperçu des ressources du projet et de leur allocation, un calendrier général du projet, des rapports, etc. Un véritable « plus » pour les chefs de projet et leurs gestionnaires.

En bref, Microsoft Project vous permet de gérer des ressources clés (main-d’œuvre, matériel et coût), d’allouer des coûts à ces ressources, d’analyser des données et de communiquer des informations sur le projet.

Ce logiciel de gestion de projet complet convient aux projets complexes et longs, tels que les projets de transformation interne.

2.2 Microsoft Teams, la plaque tournante du travail d’équipe

Teams est l’application de communication collaborative star de Microsoft.

Ce logiciel est un must-have pour la gestion de projet. Plus qu’une simple plate-forme de communication interne, Teams est un véritable hub qui rassemble en un seul endroit toutes les fonctionnalités et ressources dont une équipe de projet a besoin pour travailler efficacement.

Avec Teams, les parties prenantes peuvent échanger des informations de manière synchrone (réunions vidéo, appels) et asynchrones (messagerie, commentaires et chat). Les collaborateurs peuvent également partager et co-éditer des documents (présentations PowerPoint, fichiers Excel, etc.) et accéder à tous leurs outils (tâches, liste, projet, tableau blanc, etc.) en un seul clic.

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Teams est idéal pour travailler avec d’autres, peu importe la complexité du projet. Ce logiciel collaboratif vous permet de structurer même les projets les plus complexes :

• Soit en regroupant tous les employés dans la même équipe et en créant différents canaux correspondant aux différents projets réalisés par le groupe ;
• Ou en mettant en place une équipe pour chaque projet et en subdivisant chaque équipe en canaux thématiques, dédiés à divers sujets liés au projet.

En prime, avec Teams, le chef de projet peut inviter des parties prenantes externes (entrepreneurs, consultants, clients, etc.) et gérer leur accès.

2.3 Planificateur Microsoft, pour la gestion des tâches dans une équipe

Planner est une application conçue pour faciliter la gestion des tâches en équipe. Il est principalement basé sur un tableau Kanban qui vous permet de visualiser, d’attribuer et de hiérarchiser facilement les tâches au sein d’un projet.

Avec ce logiciel, les tâches peuvent être attribuées très simplement aux parties prenantes du projet. Mieux encore, diverses pièces jointes peuvent être ajoutées, des modèles peuvent être créés pour les tâches récurrentes et des rappels automatiques peuvent être programmés.

Avec Planner, chaque membre de l’équipe de projet sait donc ce qu’il a à faire et suit l’avancement d’autres tâches. Ce logiciel de gestion de projet est donc un allié important dans le renforcement de la productivité individuelle et collective dans les projets.

Cet outil de gestion de projet simple, parfaitement intégré aux outils de la suite Microsoft 365, sera adapté à l’organisation d’un événement interne (webinaire, team building, etc.). Il sera ensuite synchronisé avec Teams afin de faciliter la communication entre les parties prenantes du projet.

Mais ce n’est pas tout. Planner peut également être utilisé pour planifier des projets plus complexes (lancement de produit ou projet client par exemple). Dans ce cas, il doit être couplé avec d’autres applications (Teams mais aussi Viva et SharePoint) afin de répondre à tous les besoins qui ont été exprimés.

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2.4. Microsoft ToDo, permettant à chacun d’organiser ses tâches

L’application ToDo est un outil de création de listes de tâches. Ce logiciel a été conçu pour faciliter la gestion des tâches individuelles sur une base quotidienne.

En détail, ToDo aide chaque employé à identifier et à hiérarchiser ce qu’il doit faire. Avec elle, les employés peuvent énumérer leurs différentes « missions » (finaliser une présentation, remettre un livrable, suivre un cours de formation, etc.) et se font automatiquement suggérer des tâches personnalisées.

Les utilisateurs de ToDo peuvent également décomposer chaque tâche afin de savoir comment la terminer étape par étape, ajouter des fichiers, définir des rappels et même partager une liste de tâches avec des collègues.

Cela améliore non seulement la concentration et la productivité, mais réduit également le fardeau mental des employés en les aidant à mieux s’organiser.
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2.5. Microsoft Tasks, pour hiérarchiser toutes les tâches à effectuer

L’application de gestion des Tâches est conçue pour prioriser toutes les tâches à effectuer dans le cadre d’un projet plus ou moins complexe.

Les tâches intègrent des tâches individuelles, qui sont entrées dans ToDo, et des tâches collectives, qui sont entrées dans le planificateur.

Enfin, le module Tâches, accessible dans Teams, permet de centraliser et de commander des tâches afin d’offrir une meilleure visibilité aux membres de l’équipe de projet.

2.6. Liste Microsoft, pour collecter un ensembled’éléments

Comme son nom l’indique, la fonctionnalité Liste vous permet de créer, partager et suivre des listes d’une grande variété d’informations : tâches, contacts, ressources, etc.

Les listes créées avec cet outil sont facilement accessibles via l’application elle-même. Ils peuvent également être liés à un intranet SharePoint ou à une équipe Teams.

Le logiciel List peut être utilisé pour compiler une liste de personnes à contacter, avec leurs noms, coordonnées, rôles, statut de la demande, etc. Mais ce n’est pas tout. Ce logiciel peut également être utilisé pour créer et dupliquer des flux de travail réels, qui sont très utiles pour le travail d’équipe.

Grâce à List, un chef de projet pourra, par exemple, lister tous les bugs à rectifier sur un produit numérique et indiquer, pour chacun d’eux, les détails des modifications à apporter, le développeur concerné, le validateur possible, l’état de la tâche, etc.

2.7. Microsoft SharePoint pour la gestion de documents et la création de sites d’équipe personnalisés

SharePoint est un logiciel de gestion de documents, mais aussi un éditeur de sites d’équipe et d’intranets.

L’application SharePoint facilite le travail d’équipe. Il permet à chaque groupe de projet d’avoir son propre site de projet ou d’équipe dynamique et personnalisé. Cela permet aux employés d’accéder aux ressources du projet (listes, formulaires, fichiers, applications, etc.) de n’importe où.

Des applications tierces telles que HelloSign, Power BI ou l’intégration Facebook peuvent être intégrées au site SharePoint de l’équipe de projet. De cette façon, tous les outils dont les employés ont besoin pour leur permettre de travailler sont centralisés en un seul endroit. Les membres de l’équipe peuvent choisir des applications parmi un large éventail de solutions simplement en visitant le SharePoint Store.

En outre, SharePoint facilite le partage et la co-édition de documents. En créant votre DMS avec SharePoint, vous pouvez vous débarrasser des échanges d’e-mails et des pièces jointes qui se perdent ou ne passent pas. Les membres de l’équipe de projet peuvent afficher et modifier les documents de travail et la documentation directement sur leur site SharePoint. Un économiseur de temps réel.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en un véritable EDM ?

Microsoft SharePoint est principalement utilisé pour les projets avec un degré de complexité relativement élevé. Par exemple, il pourrait être utilisé dans un projet de construction pour créer et partager une bibliothèque de documents techniques et réglementaires.

2.8. Microsoft Viva, pour améliorer l’expérience des employés

Microsoft Viva est une plate-forme d’expérience employé (ou EXP), conçue pour améliorer l’engagement, la productivité et le bien-être des employés, en particulier pendant les projets.

Cette plateforme rassemble tous les outils pour répondre aux besoins des employés et leur offre une expérience fluide au quotidien.

En détail :

• Le module Viva Connexion, qui est intégré à Teams, rend la communication entre les employés encore plus fluide, notamment dans le cadre de projets.
• Le module Viva Insight aide les parties prenantes à garder une vision claire de leurs objectifs et de leurs missions, tout en les gardant sans stress.
• Le module Viva Topics facilite l’accès aux connaissances et aux experts. Il vous permet de créer des fiches thématiques qui peuvent être partagées, par exemple, dans une équipe.
• Enfin, le module Viva Learning permet aux employés de se former pendant le projet si nécessaire. Grâce à ce centre d’apprentissage intégré à Teams, l’employé peut, par exemple, trouver des cours en ligne recommandés par le chef de projet.

3. Un environnement de gestion de projet flexible, efficace et collaboratif

Comme vous pouvez le voir, les outils de gestion de projet présentés ci-dessus sont mieux utilisés ensemble pour répondre aux besoins de chaque équipe de projet. Ces applications logicielles, intégrées à Microsoft 356, se combinent pour offrir aux utilisateurs un environnement de gestion de projet collaboratif, flexible, efficient et efficace.

Les différents composants de l’écosystème Microsoft 365 peuvent être articulés de différentes manières en fonction des besoins du groupe de projet. Par exemple, un projet complexe, tel que la mise en œuvre d’un ERP interne (Enterprise Resource Planning ), peut nécessiter l’utilisation de :

• Projet, pour la gestion de projet à 360° ;
• Liste, pour inventorier les contacts ou les ressources à gérer en parallèle ;
• SharePoint, pour stocker et partager un large éventail de documents ;
• Viva Learning, pour former les intervenants ;
• Des équipes, pour centraliser toutes les communications et tous les outils.

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Conclusion : Faciliter l’adoption et l’utilisation des outils de gestion de projet Teams & Microsoft 365

Comme nous l’avons vu, les logiciels de gestion de projet Microsoft sont nombreux et offrent un large éventail de fonctionnalités. Cependant, cela peut être intimidant pour les utilisateurs.

Mozzaik365 résout ce problème. Cette extension de SharePoint, qui peut être utilisée dans Teams, vous permet de créer des environnements numériques attrayants et concepteurs tout en restant dans Microsoft 365.

Il facilite l’adoption des outils de gestion de projet de la suite Microsoft et simplifie leur utilisation en les rendant plus efficaces et en les centralisant dans un environnement de travail unique et sécurisé.