Créez votre annuaire d’entreprise avec Office 365

1. Le répertoire de l’entreprise, un outil au cœur du Digital Workplace

Business Directory est un répertoire qui centralise toutes les informations publiques sur les employés d’une entreprise. Chaque employé a un dossier qui résume qui il est, sur quoi il travaille, avec qui il travaille et ce qu’il fait. Ces informations sont tirées de comptes Microsoft créés par le service informatique et d’informations saisies par chaque utilisateur dans son tableau de bord personnel.

Parce qu’il centralise les informations et les met à la disposition de tous, le répertoire de l’entreprise est devenu un must-have pour les intranets Microsoft SharePoint et le digital workplace en général. Alors que le milieu de travail numérique vise à améliorer la communication interne, à promouvoir le partage des connaissances et à encourager la collaboration, le répertoire aide à relever les deux premiers défis.

En effet, il offre de nombreux avantages, tels que mettre en évidence ses compétences, identifier ses collègues et entrer facilement en contact avec la bonne personne.

Cependant, la configuration d’un annuaire d’entreprise Office 365 n’est pas un projet facile. Vous devez configurer la synchronisation avec votre base de données, authentifier les utilisateurs avec leur adresse e-mail, créer une expérience utilisateur cohérente et unifiée dans le lieu de travail numérique.

C’est pourquoi Mozzaik a créé le composant « Trombinoscope », un widget pour créer facilement votre répertoire d’entreprise dans Microsoft. En plus d’être sécurisé et constamment mis à jour, il se présente sous plusieurs formes pour s’adapter à toutes les utilisations : répertoire des employés, trombinoscope, organigramme et profils d’utilisateurs personnels.  

1.a. Les avantages du répertoire de l’entreprise pour les employés

Le répertoire de l’entreprise offre de nombreux avantages aux employés :

• La recherche d’un expert ou d’une expertise, grâce à la recherche par nom, département, fonction, compétences ;
• Afficher et modifier votre profil, pour mettre en évidence vos réalisations et vos compétences ;
• L’accès aux profils des autres employés, afin de mieux comprendre les rôles et les connaissances de chacun ;
• Connectez-vous en un clic à partir du profil des autres employés, soyez redirigé vers le système de messagerie et commencez à collaborer immédiatement ;
• La visualisation des équipes sous la forme d’un organigramme pour mieux comprendre l’organisation de l’entreprise.

1.b. Avantages du composant WebPart Trombinoscope pour les administrateurs

Les fonctionnalités avancées de Mozzaik365 offrent des avantages considérables aux administrateurs :

• Gestion des profils importés dans le répertoire, pour créer un compte pour chaque nouvel employé, dès leur arrivée à leur poste de travail ;
• Le choix des champs affichés dans la section « Mon dossier » de chaque utilisateur ;
• Personnalisation du formulaire d’édition de profil ;
• Mise en page et personnalisation de l’image de marque du composant dans les couleurs de votre entreprise ;
• Paramètres avancés pour adapter l’outil à vos préférences.

2. Comment fonctionne le répertoire d’affaires de Mozzaik365

La puissance du webpart Trombinoscope de Mozzaik365 réside dans sa synchronisation avec Azure Active Directory et Delve.

📍Définition d’Azure Active Directory :
Azure Active Directory, ou AD, est un service basé sur le cloud Microsoft qui gère les identités et l’accès. Il s’agit d’une base de données comprenant les informations d’identification Microsoft, le nom et la licence de chaque compte d’employé. Il est utilisé par les employés pour se connecter aux applications Microsoft 365 et SaaS.
Pour plus d’informations, consultez la documentation Microsoft sur Azure AD

📍Définition de Delve :
Delve est une application de profil d’employé Microsoft 365. Il vous permet de créer des profils riches, avec une photo de chaque employé.
Pour plus d’informations, consultez la documentation Microsoft sur Delve.

Le webpart Mozzaik365 fait apparaître les données de ces deux applications, les rendant disponibles dans une interface agréable et facile à utiliser :

👉 La liste des employés et leurs accès sont toujours à jour grâce à Azure Active Directory ;

👉 L’information est complète grâce à Delve ;

👉 La conception UX fait du tableau à feuilles mobiles un outil pratique qui décuple les possibilités de collaboration interne avec Mozzaik365.

Le composant Trombinoscope a de nombreuses utilisations. C’est pourquoi nous proposons de découvrir certaines de ses fonctionnalités en détail.

2.a. Création et mise à jour de votre profil

La première fois qu’un employé se connecte au Digital Workplace, il s’authentifie auprès de son compte Microsoft. Il trouve alors son profil, tel qu’il apparaît sur le trombinoscope pour les autres employés. Ils peuvent vérifier et mettre à jour leurs informations : prénom et nom, coordonnées, photo de profil, poste occupé, présentation, compétences, projets réalisés, intérêts, etc.

2.b. Rechercher mes collaborateurs

L’utilisateur peut ensuite explorer le répertoire à l’aide de la barre de recherche avancée. Des suggestions personnalisées aident l’utilisateur à cibler sa demande. Par exemple, ils peuvent :

• Accédez directement à la page de profil de la personne qu’ils recherchent.
• Recherche par fonction, département, compétences de projet.
• Exécutez une recherche gratuite sur n’importe quelle propriété de profil.

Une recherche sera en mesure de filtrer tous les vendeurs travaillant à Lille qui ont été impliqués dans le projet Microsoft Office. A partir de cette liste, il est possible d’explorer le profil de chaque employé et de voir l’organigramme de leur équipe.

Il ne reste plus qu’à prendre contact. En cliquant sur l’icône de messagerie de son choix, l’utilisateur sera redirigé vers la messagerie instantanée ou la boîte aux lettres de l’entreprise.

2.c. Modification de votre profil d’organigramme

Modification du profil de l’organigramme avec Delve

L’utilisateur peut cliquer sur un bouton pour modifier son profil. Cette action les redirige par défaut vers le formulaire de modification de profil Microsoft 365 dans Delve. Dans cette page, il ne peut modifier que les propriétés qu’il a les autorisations de modifier. Cela prend en compte les paramètres de gouvernance de votre entreprise.

Formulaire personnalisé

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous ne voudrez peut-être pas utiliser le formulaire d’édition de profil dans Delve :

• Il n’est pas souhaitable que vos utilisateurs quittent l’intranet pour cette action.
• L’accès à Delve est limité dans votre organisation.
• Vous avez besoin d’un formulaire d’édition personnalisé.
• Des processus clairs doivent être définis.

Pour répondre à toutes ces exigences, nous vous permettons d’ouvrir un formulaire de panel personnalisé. Directement dans le répertoire de votre entreprise. Il peut s’agir d’une application PowerApps, d’un formulaire Microsoft Forms ou de toute application/formulaire créé par votre entreprise.

En combinant un formulaire avec les fonctionnalités de Power Automate dans Microsoft 365, vous pouvez rapidement créer une solution complète pour votre entreprise !

Par exemple:

1. L’utilisateur demande la modification de son profil.

2. Certaines propriétés sont directement modifiées.

3. D’autres propriétés nécessitent une validation a priori ou a posteriori, par le gestionnaire ou par le service compétent selon la propriété.

Par conséquent, beaucoup de vos départements pourraient bénéficier de cette interface simple dans laquelle ils seront informés des demandes de vos employés.

2.c. Gérer les profils qui ont été téléchargés dans le répertoire d’entreprise

Synchroniser les profils

Êtes-vous dans Microsoft 365 ? Vos profils d’utilisateurs sont probablement déjà synchronisés avec le répertoire de votre entreprise. Si ce n’est pas le cas, il est toujours possible de configurer une synchronisation dans le cadre de votre projet. Cela profitera à toutes vos fonctionnalités Microsoft 365.

Choisissez les profils affichés

Tous les profils dans le répertoire de votre entreprise ne sont pas bons à afficher à vos employés :

• Comptes de services ;
• Les utilisateurs qui ont quitté l’entreprise ;
• Utilisateurs externes...

Vous pouvez définir une requête personnalisée pour choisir les comptes à inclure ou à exclure. Par exemple, n’affichez pas les utilisateurs dont le courrier électronique contient -old ou -ext.

‍

Choses à retenir

En plus de l’utilisation de base du composant en tant qu’annuaire d’entreprise complet, vous pourrez le configurer pour :

📌Afficher un résumé du profil d’utilisateur sur la page d’accueil de votre intranet ;

📌Afficher les membres d’un département ou d’une équipe dans la page vue d’ensemble de l’entité ;

📌 Gérer une recherche de personnes par compétences.