Nouveau OneDrive : présentation et dernières fonctionnalités

Microsoft OneDrive isone of the world's most popular online file storage services, particularly among organizations. According to Microsoft, 85% of Fortune 500 companies use OneDrive. The reason for this success? The solution offers advanced features that enable employees to share documents, store them online and edit them in groups.

En 2023, OneDrive évolue. De nouvelles fonctionnalités ont été annoncées lors de la conférence Microsoft à Las Vegas en mai. Dans cet article, Mozzaik365 examine de plus près cette application phare et présente les dernières nouvelles de OneDrive . Bonne lecture !

Qu’est-ce queOneDrive ?

OneDrive est l’un des piliers de la suite Microsoft Office 365. Voici comment cela fonctionne.

OneDrive : définition

OneDrive is Microsoft's online storage service. This application, part of the Office365 Suite , is available on PC, Mac, iOS and Android. It enables you to:

• Héberger des fichiers dans le cloud ;
• Partager des fichiers en toute sécurité ;
• Travaillez seul ou avec d’autres personnes sur Documents Word, Excel et PowerPoint .

Un bref historique de OneDrive

The story of OneDrive began in 2007, when Microsoft launched the "Windows Live Folders" file and photo storage platform. Renamed "Windows Live SkyDrive", the service was integrated into Microsoft Office Web Apps in 2010. Users can now store their Office files online and edit them from any computer. Two years later, "SkyDrive Pro" was born, a solution reserved for businesses offering collaboration features .

En 2013, SkyDrive a été renommé « OneDrive ». L’année suivante, la technologie a été lancée sur les plateformes Android et iOS . Les utilisateurs pouvaient ensuite accéder à leurs fichiers à partir de leur smartphone ou tablette . Un an plus tard, en 2015, Microsoft a annoncé la possibilité d’augmenter la capacité de stockage à 1 To pour tous les clients Microsoft Office 365.

Microsoft OneDrive est régulièrement amélioré avec de nouvelles fonctionnalités. Depuis 2016, par exemple, les utilisateurs peuvent partager des fichiers directement à partir de l’Explorateur de fichiers Windows et co-éditer des fichiers Office en temps réel. Autre innovation notable : en 2020, le géant de Redmond a encore renforcé la sécurité de OneDrive en introduisant une fonctionnalité « sûre » qui offre une protection améliorée pour les fichiers sensibles (double authentification, cryptage, récupération, etc.).
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Quelles sont les principales fonctionnalités de OneDrive ?

OneDrive comprend trois fonctionnalités principales :  

Stockage de fichiers

OneDrive est d’abord et avant tout un service d’hébergement de fichiers basé sur le cloud. Selon l’abonnement choisi, chaque employé bénéficie d’un minimum de 1 To de capacité de stockage et peut stocker des fichiers allant jusqu’à 100 Go . Ceux-ci peuvent ensuite être consultés ou modifiés à partir de n’importe quel appareil grâce à l’application OneDrive pour Android, iOS et Windows.

Les utilisateurs peuvent également synchroniser leurs fichiers et dossiers OneDrive sur leur ordinateur (Mac ou PC). De cette façon, ils peuvent accéder à leurs documents et travailler hors ligne. Les modifications apportées hors ligne sont automatiquement synchronisées dès que l’appareil est reconnecté à Internet.

Partage de fichiers

OneDrive vous permet de partager des fichiers en toute sécurité à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation. Par défaut, les fichiers hébergés sur OneDrive sont privés. Si vous le souhaitez, le propriétaire d’un document peut autoriser un ou plusieurs utilisateurs à l’afficher ou à le modifier . Ce partage peut être limité dans le temps et arrêté à tout moment.

Pour éviter la fuite de données confidentielles ou le partage de documents sensibles, les entreprises peuvent mettre en place une politique de contrôle des droits d’accès. Les administrateurs peuvent, par exemple, empêcher toute personne externe d’accéder à OneDrive, même lorsque du contenu a été partagé avec eux.

Collaboration en temps réel

OneDrive est un outild’optimisation du travail collaboratif sur le lieu de travail. Grâce à ce service, les employés peuvent partager des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder à ces fichiers à partir de leur navigateur Web, de leur smartphone ou de leur ordinateur, et travailler simultanément.

Les modifications apportées par chaque membre de l’équipe sont automatiquement synchronisées. De cette façon, tous les membres de l’équipe ont un accès immédiat à la dernière version du document co-édité . Les utilisateurs peuvent également écrire des commentaires pour interagir en temps réel, en réfléchissant ensemble et en progressant plus rapidement sur leurs projets.

Quels sont les avantages de OneDrive ?

Microsoft OneDrive offre un certain nombre d’avantages majeurs qui le rendent idéal pour une utilisation professionnelle :

Sécurité et confidentialité

OneDrive est une solution de stockage cloud qui garantit la sécurité et la confidentialité. Les données stockées par les utilisateurs restent leur propriété. De plus, OneDrive inclut desfonctionnalités de sécurité avancées. En voici quelques exemples :

• Chiffrement des données. Les données hébergées sur OneDrive sont chiffrées pendant le stockage et le transport. Si un employé perd son téléphone portable ou se fait voler un ordinateur portable , les données de l’entreprise sont protégées.  

• Analyse antivirus des fichiers téléchargés. Lorsqu’un document est placé dans OneDrive, il est automatiquement vérifié pour les menaces possibles.

• Surveillance des activités suspectes. OneDrive détecte, signale et bloque les tentatives de connexion inhabituelles, effectuées à partir d’un nouvel appareil ou d’un emplacement inconnu.

• Récupération des fichiers supprimés. Si vous supprimez des fichiers par erreur ou à la suite d’une attaque malveillante, OneDrive vous permet de récupérer des données « supprimées ».

Intégration avec d’autres services Microsoft

OneDrive est intégré à diverses applications de l’environnement Office365, notamment Teams et Outlook, SharePointPowerPoint, Word et Excel. Grâce à ces intégrations, les employés peuvent co-éditer des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou des textes écrits dans Word. C’est un vrai plus pour les équipes travaillant dans des environnements hybrides, ou sur différents sites ou dans différents fuseaux horaires. Mais ce n’est pas tout. Les utilisateurs peuvent également ajouter rapidement des fichiers partagés via Teams ou SharePoint à OneDrive.

💡 Pour en savoir plus, découvrez Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Quelle est la différence entre OneDrive et SharePoint ?

OneDrive and SharePoint are two Microsoft solutions for storing files in the Cloud. However, while OneDrive is primarily an online document library, SharePoint can be used to create a real intranet on which documents, applications and workflows can be hosted.

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Quoi de neuf dans OneDrive ?

En 2023, Microsoft ajoute de nouvelles fonctionnalités à OneDrive. Voici un tour d’horizon des nouvelles fonctionnalités de OneDrive que vous ne voudrez pas manquer :

Les fichiers OneDrive sont encore plus accessibles

La nouvelle page d’accueil OneDrive permet aux utilisateurs de trouver leurs fichiers encore plus rapidement , afin qu’ils puissent consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les employés peuvent maintenant :

• Afficher tous leurs fichiers stockés dans une seule vue ;
• Classer les fichiers en fonction des personnes avec lesquelles ils sont partagés ;
• Consulter les documents associés à une réunion donnée ;
• Filtrer les résultats par type de fichier (PDF, Word, etc.) ;
• Attribuez des couleurs à leurs différents dossiers pour les rendre plus faciles à localiser ;
• Marquez leurs fichiers « préférés » avec une étoile pour les rendre plus faciles à trouver.

Comme cerise sur le gâteau, une nouvelle section « pour vous » affiche une sélection personnalisée de fichiers . Ces suggestions, générées à l’aide de l’intelligence artificielle (IA), sont basées sur les réunions à venir, les documents récemment ouverts et les fichiers identifiés comme « favoris ».

Une expérience de partage simplifiée

L’expérience de partage de fichiers de OneDrive a également été améliorée :

• Grâce à la nouvelle boîte de dialogue de partage, les utilisateurs peuvent rapidement partager leurs documents en joignant un message au(x) destinataire(s) ;
• L’action de « copier » le lien du fichier (par exemple, pour l’envoyer par e-mail) devient également plus fluide. Une notification confirmant l’opération apparaît et se ferme automatiquement.

Application OneDrive intégrée à Teams

OneDrive est intégré à l’application de travail collaboratif Teams. Les utilisateurs peuvent accéder à toutes les fonctionnalités De OneDrive directement à partir de l’onglet Teams « Fichiers ».

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Travailler hors ligne à partir du navigateur OneDrive

Avec la nouvelle fonctionnalité « disponible hors ligne », il n’est pas nécessaire de télécharger des documents sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone portable pour fonctionner hors ligne. Désormais, les utilisateurs de OneDrive peuvent accéder à un fichier directement à partir du navigateur OneDrive, même sans accès à Internet. Les modifications apportées hors connexion sont automatiquement synchronisées une fois la connexion restaurée.

Ouvrir un fichier non Office dans une application de bureau

Enfin, avec la nouvelle fonctionnalité « ouvrir dans l’application », les utilisateurs peuvent ouvrir des fichiers non-Office (PDF, MP4, JPG, etc.) stockés sur OneDrive dans leurs applications de bureau. Ils peuvent ensuite afficher et modifier ces fichiers. Toutes les modifications apportées seront synchronisées avec OneDrive.

Nouvelle version de OneDrive : ce que vous devez savoir

OneDrive is an online file storage service whose origins date back to the late 2000s. This application, integrated into the Office365 suite, has been a great success with businesses. And with good reason, it offers some very useful solutions for organizations:

• Hébergement et archivage de fichiers numériques ;
• Accès aux documents à partir de tout type d’appareil ;
• Assurer le partage avec les collègues et les partenaires externes ;
• Co-édition de documents grâce à l’intégration avec les services Office (PowerPoint, Word, Excel, etc.).

Microsoft a récemment annoncé l’introduction de nouvelles fonctionnalités OneDrive. Au programme :

• Une interface améliorée avec un aperçu des fichiers, la classification par personne, la réunion et le type de fichier, et la sélection de documents personnalisés par IA ;
• Une expérience de partage de fichiers simplifiée pour gérer l’accès aux documents en quelques clics et assurez-vous d’avoir copié le lien de partage correctement ;
• L’intégration de OneDrive avec Teams, vous permettant d’utiliser l’application de stockage sans avoir à quitter Teams, en allant dans l’onglet « fichiers » ;
• La possibilité de travailler hors ligne directement à partir du navigateur OneDrive ;
• La possibilitéd’ouvrir un fichier non-Office hébergé sur OneDrive dans l’application de bureau souhaitée et d’enregistrer les modifications apportées sur OneDrive.

Alors, êtes-vous prêt à découvrir les dernières nouvelles de OneDrive ?