Optimisez vos réunions Teams avec le tableau blanc Microsoft

Teams, la plate-forme de communication collaborative populaire de Microsoft, dispose d’une multitude de fonctionnalités. Parmi eux se trouve Microsoft Whiteboard, une application indispensable pour gérer des réunions Teams productives et travailler plus efficacement en équipe.

Vous voulez savoir comment optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard ? Mozzaik se penche sur la question. Lisez attentivement ce qui suit !

Qu’est-ce que le tableau blanc Microsoft ?

Le tableau blanc Microsoft est une application de la suite Microsoft 365. Plus précisément, il s’agit d’un tableau blanc virtuel interactif : l’équivalent d’un tableau blanc traditionnel, comme ceux que l’on trouve dans les salles de classe, mais en format numérique.

Quels sont les principaux avantages du tableau blanc Microsoft ?

Sans surprise, Microsoft Whiteboard a beaucoup à faire.

Tout d’abord, Microsoft Whiteboard fournit un support visuel qui capte l’attention des participants à la réunion et les aide à mieux assimiler les informations.

En outre, Microsoft Whiteboard a l’avantage d’encourager la collaboration, la co-création, l’intelligence collective et l’engagement. En effet, plusieurs personnes peuvent interagir simultanément sur le même tableau blanc, échanger des idées, réagir aux propositions et construire des solutions ensemble.

Enfin, le tableau blanc Microsoft peut être utilisé sur tous les supports numériques : écran plat, ordinateur, tablette ou téléphone. Il est donc possible d’utiliser cet outil pour des réunions physiques, mais aussi pour des vidéoconférences et des réunions hybrides.  

Quelles sont les principales caractéristiques du tableau blanc Microsoft ?

Le tableau blanc Microsoft offre de nombreuses fonctionnalités. En voici quelques-uns :

Lorsque vous utilisez cette application, vous pouvez personnaliser l’arrière-plan de votre tableau et intégrer du texte, des formes, des images, des documents et même des médias (Web, vidéo et audio). Vous pouvez également écrire, dessiner des diagrammes et dessiner à main levée (avec une souris ou un stylet), pour encore plus de fluidité.

Le tableau blanc Microsoft vous permet également d’utiliser des post-its colorés, des listes interactives et un large éventail de modèles. Ces modèles sont conçus pour répondre à une variété de besoins : brainstorming, résolution de problèmes, conception et recherche, stratégie, planification de projet, rétrospective, jeux et apprentissage. Ils vous aident à gagner en clarté tout en économisant un temps précieux.

Enfin, comme le tableau blanc Microsoft est un outil collaboratif, l’auteur d’un tableau peut permettre à d’autres utilisateurs de le modifier ou d’y réagir, par exemple en utilisant des emojis, en « aimant » des éléments ou en effectuant un sondage.

Comment utiliser le tableau blanc Microsoft ?

Le tableau blanc Microsoft est disponible dans une version d’application (Windows 10 et IOS) et une version Web (accessible en ligne et avec Teams). Le même conseil peut être consulté simultanément par ces différents canaux.

Comment accéder au tableau blanc Microsoft dans Teams ?

Le tableau blanc Microsoft pour le Web est intégré à Microsoft Teams. Il est donc possible de créer, afficher et modifier un tableau blanc directement dans Microsoft Teams.

Pour créer un tableau dans une réunion Teams :

• Commencez par vous connecter à la réunion Microsoft Teams.
• Cliquez sur l’icône « Partager » dans la barre d’état.
• Un menu apparaît, dans la section « Tableau blanc », sélectionnez l’entrée « Tableau blanc collaboratif Microsoft ».

💡 Bon à savoir : Il est également possible de créer un tableau blanc dans une équipe Teams avant une vidéoconférence.

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Comment le tableau blanc Microsoft fonctionne-t-il avec Teams ?

Une fois que votre tableau blanc est ouvert dans Microsoft Teams, vous et vos collaborateurs pouvez écrire et dessiner dans le champ vide qui apparaît devant vous. Vous pouvez également déplacer les éléments que vous créez en les faisant glisser.

Pour dessiner ou écrire à main levée, cliquez sur l’icône « Stylo » dans le menu à gauche de votre écran, puis sélectionnez l’outil de votre choix dans la barre d’outils en haut de votre écran.

Pour taper du texte ou ajouter des notes (Post-its), des réactions, des formes, des documents, des modèles ou des images, cliquez sur l’icône « + » à gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite la fonctionnalité de votre choix dans le menu « Créer ».

💡 Bon à savoir : Lorsque vous créez un tableau blanc dans une réunion Teams, vous pouvez autoriser d’autres participants à le modifier ou leur interdire d’apporter des modifications. Pour passer du mode collaboratif au mode en lecture seule (et vice versa), accédez à l’onglet « paramètres » en haut à droite de votre écran.

Quelques exemples concrets de l’utilisation du tableau blanc Microsoft

Le tableau blanc Microsoft peut être utilisé dans un nombre infini de situations. En voici quelques-uns :

Le tableau blanc Microsoft peut être utilisé pour faire des présentations dynamiques lors de sessions de formation ou de réunions, qu’elles soient en face à face, hybrides ou à distance, avec vos employés .

L’application est également parfaitement adaptée aux séances de brainstorming . Ses listes post-its et interactives colorées sont conçues à cet effet.

Le tableau blanc Microsoft peut également être utilisé comme support pour les jeux, en particulier pour les serious games professionnels.

Enfin, la possibilité d’utiliser le tableau blanc Microsoft pour planifier et gérer des projets doit être mentionnée. Les nombreux modèles , la fonction d’allocation des tâches et les listes interactives peuvent être utilisés avec succès ici.

Comment optimiser vos réunions Teams avec le tableau blanc Microsoft ?

Le tableau blanc Microsoft est l’outil idéal pour optimiser vos réunions Teams. Voici comment faire :

Le tableau blanc Microsoft vous permet de préparer vos réunions. Vous pouvez créer un conseil d’administration dans votre équipe Teams avant votre vidéoconférence pour jeter les bases de vos futurs échanges. Chaque membre de votre groupe peut ensuite contribuer à la préparation de la réunion en ajoutant ses propres éléments à la table partagée. De cette façon, les informations nécessaires au travail d’équipe seront centralisées, hiérarchisées et clairement formulées.

Lors de la réunion des Équipes, le tableau blanc permet aux intervenants d’illustrer leurs propos afin de les rendre plus explicites et plus faciles à retenir. Utilisé en mode collaboratif, le tableau blanc peut également recevoir des commentaires des participants. C’est idéal pour stimuler l’engagement des participants et stimuler l’intelligence collective.

Enfin, grâce au tableau blanc Microsoft, les membres de l’équipe peuvent suivre leurs discussions sans avoir à rédiger un rapport fastidieux à la fin de la réunion. Tout le monde peut télécharger le tableau, le consulter à nouveau et même continuer à y ajouter afin de poursuivre le travail qu’ils ont commencé. Un économiseur de temps réel.

Optimisation de vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard : conclusion

Comme vous pouvez le voir, l’application Microsoft Whiteboard est un excellent allié pour augmenter l’efficacité et la productivité de vos réunions Teams.

Cet outil collaboratif, convivial et créatif vous permet de préparer et de diriger vos vidéoconférences et réunions physiques afin de tirer le meilleur parti de vos échanges.

La cerise sur le gâteau est que Whiteboard s’intègre naturellement à Teams et à la suite Microsoft. La fonction de tableau blanc complète votre lieu de travail numérique pour une expérience utilisateur optimale. De l’envoi d’invitations au suivi de l’avancement du projet en passant par le partage des notes de réunion, tout est transparent. Un must-have.

Choses à retenir

📌 Meilleure assimilation de l’information lors des réunions d’équipe ;

📌 Favorise le travail collaboratif, l’intelligence collective et l’engagement ;

📌 Outil polyvalent, utile à la fois pour la vidéoconférence et les réunions
physique.