Voici les meilleurs outils Microsoft pour relever le défi de la collaboration interne avec vos équipes.
La collaboration, c’est-à-dire travailler ensemble sur un projet commun, est essentielle au fonctionnement d’une entreprise. En fait, ne nous référons-nous pas habituellement aux différents intervenants de l’organisation comme des collaborateurs ?
Aussi essentielle soit-elle, la collaboration au travail n’en est pas moins un véritable défi pour la direction. La direction doit encourager le développement de la collaboration interne et la maintenir, y compris dans des situations de travail à distance ou hybrides.
Pour relever ce défi, les gestionnaires peuvent compter sur divers outils de travail collaboratifs.
À cet égard, la suite Microsoft 365 est bien sûr une référence. Et pour cause, ses progiciels complémentaires se combinent pour former une véritable plateforme de travail collaboratif qui facilite la communication interne et les synergies entre collègues.
Souhaitez-vous en savoir plus sur le logiciel de Microsoft pour stimuler la collaboration commerciale ? Mozzaik, en tant que partenaire Microsoft Gold, partage son expertise sur cette question. Lisez la suite !
Collaboration interne dans l’entreprise : un enjeu majeur au cœur des préoccupations de Microsoft
La collaboration interne est une façon d’organiser le travail dans lequel les employés participent à la réalisation d’un projet ou d’une mission conjointe en partageant les tâches de manière flexible.
Selon une étude d’Ipsos et OpenMind Kfé publiée en 2018, 69% des employés interrogés ont déclaré que le travail collaboratif favorise le partage des connaissances, 65% ont déclaré qu’il augmente la productivité de l’équipe, 62% ont déclaré qu’il facilite la résolution de problèmes, 60% ont soutenu qu’il est un facteur de motivation et 59% ont estimé qu’il stimule la créativité.
Il est généralement admis que la collaboration interne a un impact positif sur le travail d’équipe, l’intelligence collective, l’engagement des employés et même la productivité. La mise en œuvre de ce style d’organisation est donc un défi majeur pour les employeurs.
Véritable fournisseur de solutions pour les entreprises, Microsoft semble s’intéresser particulièrement à la collaboration interne . L’éditeur de logiciels développe des applications pour un travail d’équipe facile et sécurisé, à la fois en personne et à distance.
Alors, quels sont les outils de travail collaboratif développés par Microsoft ? C’est ce que nous allons découvrir.
Suite Microsoft Office, version collaborative
Vous connaissez probablement le célèbre logiciel de la suite Microsoft Office. Mais saviez-vous que cela vous permet de créer différents types de contenu de manière collaborative ?
Grâce à la suite Microsoft Office, il est en effet possible de partager vos documents Word, tableaux Excel, présentations PowerPoint, blocs-notes OneNote et formulaires Microsoft avec plusieurs personnes (collègues, sous-traitants, clients, etc.).
Surtout, les outils de la suite Microsoft Office offrent aux employés la possibilité de travailler et de modifier en même temps sur le même support. Un dispositif de création collaborative appelé « Co-création ».
Mieux encore, avec la suite Office 365, les contributeurs peuvent accéder à une version mise à jour du fichier co-édité à tout moment, de n’importe où et de n’importe quel appareil (PC, téléphone, tablette, etc.). De plus, les modifications apportées par les différents utilisateurs sont clairement identifiées. Chacun peut donc facilement suivre l’évolution du document partagé.
Le saviez-vous ? Le logiciel de la suite Microsoft Office peut être interconnecté. En utilisant Forms et Excel ensemble, vous pouvez, par exemple, collecter des données auprès de vos collègues, fournisseurs, partenaires ou clients, puis les analyser directement dans Excel.
Tâches et Planificateur & Projet, les outils de gestion de projet de Microsoft
Les outils de gestion de projet sont essentiels pour le travail collaboratif . Qu’ils travaillent sur place ou à distance, les employés doivent coordonner leurs actions, connaître l’état général du projet et partager des documents et des rapports visuels avec leurs pairs.
Là encore, Microsoft répond aux besoins des organisations avec trois outils de travail collaboratifs intégrés dans Office 365 et dotés de la gestion de projet : Tâches, Planificateur et Projet.
Avec l’application de planification Planner, facilitez le travail d’équipe en créant des tableaux Kanban qui permettent à chaque partie prenante de suivre facilement l’avancement du projet.
Synchronisé avec Planner, le logiciel Tasks centralise et priorise les tâches collectives (générées dans Planner) et les tâches individuelles (saisies via To Do) à accomplir. Un must pour gagner en productivité et en meilleure coordination.
L’application Tasks, qui est elle-même intégrée dans Teams, rassemble toutes les données des différentes applications Microsoft (Planner, To Do, Lists, etc.) en un seul endroit. C’est un économiseur de temps réel pour les employés qui peuvent facilement utiliser ces outils sans avoir à les ouvrir un par un.
Et pour vos projets les plus complexes, facilitez la collaboration avec l’application Microsoft Project. Cet outil complet de gestion de projet est indispensable pour assurer la bonne gestion des ressources, leur allocation, le suivi et l’analyse du projet.
Tableau Kanban, graphique de Gantt ou tableaux de bord : ce logiciel offre toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion d’un projet gourmand en ressources et en temps (transformation interne par exemple).
💡Pour aller plus loin, lisez notre article sur la façon de planifier vos tâches dans Teams avec l’application Tâches
Mais jetons un coup d’œil à Teams, la plate-forme de travail collaboratif « star » de Microsoft 365.
Teams, l’outil de collaboration ultime pour Microsoft 365
En termes de facilitation du travail collaboratif , Microsoft mise fortement sur Teams.
Véritable plateforme de travail collaboratif, Teams offre de nombreuses fonctionnalités essentielles au travail d’équipe sur site et à distance.
Par exemple, le logiciel Teams peut être utilisé :
Pour échanger via un chat, en paires ou en équipe
Teams permet d’abord aux employés de discuter par paires ou en équipe en utilisant le chat . Utilisé de manière synchrone ou asynchrone, cet outil facilite l’interaction et la résolution de problèmes.
Selon une étude de Forrester, citée par Microsoft, l’utilisation du chat réduit le nombre de réunions de 18,9% en moyenne.
Un véritable « plus » à un moment où, selon un sondage réalisé par OpinionWay pour Empreinte Humaine, seulement une rencontre sur deux (52 %) est considérée comme productive par les employés.
Pour mener des vidéoconférences
Le logiciel Teams est maintenant bien connu pour ses réunions à distance.
Et pour cause, de nombreuses entreprises qui ont adopté un mode de travail hybride (moitié présence sur site, moitié télétravail), utilisent la fonction de vidéoconférence de Teams pour faciliter la collaboration à distance entre leurs employés.
Les vidéoconférences Teams permettent de réunir jusqu’à 1000 participants dans différents endroits (bureaux, salles de réunion, maisons, etc.) à l’aide de différents appareils (écran, ordinateur, tablette, téléphone).
Mais ce n’est pas tout. Les réunions augmentées par les équipes sont un excellent moyen de stimulerl’intelligence et la productivité collectives, en particulier grâce à l’intégration de diverses fonctionnalités de travail collaboratif telles que Microsoft Whiteboard .
Prenez des notes lors de réunions et co-créez des visuels avec le tableau blanc Microsoft
Selon une étude de Wisembly et de l’IFOP publiée en 2018, 42% des gestionnaires considèrent que les réunions auxquelles ils assistent ne sont pas suffisamment préparées et 48% disent qu’ils ont rarement accès aux procès-verbaux.
Les équipes fournissent encore une fois une réponse ponctuelle aux besoins exprimés par les employés :
Avec Teams, il est en effet possible de prendre des notes lors d’une réunion directement dans l’application et de récupérer les procès-verbaux par la suite via l’invitation à l’événement.
En outre, les réunions Teams peuvent être optimisées avec le tableau blanc Microsoft.
Le tableau blanc virtuel de Microsoft vous permet de créer ou de co-créer des aides visuelles personnalisées avant, pendant et après la réunion.
Cela vous permettra de bien préparer vos échanges, de stimuler l’intelligence collective lors de la rencontre, de garder un enregistrement de vos interactions et même de continuer à travailler ensemble de manière asynchrone.
💡 Lisez nos conseils pour optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard dans notre article de blog !
Pour créer des canaux dédiés pour les équipes de projet
Teams permet également la création de canaux de travail collaboratifs réservés aux membres d’une équipe de projet spécifique et à ses « invités ».
De cette façon, les employés peuvent discuter entre eux et trouver en un seul endroit tous les documents (Word, PowerPoint, etc.), les horaires (Tâches), les budgets (Excel) ou les connaissances (wiki) nécessaires à la réalisation de leur mission conjointe.
Et comme un projet implique souvent des personnes externes (clients, fournisseurs de services, partenaires, etc.), elles peuvent également être invitées à rejoindre le canal du projet, avec divers degrés d’accès aux différents fichiers partagés.
Bon à savoir : En tant qu’extension naturelle de Microsoft, Mozzaik365 intègre Teams au Digital Workplace. Notre solution centralise les informations, les notifications et les messages. Cela facilite grandement la recherche de documents, ainsi que la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe de projet.
Pour un accès plus rapide aux applications personnelles
Enfin, Teams est conçu comme un véritable système d’exploitation (OS), conçu pour centraliser et articuler une diversité de programmes informatiques, d’applications et de ressources numériques.
Cela permet aux utilisateurs de Teams de sélectionner les applications dont leurs équipes ont besoin directement dans le Magasin Teams et d’intégrer ces outils dans Teams pour une expérience transparente et fluide.
Au niveau individuel, chaque employé peut même épingler son logiciel préféré à son espace Teams. Ainsi, ils peuvent accéder plus facilement à leurs applications personnelles, sans avoir à quitter la plateforme Teams.
Le résultat est un gain de temps réel pour les employés et une expérience de travail optimisée.
💡 Pour aller plus loin, découvrez comment faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Teams.
L’organigramme avec photos ou répertoire d’entreprise, un outil collaboratif avec une puissance insoupçonnée
L’organigramme avec photos ourépertoire d’entreprise est un outil collaboratif indispensable pour toute organisation. Il permet aux parties prenantes d’identifier rapidement les noms, les postes, les missions et les compétences de leurs collègues et de les contacter en quelques clics.
Cet outil de collaboration hébergé sur votre intranet est particulièrement utile pour les nouveaux employés et simplifie grandement leur intégration. Ils peuvent se familiariser avec les différents membres de l’entreprise (visage, rôle, fonctions, expertise, etc.) et obtenir facilement leurs coordonnées.
Mieux encore, le répertoire de l’entreprise vous permet de rechercher des compétences au sein de l’organisation. Idéal pour trouver efficacement le bon expert interne, même en grands groupes.
💡 Comme nous l’avons expliqué dans un article précédent, grâce au Mozzaik365 Digital Workplace, vous pouvez facilement créer un organigramme, directement dans votre intranet SharePoint.
Outils collaboratifs Microsoft, leviers d’inclusion
La collaboration interne consiste à ce que les gens travaillent ensemble. Certaines mesures d’adaptation peuvent être nécessaires lorsqu’un ou plusieurs membres de l’équipe ont des besoins spéciaux, comme une déficience visuelle, auditive ou à mobilité réduite.
Là encore, Microsoft est à l’écoute des employés. L’éditeur de logiciels propose toute une gamme de solutions d’accessibilité permettant à tous les employés de participer pleinement aux projets de l’entreprise.
Grâce aux légendes automatiques des réunions et aux notes de réunion, les personnes malentendantes peuvent participer à des vidéoconférences sans difficulté. Le contraste des couleurs des documents et des sites SharePoint et la lecture immersive des documents sont conçus pour les malvoyants. Enfin, l’écriture à commande vocale permet aux employés ayant une déficience motrice d’écrire des textes.
Logiciel Microsoft qui stimule la collaboration interne de l’entreprise : conclusion
Comme vous pouvez le voir, Microsoft propose une large gamme de logiciels pour stimuler la collaboration interne dans les entreprises .
Parmi ces outils collaboratifs, certains, comme la suite Office 365 , sont dédiés à la co-création de contenu. D’autres, tels que le planificateur et les tâches, permettent la gestion de projet. D’autres, comme l’outil de travail collaboratif à distance Teams, facilitent la communication entre les parties prenantes, et d’autres encore sont des vecteurs d’inclusion.
Pour une expérience encore plus fluide et plus transparente, tous les logiciels collaboratifs ci-dessus peuvent être intégrés dans votre lieu de travail numérique Mozzaik365. C’est le moyen idéal de lancer votre collaboration professionnelle.
