7 méthodes pour optimiser le travail collaboratif

1. Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est une façon de travailler qui vise à améliorer la cohésion de l’équipe afin d’atteindre des objectifs communs. En travaillant ensemble, la coopération et l’entraide sont les piliers de cette méthode. En quelques mots, il s’agit simplement de mieux travailler ensemble.

Pour ce faire, nous comptons sur le partage et la mise en commun des ressources, des outils et des connaissances. De cette façon, chaque employé apporte sa propre contribution aux équipes dans la même mesure.

Selon l’étude Ipsos/OpenMind Kfé, 69 % des employés interrogés croient que le travail collaboratif a un impact positif sur le partage des connaissances. Soixante-cinq pour cent croient que cela a un impact positif sur la productivité de l’équipe, 62% sur la résolution de problèmes et 60% sur la motivation des employés.

Quelle est la différence entre le travail coopératif et le travail collaboratif ?

Le travail en collaboration ne doit pas être confondu avec le travail coopératif.

La première est définie par l’interdépendance des acteurs, les collaborateurs mettant en commun leurs compétences et leurs responsabilités. La seconde, d’autre part, est réalisée en mettant en place des tâches individuelles. Il n’y a pas de notion d’engagement mutuel, mais simplement de coopération pour atteindre un objectif donné.

2. Quels sont les avantages du travail collaboratif ?

Le travail collaboratif présente de nombreux avantages. Parmi ceux-ci (il est impossible de les énumérer tous !), on peut citer :

• Augmenter la productivité et la performance de l’équipe ;
• Faciliter les échanges entre les employés et les équipes ;
• Centralisation des outils de travail ;
• Renforcer la motivation et la participation des employés ;
• Stimulerl’intelligence collective ;
• La fluidité du flux d’information et les économies de temps.  

3. Quelles sont les différentes méthodes pour optimiser le travail collaboratif ?

Méthode 1 - Utiliser SharePoint

Avec SharePoint, vous pouvez stocker vos documents en ligne et les partager avec différentes équipes. Pas besoin de perdre du temps à envoyer de nouvelles versions successives de PowerPoint : vous pouvez collaborer sur des documents en ligne et en direct, avec les personnes que vous voulez.

Enfin, vous pouvez également créer des sites d’équipe SharePoint pour mieux communiquer avec toutes vos parties prenantes, ainsi que des sites de communication pour diffuser des informations à grande échelle.

SharePoint vous permet également de créer des intranets collaboratifs grâce à l’extension naturelle Mozzaik365. Vous pourrez créer de belles pages en quelques clics, ajouter de nombreuses fonctionnalités graphiques et fonctionnelles pour offrir à vos collaborateurs une solution à chacun de leurs besoins (communication, collaboration, gestion des connaissances)

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Méthode 2 - Utiliser des outils de gestion de projet

Pour répondre aux besoins découlant de l’émergence de nouvelles méthodes de travail (numérisation, travail à distance, travail hybride, etc.), Microsoft propose de nombreux outils de gestion de projet . Ces outils peuvent être utilisés pour répondre à différents types de besoins, selon le projet concerné. Ils peuvent être facilement adoptés par les employés, grâce à l’espace de travail collaboratif optimal et efficace qu’ils offrent.  

Voici quelques-uns de ces outils de gestion de projet :

• Planificateur : cette application vous permet de créer des tables et de faciliter la gestion des tâches de chaque collaborateur. Chaque plan est composé de tâches qui comprennent les éléments à connaître, tels que les délais ;
• Listes : Avec les modèles prêts à l’emploi, les employés peuvent suivre, gérer et personnaliser leurs listes de tâches, peu importe où ils travaillent. Ces listes peuvent ensuite être partagées avec d’autres employés ;
• Tâches : cette application vous permet d’intégrer des tâches individuelles et d’équipe dans un seul emplacement, et ainsi de prioriser les tâches à accomplir ;
• Microsoft Project : ce logiciel vous permet de planifier votre gestion de projet, notamment en facilitant les échanges entre les membres de l’équipe.  

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Méthode 3 - Utiliser des équipes

Teams est une plateforme de communication et de travail collaboratif qui centralise tous les outils et ressources nécessaires pour rendre le travail de vos équipes de projet aussi efficace que possible. Il répond aux différents besoins d’un projet donné, quelle que soit sa complexité. Il est ainsi possible de créer des équipes et des canaux dédiés à un projet spécifique, pour faciliter sa réalisation.  

Avec Teams, vous avez la possibilité d’organiser vos projets et vos échanges avec vos collègues. Teams vous permet de modifier des documents, de gérer vos fichiers SharePoint et d’informer vos collègues d’une tâche ou d’informations spécifiques sans quitter Teams.

Remarque : Vous pouvez épingler vos outils de gestion de projet à vos canaux Teams .  

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Méthode 4 - Faire du répertoire d’affaires un outil stratégique

Dans un premier temps, encouragez les employés à compléter leurs compétences, leur formation, ainsi que les projets sur lesquels ils ont travaillé et les outils / logiciels / méthodes qu’ils maîtrisent. Cela permettra d’optimiser le partage des connaissances et de simplifier la circulation de l’information entre collègues.  

Deuxièmement, suggérez à vos employés d’utiliser lerépertoire de l’entreprise pour rechercher des experts internes sur un sujet et demandez-leur de répondre à leurs questions. Cela devrait devenir automatique !

Avec la fonctionnalité Who’s Who de Mozzaik365, vous pouvez rechercher des experts par nom, département ou compétences, et également mettre en évidence les compétences et les réalisations. À la fin de la journée, prendre contact est beaucoup plus facile.

Méthode 5 - Créer des raccourcis

Les boutons de raccourci vers tous les outils métier vous permettent d’accéder aux outils et de vous déplacer plus rapidement entre les espaces sans vous perdre.  

Le lanceur d’applications vous permet de créer des liens rapides vers des applications directement à partir du digital workplace. Il permet de répondre à 2 questions :

• Confusion des utilisateurs face à la multitude d’applications ;
• La mise en œuvre d’applications par l’entreprise pour le public approprié.

Méthode 6 - Rendez vos réunions plus interactives avec le tableau blanc

Depuis la crise sanitaire, les rencontres en ligne se sont popularisées. 60% des répondants à un sondage mené par Owl Labs ont déclaré avoir participé à des réunions vidéo plus souvent en 2020 qu’en 2019. Mais le « tout à distance » peut avoir ses limites, notamment en termes de concentration et d’attention des employés. D’où l’intérêt pour la mise en œuvre de fonctionnalités interactives qui captent l’attention des participants.  

Le tableau blanc est une application de la suite Microsoft 365, qui prend la forme d’un tableau blanc virtuel interactif. Il vous permet de rendre tous vos échanges plus collaboratifs, même à distance ! Par exemple, vous pouvez l’utiliser lors de vos réunions Teams. En captant l’attention des participants à une réunion, Whiteboard les aide à mieux assimiler les informations échangées et à se sentir plus engagés.  

Méthode 7 - Renforcez votre culture d’entreprise en engageant votre communauté

85% des employés disent qu’ils sont plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur les nouvelles de l’entreprise. Mais vous ne devriez pas ignorer la communication ascendante, qui vient des employés et va jusqu’à la direction. Plus direct, plus transparent, il a un impact positif surl’engagement de vos employés et renforce leur sentiment d’appartenance. Nous savons que la culture d’entreprise est très importante pour créer une cohésion d’équipe et unir les employés autour d’objectifs et de valeurs communs.

Vous pouvez donc aider vos équipes à partager leurs idées avec l’outil Idea Box , mais aussi recueillir leurs opinions et leurs commentaires avec la fonction Enquête .

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment créer une culture d’entreprise forte

4. Pour aller plus loin dans la collaboration interne : créer un tableau de bord personnel

Tous ces outils de collaboration peuvent envahir l’espace physique et mental des employés s’ils ne sont pas utilisés correctement. Pour prendre du recul, le tableau de bord personnel est la solution idéale. Adapté aux besoins de chacun de vos employés, il offre aux utilisateurs une interface simplifiée à partir de laquelle toutes les ressources de l’entreprise dont ils ont besoin sont accessibles.

Grâce au tableau de bord, chaque employé peut organiser son travail comme il le souhaite, hiérarchiser ses tâches et accéder à ses raccourcis. Le résultat : un esprit plus clair et une meilleure productivité.

Conclusion

Comme nous l’avons vu, le travail collaboratif aide à développer l’intelligencecollective d’une entreprise et ainsi augmenter sa performance et sa productivité. Et ce qui se passe en interne se reflète à l’externe, à travers la perception que les clients ont de l’entreprise. Plus impliqués, plus informés, plus motivés, les employés transforment la structure de l’intérieur.

Pour mettre en place et optimiser ce travail collaboratif, n’hésitez pas à utiliser les méthodes mentionnées dans cet article. De nombreux outils sont disponibles aujourd’hui pour vous aider à adopter une culture de collaboration qui est durable au fil du temps.