Comment créer un intranet accessible aux appareils mobiles?

En seulement une décennie, le téléphone mobile est devenu l’appareil numérique le plus utilisé par les Français pour naviguer sur Internet. En 2023, selon Statista, 50,7% du trafic web français s’est fait sur un smartphone.

Pour offrir une expérience optimale aux employés, en particulier aux travailleurs de première ligne, améliorer l’engagement des employés et encourager le partage de l’information, les organisations doivent intégrer cette nouvelle habitude dans leur stratégie de communication interne.

La solution? Équipez-vous d’une application intranet mobile qui rend l’intranet de votre entreprise facilement accessible et agréable à utiliser pour les employés de première ligne, les équipes hybrides et le personnel du siège social.

Alors, comment pouvez-vous créer un intranet accessible aux appareils mobiles? Dans cet article, Mozzaik explore le sujet : les besoins des employés, les fonctionnalités essentielles d’un intranet mobile, les étapes pour rendre votre plateforme intranet disponible sur les téléphones intelligents et les meilleures solutions intranet pour les appareils mobiles.

Les besoins des équipes mobiles ou hybrides

Une application intranet répond à divers besoins des employés d’aujourd’hui :

Accessibilité intranet pour tous les profils

Une application mobile est la solution idéale pour rendre votre intranet accessible à tous vos employés. Tant qu’ils sont équipés d’un téléphone intelligent, vos équipes sur place, vos employés d’usine, votre personnel de vente au détail, vos consultants itinérants ou vos vendeurs en voyage d’affaires peuvent utiliser votre réseau interne en douceur, agréablement et en toute sécurité.

Grâce à cet outil de communication et de collaboration interne, les travailleurs mobiles et de première ligne sont pleinement intégrés à la vie de l’entreprise. Ils ont accès aux mêmes canaux d’information et de communication que les employés de bureau, ce qui renforce leur engagement et leur sentiment d’appartenance.

Le besoin exprimé par les employés de première ligne est important. En effet, selon Forrester, 63% d’entre eux sont insatisfaits de la technologie à leur disposition. Offrir une version mobile de votre intranet à vos employés vous permet donc de répondre efficacement à cette forte demande.

Pour faciliter la transition, choisissez une solution intranet mobile accessible à tous les employés, y compris ceux qui n’ont pas de licence Microsoft. Les employés, en particulier les travailleurs de première ligne sans licence Microsoft, peuvent alors se connecter à votre plateforme intranet mobile même s’ils n’ont pas d’identifiants Microsoft ou de profil Active Directory. Par exemple, l’application mobile Mozzaik permet aux employés d’accéder à votre Microsoft 365 Environnement de travail numérique via leurs téléphones, même sans permis. Votre intranet SharePoint n’exclut donc personne.

Travailler en voyage ou sur place

Qu’ils travaillent dans un magasin, un entrepôt, chez un client ou dans un train, vos employés ont besoin d’un accès rapide à leurs outils de travail numériques, à leurs canaux de communication, à leur calendrier, à leur répertoire d’entreprise, à leurs listes de tâches, à leurs fichiers partagés ou à leurs informations RH.

Grâce à son application intranet mobile, un technicien travaillant chez un client peut, par exemple, consulter le manuel technique de l’entreprise dans la bibliothèque de documents ou trouver un expert interne dans le répertoire qui peut l’aider, le tout sans retourner au bureau ni faire de nombreux appels. Le résultat est un gain de temps et des clients plus satisfaits.

Collaboration rapide et réactive

Un intranet moderne accessible via mobile répond également au besoin de rationaliser la collaboration interne. Les travailleurs sur le terrain et les travailleurs itinérants restent connectés et synchronisés avec leurs collègues. Un consultant ou un vendeur itinérant peut, par exemple, continuer à coéditer une présentation PowerPoint avec son équipe et toujours avoir accès à la dernière version d’un document.

Grâce aux notifications en temps réel, à la messagerie intégrée (courriel, réseau social interne, canaux et équipes Teams, etc.), aux fils d’actualité ou aux calendriers partagés, les employés reçoivent rapidement l’information dont ils ont besoin pour collaborer, même lorsqu’ils sont situés loin les uns des autres. Dites adieu aux problèmes de communication qui nuisent à la performance et créent des tensions.

Avec une application intranet mobile, un gestionnaire d’entrepôt qui remarque un retard imprévu peut, par exemple, aviser les livreurs des créneaux de livraison mis à jour simplement en mettant à jour l’horaire partagé et en envoyant automatiquement une notification à son téléphone intelligent. Par conséquent, les employés de première ligne deviennent plus productifs et offrent un meilleur service aux clients de l’entreprise.

Caractéristiques essentielles d’un intranet mobile

Pour répondre aux besoins des employés, être adoptés par eux et les aider à devenir plus efficaces et engagés, votre application intranet mobile doit inclure plusieurs fonctionnalités essentielles :

Une expérience utilisateur (UX) optimisée

Selon M. Lakeside, 52% des travailleurs de première ligne croient que l’expérience numérique des employés devrait être une priorité absolue, et 20% des dirigeants voient la nécessité d’améliorer l’expérience numérique de leurs équipes. Votre application intranet mobile doit donc répondre à ces attentes en offrant une expérience utilisateur (UX) optimisée.

En d’autres termes, l’utilisation de votre solution intranet mobile doit être intuitive. Les utilisateurs doivent être en mesure de trouver et de visualiser rapidement les informations, les outils, les contacts, les conversations ou les documents dont ils ont besoin pour travailler efficacement au quotidien. Ils doivent également être en mesure de naviguer en douceur entre leurs différentes applications, sans perdre de temps à les faire défiler ou à rechercher celles qu’ils utilisent le plus souvent.

Enfin, pour être attrayante et devenir un véritable outil d’engagement, votre plateforme intranet mobile doit être personnalisée avec l’image de marque de votre entreprise et refléter sa culture. Vos employés doivent être en mesure de reconnaître les principaux éléments de votre identité visuelle, par exemple, le nom, le logo et la palette de couleurs de votre organisation.

Notifications en temps réel

Les alertes en temps réel sont essentielles pour faire de votre application intranet mobile un outil efficace de collaboration, de communication interne et d’engagement. Lorsque vous publiez un article sur votre intranet, lorsqu’un collègue met à jour une liste de tâches ou lorsqu’un employé modifie un document, les utilisateurs concernés doivent être informés rapidement. Grâce aux notifications en direct, l’intranet mobile permet ainsi une meilleure information des équipes et une plus grande réactivité individuelle, contribuant ainsi à la performance collective.

Sécurité accrue

Sur place ou à distance, la sécurité des données de votre organisation est primordiale. La version mobile de l’intranet de votre entreprise doit donc protéger vos informations contre les fuites de données, les cyberattaques ou le vol d’identité. Pour y parvenir, la solution choisie doit inclure un système d’authentification robuste, le chiffrement des données, la gestion des droits d’accès, la surveillance et la détection des menaces et, bien sûr, des mises à jour et des correctifs réguliers.

Étapes pour rendre votre intranet accessible sur mobile

La mise en place d’un intranet mobile est une étape clé dans la transformation numérique de votre entreprise. Cet outil de gestion des connaissances, de collaboration et de communication contribue à améliorer la performance organisationnelle et est essentiel pour retenir les travailleurs de première ligne. Alors, comment créer un intranet accessible aux téléphones intelligents? Regardons de plus près.

Évaluation des besoins et vérification de l’utilisation actuelle

Comme tout projet de transformation numérique, la création d’une version mobile de l’intranet de votre entreprise commence par l’analyse des besoins de vos employés, des pratiques actuelles et des processus qui peuvent être améliorés grâce à un intranet mobile.

Si vous êtes une entreprise de vente au détail, par exemple, votre personnel de vente en magasin peut avoir besoin d’un accès plus facile aux informations sur les stocks afin de répondre plus rapidement aux demandes des clients sans avoir à traverser le magasin pour utiliser un ordinateur partagé.

Pour identifier les besoins de vos employés, comprendre leurs habitudes, détecter les points faibles et bien saisir leurs priorités, adoptez une approche participative, par exemple en organisant des sondages internes, des entrevues et des ateliers collaboratifs.

Choisir les bons outils et technologies

Une fois votre cahier des charges prêt, il est temps de choisir la solution qui répond à ses exigences. Pour trouver la meilleure application intranet pour votre entreprise, comparez les outils en évaluant leur compatibilité avec vos logiciels existants, leur convivialité, leurs capacités de personnalisation et leurs niveaux de sécurité et de conformité.

Ensuite, examinez les prix en tenant compte des coûts d’investissement et d’entretien initiaux, ainsi que des gains de productivité (RCI) attendus.

Enfin, pour appuyer votre décision et réduire les risques associés à l’adoption de votre nouvelle solution intranet mobile, demandez à un petit groupe d’utilisateurs de la tester avant de la déployer à plus grande échelle.

Déploiement et soutien progressifs

Une fois votre application intranet mobile sélectionnée, procédez à l’installation, à la migration des données et à l’intégration avec votre logiciel existant. Ensuite, lancez une campagne de communication interne par le biais d’affiches, d’infolettres, de séminaires ou en mettant en place un programme d’ambassadeurs numériques. L’objectif : informer les employés du lancement de la plateforme, les sensibiliser à ses avantages et les rassurer.

En même temps, formez vos équipes à l’utilisation de votre nouvelle application intranet mobile. Offrez des ateliers, des tutoriels et un programme de mentorat jumelant les premiers utilisateurs avec des utilisateurs plus hésitants. Fournissez également un soutien technique sous la forme d’une FAQ, d’un clavardage ou d’une ligne d’assistance téléphonique pour résoudre rapidement tout problème que les employés pourraient rencontrer.

Enfin, surveillez l’adoption de l’intranet mobile en analysant les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le nombre d’utilisateurs actifs, la fréquence d’utilisation, la durée moyenne des sessions, le nombre d’actions entreprises (ex. : partage de fichiers), le nombre de demandes de soutien et, bien sûr, les commentaires des utilisateurs. Utilisez ces informations pour optimiser votre application intranet et améliorer continuellement l’expérience numérique des employés.

Solutions intranet mobiles

Vous cherchez la meilleure application intranet mobile pour stimuler la productivité et l’engagement des employés, que ce soit sur place, à distance ou en déplacement? Deux solutions se démarquent à notre avis :

L’application mobile Microsoft Teams

L’application Teams vous permet de créer un intranet social sur mobile. Cette solution a l’avantage d’être entièrement intégrée aux autres outils Microsoft 365, assurant un haut niveau de sécurité et une interopérabilité transparente entre les différents programmes (Teams, OneDrive, Outlook, SharePoint, etc.). De plus, un intranet mobile par l’intermédiaire de Microsoft Teams est facilement adopté par les employés qui connaissent déjà la version de bureau.

Cependant, pour que vos employés puissent accéder à la plateforme, vous devrez acheter une licence Microsoft pour chacun d’entre eux. Teams a également des limites fonctionnelles et visuelles. Il est minimalement personnalisable et configurable, ce qui vous empêche de créer un environnement de travail numérique entièrement engageant et intuitif qui reflète l’identité de votre entreprise.

L’application mobile Mozzaik

L’application mobile Mozzaik est un prolongation de votre Microsoft 365 Environnement de travail numérique. Il est entièrement intégré à votre environnement Microsoft 365. Comme Teams, il comprend les fonctionnalités essentielles d’un bon intranet mobile (notifications en temps réel, informations ciblées, recherche de documents, etc.).

Cependant, contrairement à Teams, l’application mobile intranet Mozzaik est accessible aux utilisateurs sans licence Microsoft. Il en résulte des coûts réduits, mais aussi plus de flexibilité et d’inclusion, ainsi qu’un déploiement et une gestion simplifiés. La version mobile du Mozzaik Environnement de travail numérique se démarque également de Teams par ses nombreuses options de personnalisation et de configuration (logo, couleurs, etc.), vous permettant d’adapter l’interface aux besoins de vos employés et d’assurer une expérience utilisateur optimale.

Comment créer un intranet accessible aux appareils mobiles? Conclusion.

La croissance du travail à distance et l’utilisation généralisée des téléphones intelligents dans les routines quotidiennes d’information et de communication rendent la mise en place d’un intranet mobile indispensable dans chaque entreprise. Grâce à cette technologie, tous vos employés, y compris le personnel de première ligne, sont inclus dans la vie organisationnelle et ont accès aux ressources dont ils ont besoin pour travailler efficacement chaque jour.

La meilleure façon de déployer une version mobile de votre intranet, surtout si vous travaillez dans l’environnement Microsoft 365, est d’adopter une application entièrement mobile qui se connecte directement à votre espace Microsoft 365. Il doit être accessible aux utilisateurs sans licence Microsoft pour s’assurer qu’aucun profil n’est exclu, tout en étant personnalisable et configurable pour répondre aux besoins spécifiques de vos employés et refléter votre culture d’entreprise. L’application mobile Mozzaik répond parfaitement à ces critères. Contactez-nous pour en savoir plus sur cette solution et créer facilement la version mobile de votre intranet.