Gestion du changement dans les entreprises : problèmes et méthodes

Transformation, résilience, adaptabilité... Depuis l’arrivée du Covid-19, ces mots sont sur toutes les lèvres. Il faut dire que, depuis 2020, nos habitudes ont été bouleversées. Certaines nouvelles pratiques, comme le télétravail, ont été imposées aux entreprises, impliquant parfois une numérisation rapide. Dans un tel contexte, une bonne gestion du changement est essentielle. Mais comment mettez-vous en œuvre la gestion du changement dans votre entreprise ? La réponse dans cet article.

1. La peur du changement est un réflexe humain

Avoir peur du changement est humain. Ce phénomène porte même un nom : « Status Quo Bias », un biais cognitif qui nous amène à favoriser systématiquement notre situation actuelle par rapport à une nouvelle.

Oui, si le changement fait peur, c’est parce qu’il nous sort de notre zone de confort, bouleverse nos habitudes... Par réflexe, on associe d’abord le changement au danger, ce qui explique la fameuse « résistance au changement ».

🔎 Selon les professeurs Kotter et Schlesinger (1979), la peur du changement de l’individu peut s’expliquer par plusieurs facteurs :

• l’esprit de clocher, qui pousse l’individu à favoriser son propre intérêt au détriment du collectif ;
• Manque de confiance ;
• Peur de ne pas être assez bon ;
• Une perception différente du changement entre les employés et les gestionnaires.
  

Le psychologue Kurt Lewin, expert en dynamique de groupe, affirme que la réticence au changement s’explique par l’attachement des individus aux normes de groupe. Selon lui, pour parvenir à un changement collectif, il est essentiel de modifier ces normes.

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2. Qu’est-ce que la gestion du changement ?

La gestion du changement » fait référence à l’ensemble des actions entreprises par une entreprise pour faciliter un projet de réorganisation.

Quel est le but de la gestion du changement ? Supprimer la dimension de dangerautant que possible, car cela est naturellement associé au changement par les employés.  

Pour mener à bien une stratégie de gestion du changement efficace, l’entreprise doit suivre une méthodologie précise.

💡 Une entreprise peut souhaiter changer de différentes manières. Un exemple de gestion du changement dans une entreprise : la réorientation d’une partie de l’activité de l’entreprise, la numérisation des méthodes de travail, une évolution de la gestion, le développement de nouvelles compétences, etc. Cette transformation peut être souhaitée ou subie par l’entreprise.  

3. Pourquoi adopter un processus de gestion du changement ?

Comme vous pouvez le constater, la résistance fait partie intégrante du changement. Pourtant, le changement est nécessaire pour toute entreprise, surtout lorsqu’elle veut innover ! Selon une étude de l’IFOP réalisée en 2016, 93% des employés interrogés ont déclaré avoir subi au moins un changement au cours des trois dernières années.

Heureusement, cette résistance au changement peut être surmontée, avec la bonne méthodologie.

3.1 Pourquoi soutenir le changement dans votre entreprise ?

Selon la psychiatre américaine Elizabeth Kubler-Ross, la perte d’un être cher et un changement professionnel majeur peuvent déclencher une phase de deuil. En d’autres termes, nous nous acclimatons tous au changement en passant par différentes phases allant du déni à l’acceptation.

Le problème est que chaque être humain a sa propre représentation du changement. Nous ne réagissons pas tous de la même manière au changement, en fonction de notre capacité d’adaptation, de notre agilité, de nos compétences générales, de notre âge, de notre expérience, etc. Afin de faciliter l’étape du deuil et d’atteindre rapidement la phase d’acceptation finale, les gestionnaires doivent accompagner leurs équipes dans ce processus.

💡 N’oublions pas que le changement peut parfois affecter l’ego de certains employés (les amenant à remettre en question leur travail).

3.2 Gestion du changement : 5 enjeux clés  

Amener les employés à adhérer au changement. L’adoption d’un nouvel outil ou d’une nouvelle façon de travailler ne vaut rien en soi. Ils sont utiles s’ils sont adoptés par les équipes.

Réduire les coûts d’adoption du changement. Oui, chaque transformation a un coût. Assurer l’adoption du changement par les salariés permet d’une part d’optimiser le retour sur investissement (ROI) de l’opération, mais aussi d’assurer l’adhésion des salariés (les salariés démotivés et/ou désengagés auraient un impact direct sur la productivité de l’entreprise).

Intégrer la dimension humaine dans la gestion du changement. Ne pas tenir compte des complexités humaines liées à la perception du changement peut prolonger l’adoption du changement par les employés, et même conduire à la démotivation.

Maximiser l’adoption à long terme du changement. Comme l’a expliqué Kurt Lewin, il est essentiel d’intégrer de nouvelles pratiques dans la culture de l’organisation si l’on veut que le changement soit durable.

Gardez intactes la motivation et l’esprit de collaboration des équipes, en acceptant parfois que les mesures d’adaptation pour changer prennent du temps. Les équipes qui se précipitent peuvent entraîner du stress, de la fatigue, de la démotivation et même de l’épuisement professionnel...

Selon Prosci, lorsque les équipes sont soutenues par la gestion du changement, elles sont six fois plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs, cinq fois plus susceptibles de respecter leurs délais et deux fois plus susceptibles de respecter leurs budgets. Ils sont également plus susceptibles d’obtenir les résultats liés aux facteurs humains (ce que l’on appelle dans le domaine de la gestion du changement le « retour sur investissement dépendant des personnes »).

4. Méthodologies de gestion du changement dans les affaires

Comme mentionné précédemment, la résistance au changement a fait l’objet de nombreuses théories, tout au long du 20ème siècle.

👉 Selon le modèle ADKAR établi par la société américaine Prosci, une bonne gestion du changement au sein d’une entreprise peut avoir un impact direct sur la performance du projet .

Le modèle ADKAR est un acronyme pour Conscience, Désir, Connaissance, Capacité et Renforcement.

Sensibilisation : C’est la prise de conscience qui permet aux équipes de comprendre l’importance du changement. Oui : tous les employés d’une entreprise doivent être conscients de la nécessité du changement pour l’adopter.

Désir : La volonté de participer au changement. Il n’y a pas de changement sans implication !

Connaissances : Il s’agit des connaissances et des compétences dont les équipes ont besoin pour mettre en œuvre le changement correctement.

Capacité : la capacité de déployer le changement. Lorsque le changement est trop important, les entreprises peuvent faire appel à un ou plusieurs coachs agiles, formateurs spécialisés dans la transition, véritables agents de changement organisationnel .

Renforcement : Renforcer l’adoption du changement pour assurer sa durabilité.

Le psychologue Kurt Lewin, pour sa part (nous vous en avons parlé ci-dessus), a également structuré un modèle de gestion du changement. Comme un bloc de glace (qu’il faut laisser fondre pour le remodeler), le changement peut être décomposé, selon Kurt Lewin, en trois étapes :

1. Dégel : Cette période de questionnement n’a qu’un seul objectif : faire prendre conscience aux équipes que le changement est absolument nécessaire. C’est la fameuse prise de conscience que l’on retrouve dans le modèle ADKAR !
   
   
2. Changement : Une fois que la notion de nécessité est comprise par les équipes, le changement peut alors être accepté par les équipes. L’ordre établi, qui était précédemment fixé, devient malléable. Au cours de cette période d’apprentissage, les équipes se familiarisent progressivement avec les nouvelles méthodes de fonctionnement.
   
3. Regel : Une fois les changements adoptés, il est essentiel de les consolider afin d’assurer leur durabilité.  

4. Quelles sont les étapes du changement organisationnel dans les affaires ?

En analysant les principales théories du changement organisationnel dans les affaires, huit recommandations principales pour une bonne gestion du changement peuvent être dérivées.

4.1. Définition d’un objectif

Chaque changement commence par un problème que vous souhaitez résoudre. La première chose à faire ? Définir clairement et explicitement la raison du changement. Qu’est-ce qui motive votre entreprise à adopter une nouvelle méthode de travail ou un nouvel outil, par exemple ? Cet objectif peut être financier (augmentation du roulement du personnel, etc.) ou extra-financier (bien-être au travail, productivité accrue, satisfaction des employés, etc.).

Pour être pertinent, la définition de cet objectif implique nécessairementde vérifier la situation actuelle afin de mettre en évidence ses limites.

💡 À retenir

Une gestion du changement pertinente prend en compte les spécificités de l’entreprise (culturellement, organisationnellement, etc.). La gestion du changement ne se fait pas de la même manière dans une start-up où l’âge moyen des salariés est de 28 ans et dans un grand groupe industriel où l’âge moyen est de 40 ans !

Par conséquent, les conditions de mise en œuvre du changement doivent être adaptées au contexte de l’organisation.

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4.2. Établir un plan de gestion du changement

Une fois que vous avez clairement défini vos besoins, il est temps de mettre en place la gestion du changement . Pour ce faire, n’hésitez pas à identifier un ou plusieurs gestionnaires de changement au sein de l’entreprise (ou à faire appel à de l’aide extérieure).  

Pensez également à déterminer à l’avance toutes les actions de communication et de formation, ainsi que toutes les actions RH qui seront nécessaires pour soutenir les équipes lors de cette gestion du changement.

Une autre bonne idée est d’identifier à l’avance les points de friction possibles - afin que vous sachiez comment réagir le moment venu !

4.3 Information

Communiquez sincèrement avec vos équipes, en expliquant pourquoi le changement est nécessaire. N’hésitez pas à lever toute ambiguïté en étant plus transparent. Par exemple, vous pouvez expliquer les causes du changement, le plan d’action que vous avez choisi de mettre en place, les différentes étapes qui ponctueront cette gestion du changement, etc. Donner un sens au projet de gestion du changement (en répondant aux questions pourquoi, comment, quand, etc.).

Pour communiquer avec vos équipes en toute transparence, n’hésitez pas à utiliser une solution comme Mozzaik365. Intégré à SharePoint, notre outil vous permet de créer des intranets fluides et attrayants, simplifie le partage de contenu et de connaissances, donne aux employés une voix, etc.  

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4.4 Formation des employés

Comme nous l’avons vu dans notre examen précédent des théories du changement, tout changement nécessite des compétences et / ou des connaissances. Pensez à former vos équipes pour leur donner les moyens de réaliser ce changement correctement ! Par exemple, si vous souhaitez déployer l’utilisation d’un nouvel outil, il est essentiel de former votre personnel sur la façon de l’utiliser. Si vous souhaitez adopter une nouvelle méthode de gestion, vos gestionnaires doivent également être formés.

4.5. Encourager le partage collectif

Selon le psychologue Kurt Lewin, il existe un lien important entre la discussion et l’interaction . En d’autres termes, lorsque vous impliquez les employés dans le processus de changement (en leur demandant leurs opinions, suggestions, etc.), vous augmentez les chances de succès !

C’est logique : participer à la construction du changement vous permet de vous identifier pleinement au projet... et donc d’y adhérer sincèrement !

💡 La gestion du changement est un projet conjoint, qui doit être conçu comme tel.

Les bons réflexes à adopter ? Écoutez et encouragez la discussion, essayez de comprendre les préoccupations des employés et les raisons pour lesquelles ils craignent le changement, rassurez-les... Et permettre à chacun de réfléchir aux conditions d’un changement réussi (via des ateliers, par exemple).  

4.6. Définir les KPI à analyser pour mesurer le succès du projet

Qu’il s’agisse ou non de gestion du changement, tout projet entrepris dans une entreprise nécessite un certain suivi ! C’est la seule façon de mesurer le succès du plan mis en place ainsi que les points à améliorer.

Dans le cadre de la gestion du changement, ce suivi devrait permettre de mesurer le soutien des équipes au projet.

Par exemple, dans le contexte de l’adoption d’un nouvel outil par l’équipe de vente, on pourrait se demander : « Quel pourcentage de vendeurs sont formés pour utiliser le nouvel outil ?

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4.7. Faire le point

C’est une étape essentielle pour mesurer le succès ou l’échec d’un projet, c’est l’occasion d’identifier ce qui aurait pu être amélioré au cours de toutes les étapes précédentes afin de s’améliorer la prochaine fois.

💡 Encouragez vos équipes à l’amélioration continue en étant éducatives !

4.8. Célébrez votre succès à intégrer de nouvelles pratiques

Célébrer les petites (et grandes) victoires : ce principe simple peut stimuler la performance de l’équipe ! Cette approche est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de gestion du changement. En fait, mettre en évidence la valeur ajoutée du changement et l’atteinte des objectifs fixés vous permet d’insister sur la raison du changement... et d’ancrer son utilisation !

👉 N’hésitez pas à mettre l’accent sur les succès et les objectifs atteints par le changement, tout en louant la capacité d’adaptation de votre personnel !

Gestion du changement dans les entreprises : problèmes et méthodes, en conclusion

Le changement est inexorable, et cela est particulièrement vrai dans les entreprises. Le problème est que le changement est également conflictuel et que le soutien des équipes pour le changement n’est jamais acquis.

C’est pourquoi il est important de mener une bonne gestion du changement. Impliquer les employés dans le processus, les inclure dans une communication interactive et les guider étape par étape dans l’adoption du changement sont toutes des bonnes pratiques de base mais essentielles qui contribueront à la réussite de votre projet.

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Choses à retenir

📌 De nombreux facteurs peuvent expliquer la peur du changement ;

📌 Kotter et Schlesinger sont les théoriciens qui ont créé la gestion du changement

📌 93 % des employés disent avoir éprouvé la peur du changement au cours des trois dernières années.