Et si Teams était l’outil dont vous aviez besoin pour améliorer la communication interne ?
1 employé sur 3 ne se sent pas suffisamment informé des nouvelles de l’entreprise et est insatisfait de la méthode utilisée pour communiquer en interne, selon un sondage Inside - Opnionway en 2022. De plus, 77 % des employés considèrent même qu’il s’agit d’une priorité.
L’importance de la communication interne n’est plus remise en question. Au-delà de la simple transmission de l’information aux employés, c’est un véritable levier de collaboration et de motivation. Cependant, toutes les entreprises n’ont pas les outils pour mettre en œuvre une communication interne efficace, ou elles ne savent pas quelles solutions mettre en œuvre.
Et si Teams était l’outil dont vous aviez besoin ? Cet article explique en détail comment améliorer votre communication interne avec Teams et comment aller encore plus loin avec notre nouvelle application MODA. Suivez le guide !
Pourquoi la communication interne est-elle une question importante ?
La communication interne ne se contente pas de transmettre de l’information aux employés. Au contraire, c’est un véritable cercle vertueux qui améliore l’engagement des employés (connu sous le nom de plaidoyer des employés) et crée une véritable cohésion d’équipe. La communication interne agit comme le mégaphone de l’entreprise : elle peut ainsi transmettre des messages et des valeurs, mais aussi contribuer à la création d’une identité collective et créer un sentiment d’appartenance chez les employés.
On pourrait penser qu’à l’ère numérique, il serait facile de mettre en œuvre une stratégie de communication interne efficace. Cependant, de nombreux défis compliquent la tâche aujourd’hui. Tout d’abord, le travail hybride (un mode de travail flexible qui combine le face-à-face et le télétravail) peut créer une asynchronie entre les employés qui sont présents sur place et ceux qui travaillent à distance. Comment pouvons-nous diffuser l’information et transmettre des messages importants dans ce contexte ? Deuxièmement, depuis plusieurs années, nous assistons à une prolifération d’outils numériques qui, loin de rendre la communication interne plus fluide, se traduisent parfois par une trop grande quantité d’informations. Une communication interne qui est trop ou pas suffisante, ou qui contient des incohérences, peut créer un risque de
méfiance et manque de motivation chez les employés.
Nous nous noyons de plus en plus dans les notifications, qu’elles proviennent de notre téléphone cellulaire ou de notre boîte aux lettres. Selon Microsoft, il nous faut plus de 16 longues minutes pour nous concentrer à nouveau après le traitement d’un seul e-mail. Dans ce contexte, il est essentiel pour une entreprise d’utiliser de nouveaux moyens de communication pour transmettre des informations de la manière la plus optimale possible.
Ainsi, l’utilisation d’un outil de communication collaborative comme Teams permet de gagner beaucoup de temps. Mais ce n’est pas le seul avantage.
🤩 Pour aller plus loin, découvrez le guide pour communiquer efficacement en interne | Conseils
Pourquoi utiliser Microsoft Teams ?
En 2016, Microsoft a développé son propre outil de collaboration - Teams. Cet outil, qui fait partie intégrante de la suite Office 365, offre la possibilité d’utiliser d’autres logiciels Microsoft pour étoffer les tâches à accomplir.
Il permet aux utilisateurs de collaborer en temps réel, de communiquer via des appels vocaux et vidéo, de partager des fichiers et de travailler sur des projets à distance en équipe. L’outil est conçu pour tous les types d’entreprises, des petites et moyennes entreprises aux très grandes entreprises, qui souhaitent simplifier les interactions entre les membres d’une même structure et faciliter la circulation de l’information.
Le nombre d’utilisateurs de Teams a presque doublé entre 2021 et 2022, passant de 145 millions à 270 millions. Il faut dire que la crise du Covid-19 a largement démocratisé l’utilisation du travail à distance et des outils collaboratifs. Aujourd’hui, ces outils sont très fréquemment utilisés dans les entreprises.
🤩 Pour aller plus loin, consultez 5 cas d’utilisation Microsoft Teams incontournables
Quelles sont les caractéristiques de Teams ?
Voici quelques-unes des fonctionnalités offertes par Teams dont les entreprises peuvent bénéficier dans la mise en œuvre de leur stratégie de communication interne.
🤩 Pour aller plus loin, découvrez tous les conseils et raccourcis Teams à connaître
Conversations privées
Il s’agit de conversations privées pour communiquer avec un collaborateur ou un groupe, en dehors des équipes habituelles. Les messages ne sont visibles que par les participants à la conversation, afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches qui leur sont spécifiquement dédiées et rechercher des informations plus facilement.
Les équipes commandent
Il s’agit de la liste des tâches les plus fréquentes, accessible directement dans la barre de recherche. Il suffit de taper /files pour accéder aux fichiers récents, /mentions pour voir les mentions et /recorded pour accéder aux messages enregistrés.
Le mode « ne pas déranger »
Ce mode vous permet de désactiver toutes les notifications pour avancer sur un projet en paix et éviter d’être interrompu. L’objectif : augmenter votre concentration et donc votre productivité.
Enregistrer vos messages
Cette fonctionnalité vous permet d’enregistrer des messages importants afin que vous puissiez les trouver plus facilement plus tard. Positionnez simplement le curseur dans le coin supérieur droit du message, cliquez sur les trois petits points et sélectionnez Enregistrer ce message. Ceci est particulièrement utile pour les projets d’équipe.
Mettre en forme les messages et ajouter des titres
Ici, vous pouvez ajouter des titres à vos messages afin qu’ils soient immédiatement vus par vos collègues et / ou attirer leur attention sur un problème spécifique. D’autres options de mise en forme sont disponibles : mettre le texte en gras, en italique, souligné, changer la taille de la police, etc.
Envoyer des messages urgents ou importants
Cette fonctionnalité vous permet de marquer les messages comme importants ou urgents, et ainsi faciliter la circulation de l’information.
Épinglage des équipes et des chaînes préférées
Cette fonctionnalité facilite l’accès aux informations importantes et permet de gagner un temps précieux.
🤩 Pour aller plus loin, découvrez les outils 11 Teams que vous devez intégrer de toute urgence (mozzaik365.com)
Créer des équipes dédiées aux nouvelles internes
Ici, il s’agit de regrouper toutes les annonces liées aux informations et aux actualités de votre entreprise dans une équipe dédiée dans l’application Teams.
Mise en œuvre réussie de la communication interne au cours des équipes
Voici quelques façons de configurer une communication interne efficace sur Teams, fonctionnalité par fonctionnalité.
Enquêtes
La fonction Sondages vous permet d’obtenir l’opinion de tous les collaborateurs rapidement et facilement. C’est particulièrement intéressant pour les projets d’équipe.
Le mode de jeu
Il s’agit d’une expérience de réunion dans laquelle les participants s’assoient virtuellement dans la même pièce pour une réunion plus conviviale. De cette façon, même les employés qui travaillent à distance peuvent se sentir comme s’ils étaient avec leurs collègues. Idéal pour renforcer la cohésion d’équipe.
💡Pour aller plus loin, découvrez Comment créer et gérer une réunion Microsoft Teams ?
Notes de la réunion
Les notes de réunion sont utilisées pour consigner les éléments importants qui sont ressortis d’une réunion.
Le tableau blanc collaboratif
Le tableau blanc collaboratif permet aux collaborateurs de créer des diagrammes, des graphiques, des graphiques et des annotations, puis de présenter leurs projets à tous les participants.
Connexions Viva
Viva Connections est une application intégrée au sein de Teams qui permet à chaque employé de rassembler les informations, les conversations et les outils dont il a besoin au quotidien.
🤩 Pour aller plus loin, consultez le guide pour améliorer votre gestion de projet sur Microsoft Teams
Viva Engage
Viva Engage est la dernière fonctionnalité de Teams, qui se présente sous la forme d’une plate-forme de connexion et de socialisation pour les membres d’une entreprise. Il permet aux utilisateurs de publier des messages et de télécharger des photos, des vidéos et plusieurs contenus. L’objectif est de créer une communauté et un engagement, similaires aux réseaux sociaux que nous connaissons tous.
Viva Amplify
Viva Amplify est une application de communication interne qui augmente l’impact de la communication au sein de l’entreprise en mettant en place des messages plus forts, des campagnes internes et des notifications visuelles claires dans l’environnement Microsoft 365.
Communicateur d’entreprise
L’application Company Communicator vous permet de créer et d’envoyer des messages à plusieurs équipes ou à un grand nombre de personnes via une seule conversation. Il peut être utilisé pour accueillir les nouveaux arrivants, annoncer des informations importantes ou diffuser des messages à grande échelle.
Comment aller plus loin avec MODA en Microsoft Teams ?
La nouvelle application MODA ajoute de nouvelles fonctionnalités à Teams et répond aux nouveaux défis de communication interne auxquels les entreprises sont confrontées.
Face à un débordement d’outils numériques et à la fragmentation des informations qui en résulte, MODA vous permet de créer des tableaux de bord intuitifs et 100% personnalisables intégrés dans Teams. Sa valeur ajoutée ? Son caractère intuitif et son haut niveau de personnalisation. L’objectif est de créer un environnement de travail simple entièrement adapté à vos besoins, et ainsi d’améliorer votre productivité quotidienne.
💫 Pour aller plus loin, découvrez la transformation de Teams en une plate-forme d’expérience utilisateur.
Un tableau de bord personnalisé en quelques clics
MODA est une application 100% SaaS, qui permet de créer des tableaux de bord entièrement personnalisés en 2 clics. Les employés peuvent créer leur propre environnement de travail à l’aide de plusieurs modèles disponibles et se concentrer sur l’essentiel de leurs tâches, sans risquer d’être distraits par un afflux d’informations.
Le tableau de bord peut être mis à la disposition de tous les employés, ou seulement à certains d’entre eux. Il peut également être utilisé pour la phase d’intégration, une étape délicate et cruciale pour les entreprises.
Centralisation de l’information essentielle
MODA centralise toutes les informations dont les employés ont besoin en un seul endroit.
De nombreuses fonctionnalités dans Teams peuvent ainsi être ajoutées, telles que :
- Mes tâches,
- Mes prochaines réunions,
- Mes e-mails,
- Mur de réseautage social,
- Nouvelles,
- Mes applications préférées.
Le résultat est un tableau de bord personnalisé où les informations peuvent être sélectionnées, hiérarchisées, puis distribuées à tous les employés ou uniquement à certaines populations.
💪 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser l’expérience des employés avec Microsoft Teams (mozzaik365.com)
Une expérience mobile optimale
MODA est disponible sur les appareils mobiles, pour une expérience fluide et optimale. Tous les employés peuvent en bénéficier, y compris les équipes de terrain, les télétravailleurs et les travailleurs en déplacement.
Tout cela pour améliorer et optimiser la communication interne de votre entreprise.
Conclusion
La communication interne est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. Pourtant, avec la prolifération des outils numériques, il peut être difficile de mettre en œuvre une stratégie à la fois appropriée et efficace. En centralisant les informations et en permettant aux employés de personnaliser leur environnement numérique, Teams offre une expérience de communication interne optimale. Pourquoi ne pas l’essayer ?
