Comment créer un tableau de bord des employés sur Microsoft ?

Ce tableau de bord centralise toutes les informations et applications des employés, créant ainsi un espace de travail moderne et polyvalent.

Souhaitez-vous tirer parti des fonctionnalités de votre environnement Microsoft en mettant en place un tableau de bord des employés ? Voici tout ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord des employés ?

Un tableau de bord des employés est une interface qui permet aux utilisateurs d’accéder à toutes les ressources de l’entreprise à partir d’un seul emplacement. Les utilisateurs peuvent trouver leur profil, leurs outils et applications, ainsi que du contenu personnalisé (actualités ciblées, tâches, etc.).

Les avantages d’un tableau de bord des employés

En fin de compte, le tableau de bord des employés simplifie le flux d’informations et la navigation entre tous les outils de l’entreprise, en centralisant tout sur une seule page.

Le prix :

• Gains de productivité (les employés ne perdent plus de temps à chercher de l’information) ;
• Amélioration de la collaboration interne (les tâches sont mieux organisées et les messages circulent plus facilement) ;
• Et aussi un engagement accru.

Il est important de comprendre que chaque employé a des besoins différents en termes d’applications et de communication. Offrir à vos équipes la possibilité d’avoir un espace de travail adapté à leur usage améliorera leur bien-être au travail, et donc améliorera la productivité.

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Le tableau de bord Viva Connections

En tant qu’écosystème d’outils intégrés, Microsoft365 est particulièrement bien adapté à la création de tableaux de bord des employés. Il offre également une sécurité maximale et facilite l’intégration d’applications complémentaires.

Le saviez-vous ? Viva Connections est une solution Microsoft pour la création de tableaux de bord des employés. Il prend la forme d’un tableau de bord, offrant un accès rapide et facile aux informations de l’entreprise. Le contenu du tableau de bord est tiré de SharePoint et peut être personnalisé, grâce aux cartes adaptatives qui lient les utilisateurs à Teams et aux applications externes.

Le module Viva Connections peut donc être utilisé pour créer un cadre de tableau de bord des employés, donnant accès à toutes les fonctionnalités Microsoft Teams et SharePoint.

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Le tableau de bord MODA, pour aller encore plus loin

MODA est une application Microsoft Teams qui complète Viva Connections. Il facilite l’accès à l’intranet, au portail d’informations et au catalogue de formation.

Avec MODA, vous pouvez concevoir, créer et personnaliser des tableaux de bord en quelques clics, grâce à un déploiement Plug &Play. MODA vous permet de :

• Améliorer et synthétiser vos communications internes ;
• Centralisez l’information et les outils d’affaires pour vos employés ;
• Centralisez les informations essentielles de votre groupe Teams ;
• Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants
  

Contrairement à Viva, MODA ne nécessite pas de configurations et d’intégrations avancées et peut être personnalisé directement par l’utilisateur final.

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Comment configurer un tableau de bord des employés ?

Définir des cas d’utilisation

Il est important de définir vos cas d’utilisation avant de configurer vos tableaux de bord des employés. Un cas d’utilisation est une description d’une situation ou d’un scénario dans lequel un produit, un système ou une technologie est utilisé pour répondre à un besoin spécifique. C’est une façon de décrire comment un utilisateur réel ou hypothétique interagit avec un produit ou une solution donnée pour atteindre un objectif particulier ou résoudre un problème particulier.

Voici quelques exemples de cas d’utilisation du tableau de bord MODA :

Communication interne

En créant un tableau de bord personnalisé avec MODA, vous pouvez hiérarchiser les informations, les distribuer spécifiquement à un public cible et informer les employés des publications importantes. MODA aide à atténuer les problèmes de communication interne en fournissant aux employés les données dont ils ont besoin, sans les submerger de données inutiles.

Productivité

Avec MODA, vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés, fournissant à chaque équipe les informations et les liens dont elle a besoin pour mener à bien son projet, facilitant la collaboration et facilitant l’atteinte des objectifs.

Intégration

MODA rationalise le processus d’intégration en créant un tableau de bord éphémère dédié aux nouveaux arrivants dans Teams. Le tableau de bord permet au nouvel employé d’obtenir facilement des informations administratives et de contacter son gestionnaire et ses collègues en quelques clics.

Optimisation pour les équipes sur le terrain

MODA vous permet de créer un tableau de bord simple et complet intégré à l’application mobile Teams, afin que les employés sur le terrain puissent suivre les nouvelles de l’entreprise, vérifier leurs listes de tâches et afficher le flux de réseau social de l’organisation directement à partir de leur smartphone.

Intégrez le tableau de bord des employés dans le reste de votre lieu de travail numérique

Vous l’avez : avoir un tableau de bord personnel est un réel avantage pour les employés et les entreprises. Mais s’il n’est pas intégré au reste de vos outils d’affaires, il sera sous-utilisé, puis progressivement abandonné. Heureusement, comme nous l’avons mentionné précédemment, il est possible de le lier à plusieurs outils, tels que :

• Équipes,
• Le trombinoscope de l’entreprise,
• Intranet des communications internes,
• Yammer,
• Etc.
  

En intégrant votre Tableau de bord aux outils de votre choix, vous vous assurez qu’il est facilement accessible et utilisé régulièrement. Et n’oubliez pas que vous pouvez apporter des améliorations régulières si de nouveaux besoins surviennent.

Conception du tableau de bord : choisir les bons widgets

Passons maintenant à l’essentiel !

Une fois que vous avez identifié vos besoins, vous pouvez sélectionner les composants qui feront de votre Tableau de bord un véritable outil de travail numérique, indispensable à vos équipes au quotidien.

En pratique, le tableau de bord est composé d’une grille de widgets. Un widget est un petit élément interactif qui peut être intégré dans une page Web ou une application pour fournir une fonctionnalité ou des informations spécifiques. Les widgets sont généralement des graphiques, des formulaires, des boutons, des menus déroulants, des calendriers, des listes de tâches, etc.

Chacun apporte une fonctionnalité différente et, ensemble, ils forment un tableau de bord. Certaines fonctionnalités sont adaptées à l’utilisateur et à son profil.

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Les caractéristiques essentielles d’un tableau de bord des employés

Voici une liste des principales fonctionnalités de notre application MODA Dashboard, intégrée à Microsoft Teams.

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Affichez et lisez vos e-mails à partir du tableau de bord avec la fonction « Mails »

Cette fonctionnalité affiche les e-mails de l’utilisateur du tableau de bord . Vous pouvez définir le nombre d’e-mails à afficher. Un bouton « Tout voir » redirige l’utilisateur vers Outlook.

Pratique pour un accès rapide et facile à tous vos messages.

Affichez votre liste de tâches à partir du tableau de bord avec la « liste des tâches ».

Cet outil offre une planification quotidienne intelligente, avec des suggestions personnalisées pour aider les employés à mettre à jour leurs listes de tâches. To Do List offre également un affichage centralisé de toutes les tâches associées à un compte Microsoft.

Le résultat : une meilleure concentration tout au long de la journée.

Consultez votre calendrier à partir du tableau de bord avec des « réunions » et des « événements ».

Ce composant affiche les réunions à venir de l’utilisateur. Le bouton « Tout voir » redirige les utilisateurs vers leur calendrier Outlook. Pas besoin de perdre de longues minutes à chercher des informations : cette fonctionnalité affiche clairement toutes les réunions et événements à venir.

Affichez vos groupes de travail à partir du tableau de bord avec « Groupe de travail »

Les groupes de travail sont des domaines d’échange thématique entre les employés. Le widget Groupe de travail fournit un accès rapide à tous ces groupes. Le résultat : un meilleur partage des connaissances et des liens plus solides entre les employés.

Visualisez vos canaux Teams à partir du tableau de bord avec « Les canaux Mes équipes ».

Les canaux de discussion font référence à des thèmes de travail, selon l’équipe créée. Des annonces peuvent être faites et des options peuvent être ajoutées. Un canal « général » est présent par défaut, qui peut être utilisé comme interface principale pour les conversations et les annonces génériques. Cela permet aux employés d’être mieux connectés et à l’information de circuler en douceur et efficacement. ‍

Consultez un fil d’actualité personnalisé à partir du tableau de bord avec « Mes flux ».

La fonction « Mes flux » permet aux utilisateurs de s’abonner à des thèmes spécifiques. Une fois que les abonnements ont été choisis par l’utilisateur, la fonctionnalité fera apparaître le contenu le plus récent relatif à ces thèmes.

Pour les utilisateurs, cela signifie un accès constant à des informations personnalisées et personnalisées.

Consultez vos documents de travail à partir du tableau de bord avec « Mes derniers documents ».

Ce volet permet aux utilisateurs d’accéder à tous leurs derniers documents de travail, optimisant ainsi leur gestion des connaissances.

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Accès facile à vos outils préférés via les raccourcis « Mes applications »

« Mes applications » est une fonctionnalité qui affiche les applications préférées des utilisateurs, en utilisant des miniatures avec des liens rapides. Ces raccourcis donnent aux utilisateurs un accès rapide et facile aux applications qu’ils utilisent le plus chaque jour. En l’absence de favoris, les premières applications sont affichées à la place, dans l’ordre défini par les administrateurs.

Conclusion

Grâce au tableau de bord des employés, les employés peuvent accéder à toutes les ressources de l’entreprise à partir d’un seul emplacement et moderniser considérablement leurs habitudes de travail. Il n’est pas nécessaire d’utiliser différents logiciels à des fins différentes : tous les outils utilisés quotidiennement sont réunis dans une seule interface, pour un réel gain d’efficacité.

En outre, la personnalisation du tableau de bord (à la fois au niveau de l’entreprise et au niveau des employés) nous permet de fournir les outils les plus pertinents et d’augmenter la satisfaction globale des utilisateurs.

Un véritable atout à l’heure où la numérisation nous oblige à repenser complètement nos méthodes de travail.