Comment lutter contre la surcharge d’information dans les entreprises ?

Qu’est-ce qu’une surcharge d’information ?

Infobésité, surcharge d’information, pollution de l’information , surcharge numérique, fatigue de l’information, hyperconnection, hyperconnectivité, « technostress », syndrome de saturation cognitive ou épuisement numérique : les termes ne manquent pas pour décrire la surcharge d’information dont souffrent de nombreuses personnes, en particulier sur le lieu de travail. Mais de quoi parlons-nous exactement et quels sont les risques liés à ce phénomène ?

Surcharge d’information : définition

Le terme « surcharge d’information » a été théorisé par le sociologue américain Bertram Myron Gross dans le livre « The Managing of Organizations : the Administrative Struggle Offsite Link » en 1964.

Comme le soulignent les docteurs en sciences de gestion Henri Isaac, Eric Campoy et Michel Kalika dans un article publié dans « Management&Avenir » en 2007, la surcharge d’information correspond à l’état dans lequel un sujet se trouve lorsqu’il est exposé à un volume d’information et de communication si important qu’il dépasse ses capacités cognitives.

Dans un contexte professionnel, la surcharge d’information s’explique en grande partie par l’hyperconnection numérique, c’est-à-dire l’omniprésence et l’utilisation excessive de solutions numériques telles que le courrier électronique, les réseaux sociaux, la messagerie instantanée, les SMS, les appels téléphoniques, la vidéoconférence ou les notifications de diverses applications de travail collaboratif.

Surcharge d’information en chiffres

Selon l’étude Lecko et Cog’x mentionnée dans l’introduction de cet article, l’hyperconnection, caractérisée par la participation à des réunions et l’envoi fréquent de courriels en dehors des heures de travail, concerne 10% des employés français.

Ce chiffre pourrait être encore plus élevé, car, comme le révèle une enquête commandée par OpenText et menée par 3Gem en 2022, 40% des travailleurs français estiment qu’une mauvaise gestion de l’information nuit à leur bien-être mental au travail. Et pour cause, la surcharge numérique n’est pas neutre pour les employés...

Quels sont les risques de l’hyperconnexion au travail ?

La surconnexion etl’infobesité dans l’entreprise posent plusieurs risques pour les employés et l’organisation elle-même.

Un danger pour la santé physique et mentale des employés

Le premier danger de surcharge d’information et d’hyperconnectivité au travail est une détérioration de la santé physique et mentale des employés. Une utilisation déraisonnable des technologies numériques peut en effet brouiller la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée, nuire au sommeil des employés et bien sûr les plonger dans un état de stress plus ou moins avancé.

Selon une étude de Speak & Act et Dynamic Workplace, en 2021, 47% des employés interrogés ont déclaré qu’ils étaient incapables d’équilibrer leur travail et leur vie personnelle, 49% ont déclaré qu’ils vérifiaient fréquemment leur e-mail avant d’aller dormir et 73% ont déclaré qu’ils travaillaient tous les week-ends. En conséquence, selon la même source, 60% des travailleurs ont déclaré qu’ils étaient souvent stressés pour des raisons liées au travail.

Une diminution de la productivité individuelle et de la performance collective

Le deuxième risque associé à la surcharge d’information dans les entreprises est celui d’une diminution de la productivité individuelle et, par conséquent, de la performance collective.

La sollicitation excessive et les interruptions constantes ont un impact négatif sur la concentration des employés, leur capacité à prendre des décisions, leur créativité et même la qualité de leurs relations sociales. En conséquence, selon Cyril Couffe, Docteur en psychologie cognitive, l’hyperconnection au travail réduit la productivité de 28%.

Un risque juridique pour l’employeur

Enfin, comme nous le rappelle la journaliste spécialisée Aurélie Tachot dans Le Figaro, l’employeur qui ne garantit pas le droit de déconnexion tel que prévu par le Code du travail et permet à une situation de surcharge numérique de persister, ce qui nuit à la santé physique et mentale de son personnel, s’expose à des sanctions légales.

Comme nous pouvons le voir, les risques associés à l’infobesité dans les entreprises et l’hyperconnection qui en résulte sont importants. Alors, quelles solutions peuvent être mobilisées pour lutter contre la surcharge numérique des employés ?

Le lieu de travail numérique : une solution contre l’infobesité et l’hyperconnexion des employés

Le Digital Workplace est une solution efficace pour lutter contrel’infobesité etl’hyperconnection des employés. Comme nous le verrons, cet outil numérique tout-en-un permet de gérer le surplus d’information auquel les employés sont exposés et peut être utilisé pour soutenir une transformation de la culture d’entreprise.

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Une solution efficace pour centraliser et hiérarchiser l’information

Le Digital Workplace est une plateforme qui centralise les différents outils dont les employés ont besoin pour travailler. Grâce à cet espace de travail numérique, les employés peuvent accéder rapidement et facilement à leurs logiciels d’entreprise, à leurs applications de travail collaboratives (par exemple, Teams) et à leurs outils de communication interne (par exemple, le réseau social d’entreprise Viva Engage).

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Avec le Digital Workplace, les employés naviguent d’un outil à l’autre sans friction et économisent un temps précieux. Mais ce n’est pas tout. Cet intranet avancé aide également à lutter contre la surcharge mentale en centralisant et en priorisant l’information et les demandes adressées aux employés.

Le secret ? Le lieu de travail numérique vous permet d’utiliser différents outils de communication en fonction de l’intention et du type de contenu partagé. Par exemple:

• Le canal Chat of a Teams pour parler avec votre équipe d’un projet en cours ;
• Le « mur d’information » personnalisé de chaque utilisateur pour recevoir des informations ciblées liées à la vie de l’entreprise ;
• Le « mur de médias sociaux » de chaque employé pour suivre l’activité de l’organisation sur LinkedIn, Facebook, Twitter ou même Instagram ;
• Une « communauté Viva Engage (ex-Yammer) pour échanger avec des collègues sur un intérêt commun et créer un lien ;
• etc.

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Un environnement de travail numérique personnalisable

Une autre force du Digital Workplace dans la lutte contre la surcharge numérique est que cet environnement de travail numérique est personnalisable non seulement au niveau de l’entreprise, mais aussi au niveau de chaque utilisateur individuel.

Une plate-forme de ce type permet à chaque employé de recevoir les outils et services numériques dont il a besoin, et uniquement avec ces outils. De cette façon, les employés sont moins exposés à la pollution de l’information et au risque de surcharge cognitive.

Mieux encore, un lieu de travail numérique moderne tel que Mozzaik365 permet aux employeurs d’offrir à chacun de leurs employés un tableau de bord personnel. Ce tableau de bord personnalisable est un allié précieux dans la lutte contre la surcharge d’informations et la technostress puisqu’il rassemble en un seul endroit et organise visuellement les ressources et les outils dont l’employé a besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

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Un levier pour transformer la culture d’entreprise

Pour freinerl’infobésité et l’hyperconnection en milieu de travail, il est essentiel de mettre en place une culture numérique qui favorise la déconnexion. Dans cette perspective, l’organisation doit adopter des règles pour contrôler l’utilisation des outils numériques : interdire l’envoi de courriels à des collègues ou de planifier des réunions en dehors des heures de bureau par exemple.

Le Digital Workplace peut être un levier dans la mise en œuvre de ces mesures. Un outil tel que la plate-forme d’expérience des employés Microsoft Viva peut, par exemple, être utilisé pour planifier des temps de concentration (ou de « mise au point ») sans notifications ni distractions, ponctuées de pauses régulières permettant aux employés de « recharger leurs batteries ».

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Cependant, le soutien au changement est toujours nécessaire pour échapper à la culture de l’urgence et du contrôle, transformer les comportements et apprendre aux employés à faire bon usage des outils numériques. Des ateliers de sensibilisation à la surcharge d’information et de formation à l’utilisation de solutions technologiques peuvent donc être essentiels pour assurer le respect du droit de déconnexion .

Comme nous pouvons le constater, le Digital Workplace est un allié fort dans la lutte contre la surcharge d’informations et l’hyperconnectivité dans les entreprises. Dans cette bataille, le Mozzaik365 Digital Workplace est à l’avant-garde car il comprend diverses fonctionnalités particulièrement adaptées pour réduire la surcharge numérique .

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Quelles fonctionnalités Mozzaik365 devraient être incluses pour réduire la surcharge d’informations au travail ?

Le Mozzaik365 Digital Workplace offre diverses solutions pour faire face à l’infobesité et à l’hyperconnection. En particulier :

Recherche avancée pour trouver facilement des informations internes

Selon l’étude OpenText mentionnée ci-dessus, 47% des employés disent qu’ils passent une heure ou plus chaque jour à rechercher des informations et des documents sur leurs réseaux d’entreprise. Parmi ceux-ci, 13% disent qu’ils passent 2 à 3 heures par jour, et 10% disent qu’ils passent plus de 3 heures.

La fonction de « recherche avancée » du Mozzaik365 Digital Workplace résout ce problème. Grâce à ses filtres, à ses secteurs verticaux de recherche personnalisables et à ses suggestions, les employés peuvent rapidement trouver un document ou une page dans leur environnement Microsoft 365. De cette façon, les employés ne se sentent plus noyés dans la masse d’informations à leur disposition.

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Gestion électronique des documents (EDM) accès rapide aux dossiers

La fonction « EDM » de Mozzaik365 permet de mettre en place un système de gestion de documents efficace et cohérent. Grâce à cet outil, les documents internes validés, stockés, indexés et mis à jour peuvent être rapidement récupérés et utilisés par les employés.

Ce faisant, la gestion électronique des documents évite l’accumulation d’un surplus d’information et réduit le fardeau mental des employés puisqu’ils sont assurés d’avoir un accès direct à la bonne version du dossier qui les intéresse.

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Le mur d’information personnalisé pour partager les bonnes informations avec les bonnes personnes

Le mur d’information est l’une des caractéristiques essentielles d’un bon intranet d’entreprise. Ce module vous permet de regrouper en un seul endroit toutes les informations que vous jugez utiles pour vos employés (communications externes, articles de blog, publications sur les réseaux sociaux, événements à venir, applications préférées, etc.).

Mieux encore, le mur d’actualités vous permet de cibler les populations qui recevront les informations que vous souhaitez mettre en évidence (invitation à un événement, nouvelles internes, etc.). De cette façon, les employés ne sont pas exposés à un contenu qui ne les concerne pas, ce qui empêche la surcharge d’informations.

La cerise sur le gâteau est que grâce à la fonction « mes flux », chaque utilisateur peut s’abonner aux thèmes qu’il aime et avoir le contenu associé affiché sur son mur de nouvelles. De cette façon, l’information est priorisée et filtrée, et les travailleurs échappent à l’infobesité !

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Raccourcis pour accéder à vos applications préférées en un seul clic

Enfin, parmi les fonctionnalités à intégrer dans votre Mozzaik365 Digital Workplace pour réduire la surcharge numérique se trouve bien sûr le composant « mes applications ». Cela permet aux utilisateurs de mettre en évidence leurs applications préférées sur leur mur d’actualités ou leur tableau de bord personnel pour un accès instantané.

Mais ce n’est pas tout. L’administrateur peut également sélectionner les liens rapides disponibles vers différentes populations d’employés. De cette façon, les employés savent immédiatement quel outil utiliser et ne sont pas submergés par le nombre de logiciels disponibles. Encore une fois, un bon moyen d’éviter la saturation cognitive !

Comment lutter contre la surcharge d’information sur le lieu de travail : ce que vous devez retenir

La surcharge d’information est un phénomène de saturation cognitive qui se produit lorsqu’une personne est exposée à un volume excessif de communications et d’informations. L’hyperconnexion, c’est-à-dire l’utilisation excessive des outils numériques et les sollicitations incessantes qui en découlent, aggravent ce problème, notamment dans le contexte professionnel.

La diminution de la productivité individuelle et collective, la détérioration de la santé physique et mentale des travailleurs et même le risque juridique pour l’organisation : l’infobesité et la surconnexion ont des conséquences délétères pour les employés et leurs employeurs. Il est donc essentiel que ces derniers adoptent des solutions pour freiner la pollution de l’information et la surcharge numérique .

Le digital workplace est l’une des solutions les plus efficaces de ces solutions. Une solution SAAS telle que Mozzaik365 crée un environnement de travail numérique rationalisé où les outils et les ressources sélectionnés sont centralisés et organisés pour répondre précisément aux besoins de chaque employé sans les submerger d’informations et d’applications.

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