Le guide pour une communication interne efficace

Pourquoi la communication interne devrait-elle être prise au sérieux ?

La communication interne fait référence à toutes les actions de communication menées au sein d’une organisation, dans le but de transmettre des informations et des valeurs aux employés. L’un des principaux objectifs de la communication interne est de créer (puis de renforcer) une identité collective, un sentiment d’appartenance au même groupe, qui permet à tous les membres d’une entreprise de travailler sur un projet commun. Et de renforcer la motivation globale des employés, en faisant vivre la culture de l’entreprise au quotidien.

En tant que tel, la communication interne est en une certaine manière le porte-parole de la stratégie de l’entreprise. C’est par ce canal que les objectifs, la vision, les valeurs, les orientations stratégiques de l’entreprise, ainsi que ses résultats et ses succès sont diffusés.

À cet égard, il est important de se rappeler que la communication interne ne consiste pas seulement à partager l’information du haut vers le bas (de la direction aux employés). Il existe en fait deux types de communication interne :

• La communication ascendante , qui est un type de communication dans laquelle le partage d’informations et d’idées provient des employés. Contrairement à l’approche traditionnelle, ce sont les employés qui conduisent la communication. Il s’agit donc d’un système plus fluide et ouvert qui permet aux employés de s’exprimer, de partager leurs idées et de participer à la stratégie de l’entreprise. Pour que ce système fonctionne, il est nécessaire d’établir un cadre qui garantit que l’opinion de chacun est entendue et prise en compte.
• Communication descendante , qui est un type de communication interne dans lequel l’information est transmise de la direction aux employés. Il s’agit de la forme classique de communication interne, qui est mise en œuvre dans de nombreuses organisations via des outils tels que l’intranet, les e-mails, les communiqués, etc. Souvent critiqué pour son inflexibilité, il peut être une source d’abus et contribuer à démotiver les employés.

Il est donc temps de souligner que la communication interne est une voie à double sens : alors que l’objectif principal est de permettre à la direction de transmettre des informations et des idées, les employés doivent également être en mesure d’être entendus sur la façon dont ils perçoivent l’entreprise, et quelles idées ils ont. Une bonne stratégie de communication interne mélange donc habilement la communication ascendante et descendante, afin que l’écoute mutuelle puisse avoir lieu.

Aujourd’hui, la communication interne est devenue un poste clé et un véritable investissement pour les entreprises, avec des départements de communication internes dédiés. Il faut dire que la qualité de la transmission de l’information est en jeu, et par le fait même, la diffusion de la culture de l’entreprise et la rétention des talents. La communication interne, en améliorant la satisfaction des employés, améliore également la productivité de l’entreprise. Il s’agit donc d’une question importante.

En 2021, une étude de l’Intranet and Digital Working Observatory sur la transformation numérique interne des organisations a cherché à comprendre pourquoi cette question est si cruciale. Il a révélé que la technologie numérique dans l’entreprise a trois piliers principaux :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle (pour 61 % des répondants) ;
• La fluidité de la communication interne (pour 52 % des répondants) ;
• Continuité des activités en cas de crise (pour 46 % des répondants).

La conclusion est claire : pour plus de la moitié des répondants, la communication interne est l’un des défis majeurs de la révolution numérique. Cette importance s’est accrue depuis la crise sanitaire et la démocratisation du travail à distance.

Selon un sondage mené par Steeple, 70% des répondants étaient satisfaits de la communication interne au sein de leur entreprise pendant la crise du Covid-19. Mais encore plus d’entre eux (83%) considèrent que la communication interne est un projet à prioriser pour la période post-crise. Pour la majorité des employés, la communication interne ne doit pas être une fonction accessoire de l’entreprise, mais plutôt un rôle central.

Nos conseils pour une communication interne efficace

1° Identifiez vos cibles

Cela signifie définir une stratégie de communication interne. Pour définir la meilleure stratégie pour les caractéristiques de votre organisation, il est important d’identifier les cibles que vous souhaitez atteindre (tous les employés ? certains d’entre eux ?). Une fois que vous avez identifié ces cibles, vous pouvez adapter les types de contenu et de canaux de communication utilisés : site Web, intranet, bulletin interne, blog, vidéo, événement, etc. En effet, nous ne communiquons pas de la même manière en fonction des personnes auxquelles nous nous axions et du niveau de hiérarchie auquel elles se trouvent. Par exemple, si vous souhaitez transmettre des informations à des employés qui travaillent sur le terrain et qui n’utilisent pas beaucoup leur ordinateur, vous devrez être plus créatif pour mobiliser des médias faciles à consulter en déplacement.

2° Créer un véritable espace de communication interne

Cet espace doit être accueillant et facilement accessible. Il devrait rassembler toutes les informations de l’entreprise et permettre aux employés de se connecter les uns aux autres. Cela peut prendre la forme d’un réseau social interne, d’un lieu de travail numérique, d’un fil d’actualité, d’une conversation Teams, etc.  

3° S’engager dans un processus qui diffuse la culture et les valeurs de l’entreprise

Quel que soit le canal utilisé, l’important est d’être proactif afin de diffuser non seulement l’information, mais aussi les valeurs que l’entreprise souhaite transmettre. Par exemple, si votre organisation s’engage à un problème particulier, il est important de communiquer régulièrement afin de créer un élan (pour annoncer un événement de collecte de fonds, par exemple). N’oubliez pas que la communication interne est un vecteur important pour diffuser la culture d’entreprise.  

🌱 En savoir plus sur la façon de créer une culture d’entreprise numérique

4° Mettre l’accent sur la transparence

C’est l’erreur à ne pas commettre : communiquer uniquement pour annoncer de bonnes nouvelles, ou pour transmettre des informations purement factuelles.

La transparence consiste à communiquer tout ce qui se passe dans l’entreprise, qu’il soit positif ou négatif. Pour les employés, ne pas savoir ce qui se passe est pire que d’être régulièrement mis à jour sur les défis. Qu’il s’agisse d’un changement de gestion, d’une réorganisation ou de la mise en œuvre de nouveaux processus, toutes les informations sont bonnes à partager. Résultat : une plus grande confiance des employés.

5° Utiliser Teams à son plein potentiel

Teams est un excellent outil de collaboration, qui permet également de communiquer efficacement en interne et de renforcer les liens entre les employés : échanges par chat ou vidéoconférence, planification des tâches, création d’équipes de travail, etc. Mais Microsoft va encore plus loin : grâce à Viva Connections, les employés peuvent accéder à l’intranet directement à partir de leur application Teams. Cela leur permet d’accéder encore plus facilement à l’information et de réduire le nombre d’obstacles auxquels ils sont confrontés lorsqu’ils partagent leurs opinions. La plate-forme centralise toutes les communications internes, la transformant en un centre de communication et de productivité.

Teams est également particulièrement adapté aux employés qui travaillent à distance car il est accessible via une application mobile.

🎁 Pour aller plus loin, découvrez les cas d’utilisation de 5 Équipes que vous devez absolument connaître.

6° Fixez-vous des objectifs

Afin de savoir si la stratégie de communication interne que vous mettez en œuvre est adaptée, il est important de définir un plan d’action précis, de fixer des objectifs et de suivre les KPI (indicateurs de performance) associés. Si vous constatez qu’un objectif n’a pas été atteint, cela vous permet de réajuster votre stratégie... et de progresser.

🚀 Vous souhaitez suivre vos KPI mais vous ne savez pas par où commencer, découvrez comment définir et suivre les KPI de votre lieu de travail numérique.

7° Impliquez vos employés

Ne vous concentrez pas uniquement sur la communication descendante : vos employés ont également des choses à dire, et leur opinion pourrait être précieuse ! D’où l’importance de les impliquer dans votre stratégie de communication interne, que ce soit en utilisant le plaidoyer des employés ou en mettant en œuvre des outils d’expression tels que la boîte à suggestions, les sondages ou les sessions de brainstorming collectif.  

Il s’agit de créer un environnement de travail qui favorise la confiance et le bien-être entre les équipes, en leur donnant les clés pour s’exprimer librement. Résultat : un sentiment d’appartenance plus fort et une forme de loyauté envers l’employeur. D’autre part, si votre culture d’entreprise est basée sur une hiérarchie stricte et la conservation de l’information, il sera difficile de communiquer efficacement. Par conséquent, vos employés seront moins impliqués.

Nos articles pour aller plus loin sur le sujet :  

• Communication interne : 11 outils essentiels
• Comment cibler votre communication interne ?
• 7 conseils pour stimuler la communication interne

Comment Microsoft et Mozzaik365 abordent les défis de la communication interne

Microsoft 365 et Mozzaik365 sont deux outils essentiels que les entreprises peuvent utiliser dans leur stratégie de communication interne.  

Microsoft 365 offre de nombreux outils pour faciliter le travail collaboratif et mieux communiquer en interne : Yammer, Teams, SharePoint, Viva Connections...  

‍

💡 Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter les articles suivants :  

• Microsoft Viva, le employéplate-forme d’expérience
• Ce que vous devez savoir sur les réseaux sociaux d’entreprise (en savoir plus sur Yammer)

Mozzaik365 propose de créer un lieu de travail numérique attrayant, intégré à Microsoft 365, pour connecter les équipes et les faire collaborer de manière fluide et efficace. Pour ce faire, Mozzaik365 brise les limites fonctionnelles et graphiques de SharePoint. Consultez nos articles de blog pour en savoir plus sur l’utilisation de Mozzaik365 pour la communication interne.

Les deux solutions offrent également un niveau de sécurité extrêmement élevé. En effet, les normes de Microsoft répondent à un très haut niveau d’attente de la part des utilisateurs. Mozzaik365 est une extension qui n’héberge aucune donnée client, garantissant ainsi l’intégrité des services Microsoft.

À cet égard, la sécurité de vos données doit rester une priorité lors de l’utilisation de solutions de communication internes.

De nouvelles pratiques qui ne compromettent pas la sécurité au travail

La mise en œuvre d’une stratégie de communication interne nécessite l’utilisation de nouveaux outils et solutions numériques. Cela soulève des questions de sécurité légitimes. Néanmoins, il n’y a pas de fatalité. Oui, il est possible d’utiliser une large gamme d’outils de communication interne sans compromettre la sécurité de l’entreprise.  

Cela nécessite non seulement de choisir des solutions sécurisées, mais aussi de soutenir le changement et de former les employés aux bonnes pratiques de cybersécurité. Les employés ne doivent pas être laissés à eux-mêmes avec leurs nouveaux outils : non seulement il est important de les former à leur utilisation, mais il est également essentiel de leur expliquer comment ces outils aident à partager et à transmettre des informations.  

Conclusion

La communication interne a un double rôle : elle sert à transmettre des messages, des valeurs et des informations clés aux employés, et aussi à renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à un groupe. En d’autres termes, les organisations d’aujourd’hui auraient du mal à s’en passer.  

Pour une communication interne efficace, il est important d’utiliser les bons outils tels que Teams et de diversifier ses pratiques : par exemple, mélanger la communication ascendante et la communication descendante. Tout en établissant un cadre défini et en assurant une saine transparence, une garantie de confiance et de motivation d’équipe.  

Un équilibre que chaque organisation doit trouver.