Comment mettre en place une culture d’entreprise numérique ?

Qu’est-ce qu’une culture numérique dans une entreprise ?

La culture d’entreprise fait référence à toutes les caractéristiques et spécificités qui régissent le fonctionnement d’une entreprise. Concrètement, cela signifie les comportements et la dynamique des personnes qui y travaillent, mais aussi les méthodes de travail, les outils utilisés au quotidien, la façon de communiquer en interne et en externe, etc.  

La culture numérique dans les entreprises fait référence à l’utilisation de nouvelles technologies (objets connectés, réseaux sociaux, outils numériques, plateformes de messagerie instantanée...) au sein d’une organisation. Ce n’est pas seulement une question d’outils : c’est aussi un état d’esprit et une façon de comprendre cette transformation numérique.

Le développement d’une culture numérique est désormais d’une importance primordiale pour toutes les entreprises. En effet, il est impossible de se passer de la technologie numérique, qui est un véritable facteur de création de richesse : augmentation de l’innovation, augmentation de la productivité et de la performance, développement de nouvelles solutions...

Cependant, il ne suffit pas de mettre en œuvre de nouveaux outils pour développer la culture numérique d’une organisation. Les employés doivent également y participer et, plus encore, l’intégrer dans leurs pratiques et leurs réflexes. Cela signifie changer profondément les processus organisationnels de l’entreprise.  

Pourtant, selon une enquête menée en 2020, seulement 22% des entreprises interrogées affirment avoir les compétences nécessaires pour réussir leur transformation numérique. Dans le même temps, 63% des entreprises de plus de 20 employés perçoivent la transformation numérique comme une opportunité.

Il y a donc un écart entre ce que les entreprises veulent (un développement accru de leur culture numérique) et les ressources dont elles estiment disposer pour cela. Cependant, la mise en œuvre d’une telle culture ne nécessite pas nécessairement des ressources importantes. Comme nous l’avons vu, c’est avant tout un état d’esprit.  

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Pourquoi est-il important de créer et de maintenir une culture d’entreprise numérique ?

Ce n’est un secret pour personne que la technologie numérique est partout et régit de nombreuses utilisations. Dans ce contexte, les entreprises doivent s’adapter. Nous avons vu qu’ils y sont parvenus pendant la crise du Covid-19, ce qui les a forcés à mettre en œuvre (lorsque cela est possible) le travail à distance et la dématérialisation des documents.

En développant leur culture numérique, les entreprises récoltent de nombreux avantages :  

• They strengthen their online presence, solidify their image and acquire new customers;
• They attract new talent, thanks to their online image and the multiplication of recruitment channels (via social networks, for example);
• Ils conservent leur talent en offrant des outils et des méthodes de travail à la fine pointe de la technologie.
• Ils protègent les connaissances internes en créant une base de documents partagée (ce qu’on appelle la gestion électronique des documents) ;
• Ils encouragent l’innovation et la créativité ;
• Ils réalisent des gains de productivité ;  

En d’autres termes, la culture numérique est autant un outil pour retenir les talents qu’un moyen de favoriser l’innovation, la performance et le développement de la marque.

Comment mettre en place une culture d’entreprise numérique ?

Développer une culture d’entreprise numérique n’est pas si compliqué : tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un plan d’action solide et précis. Voici quelques pratiques exemplaires à mettre en œuvre :  

• Établir un plan de numérisation clair basé sur une enquête sur le terrain. Quelles sont les attentes et les craintes de chacun ? De quoi l’entreprise a-t-elle besoin pour numériser ? (De plus, quels processus peuvent être numérisés ?) Y a-t-il des obstacles (culturels, organisationnels...) ?
• Choisissez bien vos outils. Il est recommandé de s’appuyer sur un lieu de travail numérique sécuriséqui est haute performance et compatible avec des outils de collaboration intégrés les uns aux autres. Microsoft 365 et Teams en sont de bons exemples. Pour mettre en œuvre ces nouveaux outils, envisagez d’impliquer le service informatique et les gestionnaires, et faites appel à un intégrateur.  
• Former une équipe de projet et planifier ses actions. L’utilisation d’un outil de planification inverse est généralement sage. Quelles mesures devraient être mises en œuvre et dans quel délai ?
• Former les gestionnaires aux nouveaux outils et aussi à la nouvelle culture d’entreprise. En tant que tels, ils peuvent être considérés comme des « facilitateurs » : ce sont eux qui vont conduire et promouvoir la culture numérique auprès des autres employés.
• Numériser les outils d’affaires, département par département.
• Communiquer largement avec tout le personnel, en s’adaptant à la cible. Il ne sert à rien de mettre en œuvre de nouveaux outils et de nouvelles pratiques si seulement quelques personnes les connaissent !

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Voici quelques exemples d’outils à mettre en œuvre :

• Un intranet et des réseaux sociaux d’entreprise, à des fins de communication interne ;
• Tableau de bord de gestion de projet pour centraliser tous les outils et documents afin de faciliter la collaboration
• Un who’s who, un intranet des RH et des fiches de paie numérisées pour les RH ;
• Un tableau de bord personnel pour tout le monde ;
• Applications de réunion participative pour faciliter les échanges et la communication avec les employés à distance

Bien sûr, la nature de ces outils varie en fonction des caractéristiques, des besoins et de la taille de l’entreprise. Il n’y a pas de solution standard pour la culture d’entreprise numérique, seulement des solutions personnalisées.

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Et à long terme ? Quelques chemins à suivre

Il est important de développer une culture d’entreprise numérique . Mais le maintenir est tout aussi important !

Dans votre plan d’action, n’oubliez pas de prendre en compte le long terme.

Voici quelques pratiques à mettre en place pour soutenir votre culture numérique :

• Impliquez les utilisateurs lors de la configuration du logiciel avec votre intégrateur afin que les outils répondent parfaitement aux besoins de l’entreprise. S’ils sont convaincus que ces outils simplifieront leurs missions quotidiennes et qu’ils ont leur mot à dire, ils seront plus à l’aise avec le changement ;
• Communiquer régulièrement à l’interne , en particulier sur les questions numériques qui sont importantes pour l’entreprise ;
• Accompagner le changement à long terme avec une formation continue et un soutien pour ceux qui en ont besoin ;
• Offrir des logiciels de pointe, tels que Microsoft 365, dont les utilisations sont infinies et dont les fonctionnalités sont régulièrement enrichies ;
• Prévoyez du temps pour la réflexion. La transformation numérique de l’entreprise ne doit pas être rigide et se limiter à cocher des cases sur un plan d’action. Il est donc recommandé d’organiser des réunions régulières (une fois par mois, une fois par trimestre...) pour recueillir les opinions et les suggestions des équipes de projet, et même de certains employés. Cela permet de co-construire la culture numérique de l’entreprise et, surtout, de l’ajuster au fil du temps.
• Mesurez le succès de votre stratégie en suivant vos KPI. Définissez des objectifs et associez des KPI à ces objectifs. Vous pourrez alors ajuster vos décisions en fonction des résultats que vous obtiendrez afin d’assurer le succès de la mise en œuvre d’une culture numérique.

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Conclusion

Une culture d’entreprise numérique est un moteur de performance et un véritable atout pour une organisation. Mais il ne doit pas être construit au hasard : en plus d’établir un plan d’action précis, il est important de choisir les bons outils et de s’appuyer sur une équipe de projet bien définie. De plus, il est essentiel de se rappeler qu’une culture numérique ne se réfère pas seulement aux outils numériques mis en œuvre dans l’entreprise : c’est aussi une façon de voir les choses, de travailler, de communiquer, qui doit être transmise à tous les employés. C’est donc aussi une révolution culturelle, qui doit être construite sur le long terme.