Quelles sont les fonctionnalités de Viva Insights ?
Depuis plusieurs décennies, le monde du travail est marqué par de nombreux bouleversements profonds. Dans ce contexte de changement constant, les entreprises cherchent des moyens d’optimiser la productivité de leurs employés, tout en assurant leur bien-être. En 2020, selon une étude de l’Ifop, 81% des employés français estiment que le bien-être est un enjeu prioritaire pour les entreprises.
À cette fin, Microsoft a lancé Viva Insights, une plate-forme conçue pour aider les entreprises à comprendre et à améliorer la façon dont leurs employés travaillent.
Viva Insights permet la collecte et l’analyse de données précédemment anonymisées provenant de diverses sources. Chaque calcul effectué par Viva Insights est basé sur des données obtenues en collectant et en examinant les métadonnées des e-mails, réunions, appels et messages instantanés, telles que leurs heures de début et de fin et leurs lignes d’objet. En d’autres termes, Viva Insights automatise ce qui serait autrement une tâche laborieuse ; ces calculs automatiques offrent de la transparence dans les habitudes de collaboration en milieu de travail.
Dans cet article, nous explorerons les fonctionnalités et les avantages de Viva Insights. Comment cet outil peut-il aider les employés à mieux gérer leur temps ? Comment favorise-t-il la collaboration ? Et comment pouvez-vous le mettre en œuvre dans votre propre entreprise ?
Qu’est-ce que Viva Insights ?
Viva Insights est un outil d’analyse de données sur le lieu de travail conçu pour mesurer les actions quotidiennes des utilisateurs de Microsoft 365. Il s’intègre à Microsoft Teams, pour offrir un aperçu de la façon dont les employés utilisent leur temps, communiquent et collaborent les uns avec les autres.
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Viva Insights fournit également des analyses de la santé et du bien-être des employés, ainsi que des recommandations pour améliorer la productivité et la satisfaction au travail.
La confidentialité reste la clé : Viva Insights n’analyse pas le contenu des e-mails, des réunions ou des pièces jointes. Il ne s’agit pas d’un outil de surveillance, mais d’un outil de suivi et d’analyse, fournissant des indicateurs fiables pour optimiser le travail des employés.
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Comment fonctionne Viva Insights
Viva Insights collecte des données anonymisées (habitudes de communication, charge de travail, temps de pointe de productivité, etc.) auprès de Teams, Outlook et LinkedIn. Une fois ces données collectées, la plate-forme les analyse pour fournir des informations exploitables. Des tableaux de bord personnalisés sont ensuite générés pour aider les utilisateurs à comprendre leurs habitudes de travail.
Tout cela se fait tout en préservant la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels.
En fait, Viva Insights fournit une meilleure compréhension des aspects suivants en particulier :
- La participation et la productivité des employés ;
- Modes de communication au sein de l’entreprise ;
- Niveaux d’interaction entre collègues et tiers externes.
Cette meilleure compréhension devrait aider les entreprises à prendre des décisions éclairées, en particulier en ce qui concerne l’organisation du travail.
En bref, Viva Insights utilise des données concrètes pour fournir des informations pertinentes qui peuvent être utilisées pour mettre en œuvre une meilleure organisation du travail.
Les différents outils et fonctions proposés
Viva Insights offre les fonctionnalités suivantes :
- Collecte de données : les renseignements recueillis peuvent provenir de diverses sources et peuvent être liés à des échanges de courriels, à des interactions commerciales, à des réunions, etc. Il donne un aperçu des activités quotidiennes des employés.
Viva Insights utilise :
- Informations sur les éléments de messagerie : métadonnées, y compris l’horodatage du courrier électronique, l’expéditeur, les destinataires et le signal de « lecture », les actions d’autres utilisateurs qui reçoivent votre e-mail, par exemple, s’ils ont ouvert votre e-mail.
- Informations sur les éléments du calendrier : Type (réunion ou rendez-vous), statut (occupé, gratuit, hors du bureau, temporaire), catégorie, sujet, durée, participants
- Informations des équipes : Viva Insights compte les appels audio, les appels vidéo et les conversations que les utilisateurs font dans Teams comme des activités collaboratives.
- Données SharePoint OneDrive : Viva Insights affiche le nombre de documents OneDrive et SharePoint sur lesquels des travaux ont été effectués.
- Analyse des données : Viva Insights utilise des algorithmes avancés pour extraire des modèles et des tendances.
- Tableaux de bord : L’outil génère des tableaux de bord personnalisés pour les employés et les gestionnaires. Ces tableaux présentent les données recueillies de manière claire, pour une meilleure compréhension et prise de décision.
- Recommandations : Viva Insights propose des recommandations personnalisées (basées sur les données collectées) pour aider les utilisateurs à optimiser leur productivité et leur bien-être. Par exemple : la plateforme peut suggérer de prendre des pauses, d’organiser des réunions, de planifier des moments de concentration...
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Les avantages de Viva Insights pour les entreprises
Les entreprises sont toujours à la recherche de nouvelles façons d’optimiser la productivité de leurs employés, tout en préservant leur équilibre travail / vie personnelle. Viva Insights leur offre les avantages suivants :
- Améliorer la productivité et l’efficacité des employés en recueillant et en analysant des données pertinentes ;
- Renforcer l’engagement et la satisfaction au travail ;
- Une meilleure gestion de la charge de travail des employés ;
- Meilleure mesure de l’impact du changement organisationnel ;
- Utiliser les données pour prendre des décisions stratégiques.
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Préoccupations de Viva Insights
L’utilisation de Viva Insights soulève des préoccupations légitimes, en particulier en ce qui concerne la confidentialité des employés.
Les données collectées par Viva Insights sont 100% anonymisées et agrégées pour préserver la confidentialité. L’entreprise conserve un contrôle total sur les données et est en mesure de définir des politiques de confidentialité adaptées à ses besoins.
Le respect des réglementations en matière de protection des données, telles que le règlement RGPD, est également assuré pour garantir la sécurité des informations collectées.
Comment assurer une utilisation responsable de l’outil ?
Par-dessus tout, il est important d’informer et d’impliquer les employés. Ils doivent savoir comment Viva Insights sera utilisé et comment leurs données seront collectées et utilisées. La transparence et le consentement des employés doivent rester les mots d’ordre.
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En outre, l’entreprise doit s’engager à utiliser les données collectées de manière éthique. Les renseignements recueillis par l’outil ne doivent pas être utilisés pour surveiller ou punir les employés. L’objectif reste de mettre l’accent sur l’amélioration de la productivité et de la collaboration, et sur la création d’un environnement de confiance.
Enfin, l’entreprise doit être en mesure de garantir que les données collectées par Viva Insights sont anonymisées et traitées conformément aux réglementations en matière de protection des données.
Comment mettre en œuvre Viva Insights dans votre entreprise ?
La configuration de Viva Insights nécessite une planification minutieuse.
Voici les étapes à suivre :
- Fixez-vous des objectifs clairs : quels buts votre entreprise poursuit-elle ? Dans quels domaines spécifiques voulez-vous améliorer ? S’agit-il du bien-être des employés, de la collaboration d’équipe ? Définir des objectifs mesurables et élaborer une stratégie en conséquence.
- Communiquer et former les employés : une communication efficace est essentielle à l’adoption réussie de Viva Insights. Par conséquent, envisagez d’informer les employés des avantages de la plateforme, de la façon dont leurs données seront utilisées et des mesures de confidentialité en place pour assurer leur vie privée.
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- Déploiement progressif : Nous vous recommandons de mettre en œuvre Viva Insights progressivement. Commencez par un ministère ou une équipe en particulier pour évaluer son impact et recueillir des commentaires. Cette approche permet d’identifier les ajustements qui doivent être apportés avant un déploiement plus large.
- Surveiller les résultats : Pour maximiser les avantages de Viva Insights, il est important de surveiller et d’évaluer régulièrement les résultats obtenus. Utilisez les tableaux de bord et les rapports fournis par l’outil pour mesurer l’impact sur la productivité, la collaboration et le bien-être des employés.
Choses à retenir
Viva Insights permet d’utiliser les données de l’entreprise pour obtenir des informations approfondies, tout en améliorant l’organisation du travail et l’équilibre travail-vie personnelle.
Bien-être des employés, charge de travail, interactions, échanges professionnels... De nombreux indicateurs peuvent être mesurés et analysés.
Cependant, il est important de souligner que Viva Insights devrait être utilisé comme un outil pour améliorer la productivité, et non comme un moyen de surveillance ou de contrôle. À cet égard, les données et la vie privée des utilisateurs doivent être protégées par l’entreprise.
