Top 9 du contenu intranet pour engager les employés

L’engagement des employés est une question cruciale pour les organisations. En effet, seulement 13% des employés se considèrent engagés selon Bleexo. Selon la même source, le remplacement d’un employé coûte entre 35% et 250% de son salaire. Un coût qui pourrait être évité dans certains cas. Engager les employés est donc très bénéfique : les entreprises qui y parviennent sont 22% plus rentables. Comme vous pouvez le constater, tous les chiffres en témoignent : avoir des employés engagés est un gage de succès ! Un outil de communication interne est votre allié dans cette quête d’engagement : le Digital Workplace. Alors, concrètement, comment pouvez-vous engager vos employés sur votre intranet ? Voici les meilleures idées de contenu pour stimuler l’engagement des employés.

1. Annonces des nouveaux arrivants

L’arrivée d’un nouvel employé dans l’entreprise est un événement important. L’annoncer est un bon moyen de faciliter l’intégration et d’encourager la cohésion. En effet, au courant de ce changement, les employés seront mieux en mesure d’accueillir leur nouveau collègue à leur arrivée. Ainsi, les premiers moments dans l’entreprise seront positifs.  

Pour s’assurer que l’information est vue par tout le monde, il est idéal de la publier sur l’intranet. Voici quelques exemples de la façon de communiquer l’arrivée d’une nouvelle recrue sur votre intranet :  

Utilisation du livret des nouveaux arrivants

Dans certains intranets comme ceux-ci conçus avec Mozzaik365, il existe une fonctionnalité « Nouveaux arrivants » prête à l’emploi. Il vous permet d’afficher une liste de personnes qui ont récemment rejoint l’entreprise. En plus d’être un excellent moyen de donner un aperçu des nouveaux arrivants, il vous donne également accès à leur profil dans le trombinoscope. En un seul clic, vous pouvez les contacter et les accueillir.  

Envoi d’une note de service

Une approche plus traditionnelle consiste à publier une note de service annonçant l’arrivée de la nouvelle recrue à tous les employés. Cette pratique est souvent utilisée dans les entreprises pour annoncer l’arrivée ou le départ de profils clés. Cependant, il a ses inconvénients. Notamment parce que les communications d’entreprise ne sont pas toujours lues et que de nombreux employés peuvent manquer les nouvelles.  

D’autre part, une annonce sur l’intranet affichée sur un widget dédié a l’avantage de durer dans le temps et d’être moins formelle et donc plus accessible. Vous pouvez utiliser l’aide de la contribution Mozzaik365 pour publier un article en 2 clics sur votre intranet SharePoint dans votre environnement Microsoft 365.

Voici un exemple de note de service :  

« Chers collaborateurs,

Nous sommes heureux d’annoncer l’arrivée de [Nom de l’employé] dans notre [Nom du ministère] département. Il se joindra à nous à partir de [Date d’arrivée] et occupera le poste de [Nom du poste]. Sa mission consistera en [Mission].

Nous comptons sur tous nos employés pour leur souhaiter un accueil chaleureux.

💡 Conseil : N’oubliez pas d’inclure une photo de la personne avec cette note afin qu’elle soit reconnue

Organisation d’un événement

Si la taille de votre organisation ou de votre équipe le permet, vous pouvez organiser un événement amical après l’acceptation de l’offre d’emploi. Rassemblez les futurs collègues dans un lieu physique ou par vidéoconférence. N’hésitez pas à être original et créatif pour marquer l’occasion ! Mozzaik365 propose un gestionnaire d’événements dans votre Microsoft 365 Digital Workplace.

2. La voie d’intégration

Votre lieu de travail numérique peut être très utile pour l’intégration. Avant l’arrivée d’un employé, préparez toute la documentation nécessaire et rendez-la disponible sur le tableau de bord personnel de l’employé. De cette façon, l’employé aura un sens clair de l’orientation dès son arrivée. Par exemple, vous pouvez mettre à disposition la documentation RH pour les nouveaux arrivants, l’organigramme, la liste des cours de formation à suivre, les applications utiles, les parties prenantes à rencontrer, etc.

En impliquant vos employés dès leur arrivée dans le lieu de travail numérique de votre organisation, vous ancrerez les habitudes et augmenterez ainsi l’utilisation de la plate-forme. En fin de compte, vos employés seront plus engagés.

3. Nouvelles ciblées

Que serait la communication interne sans partager les nouvelles de l’entreprise ? Selon le sujet, toutes les nouvelles n’ont pas la même importance pour chaque employé. Grâce au Digital Workplace, vous pouvez cibler votre communication en fonction de la zone géographique, du département, du poste, etc. De plus, il vous permet d’adapter votre façon de communiquer en termes de ton, d’heure de la journée et de médium.  

4. Promotion d’événements

Organiser des événements d’entreprise est une chose, les promouvoir en est une autre. Si vous souhaitez assurer la visibilité de vos événements internes, le Digital Workplace sera votre meilleur allié. Grâce à Mozzaik365, vous pouvez saisir des événements futurs, gérer les inscriptions et même les faire apparaître dans le calendrier Outlook de vos employés. De cette façon, vous pouvez donner une visibilité sur les événements à venir en un seul endroit, pour vous assurer qu’aucun point culminant ne passe inaperçu. Ce gestionnaire d’événements est disponible dans SharePoint et Teams via Viva Connection.

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5. Recueillir des opinions

Une autre idée de contenu est d’animer l’intranet avec des boîtes à suggestions et des sondages. C’est un excellent moyen d’impliquer et d’engager les employés. Il y a plusieurs utilisations pour ces caractéristiques :

• Voulez-vous renommer vos salles de réunion et êtes-vous à la recherche d’un thème commun ? Laissez libre cours à l’imagination de vos employés.
• Voulez-vous assurer le bien-être et la satisfaction de vos employés ? Posez-leur des questions sur l’organisation, l’environnement de travail et leurs sentiments. Mettez en œuvre des actions en fonction des résultats, et n’hésitez pas à faire appel à des experts pour vous soutenir.
• Voulez-vous savoir quels cours offrir en premier ? Parler en public ? Des équipes ? Gérer une équipe ? Demandez-leur simplement où ils veulent progresser.
• Voulez-vous mesurer la satisfaction à l’égard de la communication interne ? Vous voudrez peut-être savoir si la newsletter fournit des informations utiles. Vous pouvez simplement leur demander et ajuster votre objectif.  

6. Mettre en évidence les employés

Dans les grandes organisations, tous les employés ne se connaissent pas. Ils n’ont pas non plus une image claire du travail effectué par d’autres ministères. Par conséquent, présenter les employés et leur rôle dans l’entreprise peut être un excellent moyen de donner aux employés une vue d’ensemble. Le format vidéo est idéal pour cela si vous avez l’expertise en interne.

💡 Conseil : Pour encourager les employés à se rencontrer en dehors de leurs équipes, vous pouvez introduire des déjeuners aléatoires. Cela implique de sélectionner au hasard un groupe d’employés de votre choix pour déjeuner ensemble. L’avantage ? Éviter les silos et promouvoir les synergies. Il existe des solutions prêtes à l’emploi, comme Tribalee.  

7. Communication des résultats

Une chose que les employés veulent savoir, ce sont les résultats de l’entreprise. Ces informations leur renseignent non seulement sur la santé de l’organisation, mais aussi sur le succès de leur travail. Cela peut être une source de motivation, ou de questionnement. C’est à vous de donner un sens aux résultats que vous communiquez et de rester positif dans votre communication.  

Cet exercice ne doit pas nécessairement être fait de manière stricte. Vous pouvez communiquer les résultats de manière originale : avec des infographies, des vidéos, laissez libre cours à votre imagination ! Vous pouvez également intégrer PowerBI dans vos équipes ou SharePoint pour présenter vos rapports.

8. Valoriser les réussites individuelles

Les employés sont toujours motivés par le succès de l’entreprise. Et si le résultat de l’exercice financier dépend de la voie empruntée en tant que groupe, il est également lié aux succès de chaque individu. Mettre en évidence des projets, des histoires de réussite et des équipes qui se sont surpassés et qui ont fait une différence est très gratifiant. Voici quelques exemples de situations que vous pourriez mettre en évidence :  

• Recevoir un prix ;
• La fin d’un projet de développement ;
• Commercialisation d’un produit ;
• La signature de nouveaux contrats.

Mais ne laissez pas de côté les petits succès des équipes non plus ! Communiquer cela donnera aux employés un coup de pouce. Par exemple:

• La fin d’un sprint ;
• Le déploiement d’un site ;
• La mise en œuvre de méthodologies ou de processus ;
• Et beaucoup d’autres petits succès quotidiens.

9. Utilisation de la ludification

Le Saint Graal de la communication interne est d’engager avec succès les employés. Cependant, il est parfois difficile d’obtenir des commentaires sur les communications ou même des contributions à la création de contenu, en particulier sur les réseaux sociaux d’entreprise.  

Vous pouvez donc utiliser la ludification sur votre intranet en proposant des concours. Par exemple, vous pouvez introduire un prix pour les meilleurs contributeurs. Choisissez les attitudes que vous souhaitez encourager : le Liker en série (celui qui a le plus de « j’aime »), le plus bavard (celui qui a le plus de commentaires), etc. Ensuite, décidez quelles récompenses seront offertes aux employés qui reçoivent ces prix. Ces prix peuvent faire référence à une valeur monétaire telle que des goodies d’entreprise ou un bon. Mais ils peuvent également être symboliques, comme être présentés dans la newsletter, un badge numérique, etc.

Mesure de l’engagement

Mettre en œuvre des actions est une chose, mais comment mesurez-vous le succès des campagnes de communication ? Vous pouvez mesurer l’engagement des employés à l’aide de différents indicateurs de rendement :  

• Employee Net Promoter Score (eNPS) : Il s’agit d’un score sur 10, répondant à la question : Quelle est la probabilité que vous recommandiez cette entreprise comme un bon endroit pour travailler ?
• Taux de roulement ou de renouvellement : il s’agit du renouvellement des effectifs de l’entreprise sur un an.
• Taux d’absentéisme des employés : il mesure le pourcentage d’employés qui ont été absents au cours d’une période donnée.
• Cote de satisfaction des employés : en réponse à un questionnaire conçu à cette fin.

Choses à retenir

📌 Plusieurs types de contenu peuvent stimuler l’engagement sur votre intranet ;

📌 Vous pouvez utiliser la ludification pour engager les employés ;

📌 Pensez à mesurer l’impact de vos actions avec des KPI bien choisis.

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