Une transformation numérique ne se déroule pas toujours sans heurts. Voici 5 erreurs à éviter.
La transformation numérique est aujourd’hui un défi majeur pour les organisations. Il y a de bonnes raisons pour que41% des entreprises françaises (60% pour les PME) croient que le numérique contribue à augmenter leur chiffre d’affaires ! Augmentation de l’efficacité, des économies de temps et de productivité, l’acquisition de nouveaux clients... Les vertus du numérique sont nombreuses.
Cependant, démarrer la transformation numérique de son entreprise n’est pas toujours un processus en douceur. En plus des difficultés techniques, il y a parfois une résistance au changement de la part de certains employés. Mais ne paniquez pas : ces obstacles ne sont pas inévitables. Pour vous faciliter la tâche, nous avons compilé une liste de 5 erreurs à éviter lors de la mise en œuvre de votre transformation numérique !
#1 Ne pas créer une culture numérique au sein de l’entreprise
Dans une entreprise, les employés viennent généralement d’horizons divers. Certains sont des natifs du numérique, d’autres sont nés bien avant Internet... Toutes ces raisons font qu’il est important de créer une culture commune qui comble les différences entre les employés. La mise en œuvre d’un tel changement prend du temps, mais c’est un défi passionnant. Il est important de montrer à tous les employés l’intérêt pratique et l’utilité des nouvelles technologies, en utilisant des exemples. Actions de communication, formation, installation de nouveaux outils et applications... Il existe de nombreuses façons de mettre en place et d’installer une culture numérique dans l’entreprise. Ceci est d’autant plus important que, dans les entreprises qui utilisent des outils de communication interne numériques, la productivité augmente de 20 à 25% (étude McKinsey, 2012).
Pour aller plus loin, voici notre guide pour créer une culture 💪 d’entreprise forte
Bien sûr, il est important d’établir une feuille de route au préalable. Il s’agit de définir les objectifs prioritaires, mais aussi les départements (métiers) les plus concernés par la numérisation.
#2 Ne pas choisir les bons outils
Aucune transformation numérique ne peut se produire sans les bons outils. C’est pourquoi il est essentiel de choisir des outils qui combinent sécurité et efficacité, offrent des fonctionnalités intéressantes (par exemple, qui font gagner du temps aux employés) et ont le pouvoir de faire évoluer l’environnement informatique de l’entreprise. Par exemple, si vous souhaitez créer des intranets collaboratifs qui engageront tous vos employés, Mozzaik365 est une solution fiable et facile à utiliser. 100% sécurisé, notre extension ajoute 50 fonctionnalités supplémentaires à Teams et SharePoint.
💡Pour vous aider à choisir les bons outils, découvrez notre sélection à travers notre article sur le « Top 9 des outils qui ont numérisé votre entreprise » .
Qu’en est-il de ceux qui utilisent ces nouveaux outils ? Nous recommandons d’adopter une approche d’adoption par l’utilisateur , c’est-à-dire que l’utilisation des outils doit devenir automatique pour tous les utilisateurs. Pour y parvenir, les utilisateurs doivent être au centre du changement (centré sur l’utilisateur) et adapter les outils à leurs pratiques, et non l’inverse. En d’autres termes, il ne s’agit pas d’imposer de nouveaux outils aux employés, mais de proposer qu’ils les intègrent au fur et à mesure.
Enfin, il est important de rationaliser le changement. Il n’est évidemment pas possible de tout mettre en œuvre immédiatement, pour des raisons de temps et de budget. C’est pourquoi il est préférable de le faire progressivement, ce qui renforce en même temps la confiance des utilisateurs en leur donnant le temps de s’adapter, fonctionnalité par fonctionnalité.
#3 Ne pas impliquer les bonnes personnes
La transformation numérique n’est pas seulement une question d’outils : c’est aussi (et surtout) une question humaine. Ainsi, la direction doit être convaincue de la transformation à réaliser et des avantages qu’elle apporte.
Il est essentiel de comprendre les enjeux et les méthodes de gestion du changement, afin d’anticiper les risques et de faire face aux enjeux en adoptant la bonne stratégie de gestion du changement .
D’abord et avant tout, le leader doit donner l’exemple et la posture du changement et impliquer son personnel. D’autres personnes peuvent alors prendre la relève.
3.1 Création d’une équipe de projet stable et engagée
Bien que l’expertise externe puisse être nécessaire dans la mise en œuvre d’une transformation numérique, elle doit être complétée par une équipe de projet interne qui connaît l’entreprise et ses objectifs. Le rôle de cette équipe devrait être de mettre en œuvre et d’ancrer le changement, tout en communiquant régulièrement sur les étapes à suivre. Il n’est pas obligatoire que les membres de l’équipe proviennent du même département : l’important est que l’équipe de projet soit polyvalente, experte et convaincue par le sujet. D’autre part, il est important que l’équipe soit unifiée et ait des objectifs communs.
3.2 Concevoir des outils d’affaires en faisant participer les utilisateurs
Avec un grand nombre d’outils numériques différents, il est facile de se perdre... ou pour résister au changement. C’est pourquoi il est important, lors de la conception d’outils, de s’assurer qu’ils sont faciles à utiliser et d’offrir aux employés de nombreux avantages (gain de temps ou productivité, par exemple). Pour ce faire, quoi de mieux que d’impliquer directement les utilisateurs, par exemple en organisant des séances de formation de groupe ? Ce sera l’occasion de les sensibiliser aux possibilités offertes par le Digital Workplace, telles que l’organisation d’événements ou le partage de nouvelles ciblées.
3.3 Communication sur les nouvelles utilisations à la fin du projet
La clarté des objectifs de la transformation numérique d’une organisation et la capacité de les communiquer efficacement sont essentielles à la promotion du changement. C’est donc une bonne idée d’avoir un plan de communication pour accompagner ce projet. L’objectif est de convaincre, mais aussi de guider et de rassurer les employés tout au long du changement. Nous savons que 70% des employés sont plus fidèles à une entreprise si elle communique clairement en interne ! D’où l’importance de communiquer de manière transparente sur les nouvelles pratiques qui ont été mises en place. Ce qui nous amène à l’erreur suivante...
#4 Ne pas communiquer les modifications aux utilisateurs
La mise en œuvre des changements organisationnels demande beaucoup de temps, d’efforts et d’énergie. C’est une erreur de croire que les utilisateurs s’adapteront rapidement à ces changements ! C’est avant tout un long processus : il faut donc parler du projet au préalable (préparer l’esprit des gens), communiquer sur ses progrès et sur les points faibles qu’il permet de résoudre, évoquer les défis auxquels il répond, répondre aux questions, proposer des formations, etc. L’objectif est d’éduquer les employés à accepter puis à intégrer le changement, au point d’en faire des acteurs de ce changement (voir notre article sur la gestion du changement dans les entreprises).
📌 Pour aller plus loin sur ce sujet, explorez notre guide pour créer une culture d’entreprise numérique
#5 Croire que le projet se termine avec le déploiement
Le projet de transformation ne s’arrête pas une fois qu’il a été déployé : au contraire, il a à peine commencé ! En effet, la transformation numérique est un processus long et complexe qui nécessite des ajustements constants. Et cela s’applique à la fois aux aspects techniques et humains... Un bon moyen d’identifier les ajustements nécessaires est de mettre en place un outil de rétroaction, qui permet aux utilisateurs de donner leurs commentaires en temps réel. Mais ce n’est pas tout. L’utilisation doit être supervisée afin de l’intégrer au fil du temps, d’apporter des changements en fonction des commentaires et des besoins des utilisateurs, de former les nouveaux employés, de mettre hors service les anciens outils, d’anticiper l’utilisation future, etc. Un travail qui demande du temps... et la patience.
Conclusion
Un projet de transformation numérique prend toujours du temps. Il ne s’agit pas simplement de mettre en place de nouvelles utilisations et/ou de nouvelles solutions : il s’agit aussi d’amener les employés à accepter le changement et à ancrer ces nouvelles pratiques dans leur quotidien. C’est un défi qui nécessite de la patience, et qui nécessite d’éviter certaines erreurs courantes que nous avons énumérées dans cet article !
Choses à retenir
Les 5 erreurs à éviter sont :
📌 Ne pas numériser votre entreprise ;
📌 Ne pas choisir les bons outils ;
📌 Ne pas impliquer les bonnes personnes ;
📌 Ne créez pas de communication avec les utilisateurs ;
📌 Arrêtez le projet après la phase de déploiement.
