Entreprise : comment créer une plate-forme de réseau social interne ?

En 2022, 58,4 % de la population mondiale utilisera régulièrement les réseaux sociaux personnels tels que Facebook, Instagram ou TikTok. Cette figure montre la profonde numérisation de nos sociétés, qui concerne également les entreprises.

Afin d’améliorer leur communication interne, de nombreuses organisations adoptent un réseau social d’entreprise (CSN) tel que Microsoft Yammer ou Workplace by Meta. Déjà en 2017, 68 % des organisations, dans tous les secteurs, utilisaient une plateforme de réseautage social interne.

Quel est le but de cet outil ? Diffuser efficacement l’information au sein de l’organisation, mais aussi encourager l’interaction entre collègues, faciliter le travail collaboratif, consolider la culture d’entreprise et accroître l’engagement des employés. Un programme alléchant.

Souhaitez-vous également mettre en place un réseau social d’entreprise ? Découvrez nos conseils sur la façon de créer votre plateforme de réseautage social interne.

1. Qu’est-ce qu’une plateforme de réseautage social interne ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons brièvement ce qu’est un réseau social interne, quelles sont ses utilisations et qui sont ses utilisateurs.

Plateforme de réseautage social interne : définition et utilisations

Une plateforme de réseautage social interne, ou Réseau social d’entreprise (CSN), est un outil de communication collaborative qui ne peut être utilisé que par les employés d’une entreprise. Ce type de logiciel, souvent en SaaS, est inspiré par les réseaux sociaux publics tels que Facebook, LinkedIn ou Pinterest. Il est utilisé pour faciliter la communication au sein de l’organisation.  

Une plate-forme de réseautage social interne n’est pas un réseau social professionnel comme LinkedIn. Il s’agit plutôt d’un espace d’échange et de « réseautage » accessible uniquement aux employés d’une entreprise, même si certains outils permettent l’ajout occasionnel d’invités (clients, prestataires de services, consultants, pigistes, etc.).

Un réseau social interne n’est pas non plus un intranet. Une CSN laisse beaucoup de place à la communication et à la co-création ascendante et interfonctionnelles. Les utilisateurs peuvent non seulement réagir aux publications, les aimer et les commenter, mais également distribuer du contenu à d’autres membres de la communauté.

En un mot, ce type d’outil brouille les barrières hiérarchiques et permet de surmonter les silos organisationnels. Il relie les employés les uns aux autres, quel que soit leur emplacement, renforçant la cohésion, l’entraide et l’intelligence collective.

Qui sont les utilisateurs d’un réseau social interne ?

Les réseaux sociaux internes peuvent être utilisés dans n’importe quel type de structure : entreprises, administrations (telles que la CPAM - Sécurité sociale) ou même des associations.

85% des entreprises CAC ont un réseau social interne. Mais les réseaux sociaux d’entreprise sont également présents dans les PME où ils rendent les interactions plus fluides, notamment dans un contexte de télétravail massif.

Largement adoptés par les startups du secteur de la technologie, les réseaux sociaux d’entreprise sont également attrayants pour les entreprises des secteurs plus traditionnels. Les entreprises spécialisées dans le commerce de détail, comme Leroy Merlin ou Leclerc, par exemple, les apprécient pour leur capacité à reconnecter les équipes de terrain les unes avec les autres et avec le siège social.

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2. Quelle plate-forme de réseautage social interne convient à votre entreprise ?

En quelques années seulement, la gamme de réseaux sociaux d’entreprise s’est considérablement élargie. Il est difficile de faire un choix parmi la multitude d’options disponibles.

Néanmoins, deux grandes catégories de plates-formes peuvent être distinguées :

Réseaux sociaux d’entreprise « classiques »

La plupart des réseaux sociaux internes offrent des fonctionnalités de base telles que :

• Un profil d’utilisateur personnalisé permettant à tous les membres de l’entreprise d’être informés des fonctions, des compétences, des coordonnées ou même de certains traits de personnalité de chacun ;

• Un annuaire ou un organigramme de l’entreprise pour identifier rapidement les rôles et les fonctions de chacun dans l’entreprise ;

• Fonctions de messagerie instantanée, de clavardage, de vidéoconférence et d’appel pour les discussions de groupe et privées ;

• Une page d’accueil avec un fil d’actualité mettant en évidence les informations clés et les publications pertinentes et permettant des commentaires ;

• L’utilisation d' « étiquettes » pour prioriser l’information et cibler sa distribution ;

• Un moteur de recherche pour trouver ou récupérer rapidement du contenu, de l’information ou des compétences ;

• Un outil pour mener des sondages, des quiz ou des questionnaires pour recueillir des commentaires, stimuler l’intelligence collective et mobiliser les employés ;

• Des groupes de travail ou des communautés axés sur des projets se sont réunis autour d’un thème ou d’un intérêt ;

• Une fonction de partage de documents ;

• Un calendrier professionnel ou un journal partagé pour organiser le travail ensemble ;

• Une application mobile, spécialement adaptée à l’utilisation par les équipes de terrain

Réseaux sociaux d’entreprise « augmentés »

Certains réseaux sociaux d’entreprise se distinguent néanmoins par des fonctionnalités avancées de divers types :

• Communication interne, avec l’organisation d’événements interactifs en direct et leur rediffusion (Yammer et Workplace de Meta) ;

• Gestion de projet, avec la possibilité de créer des tableaux Kanban ou d’éditer des documents partagés via un outil de bureau (Yammer et Talkspirit) ;
• Gestion des connaissances, avec la création d’une bibliothèque de ressources (Yammer via Office 365 et Workplace de Meta) ;

• À l’écoute des employés, avec la possibilité de collecter et d’analyser des données telles que le taux d’engagement ou la portée des publications sur la plateforme (Yammer et Workplace de Meta).

Dans tous les cas, vous devez choisir une solution qui répond aux besoins spécifiques de votre organisation, qui doit être définie en consultation avec vos employés.

3. Créez votre plateforme de réseautage social interne étape par étape

Pour mettre en place un réseau social interne dans votre entreprise, vous devez suivre 3 étapes principales :

1. Commencez votre projet de réseautage social interne

La première étape consiste à choisir un logiciel adapté au contexte de votre entreprise, y compris les besoins et les exigences des futures parties prenantes.

Contactez le service informatique pour définir une politique de sécurité, le service juridique pour vous assurer que vous respectez les obligations légales concernant la protection des données personnelles et le service des communications pour déterminer la gestion quotidienne de la plate-forme.

Plus généralement, interrogez vos employés pour connaître leurs attentes et leurs craintes quant à la future plateforme (faible littératie numérique, prolifération des outils, etc.). Leur soutien sera essentiel au succès du réseau social, il est donc impératif de les impliquer dans le projet dès le début.
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2. Lancez votre plateforme de réseautage social interne

Une fois que vous avez déterminé vos besoins, mettez en place une équipe et définissez les jalons de votre projet. Si nécessaire, vous pouvez être accompagné d’un intégrateur qui vous guidera à travers les différentes phases de votre projet : portée, conception, développement, gestion du changement, déploiement, formation.

Lorsqu’une première version de votre plate-forme est déployée, faites-la tester par quelques bêta-testeurs pour valider son utilisation.

Ensuite, déterminez les règles d’utilisation de votre plate-forme. Une charte pour l’utilisation du réseau social permettra d’éviter les excès (réactions inappropriées, temps de connexion excessif, etc.) et de renforcer votre culture d’entreprise. Une charte éditoriale peut également être exigée afin de maintenir la cohérence du contenu publié sur la CSN.

Enfin, créez une campagne de communication interne pour faire connaître le lancement du réseau social d’entreprise et expliquer aux employés ce que l’on attend d’eux.  

Afin de faciliter l’adoption de la solution par les employés, pensez à mettre en place des sessions de formation, des tutoriels en ligne, des ateliers en face à face, un système de mentorat, un programme d’ambassadeurs dirigé par vos employés les plus enthousiastes (nouveaux adoptants) ou un bulletin interne.

3. Gérez votre plateforme au quotidien

Comme tout réseau social, une CSN doit être gérée avec soin pour éviter les abus ou le désintérêt des employés. Pour ce faire, assurez-vous que des règles de gouvernance sont établies et que des rôles clairs sont attribués à chaque intervenant.

En particulier, il sera nécessaire de déterminer qui :

• Modère les commentaires et valide les messages ;
• Crée et publie du contenu ;
• Transmet les publications des employés et répond à leurs commentaires ;
• Gère la sécurité de la plateforme et des droits d’accès ;
• Suit l’évolution de la plateforme, selon quels KPI et selon quel calendrier ;
• etc.

Création d’une plateforme de réseautage social interne : conclusion

La création d’une plateforme de réseautage social interne pour votre entreprise consiste d’abord et avant tout à choisir un logiciel qui répond aux besoins de vos employés et de votre environnement de travail existant.

Par exemple, la solution Yammer peut être facilement implémentée dans votre Microsoft 365 Digital Workplace et peut être améliorée avec de nombreuses fonctionnalités pour répondre à tous les besoins de votre organisation.

L’adoption du réseau social d’entreprise par vos employés est un autre défi majeur. Pour que vos équipes participent, vous devez les impliquer dans le projet dès le début et les soutenir tout au long du processus de changement avec des mesures appropriées (formation, mentorat, etc.).

Ces quelques précautions vous permettront de profiter de tous les avantages d’une plateforme de communication interne : renforcer votre culture d’entreprise, améliorer la cohésion, développer l’intelligence collective, mieux gestion des projets et accroître l’engagement des employés.

Choses à retenir

📌 Préparez votre projet de réseau social interne

📌 Lancez votre plateforme de réseautage social interne ;

📌 Administrez quotidiennement votre plateforme avec du contenu pertinent.