7 conseils pour stimuler la communication interne dans un lieu de travail numérique

1. Miser sur les valeurs et le sentiment d’appartenance de l’entreprise.  

La mission (c’est-à-dire la raison de l’existence d’une entreprise) et la vision (l’objectif à long terme que l’organisation se fixe et les moyens qu’elle utilise pour l’atteindre) sont les piliers de toute culture d’entreprise.

Cette mission et cette vision se matériant, au quotidien, par des valeurs, incarnées par les leaders, mais aussi par les projets réalisés, les produits ou services commercialisés... Ces valeurs favorisent la cohésion et l’implication des employés autour de principes partagés par tous. Ils jouent un rôle clé dans la construction et l’affirmation d’une culture d’entreprise.

Selon une enquête menée en juin 2020 par Walters People et intitulée « Attentes des employés : ce qui change avec la crise du Covid-19 », les valeurs et la culture d’une entreprise viennent en deuxième position dans les critères des candidats (41%), derrière l’attractivité du poste et de la rémunération (75%).

Il n’y a aucun doute à ce sujet : il est important d’être clair sur les valeurs de votre entreprise pour deux raisons : pour attirer et retenir les talents. Et selon une étude 2019 Mission & Culture menée par Glassdoor dans quatre pays (États-Unis, Royaume-Uni, France, Allemagne) l’explique. Selon elle, 77% des répondants considèrent la culture d’une entreprise avant de postuler pour un emploi. Et 79% considèrent la mission de l’entreprise avant de postuler pour un emploi.

Au sein du Digital Workplace, les valeurs de l’entreprise doivent donc se voir attribuer un siège au premier rang et une grande visibilité. Cela ne devrait pas être seulement sur la page d’accueil, mais aussi dans les espaces d’échange et de collaboration, les communautés, les fils d’actualité, par le biais de sondages, etc.

2. Mettre en évidence les réussites (mais aussi comprendre les échecs)

Les services de communication interne ont pour tâche de se tenir au courant de toutes (ou presque toutes) les initiatives lancées par les équipes. De plus, ils doivent mettre en évidence ceux qui réussissent le mieux. Cette mise en évidence du succès, qu’il soit individuel ou collectif, est une source de motivation, mais aussi d’engagement pour le reste du personnel.  

En s’identifiant à des collègues qui ont réussi dans leurs projets, les employés s’impliquent davantage. De plus, par mimétisme ou inspiration, ils innovent plus facilement, poursuivant des tâches dont ils ne se seraient pas sentis capables auparavant.

Il est tout aussi gratifiant de souligner les échecs. Pourquoi un marché n’a-t-il pas été ouvert, pourquoi un lancement de produit a-t-il été reporté... L’analyse des causes réelles permet à l’ensemble de l’entreprise, quel que soit le niveau hiérarchique, de s’approprier le contexte d’un projet qui a a priori « échoué » et d’éviter de le reproduire. Bref, s’améliorer collectivement.

3. Ayez une idée du timing, jouez sur les nouvelles  

Un lieu de travail numérique est essentiellement le cœur du réacteur de nombreuses organisations. C’est là que tout se fait : échanges, collaboration, gestion des connaissances, accès aux outils d’affaires et aux différents portails... Les équipes de gestion de la communication doivent donc profiter de ce rôle central. Comment peuvent-ils le faire ? En offrant un contenu qui répond aux défis, c’est-à-dire à haute valeur ajoutée, constamment mis à jour et dans le bon délai.  

Si un événement politique, économique ou sanitaire majeur se produit (une pandémie de Covid-19, par exemple), il est impératif de réagir à l’actualité et de s’adapter à la situation. Bien sûr, en diffusant des informations liées aux contraintes qu’implique cette crise (port du masque, des jauges, télétravail obligatoire, etc.), mais aussi, et surtout, en s’intéressant au quotidien des salariés : leurs éventuelles difficultés de connexion, leurs trucs et astuces pour mieux travailler et garder le moral, leurs nouvelles méthodes de prospection à distance, les initiatives de solidarité entreprises, etc.

4. Soyez transparent dans tous les cas  

Selon le Baromètre Edelman « La confiance et le coronavirus » publié en 2021, 51% des Français souhaitent des informations plus claires sur les actions de leur entreprise. Ce désir de transparence concerne les questions de sécurité, de stratégie, d’investissements, etc. L’époque où seuls les comités de direction étaient au courant des décisions importantes liées à la survie à long terme de l’entreprise est révolue. Les décisions stratégiques sont partagées avec le plus grand nombre de personnes, sans aucun filtre.  

Contrat de 50 milliards qui vous glisse entre les doigts au dernier moment, par exemple...), les employés, habitués à cette transparence, feront preuve de solidarité avec leur employeur et resteront solidaires. Si ce n’est pas le cas, il y a un risque que tout le monde tire l’herbe sous le pied, dans un réflexe de protection.

5. Mettre l’accent sur l’interactivité, avant tout

Le Digital Workplace est l’outil idéal pour diffuser les messages et les valeurs de l’entreprise, dans un sens plutôt descendant. Mais il doit aussi, au risque de passer à côté de sa mission, recueillir des retours sur le terrain, des employés. Cela signifie encourager les commentaires et les réactions au sein des communautés, organiser des sondages réguliers et des sondages de satisfaction, dont les résultats sont ensuite analysés, communiqués et transformés en actions concrètes.

Selon l’Intranet & Digital Working Observatory réalisé en 2021 par la firme Arctus, la fluidité de la communication interne (52%) vient à la deuxième place parmi les principaux défis du numérique pour les entreprises, derrière l’amélioration de l’efficacité opérationnelle (61%).

Mais la communication interne doit aussi être pensée de manière transversale. Tout employé devrait être encouragé, s’il le souhaite, à afficher tout type d’information (idée, remarque, suggestion, etc.) à ses collègues de son département ou à l’ensemble de l’entreprise. Ils peuvent également le faire dans des groupes spécialement conçus à cet effet. Leurs contributions doivent être faites conformément à une charte de bonne conduite qu’ils ont acceptée à l’avance. Aucune censure de la part du gestionnaire ou du service de communication ne devrait être autorisée à entraver le message.

6. Recréer des moments de convivialité, même à distance  

Comme la crise sanitaire a conduit à une façon de travailler plus hybride, de nombreux gestionnaires ont été confrontés au défi de préserver les échanges informels qui apportent tant d’avantages à leurs équipes.  

Certains d’entre eux ont introduit de nouvelles réunions régulières telles que des déjeuners, des pauses-café ou des apéritifs virtuels. D’autres se sont appuyés sur des surprises en célébrant - à distance - la signature de nouveaux contrats ou tout nouveau succès individuel ou collectif.  

D’autres encore ont proposé de recréer - à distance - les conditions du travail en face à face. Comment cela peut-il être fait ? En organisant des séances de travail silencieuses au cours desquelles certains employés se connectent par vidéoconférence et travaillent sur leurs dossiers séparément, tout en ayant la liberté de poser une question à l’un de leurs collègues.

Une étude Ifop / Wittyfit explique l’importance de promouvoir le bien-être au travail au sein de l’entreprise. En effet, 81 % des employés considèrent qu’il s’agit de l’enjeu prioritaire de leur entreprise. Ce chiffre a augmenté de 25 points en seulement deux ans, selon l’entreprise spécialisée dans les enquêtes et les études de marché.

7. La ludification comme atout  

Il n’y a rien de tel que d’utiliser des jeux pour encourager un comportement vertueux parmi les employés et pour transmettre des messages d’une manière originale (parce que ludique). Il existe un large éventail de possibilités en matière de ludification. Dans le milieu de travail numérique, un système de points peut être mis en place pour récompenser l’implication des employés dans les communautés de pratique ou dans certains groupes. Ces points peuvent ensuite être transformés en badges.

De même, avant une annonce majeure ou une vidéoconférence par l’un des dirigeants de l’entreprise, un atelier sur tableau blanc peut être proposé pour tester les connaissances des équipes sur le sujet à discuter. Et une fois l’annonce faite, les employés peuvent être invités à se rencontrer autour d’un jeu. L’objectif sera de valider l’appropriation du message, mais aussi de co-créer de nouvelles offres, par exemple dans le cadre d’une nouvelle orientation stratégique ou d’une acquisition.

Comme nous pouvons le voir, il existe de nombreuses façons d’optimiser la stratégie de communication interne dans un lieu de travail numérique. Quelle que soit l’option prise, la simplicité des appareils mis en œuvre doit systématiquement être favorisée. Le lieu de travail numérique est un espace unique pour le travail et l’échange, il doit donc être préservé et non inutilement surchargé.

Choses à retenir

📌 Mettre en évidence les valeurs de l’entreprise ;

📌 Mettre en évidence les succès des équipes ;

📌 Retour aux nouvelles

📌 Soyez transparent

📌 Laissez le personnel prendre les choses en main

📌 Créer des moments de convivialité

📌 Utilisez la ludification.