6 idées concrètes pour améliorer l’expérience numérique de vos employés

La transformation numérique etl’essor du télétravail poussent les travailleurs à faire un usage intensif des outils numériques.

Selon un sondage OpinionWay pour Slack en 2021, 88% des employés français disent qu’ils ne peuvent plus se passer de logiciels dans leur vie professionnelle quotidienne.

Dans ce contexte,l’expérience numérique des employés semble être un ingrédient essentiel d’une bonne expérience globale des employés et a un impact sur l’engagement des employés et la marque employeur .

Alors, êtes-vous prêt à saisir ce levier RH ? Dans cet article, Mozzaik365 vous donne 6 idées concrètes pour améliorer l’expérience numérique de vos employés. Laissez-vous inspirer !

#1 Personnaliser l’expérience numérique pour chaque employé

Une expérience numérique optimale est une expérience personnalisée. En effet, en fonction de son poste, de son style de travail, de ses contraintes et de ses préférences, chaque employé a des besoins spécifiques concernant les outils et ressources numériques à sa disposition.

Pour améliorer l’expérience numérique de vos employés, assurez-vous donc d’adapterl’environnement numérique offert à chacun d’eux.

Dans cette perspective, vous pouvez notamment :

• Offrez unpersonalDashboard à vos talents afin de permettre à chacun d’entre eux d’accéder facilement à leurs applications d’affaires, à leur fil d’actualité personnalisé, à leurs groupes de travail ou à leur liste de tâches ;

• Laissez chaque utilisateur personnaliser son expérience numérique, par exemple en sélectionnant les canaux d’information qu’il souhaite suivre ou en déterminant lui-même la fréquence à laquelle il recevra des notifications.

#2 Créez de l’enthousiasme autour de vos outils numériques

À première vue, les outils numériques peuvent sembler intimidants, voire impersonnels, à certains utilisateurs. Cela dégrade leur expérience numérique.

Pour améliorer l’expérience numérique de vos employés et les intéresser aux outils fournis par votre service informatique, créez de l’enthousiasme autour de ces technologies.

À cette fin, vous pouvez, par exemple :

• Utilisez les GIF (images animées) ou l’application « Praise » dans Teams pour divertir ou complimenter vos collègues ;

• Rendez vos réunions plus participatives et plus engageantes avec le tableau blanc virtuel collaboratif Microsoft ;

• Créer des chaînes Teams ou des communautés Yammer dédiées à la convivialité et réunissant les employés autour de thèmes fédérateurs (anniversaires, sports, environnement, etc.).

💡Allez plus loin et découvrez comment transformer Teams en une plate-forme d’expérience utilisateur

#3 Encourager le soutien mutuel entre les employés

La clé d’une bonne expérience numérique ? Apprenez à utiliser les solutions informatiques à votre propre rythme, sans vous sentir pressé, infantilisé ou laissé à la trappe.

Pour aider vos employés à adopter les outils qui composent leur environnement de travail numérique, il est donc nécessaire de les former via des ateliers et du matériel pédagogique, et aussi de mettre en place un contexte propice à l’apprentissage.

En bref, l’objectif est d’encourager l’entraide entre les employés afin qu’ils puissent chercher des solutions ensemble, expliquer des problèmes importants en termes non techniques, s’entraider de manière amicale s’ils sont coincés et partager leurs expériences.

Pour cela, plusieurs initiatives peuvent être déployées :

• La création d’une équipe « Aide logicielle » divisée en plusieurs canaux, chacun dédié à l’un de vos outils, y compris du matériel pédagogique (tutoriels vidéo, instructions, etc.) et un espace de discussion permettant aux employés de se poser des questions ;

• La désignation d’un « gars de référence », pour chaque équipe et chaque logiciel, vers qui d’autres employés peuvent se tourner lorsqu’ils rencontrent un problème ou ont des questions sur cet outil ;

• L’affectation d’un mentor ou d’un buddyà chaque nouvel arrivant afin qu’il puisse être accompagné dans sa découverte de la technologie et savoir à qui s’adresser s’il a besoin d’aide.

💡Pour aller plus loin, découvrez le guide ultime pour réussir l’intégration de nouveaux employés

#4 Organiser les tests avant de déployer un nouvel outil

Envisagez-vous d’introduire un nouvel outil dans votre lieu de travail numérique ? Pour vous assurer qu’il répond aux besoins de vos employés et leur offre une bonne expérience utilisateur, envisagez de mener un projet pilote avant de le déployer.

Pour ce faire, il suffit de former une équipe de testeurs représentatifs des futurs utilisateurs, de leur faire essayer la solution, puis de recueillir leurs commentaires. Sur cette base, vous pouvez décider de passer à l’échelle, de faire des ajustements ou d’abandonner le logiciel.

Ces employés, qui sont très enthousiastes à propos de votre nouveau système, peuvent alors agir en tant qu’ambassadeurs pendant le déploiement de l’outil. Bien formés et informés, ils peuvent relayer l’information et les meilleures pratiques à leurs collègues, tout en affichant un enthousiasme rassurant pour ceux qui craignent les changements logiciels.

# 5 Écoutez vos employés et faites évoluer vos plateformes

Bien sûr, vos employés sont les mieux placés pour parler de la façon dont ils comprennent et expérimentent leurs outils numériques professionnels .

Alors, pour optimiser l’expérience numérique de vos employés, n’hésitez pas à leur demander ce qu’ils aiment, ce qu’ils n’aiment pas, ce qu’ils envisagent d’améliorer ou ce qui manque dans leur espace de travail numérique .

Il existe plusieurs façons de recueillir des opinions, des témoignages, des commentaires et des suggestions de vos employés , par exemple

• Une enquête menée en équipes ou directement sur votre lieude travail numérique Mozzaik365 ;
• Une boîte à idées, une fonctionnalité qui peut être implémentée sur le lieu de travail numérique de Mozzaik365. Les idées sont ensuite soumises à un vote pour mettre en évidence les plus pertinentes ;
• Un groupe dédié aux outils informatiques sur votre réseau social d’entreprise ou sur Teams.

#6 Encourager la déconnexion

Les outils de travail numériques sont accessibles en permanence et offrent l’avantage de la flexibilité. Cependant, ils peuvent également être intrusifs, entravant l’équilibre travail-vie personnelle des employés et en réduisant leur concentration au travail.

Selon un sondage OpinionWay pour Eléas, 47% des employés disent utiliser leurs outils numériques professionnels le soir, 45% le week-end et 35% pendant leurs vacances.

De plus, selon la même source, 32% des répondants affirment que l’utilisation d’outils numériques et le flux d’informations qui en résulte améliorent leur capacité à se concentrer . Ce chiffre s’élève à 41% parmi les professionnels travaillant plus de 6 heures par jour avec ces logiciels.

Pour préserver la santé mentale et la productivité de vos employés, il est donc important d’encourager la déconnexion en dehors des heures de bureau et pendant les périodes consacrées à l’exécution de tâches complexes qui ne nécessitent pas d’interaction.

Dans cet esprit, configurez des règles de déconnexion et répétez-les régulièrement via vos communications internes . Cela pourrait inclure des lignes directrices telles que :

• « Utilisez des e-mails différés et des messages Teams, afin de ne pas envoyer de messages professionnels du vendredi 18h au lundi 8h ;

• « Les équipes et le courrier électronique sont des modes asynchrones de communication asynchroneToute demande urgente doit être faite par téléphone.

Vous pouvez également suggérer à vos employés de ne pas installer leur application de messagerie professionnelle sur leur smartphone personnel, ou même de demander à votre service informatique de désactiver les notifications Teams pour tous les utilisateurs le week-end.

En outre, formez vos employés à gérer leurs notifications, à couper le son deleurs conversations Teams ou à utiliser le mode « ne pas déranger » de Teams .

Enfin, assurez-vous que vos gestionnaires sont au courant des bonnes pratiques en matière de déconnexion et de gestion du flux d’information. Ils peuvent être un modèle au sein de leur équipe et donner le rythme.

💡Pour aller plus loin, découvrez 6 meilleures pratiques pour bien gérer votre équipe de télétravail

6 idées concrètes pour améliorer l’expérience numérique de vos employés : conclusion

Dans un contexte de numérisation, l’amélioration de l’expérience numérique des employés est un défi majeur pour les entreprises qui souhaitent attirer, motiver et retenir les talents .

Le secret de l’optimisation de l’expérience numérique de vos employés est de combiner les bons outils informatiques et les meilleures pratiques, tout en faisant partie d’un processus d’amélioration continue.

Vous voulez passer de la théorie à la pratique ? N’hésitez pas à mettre en œuvre les 6 idées concrètes présentées ci-dessus et à consulter nos articles dédiés aux différents leviers pour améliorer l’expérience du salarié .