Communication interne : les 11 outils essentiels

Pourquoi la communication interne ?

Parfois négligée au profit de la communication externe, la communication interne joue un rôle essentiel. En effet, 51% des Français souhaitent des informations plus claires sur les actions de leur entreprise (sécurité, stratégie, investissements, etc.). La communication interne a plusieurs objectifs : motiver les employés, les impliquer et les informer. Cependant, il n’est pas rare que l’information offerte ne soit pas lue. Une enquête menée par DigitalRecruiters montre que la participation des employés augmente leur satisfaction à l’égard de la communication de l’entreprise. Les chiffres sont frappants : 83% de ceux qui ont participé à la communication sont satisfaits, contre 60% de ceux qui ne l’ont pas fait.

La communication interne permet de transmettre des messages, de transmettre les valeurs de l’entreprise et d’impliquer les employés. Une bonne diffusion de l’information reflète la qualité des opérations de l’entreprise. Dans les grandes entreprises où les collègues ne se connaissent pas toujours, la communication interne aide à créer des liens. Cela renforce le sentiment des employés d’aller de l’avant ensemble vers un objectif commun.  

Types d’outils de communication interne

Il existe plusieurs catégories d’outils de communication interne. Il est important de comprendre et de choisir les bons outils en définissant vos besoins. En effet, la bonne stratégie est de choisir des outils qui vous serviront à long terme.

• Outils de communication descendants : ceux-ci correspondent aux outils qui permettent la diffusion d’informations de l’entreprise aux employés. Parmi ces outils : le Digital Workplace via les murs d’information, le journal de l’entreprise, le Newsletter, Team Building, etc.
• Outils de communication ascendants : en revanche, ces outils sont utilisés pour transmettre des informations des employés au niveau de l’entreprise . Il s’agit de boîtes à suggestions, de sondages, d’enquêtes, etc.
• Outils d’intégration : ceux-ci incluent tous les outils pour intégrer l’employé dans l’entreprise et ses équipes. Par exemple : le kit d’intégration , une plate-forme de gestion des connaissances, un cours d’intégration numérique, etc.
• Outils de communication transversaux : ce sont des outils qui favorisent les échanges quotidiens au sein des équipes, pour collaborer sur des projets. Dans l’ensemble, nous trouvons tous les outils de collaboration ici. - Yammer, Teams, SharePoint entre autres.

🔎 Pour aller plus loin et définir votre stratégie de communication interne, voici 6 exemples déchiffrés.

Outils de communication interne

1) Le lieu de travail numérique, bien plus qu’un intranet (Mozzaik365)

Alors que 82% des employés aimeraient que leur employeur en fasse plus pour améliorer la qualité de leur expérience numérique au travail, le digital workplace semble être un grand atout. Ainsi, la mise en œuvre d’un lieu de travail numérique à l’ère du travail hybride est une condition préalable. Cet outil présente plusieurs avantages :  

• Renforcer la communication d’entreprise ;
• Mieux gérer les connaissances ;
• Promouvoir la collaboration.

Offrir un lieu de travail numérique à ses employés permet une meilleure communication des informations de l’entreprise. Les employés ont également l’occasion d’interagir et de s’exprimer pour être inclus dans la communication. En conséquence, la communication vers le haut et vers le bas est valorisée.  

Construire votre lieu de travail numérique à partir de votre bureau Microsoft est la meilleure stratégie. En effet, vous évitez la multiplication des outils, ce qui favorise son adoption. C’est ce qu’offre Mozzaik365 Digital Workplace : une extension de la suite Microsoft 365. Il vous permet de créer rapidement et facilement un espace de travail numérique à la pointe de l’innovation et sans quitter votre environnement Microsoft. SharePoint est une solution native pour la création d’un intranet mobile et intelligent. Il permet aux employés d’être informés et connectés. En tant qu’extension, Mozzaik365 double la puissance de SharePoint en ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en vous permettant de créer un design intranet plus attrayant et personnalisé.

2) Les réseaux sociaux d’entreprise pour une meilleure communication (Yammer)

80% des grandes entreprises ont déjà lancé leur plateforme sociale. Avoir un réseau social d’entreprise (CSN) favorise la collaboration interne, l’adhésion à la culture d’entreprise et le développement des employés. Les échanges informels (même à distance) sont tous les avantages des CSN.

Le réseau social d’entreprise de Microsoft est Yammer. Dans les grandes et moyennes entreprises, tous les employés n’ont pas la possibilité de communiquer directement. Yammer facilite la communication entre étrangers. Son objectif ? Promouvoir les échanges au sein de l’organisation.

3) Optez pour la phygitalisation de vos lieux de travail (Steeple)

Savez-vous ce qu’est la phygitalisation ? C’est une fusion entre les mondes physique et numérique. Dans le contexte de la communication interne, de nombreux éléments du lieu de travail peuvent être numérisés. Par exemple, les panneaux d’affichage, l’utilisation de tablettes tactiles ou de cartes connectées...  

Par exemple, Steeple est une solution phygitale pour la communication interne. Leur objectif est d’aider les entreprises à impliquer leurs employés dans leur vie professionnelle. De cette façon, ils renforcent le lien entre les équipes. Ils offrent une solution d’affichage numérique afin que les employés puissent lire et interagir avec les informations qui les intéressent.

4) Boostez votre plaidoyer des employés (Sociabble)

La défense des intérêts des employés est la stratégie d’engagement à chaud. En effet, les messages sont partagés 24 fois plus et ont une portée de 561% de plus lorsque les employés sont à l’origine (étude Social Media Today ). Cette technique consiste à transformer les employés en ambassadeurs de l’entreprise, tant à l’externe qu’à l’interne.  

En lançant des campagnes de plaidoyer des employés , vous formez vos équipes à s’exprimer sur les réseaux sociaux et à renforcer la réputation électronique de toute l’entreprise. L’idée derrière cela est que les gens accordent plus de crédit au contenu publié par un employé qu’à une entreprise. Il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre votre stratégie de défense des employés . Cela peut être fait à partir du digital workplace avec une solution comme Mozzaik365 qui intègre les flux de médias sociaux directement dans l’intranet. Les postes des employés sont ainsi mis en évidence en interne. Une autre option est les plates-formes externes comme Sociabble. La plate-forme utilise la curation de contenu pour faciliter les interactions sur les réseaux sociaux.

5) Profitez d’une zone vidéo (Ioga et Playplay)

Une vidéo est partagée 6 fois plus qu’une image. La vidéo est donc un média souvent sous-examiné et c’est une erreur. Toujours sous-utilisation, il y a une réelle opportunité d’entrer dans le montage vidéo. Si vous souhaitez créer des vidéos de communication interne et de marque employeur, vous pouvez opter pour un logiciel tel que Playplay qui rend la vidéo accessible à tous.  

D’autre part, lors du déploiement de votre stratégie de gestion des connaissances, Ioga peut être très utile. Il s’agit d’un logiciel qui vous permet de créer des vidéos de capture de connaissances sous la forme d’un format de questions et réponses. L’outil va encore plus loin en permettant aux chapitres de segmenter vos vidéos.

6) Harmoniser les signatures postales (Letsignit)

L’harmonisation des signatures électroniques donne à l’entreprise une plus grande visibilité. Conformément à la charte graphique, ils donnent une véritable unité et permettent de partager des éléments tels que des articles, des événements, etc. En d’autres termes, la signature e-mail est une véritable carte de visite pour l’entreprise. Il est donc essentiel d’en prendre soin. Vous pouvez le créer sur un document Word et utiliser de bons vieux copier-coller, mais pour plus de qualité, certains outils spécialisés existent. C’est le cas de Letsignit qui vous permet de synchroniser votre répertoire tel qu’Azure AD avec vos signatures. De cette façon, vous pouvez être sûr qu’ils sont toujours à jour !

7) Tenez-vous informé avec la Newsletter (Sarbacane)

Il n’est pas rare que les entreprises incluent une newsletter externe pour les clients ou les prospects dans leur stratégie. Cependant, ils oublient parfois l’importance d’un bulletin interne pour les employés. Cependant, c’est ce qui permet de transmettre des messages importants au sein de l’entreprise. Il renforce également le sentiment d’appartenance et l’adhésion à la culture d’entreprise. Pour créer des newsletters de qualité, vous pouvez utiliser des outils tels que Sarbacane. Ce logiciel d’emailing français vous fournit des modèles de courrier électronique et vous permet de surveiller les KPI de vos envois.

8) Enquête interne (Mozzaik365)

L’évaluation de la motivation et de la satisfaction n’est pas à négliger. Quelle meilleure façon de le faire qu’avec une enquête interne ? Cela vous permettra certainement d’évaluer votre score net de promoteur de l’employé et de mettre en œuvre des mesures correctives. C’est également un excellent moyen d’inclure les employés dans les décisions en leur demandant leur avis sur certains sujets. Mozzaik365 offre cette option et la possibilité d’inclure des boîtes à suggestions dans les intranets de l’entreprise. De cette façon, vous permettez aux employés de partager leurs idées. Vous pouvez ensuite les mettre aux voix pour mettre en évidence les idées les plus pertinentes.

9) Un outil de collaboration (Teams et Mozzaik365)

Le travail collaboratif a de nombreuses vertus telles que gagner du temps, la satisfaction des employés, la réduction du roulement... Parmi les bonnes pratiques du travail collaboratif, il y a le choix du bon outil. Microsoft Teams ou SharePoint sont des logiciels de collaboration essentiels. Ils vous permettent de travailler à distance et de manière asynchrone sur des documents, d’échanger des informations par chat ou vidéoconférence, de planifier des tâches, de créer des équipes de travail... En bref, la base nécessaire pour le travail d’équipe. Mozzaik365 ajoute des fonctionnalités à cela. En effet, l’extension centralise les outils collaboratifs et favorise les échanges. Comment s’y prend-il ? Grâce à l’aide à la contribution, à l’usine du site, à l’intégration des composants Teams et à une plateforme de gestion des connaissances.

Un autre outil qui semble évident pour une meilleure collaboration : la messagerie. C’est un outil clé pour la communication interne ! Chaque entreprise doit avoir un moyen de contacter ses collègues sans surcharger leur boîte aux lettres. La messagerie n’est pas seulement le moyen de partager des messages, mais aussi des documents ou même de communiquer de manière plus informelle avec des GIF ou des emojis. Microsoft Teams excelle dans ce domaine.  

📌 Pour aller plus loin, découvrez les bonnes pratiques du travail collaboratif

10) Intégration numérique (HeyAxel)

Avec l’essor du télétravail, de nombreuses entreprises doivent maintenant effectuer l’intégration de leurs nouveaux employés à distance. L’intégration est la première image qu’un employé a de l’entreprise. En tant que tel, il s’agit d’une étape cruciale dans le parcours de l’employé qui ne doit pas être négligée. Selon Payfit, une intégration ratée coûte 7 000 € et les premiers moments dans l’entreprise sont ceux où la recrue décide de rester dans l’entreprise ou non. HeyAxel est une plate-forme d’intégration qui vous permet de planifier et de surveiller l’intégration des recrues. Leur véritable force est qu’ils offrent une expérience 100% intégrée à votre environnement de travail, y compris Teams.

11) Offre d’emploi (Bienvenue dans la jungle)

Le principal défi pour une entreprise est d’attirer les meilleurs talents. Pour ce faire, de nombreux aspects entrent en jeu : image de l’entreprise, marque employeur, attractivité du secteur, etc. Les candidats mettent de plus en plus d’importance sur les valeurs de l’entreprise. 44% des candidats tiennent compte des valeurs de l’entreprise lorsqu’ils font leur choix. La plate-forme d’emploi Welcome to the Jungle reflète ces valeurs à travers des profils d’entreprise, des descriptions et des articles. Avoir une page Bienvenue dans la jungle est donc un atout essentiel pour promouvoir votre entreprise auprès des candidats. De cette façon, les candidats sont plus conscients de la culture de l’entreprise et vous maximisez le nombre de candidatures reçues.

Vous pouvez également trouver nos offres d’emploi ici !

Choses à retenir

📌 Choisissez un outil qui couvre autant de vos besoins que possible ;

📌 Demandez à votre personnel de participer ;

📌 Créer une phase de test avant d’adopter un nouvel outil ;

📌 Mesurer la productivité après l’intégration d’un nouvel outil.