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En esta guía, Mozzaik365 le presenta esta herramienta clave, diseñada para mejorar la comunicación interna y la colaboración, la gestión del conocimiento y la experiencia de los empleados. ¡Disfrute de su lectura!
¿Qué es una intranet?
En los últimos años han surgido numerosas soluciones digitales para facilitar la colaboración, la comunicación, la gestión del conocimiento, la experiencia de los empleados y la gestión de proyectos. Entre ellas: las plataformas de intranet. Entonces, ¿cómo se define una intranet? ¿Y qué la distingue de otras tecnologías? Siga leyendo para conocer nuestra definición de intranet y mucho más.
Definición de intranet:
Una intranet es una red informática similar a Internet, pero de acceso restringido a los miembros de una determinada empresa u organización. Las plataformas de intranet modernas integran una amplia gama de funciones, hasta el punto de transformarse en verdaderos lugares de trabajo digitales. Desempeñan un papel esencial en la mejora de la comunicación interna , la colaboración, la gestión del conocimiento y el trabajo en equipo, sobre todo en el contexto del teletrabajo o el trabajo híbrido.
También es un entorno seguro dentro de un espacio al que sólo puede acceder un grupo específico de personas.
Por ejemplo, las redes intranet pueden utilizarse para :
- Difundir información y promover eventos entre los empleados;
- Organizar y supervisar el progreso de un proyecto conjunto;
- Crear un onboarding o un curso de formación digital;
- Centralice las herramientas de trabajo que los empleados necesitan a diario;
- Almacene, comparta, gestione y edite documentos de forma colectiva ;
- Busque y encuentre fácilmente información y conocimientos internos;
- Identificar o encontrar rápidamente un contacto interno;
- Interactúe mediante chat, mensajes, llamadas, videoconferencias, comentarios, etc. ;
- Encuestar a los empleados para conocer su opinión;
- etc.
Historia de la intranet
Según Anne Pauline Garbar y Magali Véran, el concepto de intranet apareció por primera vez en los escritos de periodistas en 1992, antes de ser formalizado por Forrester Research en 1996 en un informe titulado "Full service intranet". A finales de los años 90, las intranets se imponían en las grandes empresas. Según un estudio de la Union des Annonceurs, en 2000, el 64,3% de las 1.500 primeras empresas francesas ya disponían de una intranet.
En sus inicios, la intranet corporativa era sobre todo una herramienta de comunicación interna , que daba acceso a mensajes privados y a contenidos administrativos, comerciales o institucionales. Desde entonces, la intranet ha evolucionado considerablemente, integrando numerosos servicios y convirtiéndose en una solución para el trabajo colaborativo, la gestión de proyectos y la gestión electrónica de documentos (GED).
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¿Cuál es la diferencia entre intranet, internet y extranet?
Internet, intranet y extranet son primos cercanos.
El diccionario Larousse define Internet como una red internacional accesible a todos y "resultante de la interconexión de ordenadores de todo el mundo mediante un protocolo común de intercambio de datos (IP por Internet protocol)".
A diferencia de Internet, la intranet es una red privada, abierta sólo a los miembros de una organización. Se basa en los mismos protocolos que Internet y ofrece los mismos servicios (compartición de archivos, mensajería, software en línea, etc.), pero a escala corporativa.
Por último, la extranet es una extensión de la intranet. Es una red segura que utiliza protocolos de Internet y permite a una estructura intercambiar información de forma segura con socios externos (proveedores, prestadores de servicios, clientes, etc.).
¿Cuál es el papel de la intranet?
La intranet moderna, con todas sus nuevas funcionalidades, no tiene una, sino una serie de funciones esenciales para el buen funcionamiento de las organizaciones actuales.
Transmisión de información
Dignas herederas de las primeras intranets, las plataformas de intranet 2.0 facilitan la transmisión de información. A través de la intranet, la dirección, el departamento de RRHH o el departamento de comunicación pueden transmitir mensajes a los empleados sobre noticias de la empresa, ofertas de empleo o próximos eventos.
Difundir la cultura de empresa
La intranet también desempeña un papel en la creación de una sólida cultura corporativa. De hecho, puede adornarse con los colores de la organización para convertirse en un vehículo de difusión de su imagen de marca empleadora. También es un canal privilegiado para contar la historia de la organización, exponer sus valores, recordar su misión y, en definitiva, poner de relieve su cultura.
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Reforzar el compromiso de los empleados
La intranet de nueva generación también está pensada para reforzar el compromiso de los empleados. En una red corporativa privada, los empleados pueden dar su opinión e implicarse en la vida de su empresa. Pueden expresarse dejando comentarios en las publicaciones de su empresa, participar en encuestas, compartir sus conocimientos a través de artículos de blog publicados en la plataforma o retransmitir las publicaciones de su organización en sus propias redes sociales sin salir de la intranet.
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Fomentar la cohesión interna
Con sus numerosos medios de comunicación horizontales, la intranet social también fomenta la cohesión interna. Los sistemas de mensajería, las salas de chat y las redes sociales corporativas que alberga permiten a los empleados comunicarse entre sí, colaborar sin problemas y forjar vínculos. Los empleados pueden interactuar formalmente, como parte de un grupo de proyecto, por ejemplo. También pueden comunicarse de un modo más informal, por ejemplo creando un grupo de conversación dedicado a un interés común (práctica deportiva, innovaciones, etc.) en una red social interna.
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Facilitar la colaboración interna
Una de las funciones esenciales de la intranet es optimizar el trabajo en colaboración. Las herramientas que fomentan la interacción entre los empleados facilitan la colaboración interna. Pero ésta no es la única ventaja de la intranet. La red privada también permite compartir, almacenar e incluso trabajar juntos en archivos. Al conectarse a su plataforma de intranet, los empleados pueden encontrar todos sus documentos de trabajo en su versión actualizada. Esto es ideal para aumentar la eficiencia, incluso cuando los empleados trabajan a distancia o en zonas horarias diferentes.
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Proteger los datos de la empresa
La intranet también desempeña un papel importante en la seguridad de los datos de la empresa. Esta red privada permite compartir información y archivos confidenciales de forma segura, ya que sólo los miembros de la organización pueden acceder a la plataforma. Para garantizar la seguridad de la intranet, los administradores también pueden asignar distintos derechos a los usuarios, para limitar sus acciones o la información que pueden ver.
Mejorar la experiencia de los empleados
Por último, pero no por ello menos importante, la intranet ofrece a los empleados una mejor experiencia digital. En esta plataforma, todas las aplicaciones y la información que los empleados necesitan para trabajar eficazmente pueden encontrarse en un solo lugar. La guinda del pastel es que pueden presentarse en una interfaz ordenada, fácil de usar y personalizable. Todo ello mejora la experiencia del usuario... y, por tanto, la de los empleados.
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¿Cuáles son las ventajas de utilizar una intranet?
Con todas estas funciones, la intranet corporativa es definitivamente una herramienta imprescindible, sobre todo porque las ventajas de una intranet son numerosas. He aquí algunas de ellas:
Mayor productividad individual y colectiva
El principal beneficio de utilizar una intranet es el aumento de la productividad individual y colectiva. Según un estudio de McKinsey, las empresas que utilizan tecnologías sociales como las intranets para mejorar la comunicación, el intercambio de conocimientos y la colaboración pueden aumentar la productividad de los trabajadores entre un 20 y un 25%.
Mejora de la imagen de marca y de la marca empleador
Otro beneficio significativo de implantar una intranet corporativa es la mejora de la imagen de marca y de la marca empleador. Gracias a esta herramienta, las organizaciones pueden lanzar fácilmente campañas de employee advocacy y convertir a sus empleados en embajadores. Una estrategia de comunicación ganadora, ya que según un estudio de PostBeyond, los mensajes corporativos tienen un 561% más de alcance cuando son compartidos por los empleados en sus redes sociales en lugar de en los canales de la empresa.
Retener el talento es fácil
En 2023, según una encuesta de OpinionWay y Grant Alexander, el 60% de los ejecutivos encuestados considera que la retención del talento es el principal problema de RRHH del año. La intranet es la herramienta ideal para fidelizar a los empleados. Gracias a esta herramienta, es posible establecer un proceso de incorporación óptimo e incorporar adecuadamente a los nuevos empleados. Este es un paso absolutamente decisivo para que estén dispuestos a quedarse. La intranet también mejora la experiencia de los empleados al proporcionar un entorno de trabajo digital agradable y fluido. Una ventaja que también desempeña un papel decisivo en la retención del talento. La prueba está en que, según un estudio realizado por Zapier, 1 de cada 6 jóvenes (Generación Z y Millennials) afirma haber dejado ya un trabajo por culpa de una tecnología inadecuada.
Ahorro y retorno de la inversión para la organización
La última ventaja clave de utilizar una intranet es financiera. En primer lugar, la adopción de una intranet reduce varios costes y gastos de la empresa. Por ejemplo, sólo la reducción del número de contrataciones fallidas representa un ahorro significativo. Según Hay, un error de casting puede costar a un empresario entre 45.000 y 100.000 euros. En definitiva, entre la reducción de costes y el aumento de la productividad, la implantación de una intranet moderna genera un notable retorno de la inversión (ROI). Según una encuesta realizada en 2017 por MVware, el ROI de un Digital Workplace es, de media, del 150%. Mejor aún, según un estudio de Forrester y Microsoft realizado en 2019, la aplicación de comunicación y colaboración Microsoft Teams, integrada con intranets bajo Microsoft 365 -como Mozzaik365- ¡obtendría un ROI del 832% en 3 años!
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