¿Cómo puede aprovechar el Lugar de Trabajo Digital para mejorar sus acciones de comunicación interna?
1. Basarse en los valores y el sentido de pertenencia de la empresa.
La misión (es decir, la razón de ser de una empresa) y la visión (el objetivo a largo plazo que se fija la organización y los medios que utiliza para alcanzarlo) son los pilares de cualquier cultura empresarial.
Esta misión y esta visión se materializan, día a día, mediante valores, encarnados por los dirigentes, pero también por los proyectos realizados, los productos o servicios comercializados... Estos valores fomentan la cohesión y la implicación de los empleados en torno a principios compartidos por todos. Desempeñan un papel clave en la construcción y afirmación de una cultura de empresa.
Según una encuesta realizada en junio de 2020 por Walters People y titulada"Expectativas de los empleados: qué está cambiando con la crisis de los Covid-19", los valores y la cultura de una empresa ocupan el segundo lugar en los criterios de los candidatos (41%), por detrás del atractivo del puesto y la remuneración (75%).
No hay duda: es importante tener claros tus valores corporativos por dos razones: para atraer y retener el talento. Y según un estudio de 2019 sobre Misión y Cultura realizado por Glassdoor en cuatro países (Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania) lo explica. Según el mismo, el 77% de los encuestados tiene en cuenta la cultura de una empresa antes de solicitar un empleo. Y el 79% tiene en cuenta la misión de la empresa antes de solicitar un empleo.
Por lo tanto, en el lugar de trabajo digital, los valores de la empresa deben estar en primera fila y ser muy visibles. No solo en la página de inicio, sino también en los espacios de intercambio y colaboración, las comunidades, las noticias, las encuestas, etc.
2. Destacar los éxitos (pero también comprender los fracasos)
Los departamentos de comunicación interna tienen la tarea de estar al tanto de todas (o casi todas) las iniciativas lanzadas por los equipos. Además, deben destacar las que tienen más éxito. Esta puesta en valor del éxito, ya sea individual o colectivo, es una fuente de motivación, pero también de compromiso para el resto del personal.
Al identificarse con colegas que han tenido éxito en sus proyectos, los empleados se implican más. Además, por mimetismo o inspiración, innovan con más facilidad, persiguiendo tareas de las que antes no se habrían sentido capaces.
Resulta igualmente gratificante poner de relieve los fracasos. Por qué no se abrió un mercado, por qué se aplazó el lanzamiento de un producto... El análisis de las causas reales permite a toda la empresa, sea cual sea el nivel jerárquico, apropiarse del contexto de un proyecto a priori "fracasado" y evitar reproducirlo. En resumen, mejorar colectivamente.
3. Tener sentido de la oportunidad, jugar con las noticias
Un lugar de trabajo digital es, en esencia, el corazón del reactor de muchas organizaciones. Es donde se hace todo: intercambios, colaboración, gestión del conocimiento, acceso a las herramientas de la empresa y a los distintos portales... Por tanto, los equipos de gestión de la comunicación deben aprovechar este papel central. ¿Cómo pueden hacerlo? Ofreciendo contenidos que respondan a los retos, es decir, con un alto valor añadido, actualizados constantemente y en el plazo adecuado.
Si se produce un acontecimiento político, económico o sanitario importante (una pandemia de Covid-19, por ejemplo), es imperativo reaccionar ante la noticia y adaptarse a la situación. Por supuesto, difundiendo información relacionada con las limitaciones que implica esta crisis (uso de mascarillas, aforadores, teletrabajo obligatorio, etc.), pero también, y sobre todo, interesándose por el día a día de los empleados: sus posibles dificultades de conexión, sus consejos y trucos para trabajar mejor y mantener alta la moral, sus nuevos métodos de prospección a distancia, las iniciativas de solidaridad emprendidas, etc.
4. Ser transparente en todos los casos
Según el Barómetro Edelman "La confianza y el coronavirus" publicado en 2021, el 51% de los franceses desean una información más clara sobre las acciones de su empresa. Este deseo de transparencia afecta a cuestiones de seguridad, estrategia, inversiones, etc. Se acabó la época en la que sólo los comités de dirección estaban al corriente de las grandes decisiones vinculadas a la supervivencia de la empresa a largo plazo. Las decisiones estratégicas se comparten con el mayor número de personas, sin ningún filtro.
50.000 millones que se te escapa de las manos en el último momento, por ejemplo...), los empleados, acostumbrados a esta transparencia, se solidarizarán con su empleador y se mantendrán unidos. De lo contrario, se corre el riesgo de que todos tiren de la manta, en un reflejo de protección.
5. Centrarse en la interactividad, sobre todo
El Lugar de Trabajo Digital es la herramienta ideal para difundir los mensajes y valores de la empresa, en un sentido más bien descendente. Pero también debe, a riesgo de no cumplir su misión, recoger las reacciones sobre el terreno, de los empleados. Esto significa fomentar los comentarios y reacciones dentro de las comunidades, organizar encuestas periódicas y sondeos de satisfacción, cuyos resultados se analizan, comunican y transforman en acciones concretas.
Según el Observatorio Intranet & Digital Working realizado en 2021 por la firma Arctus, la fluidez de la comunicación interna (52%) ocupa el segundo lugar entre los principales retos de lo digital para las empresas, por detrás de la mejora de la eficiencia operativa (61%).
Pero la comunicación interna también debe concebirse de forma transversal. Hay que animar a cualquier empleado a que, si lo desea, envíe cualquier tipo de información (idea, comentario, sugerencia, etc.) a los compañeros de su departamento o a toda la empresa. También pueden hacerlo en grupos especialmente diseñados para este fin. Sus contribuciones deben hacerse de acuerdo con una carta de buena conducta que han aceptado de antemano. No debe permitirse que ninguna censura del responsable o del departamento de comunicación obstaculice el mensaje.
6. Recrear momentos de convivencia, incluso a distancia
Como la crisis sanitaria ha dado lugar a una forma de trabajar más híbrida, muchos directivos se han enfrentado al reto de preservar los intercambios informales que tantos beneficios aportan a sus equipos.
Algunos han introducido nuevas reuniones periódicas, como almuerzos, pausas para el café o aperitivos virtuales. Otras han apostado por las sorpresas celebrando -a distancia- la firma de nuevos contratos o cualquier nuevo éxito individual o colectivo.
Otros han propuesto recrear -a distancia- las condiciones del trabajo presencial. ¿Cómo hacerlo? Organizando sesiones de trabajo silenciosas durante las cuales algunos empleados se conectan por videoconferencia y trabajan en sus expedientes por separado, al tiempo que tienen la libertad de hacer una pregunta a uno de sus colegas.
Un estudio de Ifop / Wittyfit explica la importancia de promover el bienestar en el trabajo dentro de la empresa. De hecho, el 81% de los empleados considera que éste es el tema prioritario de su empresa. Esta cifra ha aumentado 25 puntos en solo dos años, según la empresa especializada en encuestas y estudios de mercado.
7. La gamificación como baza
No hay nada como utilizar juegos para fomentar comportamientos virtuosos entre los empleados y transmitir mensajes de forma original (porque lúdica). Existe un amplio abanico de posibilidades en lo que respecta a la gamificación. Dentro del Lugar de Trabajo Digital, se puede establecer un sistema de puntos para recompensar la participación de los empleados en comunidades de práctica o en determinados grupos. Estos puntos pueden transformarse en insignias.
Del mismo modo, antes de un anuncio importante o de una videoconferencia de uno de los dirigentes de la empresa, se puede proponer un taller de pizarra para poner a prueba los conocimientos de los equipos sobre el tema que se va a tratar. Y después del anuncio, se puede invitar a los empleados a reunirse en torno a un juego. El objetivo será validar la apropiación del mensaje, pero también co-crear nuevas ofertas, por ejemplo en el contexto de una nueva dirección estratégica o de una adquisición.
Como vemos, hay muchas formas de optimizar la estrategia de comunicación interna dentro de un Digital Workplace. Sea cual sea la opción adoptada, debe favorecerse sistemáticamente la simplicidad en los dispositivos implementados. El Lugar de Trabajo Digital es un espacio único de trabajo e intercambio, por lo que hay que preservarlo y no sobrecargarlo innecesariamente.
Aspectos a tener en cuenta
📌 Destacar los valores corporativos;
📌 Destacar los éxitos de los equipos;
📌 Volver a la actualidad
📌 Ser transparente
📌 Dejar que la plantilla tome las riendas
📌 Crear momentos de convivencia
📌 Utilizar la gamificación.
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