Directorio de empresas: La guía completa

El directorio de empresa es una herramienta de comunicación interna y colaboración esencial para todas las empresas, grandes y pequeñas. Este documento, que reúne retratos e información esencial sobre varios miembros del equipo, permite asociar rápidamente un rostro y datos de contacto con un nombre y un cargo. Es muy útil tanto para los empleados actuales como para los recién contratados, los socios e incluso los clientes.

Según una encuesta realizada en 2023 por WTW, las relaciones en el lugar de trabajo ocupan el tercer lugar en la lista de factores de retención de empleados. En un mercado laboral competitivo, invertir en un directorio de empresa moderno puede ser una solución para agilizar las interacciones entre los empleados, retener a los colaboradores y reducir los costes relacionados con la rotación.

¿Cómo crear tu propio directorio corporativo? En este artículo, Mozzaik365 te da todas las claves para poner en marcha con éxito tu proyecto de directorio. ¡Feliz lectura!

¿Qué es un directorio de empresas?

Antes de profundizar en el tema, empecemos con una breve presentación de lo que es un directorio de empresas y de las distintas formas existentes.

Directorio de empresas: Definición

El directorio de la empresa es una herramienta de colaboración y comunicación interna. En su forma más simple, aparece como un documento o una página web que contiene fotos de perfil, nombres, información de contacto profesional y cargos de cada miembro del equipo.

En su versión más avanzada, el directorio corporativo es interactivo y está alojado en la intranet de la empresa. Incluye un motor de búsqueda, un perfil detallado de cada colaborador (competencias, formación, intereses, etc.) y, lo que es más importante, un organigrama que permite tener una visión rápida de la estructura jerárquica de la organización.

Diferentes tipos de organigramas de empresa

El organigrama corporativo es un componente esencial del directorio de una empresa moderna. Es una herramienta de comunicación interna y externa que representa visualmente las relaciones jerárquicas entre los distintos miembros de la organización, permitiendo una rápida comprensión de las responsabilidades de cada uno. La estructura del organigrama elegida refleja la cultura y el funcionamiento de la empresa. Existen numerosos tipos de organigramas de empresa, entre ellos:

Organigrama jerárquico o vertical:

Este modelo es el más sencillo y el más utilizado. El gráfico piramidal pone de relieve las relaciones jerárquicas entre los miembros de la organización. La posición de los empleados en la pirámide depende de su nivel de responsabilidad. La alta dirección (CEO, ejecutivos, miembros del consejo, etc.) está en la cúspide, seguida de los directores de departamento, los mandos intermedios y los empleados en la base de la pirámide.

Organigrama horizontal o plano:

Este gráfico refleja una cultura de empresa colaborativa en la que los empleados tienen contacto directo con los dirigentes y participan en los procesos de toma de decisiones. La estructura horizontal tiene pocos niveles jerárquicos: en el primero aparecen retratados los dirigentes y en el segundo los empleados, colocados en pie de igualdad.

Organigrama mixto:

Este gráfico híbrido combina elementos verticales y horizontales. Organiza a las personas verticalmente por nivel de responsabilidad y horizontalmente por departamento o función. Este tipo es adecuado para grandes empresas con distintos departamentos.

Organigrama matricial:

Este organigrama refleja una forma de organización en la que los empleados dependen de varios superiores jerárquicos, como un director de proyecto y el director financiero de la empresa. En este gráfico, las líneas de subordinación se representan tanto vertical como horizontalmente.

Organigrama circular:

Este gráfico es para empresas colaborativas, fomenta la colaboración entre departamentos. La alta dirección está en el centro, y otras funciones están representadas en círculos concéntricos, moviéndose del centro a la periferia en función de su posición en la jerarquía.

¿Por qué crear un directorio de empresas?

El directorio de empresas sirve para varios propósitos y desempeña funciones clave, lo que proporciona razones de peso para adoptarlo en su organización.

Facilitar la colaboración y la comunicación internas y externas

El directorio permite a los empleados poner cara a cada uno de sus compañeros, algo especialmente valioso en las grandes organizaciones, donde los empleados de distintos departamentos pueden no encontrarse con frecuencia. Además, un directorio de empresa moderno también proporciona información sobre el puesto de cada colaborador, sus habilidades, responsabilidades y conexiones jerárquicas con sus colegas. Con el directorio corporativo, los empleados pueden identificar rápidamente a quién dirigirse para consultas o asistencia. Cuando se comparte (total o parcialmente) con clientes, candidatos potenciales y socios comerciales, el directorio permite a estos grupos identificar rápidamente a la persona de contacto pertinente.

Además, el directorio proporciona acceso a la información de contacto profesional de varios miembros del equipo, lo que permite a los empleados ponerse en contacto fácilmente con los contactos internos elegidos sin perder tiempo buscando direcciones de correo electrónico o números de teléfono. El directorio de la empresa implica así un aumento de la productividad y una mejor experiencia de los empleados. Además, cuando se hace público, el directorio puede ayudar a clientes, socios y candidatos potenciales a encontrar fácilmente los datos de contacto de un empleado, creando oportunidades de negocio y sirviendo como activo de contratación.

Facilitar la integración de los nuevos empleados

El directorio es una poderosa herramienta para la incorporación de nuevos empleados. Los nuevos empleados pueden utilizarlo para identificar a sus contactos, encontrar su información de contacto, ponerse en contacto con ellos e incluso conocerlos a través de sus perfiles personales (competencias clave, intereses, formación, etc.). Gracias al directorio, los nuevos empleados se adaptan rápidamente, se integran en la cultura de la empresa y son más productivos.

Además, los directorios pueden incluir un organigrama, el directorio corporativo ayuda a los nuevos talentos a entender mejor el funcionamiento de la organización, a captar fácilmente la cultura de la empresa (si es jerárquica o plana, por ejemplo) e incluso a seguir su progresión profesional dentro de la empresa. Desde esta perspectiva, el directorio se convierte en un aliado en la retención de talentos.

Racionalización de las operaciones de la empresa

Por último, la creación de un directorio moderno de la empresa ayuda a racionalizar las operaciones de la organización. Este ejercicio incita a la dirección a formalizar la cultura y la estructura jerárquica de la empresa. Durante este proceso, la alta dirección y RRHH pueden identificar disfunciones, incoherencias o deficiencias en la asignación de funciones y las relaciones de subordinación. Como herramienta de comunicación interna y colaboración, el directorio de empresas moderno también sirve como herramienta de gestión de recursos humanos.

¿Cómo crear un directorio de empresas?

¿Desea crear un directorio de empresas y beneficiarse de esta herramienta? Aquí tiene una guía paso a paso:

#nº 1 Defina su necesidad y recopile la información necesaria

El primer paso para crear un directorio de empresa es identificar la finalidad que persigue. Por ejemplo, puede que quiera mostrar la organización de su empresa, proporcionar información en profundidad sobre cada empleado o simplemente ofrecer una visión general de las distintas caras de la empresa.

Una vez determinado su objetivo, elija la estructura adecuada (orden alfabético, zona geográfica, equipo o presentación en forma de organigrama) y reúna la información necesaria para su directorio (retratos fotográficos, información profesional, datos de contacto de los empleados, vínculos funcionales y jerárquicos entre colaboradores, etc.).

#2 Elija la herramienta para crear su directorio de empresa

El segundo paso es elegir una herramienta que le permita configurar el directorio según sus necesidades de accesibilidad, diseño y uso. Hay varias opciones disponibles, entre ellas:

- Programas de Microsoft Office (Word, PowerPoint y Excel): Estas herramientas facilitan la creación de directorios y organigramas con imágenes mediante la función SmartArt.

- Software de diseño gráfico en línea como Canva: Canva permite crear bonitos directorios a partir de plantillas originales y gratuitas (incluido un directorio de estilo árbol). Canva también ofrece un creador de organigramas en línea fácil de usar y gratuito.

- Software de mapas mentales como Gitmind: Esta solución permite crear directorios visuales y organigramas de forma gratuita, colaborativa y sencilla, utilizando plantillas personalizables.

- Plataformas de colaboración digital como Miro: Miro también ofrece una herramienta de creación de directorios y permite crear un organigrama en línea de forma gratuita.

- Lugar de trabajo digital Mozzaik365: Nuestra plataforma incluye un componente de directorio que simplifica la creación de un directorio moderno, interactivo, funcional y estéticamente agradable con un motor de búsqueda, filtros y sugerencias de búsqueda (por nombres, título, habilidades, etc.). También cuenta con perfiles de usuario detallados y personalizables, botones de contacto rápido para cada empleado y un organigrama integrado. Al integrar su directorio y organigrama en su intranet Microsoft365, supera la principal limitación de estas herramientas: su naturaleza estática. Con el componente de directorio de Mozzaik365, tu directorio y organigrama se sincronizan con la base de datos de empleados de tu Digital Workplace, actualizándose automáticamente para reflejar la composición y organización en tiempo real de tu empresa.

#3 Implante la solución en su empresa

El tercer paso para implantar un directorio de empresa es desplegar la solución. Para ello, designe a la persona o personas responsables de formatear y actualizar el directorio a lo largo del tiempo. Cree su directorio utilizando la herramienta elegida y, a continuación, compártalo con el público pertinente. Para una distribución interna eficaz, considere la posibilidad de incluir su directorio en la intranet de su empresa.

#4 Promocione su directorio internamente

El cuarto y último paso es dar vida al directorio y promocionarlo internamente. Para asegurarse de que el directorio es realmente adoptado por los empleados y da resultados, manténgalo actualizado regularmente con las nuevas contrataciones, las bajas y los ascensos. Además, para familiarizar a los empleados con el uso del directorio, designe embajadores e incorpore la presentación de esta herramienta al proceso de incorporación de los nuevos empleados.

🚀 ¿Listo para embarcarte en la creación de tu directorio de empresa? Para guiarte en tu proyecto de directorio y asegurarte de que no se te olvida nada, descárgate nuestra lista de comprobación "Configuración del directorio de tu empresa."

Guía completa de directorios de empresas: Puntos clave

Un directorio de empresa es una galería de retratos que muestra a todos los miembros de una organización. Es una valiosa herramienta de comunicación y colaboración interna y externa, adecuada tanto para estructuras grandes como pequeñas. El directorio permite poner cara y nombre a un cargo. En su forma más avanzada, el directorio puede revelar la estructura jerárquica de la empresa (organigrama), simplificar el contacto rápido y proporcionar información detallada sobre los colaboradores. A usted le corresponde elegir el tipo de directorio que responda a las necesidades de su empresa.

Ciertamente, un directorio interactivo integrado en su intranet, como el componente de directorio de Mozzaik365, es un verdadero activo para su organización. A diferencia de los directorios tradicionales, que tienen el gran inconveniente de ser estáticos y quedar obsoletos rápidamente, este tipo de directorio se actualiza automáticamente, permite presentar perfiles detallados sin sacrificar la claridad, e incluso puede conectarse a las herramientas disponibles para el empleado en su espacio de trabajo digital (como su correo electrónico).

Si está interesado en implementar un directorio inteligente, solicite una demostración para explorar Quién es Quién de Mozzaik365.