Todo lo que necesita saber sobre Microsoft SharePoint Premium

En 2025 habrá 130.000 millones de terabytes de contenidos, desde contratos y facturas hasta diseños y vídeos.

Sin embargo, la gran cantidad de contenidos y el procesamiento manual provocan una disminución de la productividad, la pérdida de oportunidades y un aumento de los costes operativos.

Para organizar y gestionar este volumen de contenidos, es esencial automatizar la clasificación y el procesamiento. En la conferencia Microsoft Ignite 2023, Microsoft presentó Microsoft SharePoint Premium, una plataforma de inteligencia artificial para transformar sus experiencias de contenido en la nube. SharePoint Premium es la evolución de Microsoft Syntex.

En nuestro artículo, descubra cómo la IA permite la inteligencia de contenidos, optimiza los procesos empresariales críticos, mejora la gobernanza y prepara sus contenidos para Copilot.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint hasta hoy

Antes de desvelar las funciones avanzadas de SharePoint Premium, exploremos los fundamentos de esta plataforma.

SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de contenidos desarrollada por Microsoft. Disponible desde 2001, es utilizada principalmente por empresas. Ofrece un conjunto de servicios que permiten a las organizaciones compartir y gestionar eficazmente documentos, información e ideas dentro de la organización.

SharePoint permite crear sitios web de intranet para facilitar la colaboración dentro de los equipos, el almacenamiento y la gestión de documentos, así como el seguimiento de versiones. La plataforma también ofrece funciones avanzadas como foros, formularios, flujos de trabajo y análisis empresariales.

Hay dos tipos de productos:

- SharePoint Online: la versión SaaS del producto, alojada en los centros de datos de Microsoft y mantenida por Microsoft.

- SharePoint Server: la versión clásica del servidor que debe instalarse en las granjas de servidores.

En resumen, SharePoint le permite colaborar, informar y distribuir con sitios dinámicos, noticias personalizadas e intercambio seguro de archivos.

Colabore: Potencie los equipos con sitios dinámicos en Microsoft Teams. Sincroniza y comparte de forma segura archivos, datos y recursos.

Informar: Publique información y recursos en su intranet. Cuente su historia con atractivos sitios personalizados y noticias dirigidas y personalizadas.

Distribuir: Acceda, gestione y almacene contenido colaborativo y transaccional en la plataforma en la nube flexible y a gran escala integrada con Microsoft 365.

SharePoint Premium

SharePoint Premium introduce enfoques innovadores para interactuar con sus contenidos de alto valor, gestionándolos y protegiéndolos durante todo su ciclo de vida. También contribuye a optimizar el valor del contenido garantizando su seguridad y proporcionando una estructura adecuada, preparándolo para Copilot para Microsoft 365, el revolucionario asistente de IA que redefine la productividad.

Experiencias y soluciones de contenidos:

Aumente la productividad de los empleados, mejore los procesos empresariales manteniendo los contenidos actualizados, fomente la detección y colabore en varios tipos de archivos. Optimice los procesos de documentos empresariales críticos, como contratos y facturas, mediante IA, seguridad y flujos de trabajo.

Tratamiento de contenidos:

Organice su contenido para maximizar su valor utilizando la automatización guiada por IA para la creación, clasificación y etiquetado de documentos, preparando así el contenido para Copilot.

Gobernanza de contenidos:

Aborde de forma proactiva los problemas de uso compartido excesivo y proliferación de contenidos gestionando el ciclo de vida de los contenidos y controlando el acceso con herramientas sencillas pero potentes.

La experiencia de los contenidos

Los sistemas de gestión de contenidos deben ir más allá del mero almacenamiento de archivos. Deben ofrecer soluciones integrales que puedan utilizarse para cualquier archivo a lo largo del ciclo de vida de sus documentos de alto valor.

Microsoft amplía el poder de colaboración de Office al visor de archivos integrado. Gracias a la compatibilidad con más de 400 tipos de archivos, pronto podrás añadir anotaciones, comentarios, menciones, tareas y mucho más a cualquier tipo de archivo compatible, igual que haces hoy con los documentos de Office.

En la nueva aplicación Teams Business Documents, puede colaborar en contratos, declaraciones de trabajo, pedidos, facturas y mucho más. También podrá consultar la lista completa de documentos importantes en una vista unificada. Recibirá información práctica, como alertas oportunas sobre contratos que vencen pronto o que requieren una atención especial.

Puede crear nuevos contratos en Word utilizando plantillas estándar que aprovechan el ensamblaje de contenidos para rellenar los detalles clave de los nuevos contratos. También puede comparar un contrato con otros relacionados mediante el nuevo motor de desviación de reglas basado en IA, que destaca los cambios que pueden requerir una atención especial o presentar riesgos. Una vez aprobados, los contratos pueden enviarse para su firma mediante SharePoint eSignature. La información permanece segura (dentro de Microsoft 365): no sale de tu Tenant, y puedes involucrar a partes externas para que firmen y aprueben el documento.

Puede cargar grandes volúmenes de documentos de gran valor, y el nuevo analizador de cláusulas basado en IA analizará y simplificará automáticamente los contratos de alto riesgo que requieran su atención junto con los riesgos identificados.

También puede ampliar su contenido a proveedores externos, vendedores y clientes con el nuevo Portal de Documentos. El Portal de Documentos le permite configurar un sitio externo de fácil acceso, personalizado según su marca, que le permite colaborar con confianza con empresas o consumidores en documentos seleccionados.

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Procesamiento de contenidos

Como parte de Microsoft Syntex, Microsoft presenta nuevas formas de aprovechar la IA para clasificar, etiquetar y proteger sus documentos, así como crear nuevos documentos utilizando plantillas automatizadas para la creación de contenidos a gran escala.

SharePoint eSignature digitaliza de forma segura sus flujos de trabajo de aprobación de documentos. Estará disponible de forma general y se desplegará en el primer trimestre de 2024, empezando por los Tenants en Estados Unidos. Si su organización utiliza actualmente otros servicios de firma electrónica, Microsoft ha anunciado que Adobe y DocuSign son socios de lanzamiento para SharePoint eSignature. La integración de terceros con Adobe Acrobat Sign y DocuSign estará disponible a principios de 2024.

Servicios como el procesamiento de documentos, el ensamblaje de contenidos, el reconocimiento óptico de caracteres, el procesamiento de imágenes y el etiquetado taxonómico están disponibles bajo la marca Syntex y, a partir de ahora, formarán parte de SharePoint Premium.

Los siguientes nuevos servicios (de pago por uso) para SharePoint Premium estarán disponibles a finales de diciembre de 2023:

Traducción de archivos y vídeos Stream: Convierta archivos y transcripciones de vídeos Stream a docenas de idiomas compatibles de forma automática y a escala. Microsoft ha anunciado nuevos servicios de traducción para vídeos Stream en SharePoint y una nueva función de mejora de vídeo impulsada por IA que elimina automáticamente las pausas en las grabaciones.

Pero aún hay más en el primer semestre de 2024:

• Columnas de autorrelleno: Añade dinámicamente una nueva columna a una biblioteca de documentos y utiliza la IA para rellenar automáticamente los valores descubiertos.
• Detección de PII (Personally Identifiable Information): Marca los archivos que contienen información de identificación personal, como direcciones, números de teléfono, datos de tarjetas de crédito, etc.
• Clasificador multietiqueta: Ejecute un único modelo de IA para definir automáticamente el tipo de contenido y determinar el modelo adecuado que debe aplicarse para una extracción y un análisis exhaustivos de los datos.
• Encontrar y eliminar la visibilidad de cierta información sensible: Como nombres, direcciones, números de la seguridad social, mientras se visualizan contenidos.
  

Por último, ya están disponibles las API de Microsoft Graph para SharePoint Premium, que le permitirán integrar el procesamiento de documentos, el montaje de contenidos y los servicios relacionados en sus aplicaciones personalizadas.

Todos estos servicios son accesibles para todos los usuarios de Microsoft 365 sin necesidad de una licencia adicional, funcionando con un modelo de precios basado en el uso.

Gobernanza de contenidos‍

Con más contenido procedente de diferentes servicios/departamentos, es crucial garantizar que se comparte la información correcta, y que la información sensible no se comparte en exceso o se expone inadvertidamente en los resultados de búsqueda o en Copilot.

Los sitios y contenidos compartidos en exceso pueden provocar accesos no autorizados y riesgos operativos para las organizaciones. La información presente en Data Access Governance puede ser valiosa. Sus informes proporcionan una visión general de los sitios potencialmente compartidos en exceso (el filtrado se realiza a través de la política de uso compartido, los sitios conectados a Teams, la privacidad, etc.). También se pueden destacar los sitios con contenido empresarial de alto valor, ya que a menudo requieren políticas y revisiones más estrictas.

Los informes son sólo una parte del proceso. Con SharePoint Premium, el equipo de TI puede activar revisiones de acceso para contenido potencialmente arriesgado, solicitando a los propietarios de este contenido que revisen el acceso, realicen los cambios necesarios y confirmen que los sitios se comparten adecuadamente.

Para los sitios compartidos en exceso, puede activar la nueva política de Control de acceso restringido especificando los grupos de seguridad autorizados a acceder a ellos.

La IA puede transformar no sólo la productividad, sino también la gobernanza y la administración. Las recomendaciones de políticas basadas en IA pueden comparar un conjunto de muestras de sitios con políticas de acceso bien gestionadas con otros sitios en el Tenant, haciendo coincidir semánticamente, y luego recomendar políticas de acceso óptimas.

Por otro lado, Content Event Insights le permite encontrar momentos "interesantes" en el ciclo de vida de los contenidos, como un alto volumen de compartición o grandes volúmenes de descarga.

En conclusión, la llegada de SharePoint Premium supone un paso importante en la evolución de las soluciones de gestión de contenidos dentro del ecosistema Microsoft 365. Los servicios de procesamiento de contenidos, como el procesamiento de documentos, la firma electrónica y la detección de PII, ya están disponibles bajo la marca Syntex, con una transición a SharePoint Premium prevista para 2024, basada en precios por uso para la mayoría de los planes de Microsoft 365.

Nuevas funciones como la aplicación Documentos de empresa, el Centro de documentos y el visor de archivos mejorado, así como "SAM", estarán disponibles como servicios con licencia que se pueden añadir a los planes de Microsoft 365, con precios que se anunciarán cuando estén disponibles de forma general en 2024.