La evolución de una intranet a una plataforma de experiencia del empleado

¿Lo sabía? Sólo el 13% de los empleados declara utilizar su intranet a diario, y el 31% afirma no utilizarla nunca. Peor aún, ¡el 57% de ellos afirma no ver ningún valor en la intranet de su empresa! Sin embargo, la transición a una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP) podría permitir a las empresas afectadas crear un entorno de trabajo digital moderno y eficiente que impulse la productividad, potencie la colaboración y mejore el compromiso de los empleados.

Pero, ¿qué es exactamente? ¿Cuáles son las ventajas de una plataforma de este tipo? ¿Y qué empresas han realizado con éxito esta transición? A continuación encontrará explicaciones detalladas.

Comprender la intranet tradicional y sus limitaciones

En primer lugar, abordemos la siguiente pregunta: ¿Qué es una intranet?

Una intranet tradicional es una red informática interna de una empresa (o de cualquier otra organización) diseñada para facilitar la comunicación, el intercambio de información y la colaboración entre sus miembros. En ella se almacenan, acceden e intercambian diversos documentos, calendarios, artículos, recursos y directorios.

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Aunque una intranet fomenta la comunicación y la colaboración al ofrecer un espacio centralizado para la información, tiene limitaciones evidentes, sobre todo en cuanto a la experiencia del usuario. Muchos empleados citan las siguientes limitaciones:

• Dificultad para encontrar la información que buscan;
• Falta de personalización;
• Falta de interactividad;
• Ausencia de funciones avanzadas;
• Rigidez frente a los avances tecnológicos.

Entender estas deficiencias es crucial para comprender la importancia de la transición a una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP) más moderna y dinámica.

¿Qué es una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP)?

En primer lugar, es importante definir qué es la experiencia del empleado. Es un concepto de recursos humanos que se refiere a la suma de los sentimientos y experiencias de un empleado con su empresa, desde su llegada hasta su partida. Concretamente, es simplemente la impresión general que tiene un colaborador sobre el funcionamiento de su empresa. Tiene en cuenta diversos elementos, como las condiciones de trabajo, el equilibrio entre trabajo y vida privada, las tareas diarias, etc.

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Una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP) es una solución que reúne todas las herramientas de RRHH de una empresa en un solo lugar. Supera las limitaciones de las intranets tradicionales ofreciendo un enfoque más completo, interactivo y personalizado. En este espacio, los empleados pueden colaborar y comunicarse sin problemas. Esto es posible gracias a la integración de funciones avanzadas, como mensajes de chat en tiempo real, noticias personalizadas, herramientas de gestión de proyectos, etc.

En esencia, una EEP se adapta a las necesidades específicas de cada empleado. Gracias a sus funciones avanzadas, los usuarios pueden organizar su espacio de trabajo digital según sus preferencias y acceder rápidamente a las herramientas y la información que necesitan.

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¿Cuáles son las ventajas de pasar de una intranet a una EEP?

Para las empresas, adoptar una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP) aporta numerosas ventajas. He aquí los principales:

• Enfoque personalizado: Al dar prioridad a un enfoque centrado en el individuo, los PAE ofrecen una experiencia de usuario personalizada.

• Interfaz intuitiva: Simplifica la navegación y el acceso a información crítica y herramientas de trabajo, contrarrestando el efecto "estático" de las intranets tradicionales.

• Funciones avanzadas de colaboración: Co-creación de documentos en tiempo real, discusiones por mensajería instantánea: estas funciones mejoran la cooperación, la eficiencia y la creatividad dentro de los equipos.

• Mayor movilidad: A diferencia de las intranets tradicionales, las EEP suelen estar optimizadas para dispositivos móviles (smartphones, tabletas), lo que permite a los empleados permanecer conectados incluso mientras se desplazan o están fuera de la oficina.

• Mayor productividad de los empleados: La mejora de la colaboración entre equipos, la mayor facilidad de acceso a los conocimientos y el aumento de la satisfacción general contribuyen a mejorar el rendimiento de los empleados.

• Acceso al conocimiento: Los PAE proporcionan medios eficaces para almacenar y compartir conocimientos dentro de la empresa, facilitando el acceso a documentos y recursos.

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• Seguimiento de datos facilitado: Los PAE pueden proporcionar datos analíticos sobre el uso de la plataforma, lo que permite a las empresas medir el compromiso de los empleados y ajustar su estrategia en consecuencia.

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¿Cuáles son los factores clave para pasar con éxito de una intranet a una plataforma de experiencia del empleado?

La transición de una intranet tradicional a una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP) es un paso crucial para mejorar la eficiencia operativa de una empresa.

Ante todo, la formación de los empleados desempeña un papel fundamental. Comprender las distintas funciones de la plataforma y dominarlas debe formar parte de la estrategia general. También es importante la comunicación, tanto antes como después de la implantación de la plataforma. Los empleados deben estar informados de los próximos cambios y de las ventajas que pueden esperar.

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A continuación, es importante que la dirección de la empresa participe activamente en el proyecto, tanto en la ejecución como en la comunicación interna. Su compromiso debe inspirar confianza y entusiasmo a los empleados.

La migración de datos es otro reto que hay que abordar. Transferir datos de la intranet a la nueva plataforma requiere una metodología precisa y un proceso estructurado.

Por último, otro aspecto a tener en cuenta en la implantación de una plataforma de experiencia del empleado es la gestión del cambio. Esto es esencial para mitigar la posible resistencia y fomentar la aceptación de los empleados. Para ello, es crucial una comunicación transparente y aplicar medidas de apoyo como formación, conferencias, seminarios web, etc.

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Estudio de casos: Empresas que han realizado la transición con éxito

Varias empresas han pasado con éxito de una intranet tradicional a una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP). He aquí algunos ejemplos en los que inspirarse:

Airbnb: La conocida plataforma de alquiler de alojamientos invirtió en una EEP para mejorar la comunicación y la colaboración entre sus empleados dispersos por todo el mundo. La plataforma se personalizó por completo para reflejar la cultura corporativa de Airbnb y garantizar un acceso rápido a toda la información esencial (noticias internas, espacios de debate temáticos, etc.). El resultado: una mejora significativa de la Experiencia de Usuario (UX) y un reforzado sentimiento de pertenencia.

Unilever: La multinacional adoptó una EEP para mejorar la colaboración en tiempo real entre sus equipos, independientemente de su ubicación en todo el mundo. El objetivo era que los empleados pudieran compartir ideas fácilmente, colaborar en proyectos interfuncionales y mantenerse constantemente informados sobre las últimas novedades de la empresa.

Bouygues Telecom: Aunque no es una EEP tradicional, la empresa francesa acaba de lanzar la plataforma Innolab, una plataforma digital colaborativa abierta a todos (empleados, clientes, posibles clientes). El objetivo de esta plataforma es crear un espacio de reflexión y creatividad para imaginar productos y servicios para el futuro.

IBM: La empresa estadounidense optó por migrar a una EEP para racionalizar sus métodos de trabajo. Al sustituir sus antiguas intranets por una plataforma moderna, IBM fomentó la colaboración en tiempo real y la difusión de información personalizada. Esta transición estimuló la innovación y reforzó el intercambio de conocimientos dentro de la empresa.

Conclusión

La intranet tradicional es cosa del pasado. Las cifras lo demuestran: muchos empleados están descontentos con ella, hasta el punto de que a veces prefieren no utilizarla. Por eso, las empresas tienen gran interés en pasar a una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP), más fluida, interactiva y dinámica. El objetivo es fomentar la creatividad, la colaboración, la personalización de contenidos, el intercambio de ideas e información y, en última instancia, mejorar la satisfacción y la productividad de los empleados. Es un programa ambicioso de implantar, y es indispensable adoptar medidas concretas de gestión del cambio.

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