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Vous le savez, un intranet d’entreprise est un outil indispensable à la communication et à la collaboration interne, mais aussi à la culture d’entreprise et même à la productivité collective et individuelle.
Vous envisagez d’ailleurs de doter votre organisation d’un intranet collaboratif, voire mieux, d’une véritable Digital Workplace, et avez une idée précise des besoins auxquels celle-ci doit répondre ?
Pour vous aider à faire votre choix parmi toutes les fonctionnalités possibles, Mozzaik365 vous présente les fonctionnalités indispensables d’un bon intranet d’entreprise, leurs usages et leurs bénéfices.
Lisez attentivement ce qui suit !
1. Les fonctionnalités qui facilitent la communication interne
La communication interne est un important vecteur d’engagement et de bien-être des salariés. Elle conditionne en effet l’adhésion de ceux-ci au projet commun et les conduits à s’impliquer dans sa réalisation.
Des idées originales peuvent vous aider stimuler votre communication interne. Néanmoins, pour faciliter la communication au sein de votre organisation, veillez à intégrer également les éléments suivants fonctionnalités :
1.1. Le mur d’actualité, pour partager les bonnes informations aux bonnes personnes
Le mur d’actualité personnalisé est une fonctionnalité essentielle à ajouter à votre intranet d’entreprise.
Ce dernier offre en effet plusieurs avantages. Il permet :
- De créer un véritable intranet de communication en centralisant les contenus internes (articles de blog, Posts sur les réseaux sociaux, etc.);
- D’adresser les bonnes informations aux bons collaborateurs en ciblant les communications ;
- De mettre en avant les messages les plus importants et même d’entamer un dialogue avec les salariés ;
- De satisfaire les besoins de chaque collaborateur, grâce à l’abonnement à des thématiques.
Grâce au mur d’actualité de la Digital Workplace Mozzaik365 il est possible de créer des contenus élégants, uniformisés et multilingues, puis de les pousser auprès d’une audience cible.
Cerise sur le gâteau, les collaborateurs peuvent réagir aux publications et personnaliser leur flux d’information en s’abonnant à leurs thématiques favorites. En toute logique, ceux-ci sont, le cas échéant, davantage intéressés par les contenus diffusés sur les intranets de l’entreprise. De quoi Booster leur engagement !
<span>À titre d’exemple, le composant « Mes flux » intégré au mur d’actualité de la Digital Workplace Mozzaik365 permet aux salariés de s’abonner aux thématiques de leur choix afin de se voir proposer les derniers contenus associés (pages internet ou documents).</span>
1.2. Le mur de réseaux sociaux d’entreprise, pour faire de vos collaborateurs vos meilleurs ambassadeurs
Le mur des réseaux sociaux est une autre fonctionnalité à intégrer sans hésiter à votre plateforme intranet. Mais de quoi s’agit-il ?
Le mur des réseaux sociaux, ou NewsHub, est une interface sur laquelle une sélection de publications pertinentes issues de différents réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, etc.) est centralisée dans votre intranet.
Le mur de réseaux sociaux, ou NewsHub, est une interface sur laquelle est centralisée une sélection de publications pertinentes issues de différents réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, etc.) dans votre intranet.
Surtout, un mur des réseaux, comme celui proposé par Mozzaik365, est un levier de choix pour transformer vos salariés en ambassadeurs. Grâce à cette fonctionnalité, vos collaborateurs peuvent aisément réagir à vos publications externes et relayer vos Posts sur leurs propres réseaux sociaux afin d’augmenter leur visibilité. C’est ce que l’on appelle l’Employee Advocacy.
📌 Pour aller plus loin, découvrez comment la fonctionnalité "Mur de médias sociaux" transforme vos salariés en ambassadeurs.
1.3. Le ciblage des communications, pour transmettre le bon message à la bonne personne au bon moment
Le ciblage des communications est particulièrement utile au service de la communication interne. Grâce à cette fonctionnalité intranet, ce dernier peut en effet faire apparaître des contenus auprès de certains groupes de salariés seulement. L’idéal pour s’assurer d’une meilleure réception des messages et éviter de noyer les collaborateurs sous une masse d’informations inadaptées.
La Digital Workplace Mozzaik365 offre la possibilité de diffuser des informations auprès d’audiences spécifiques. Le composant Event Manager, permet par exemple de cibler chaque événement selon le profil de l’utilisateur. De même, le composant Actualités permet de pousser chaque actualité auprès d’un public spécifique.
2. Les fonctionnalités qui facilitent la gestion de la connaissance
Les savoirs produits par une organisation représentent un véritable capital immatériel qu’il convient d’entretenir et de valoriser.
L’intranet d’entreprise peut être mobilisé dans cette perspective. Un bon intranet comprend en effet des fonctionnalités de gestion des connaissances (ou Knowledge Management).
Voici les plus importantes :
2.1. La Gestion Électronique des Documents (GED), pour co-construire et partager les savoirs
Un espace de Gestion Electronique de Documents (GED) un allié de taille en vue de formaliser, centraliser et organiser les connaissances (souvent implicites) qui émanent de la société et de ses collaborateurs.
Plus précisément, cet outil de gestion documentaire dématérialisée permet de contrôler le cycle de vie des documents internes, de leur (co)création à leur archivage, en passant par leur modification, leur partage et leur stockage.
SharePoint est une excellente solution pour créer une GED, notamment parce que celle-ci s'intégrera parfaitement à votre Digital Workplace Microsoft 365, et à Teams. Enrichis par Mozzaik365, les sites SharePoint permettent de partager facilement ses savoirs et de les organiser.
Le tout est d’être en mesure de les retrouver facilement.
2.2. La recherche avancée, pour trouver rapidement les informations nécessaires à la bonne réalisation du travail
Une fonctionnalité de recherche avancée est un indispensable de tout intranet d’entreprise moderne. Dans le cas où votre intranet sert à partager les processus, les bonnes pratiques et les connaissances internes, vous ne pourrez pas vous passer de cette Feature. Et pour cause, si le savoir est documenté, mais qu’il est introuvable lorsqu’un collaborateur en a besoin, la GED devient inutilisable.
C’est l’une des fonctionnalités les plus puissantes du duo Mozzaik365 x Microsoft 365 !
Les documents peuvent être nommés, tagués, rangés, associés à des métadonnées et des auteurs, puis retrouvés en quelques clics grâce à une barre de recherche et des filtres précis.
Grâce à la recherche avancée, les collaborateurs s’épargnent du temps de recherche et de la frustration. Ils accèdent sans difficulté à l’information qu’ils recherchent et apprennent continuellement de leurs pairs.
La recherche avancée apporte donc deux bénéfices incontournables à votre intranet :
- Libérer du temps à vos équipes pour mener à bien leurs missions ;
- Faire monter l’ensemble des collaborateurs en compétences, les rendant ainsi plus performants dans leur travail.
2.2. L’aide à la contribution, pour permettre à chacun de diffuser facilement ses connaissances
Partager ses connaissances en interne peut être aussi gratifiant que chronophage. Pour encourager la mise en commun des savoirs, pensez à intégrer une fonctionnalité d’aide à la contribution à votre plateforme intranet.
L’aide à la contribution prend la forme d’un raccourci de création de documents à partir de modèles conçus par l’administrateur de l’intranet. Il devient aisé de publier de belles pages, claires, structurées, mises en forme et illustrées. Les sachants peuvent créer des supports utiles et impactants en quelques clics !
Là encore, la Digital Workplace Mozzaik365 peut être prise en exemple. Le composant « aide à la contribution » aux sachants d’alimenter le système de gestion de contenus (ou Content Management System — CMS) grâce à des modèles d’articles.
