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L'ère des intranets standardisés, austères et peu attrayants est révolue! On sait aujourd'hui qu'une bonne communication interne joue un rôle dans le bien-être et la motivation des salariés. D'où l'importance d'optimiser les outils de communication de l'entreprise, notamment en mettant en place un lieu central d'échange d'informations. Un lieu qui prend généralement la forme d'un intranet personnalisé. Mais de la théorie à la pratique, il faut franchir le pas...
Voici donc 6 étapes à suivre pour installer un intranet de communication efficace, de la manière la plus concrète possible.
Qu’est ce qu’un intranet de communication efficace ?
Bien utilisé, l'intranet est un véritable levier de performance en termes de communication interne. Il est en effet au cœur de l'engagement des salariés : non seulement c'est le premier outil que rencontrent les nouveaux collaborateurs, mais c'est aussi une interface que la plupart des salariés utilisent au quotidien pour trouver des informations. D'où l'importance de soigner à la fois le contenu et la forme.
Une étude du cabinet de PwC publiée en 2017 démontre par ailleurs que les entreprises les plus performantes (c’est-à-dire celles dont le chiffre d’affaires a augmenté de plus de 5% au cours des 3 années précédentes) adoptent une définition plus large du digital, qui va au-delà de l’analogie commune entre digital et informatique. Pour ces entreprises, la transformation digitale ne consiste pas seulement à changer d’outils de travail : il s’agit également de repenser le modèle sur lequel elles sont basées, et de transformer en profondeur les pratiques des salariés. C’est, en ce sens, une véritable révolution culturelle.
Centre névralgique de la communication interne, l'intranet doit être adapté à la structure et aux usages de l'entreprise. C'est pourquoi il est important de le personnaliser, en y intégrant des fonctionnalités personnalisés, mais aussi d'en faire un outil central et un point d'entrée quotidien pour tous les employés.
Comment créer un bon intranet de communication ?
Voici maintenant les étapes à suivre pour passer à l’action.
1/ Établir un état des lieux
Avant de mettre en place un intranet, il est important de réaliser un audit (ou inventaire) qui permettra de déterminer :
- Les points forts et points faibles de l’entreprise ;
- Les besoins de celle-ci, notamment en matière de communication interne ;
- L’usage actuel de l’intranet ;
- Les éventuels retours utilisateur de l'intranet actuel.
Autrement dit, il est important de répondre aux questions suivantes :
- De quelle solution dispose l’entreprise actuellement ?
- Cette solution donne-t-elle satisfaction ? (on peut s’aider de sondages auprès des utilisateurs et/ou d’une analyse approfondie des KPIs)
- Quel en est l’usage actuel ?
- Comment l'entreprise souhaite-t-elle communiquer avec ses employés et qui sont ses cibles ?
- <span>Quels sont les projets de l’entreprise pour les 5 prochaines années ? Comment l’intranet actuel pourra-t-il répondre aux usages de demain ?</span>
À ce titre, on pourra s’aider de ce modèle pour établir une stratégie de communication interne.
🎁 Pour vous inspirer, Mozzaik365 a décrypté 6 exemples de stratégies de communication interne
2/ Réaliser le cahier des charges et le calendrier adéquat
<span>La création d’un cahier des charges est l’une des étapes les plus importantes, qui vient juste après l’état des lieux. Le cahier des charges a vocation à formaliser les besoins des utilisateurs. Concrètement, il doit pouvoir répondre aux questions suivantes :</span>
- Quel est l’objectif de communication interne poursuivi ? Quelles sont les informations que l’entreprise souhaite partager ?
- Quels sont les usages et les médias utilisés pour atteindre ces objectifs ?
- Quelles sont les ressources informatiques dont dispose l’entreprise ?
- Quels sont les besoins techniques ?
- <span>Quelle est la compatibilité des outils actuels avec la solution envisagée ? Quel est l'environnement de l’entreprise ? (formalisation des contraintes techniques)</span>
- Quels sont les livrables attendus ?
- Enfin, selon quel planning réaliser ces objectifs ?
Voici quelques exemples d’usages à prendre en compte dans votre cahier des charges :
→ Un intranet sécurisé qui saura évoluer avec la croissance de l’entreprise ;
→ Intégrer vos réseaux sociaux pour faire de vos employés des ambassadeurs ;
→ Des options de ciblage de la communication interne afin de mieux diffuser les informations sans surcharger l’intranet ;
<span>→ La personnalisation des flux d’actualité des utilisateurs, grâce à l’abonnement aux thématiques (le composant “Mes flux” chez Mozzaik365).</span>
📍 Vous ne savez pas par où commencer ? Mozzaik365 vous propose un cahier des charges pour vous aider dans cette phase.
Une fois les besoins constatés, on peut poser les grands jalons pour établir le calendrier du projet, en concertation avec les équipes projet.
3. Bien choisir son partenaire
Il est désormais temps de cibler vos partenaires potentiels et de requérir une démo pour bien comprendre les outils qu’ils proposent.
Maintenant que vous avez identifié concrètement vos besoins, choisissez le partenaire qui pourra répondre à vos besoins, tant sur la technicité de la mise en place que sur l'accompagnement du projet.
<span>Vous ne savez pas comment faire votre choix ? Privilégiez un partenaire qui sera capable de vous proposer une prestation complète : l’accompagnement dans la conception de votre plateforme, choix des outils, le recueillement des besoins, les conseils d'experts, les ajustements, etc.</span>
Il convient ensuite de s’assurer que la solution mise en place est facile à utiliser pour les salariés. C’est là un point clé : votre intranet doit absolument être intuitif (avec des formats variés, un design Responsive, des rubriques distinctes…) et les informations qui y figurent doivent pouvoir être trouvées rapidement. D’où l’importance d’impliquer les utilisateurs dès le début du projet, en recueillant leurs besoins, leurs attentes, leurs préconisations, et leur éventuel besoin de se former.
📍 Pour vous guider au mieux dans la conception de votre intranet et s’assurer de sa parfaite intégration dans votre environnement, Mozzaik365 travaille avec un réseau d'intégrateurs partenaires.
4. Constituer une équipe projet et lancer les opérations
Une fois le projet entamé, il est important de constituer une équipe qui regroupe les membres des différents services de l’entreprise, aussi bien au siège que sur le terrain (le cas échéant). Tous les collaborateurs doivent en effet être représentés. Les questions à se poser sont les suivantes : qui sera en charge, et de quelles missions ? Comment se déroulera la prestation de travail avec le partenaire choisi, et avec quelle méthode ?
Chaque membre de l’équipe projet doit avoir un rôle et des responsabilités précises. On peut s’aider au besoin d’une lettre de mission informelle, qui permet de détailler les rôles, missions et objectifs de chacun.
Plusieurs outils peuvent être déployés : Diagramme de Gantt (pour avoir une vision des tâches à accomplir sur la durée), rétroplanning, tableau Kanban… De manière globale, on pensera à réaliser un planning avec des deadlines pour chaque livrable, et de grandes étapes qui permettent de marquer la progression dans le projet.
À noter : lors du lancement de l’intranet, les équipes projet doivent s’imposer comme de véritables ambassadeurs de l’outil. À cette occasion, elles peuvent publier du contenu et guider les salariés dans l’utilisation du nouvel intranet. Ceux-ci seront ainsi plus à même de s’y accoutumer s’ils disposent d’exemples sur la façon de l’utiliser au quotidien.
5. Former les utilisateurs et communiquer
<span>Votre nouvel outil a été déployé ? Il est désormais temps de former les utilisateurs, que ce soit du côté de la communication interne ou du côté des salariés.</span>
5.1. La réalisation d’une campagne de communication pour annoncer la sortie du nouvel outil
C’est une étape importante pour faire connaître l’intranet et ses modalités d’utilisation. Après avoir défini les objectifs et identifié la cible, il convient de choisir le message à faire passer, ainsi que le format adapté.
En fonction de l’entreprise, il peut s’agir d’une campagne physique (affichage dans les locaux, livret d’accueil, etc) ou digitale (emailing, réseaux sociaux…).
5.2. La formation des utilisateurs côté communication interne
L'intranet deviendra l'outil de travail de ces utilisateurs. D'où l'importance de déterminer l'usage qui en sera fait : quelles informations seront diffusées, et comment ? A quelle fréquence ? Quel fonctionnalités peut-on mettre en place pour rendre l'intranet plus attractif et en faire un outil quotidien ? Par exemple, il peut s'agir des News, de la Gestion des connaissances ou des Réseaux sociaux fonctionnalités, en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs.
5.3. La formation des utilisateurs côté salariés
L’objectif est de former les salariés aux nouveaux usages induits par la mise en place de l’intranet. Des sessions de formation collectives peuvent ainsi être organisées, avec la direction IT et/ou les équipes projet qui ont participé à la mise en œuvre du nouvel outil. Un accompagnement et un suivi sur le long terme peut aussi être déployé. Pensez enfin à préparer des supports : tutos vidéos ou documents écrits, Playbooks, etc.
Pour vérifier que l’outil a bien été adopté, mesurez les KPI et recueillez les avis des utilisateurs. Une étape à ne surtout pas négliger, car elle permet de mesurer l’adéquation entre votre projet et la réception qui lui a été faite !