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Vous recherchez une solution performante et sécurisée pour créer votre intranet d’entreprise ? SharePoint, la plateforme de collaboration, de communication et de gestion de contenu de Microsoft est probablement l’outil qu’il vous faut.
Grâce à cette application intégrée à la suite Microsoft 365, vous pouvez en effet concevoir un intranet sur mesure, idéal pour faciliter le partage de documents, construire une base de connaissances, favoriser une communication efficace, renforcer l’engagement de vos utilisateurs internes et fluidifier le travail en équipe.
Vous hésitez encore ? Dans cet article, Mozzaik vous explique tout ce que vous devez savoir à propos de l’intranet Sharepoint et pourquoi vous devriez choisir cette solution intranet pour mettre en place votre environnement numérique de travail. Au programme :
- Qu'est-ce qu'un intranet SharePoint ?
- Les avantages et les limites d'un intranet SharePoint
- Les différentes solutions d'intranet sur SharePoint
- Les fonctionnalités clés d’un intranet SharePoint
- Comment créer un intranet sur SharePoint ?
Qu'est-ce qu'un intranet SharePoint ?
SharePoint est l’outil de création d'intranet de la suite Microsoft 365. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Explications.
SharePoint : qu'est-ce que c'est ?
SharePoint est une série de logiciels qui permet aux entreprises de créer des sites intranet, c’est-à-dire des réseaux informatiques similaires à internet, réservés à leurs salariés. Cet outil de communication, de collaboration et de gestion de documents est disponible en version web et sous la forme d’une application mobile.
La solution SharePoint existe en deux versions :
- SharePoint Online, la version cloud de SharePoint, qui est hébergée sur les serveurs sécurisés de Microsoft, est mise à jour automatiquement et offre un maximum de fonctionnalités ;
- SharePoint On-Premises, la version sur site de SharePoint, qui est hébergée sur les serveurs de votre entreprise et est hautement personnalisable.
Dans le détail, SharePoint permet de concevoir des sites de communication facilitant le partage d’informations (processus RH, événements internes, actualités sectorielles, etc.). Grâce à SharePoint, vous pouvez également mettre en place un intranet collaboratif regroupant les documents, le catalogue d’applications, les calendriers, les listes de tâches ou encore les canaux de conversation dont un service ou une équipe projet a besoin pour travailler.
Avec ses nombreuses fonctionnalités et intégrations, SharePoint est la solution idéale pour créer un intranet riche, sexy et efficace. Sa conception personnalisable vous permet de vous doter d’un intranet de communication et/ou de collaboration sur mesure, adapté aux attentes de vos salariés et aux contraintes de votre structure.
Environnement Microsoft
SharePoint est une solution intranet intégrée à l’environnement Microsoft365 ce qui vous permet de créer un intranet efficace, mais aussi parfaitement sécurisé.
Avec un intranet Sharepoint, vous pouvez naviguer entre votre intranet et vos applications Microsoft (Teams, Outlook, Planner, etc.), et même construire des workflows automatisés grâce à Power Automate.
Enfin, grâce à l’intégration d’applications telles que PowerPoint, Word, ou Excel vous pouvez co-éditer des documents sans quitter votre site d’équipe SharePoint.
Intranet SharePoint : Avantages et limites
Créer son intranet avec SharePoint présente de nombreux avantages. Mais attention, cette solution intranet comporte également quelques limites fonctionnelles et graphiques auxquelles vous pourrez remédier grâce à des extensions telles que Mozzaik365.
Les avantages de l'intranet SharePoint
Les principaux points forts de la solution Intranet SharePoint sont :
- Son intégration avec les autres outils de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Planner, Outlook, Teams, etc.) qui facilite le travail en équipe, y compris à distance, et renforce la productivité individuelle. Les collaborateurs peuvent par exemple modifier simultanément une présentation PowerPoint, sans sortir de leur intranet collaboratif.
- Son accessibilité depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil. Les utilisateurs d’un intranet basé sur SharePoint Online peuvent en effet se connecter à leur espace de travail et accéder aux informations de leur entreprise depuis leur ordinateur, mais aussi depuis leur smartphone ou leur tablette, grâce à l’application mobile.
- Sa flexibilité puisque, grâce à ses nombreuses fonctionnalités et options de personnalisation, SharePoint vous permet de mettre en place un intranet personnalisé, adapté aux besoins de votre entreprise. Lorsque vous créez un nouvel intranet (site d’équipe ou site de communication) sur SharePoint, vous pouvez choisir entre plus de 50 langues et entre différents thèmes (templates). Vous pouvez également ajuster les éléments graphiques (couleurs, police de caractères, image d’arrière-plan, etc.). Enfin, SharePoint vous offre la possibilité d’utiliser des composants (webparts) pour ajouter des fonctionnalités à votre intranet (bibliothèque d’applications ou de documents, galerie d’images, liens, listes, etc.)
- La sécurité qu’il garantit à votre organisation. Un intranet sur SharePoint Online est en effet hébergé sur les serveurs de Microsoft et mis à jour automatiquement pour répondre aux dernières normes de sécurité et de conformité. Choisir SharePoint pour votre projet intranet vous permet en outre de bénéficier de fonctionnalités de sécurité avancées (authentification multifacteur, protection antivirus, chiffrement des données, etc.).
Les limites de SharePoint
SharePoint est une solution intranet très performante. Malgré tout, celle-ci comporte quelques limites qu’il convient de dépasser pour créer un intranet intelligent et sexy :
- SharePoint n’est pas 100 % personnalisable. Certaines fonctionnalités font défaut pour créer un outil de collaboration et de communication interne répondant à tous les besoins de votre structure (mur de réseaux sociaux, recherche avancée, etc.).
- Le graphisme de SharePoint manque de modernité. Une extension est souvent nécessaire pour créer une plateforme attrayante qui reflète l’image de votre entreprise (intégration de votre charte graphique, etc).
- SharePoint pêche par son ergonomie parfois peu intuitive et offrant une expérience utilisateur perfectible, notamment en ce qui concerne la version mobile.
- Créer un intranet sur SharePoint peut réclamer des compétences en développement, en particulier si votre entreprise souhaite se doter d’un intranet sur mesure.
Quelles sont les différentes solutions d’intranet sur SharePoint ?
En fonction des besoins de votre entreprise et de vos ressources, vous pouvez choisir différentes stratégies pour créer votre intranet sur Sharepoint :
Le développement spécifique
Vous pouvez en premier lieu développer un intranet sur mesure. Cette option est de loin la plus coûteuse et celle qui réclame le plus de compétences techniques, mais elle vous permet de vous doter d’un intranet 100 % adapté aux besoins de votre organisation et de ses salariés.
Les solutions intégrées à Microsoft
Si vous souhaitez obtenir un intranet sexy et efficace sans complexité et pour un budget raisonnable, vous pouvez avoir recours à une plateforme intégrée à Microsoft telle que Mozzaik365.
Mozzaik365 est une extension naturelle de SharePoint. Cette solution vous permet de créer simplement un espace numérique de travail design, fonctionnel et engageant. Avec ses 60 fonctionnalités additionnelles, Mozzaik365 vous offre la possibilité de concevoir sans effort un intranet actuel, adapté à vos besoins internes.
