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Un intranet est un puissant outil pour fluidifier la communication au sein d’une organisation, faciliter le travail en équipe, renforcer l’engagement des collaborateurs et même fidéliser les équipes grâce à la diffusion d’une culture d’entreprise solide.
Mais attention, pour porter pleinement ses fruits, l’espace numérique de travail (ENT) de votre structure doit être sexy. En clair, les salariés doivent avoir envie de s’en servir au quotidien et d’en exploiter les différentes fonctionnalités (partage d’informations, gestion des documents, base de connaissances, plateforme de collaboration, etc.).
Vous cherchez une solution intranet pour créer un réseau interne engageant ? Sharepoint Online est probablement l’application qu’il vous faut. Dans cet article, Mozzaik vous explique pourquoi et comment créer un intranet sexy avec SharePoint Online. Bonne lecture !
Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?
Microsoft SharePoint est une suite logicielle grâce à laquelle vous pouvez créer un portail d’entreprise sexy. Mais de quoi s’agit-il exactement, et quelle est la différence entre SharePoint et un intranet ? Explications.
Microsoft SharePoint : définition
Sharepoint est un outil de travail collaboratif. Ce logiciel permet aux entreprises de créer des sites intranet, des sites d’équipe et des sites extranet. Cette solution comporte des fonctionnalités de partage d’informations, de gestion de documents, d’automatisation des tâches (workflows) ou encore de recherche. Cerise sur le gâteau, SharePoint est intégré aux autres applications de la suite Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Outlook, etc.).
SharePoint est disponible en deux versions:
- SharePoint Online : Une option basée sur le cloud qui offre de la flexibilité et des mises à jour automatiques.
- SharePoint On-Premise : hébergée sur les propres serveurs de l'entreprise, cette version est plus personnalisable mais aussi plus complexe à mettre en œuvre et offre moins de Fonctionnalités que la version cloud.
Différences entre un intranet et SharePoint
Un intranet est un réseau informatique privéUn intranet est un réseau informatique privé, c'est-à-dire accessible uniquement aux membres de l'organisation à laquelle il appartient. Différentes solutions peuvent être utilisées pour créer un site interne, dont Microsoft SharePoint. Cette suite logicielle fournit des outils pour construire et gérer un portail interne collaboratif, y compris des outils de partage de documents, des outils de communication, des outils de gestion de contenu, des outils de collaboration, etc.
Pourquoi choisir SharePoint pour créer son intranet d’entreprise ?
Plusieurs raisons peuvent vous pousser à choisir SharePoint pour mettre en place votre intranet d’entreprise. Cet outil présente en effet plusieurs atouts de taille. Mais attention, avant de créer votre intranet avec SharePoint, vous devez également être conscient des limites de cette solution et connaître les moyens permettant de les dépasser.
Avantages de SharePoint
SharePoint présente des avantages notables qui en font l’outil idéal pour réaliser votre projet intranet :
- Accessibilité et flexibilité
SharePoint Online offre une accessibilité cloud. Celle-ci permet aux utilisateurs d’accéder à leur intranet collaboratif et à leur catalogue d’applications depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette) grâce à l’application mobile SharePoint. Cette fonctionnalité facilite également le travail à plusieurs, notamment en mode hybride. Les collaborateurs peuvent en effet gérer ensemble des sites d’équipe, échanger des ressources et avoir une communication efficace. - Productivité individuelle et collective
SharePoint est intégré aux applications de la suite Microsoft 365 (Teams, Outlook, Planner, etc.). Les salariés peuvent naviguer sans entraves entre leurs différents outils de travail. Les membres d’un site d’équipe peuvent également interagir en direct via Teams, échanger des contenus (bibliothèques de documents, calendriers, listes de tâches, etc.) et même modifier des documents (Word, Excel, PowerPoint, etc.) de manière simultanée. Enfin, SharePoint permet de mettre en place des flux de travail (workflows) pour automatiser des processus métiers (révision des documents, approbation de projets, etc.). - Sécurité avancée
SharePoint prévoit des fonctionnalités de sécurité avancées. L’authentification multifacteur permet de limiter l’accès aux seules personnes autorisées. Par ailleurs, si vous optez pour la version online, vos données sont stockées dans les data centers sécurisés de Microsoft. Vous bénéficiez en outre de mises à jour de sécurité automatiques. De quoi vous offrir un haut niveau de protection contre les intrusions et les pertes d’informations. - Evolutivité
SharePoint est une solution intranet qui offre de nombreuses options et fonctionnalités. Elle peut être finement adaptée aux besoins des organisations de toutes tailles et de toutes contraintes. Avec SharePoint, vous pouvez opter pour un design personnalisable afin de créer un intranet sur mesure, choisir une version prête à l'emploi et facile à mettre en œuvre (out-of-the-box), ou opter pour un intranet préconfiguré mais modulaire (in-a-box).
Inconvénients de SharePoint
Malgré ses avantages, SharePoint présente quelques limites qui méritent d’être mentionnées. Cet outil d’intranet connaît des limitations fonctionnelles et graphiques, notamment en termes de personnalisation. L’ensemble de vos besoins de communication et de collaboration interne ne seront donc peut-être pas couverts par les fonctionnalités de base de SharePoint.
Cette observation ne deoit pas vous empêcher de recourir à cet outil robuste et fiable pour construire votre portail de communication et de collaboration interne. Des extensions naturelles de SharePoint telles que Mozzaik365 vous permettent en effet de créer facilement un intranet efficace en ajoutant des fonctionnalités et des possibilités graphiques à SharePoint. Le tout, sans jamais compromettre la sécurité de l’environnement Microsoft 365.
Quels sont les différents types d’intranets collaboratifs avec SharePoint ?
Vous voulez doter votre entreprise d’un nouvel intranet et envisagez d’utiliser SharePoint pour mettre en place ce dernier ? Plusieurs options s’offrent à vous :
L’intranet SharePoint basique
Votre entreprise est petite et vous recherchez avant tout la simplicité ? Vous pouvez opter pour une version « prête à l’emploi » de SharePoint. Peu coûteuse (prix de la licence), cette solution vous permet d’exploiter les fonctionnalités natives de SharePoint, par exemple : les bibliothèques de documents, les listes, les sites d’équipe, la gestion des versions, les recherches, les flux de travail, les permissions et contrôles d’accès, l’intégration avec les applications de la suite Microsoft 365 (OneDrive, Word, Excel, etc.). Cependant, vous ne pourrez pas personnaliser votre environnement numérique de travail pour en faire réellement un intranet sexy.
L’intranet SharePoint développé sur mesure
Votre organisation souhaite s’équiper d’un intranet riche, parfaitement adapté à ses besoins et contraintes spécifiques ? Vous pouvez opter pour une solution sur mesure basée sur SharePoint. Celle-ci vous permettra par exemple d’élaborer des workflows adaptés à vos processus métiers, d’intégrer votre intranet à vos autres systèmes d’entreprise (CRM, SIRH, etc.) ou encore de concevoir une interface utilisateur intuitive et conviviale. Mais attention, ce type de projet intranet personnalisé est long à mettre en œuvre, très coûteux et nécessite de pouvoir compter sur une équipe informatique interne ou externe expérimentée.
L’intranet SharePoint augmenté grâce à une extension
L’ajout d’une extension (add-in ou plug-in) à votre intranet SharePoint vous permet de bénéficier des différents avantages d’un intranet sur mesure sans en subir les inconvénients (prix et lourdeur). Rapide à installer, économique et mis à jour automatiquement, Mozzaik365 vous permet par exemple de doubler la puissance de SharePoint. Cet add-in ajoute plus de 50 fonctionnalités à SharePoint pour améliorer la communication interne, la collaboration interne et la gestion de la connaissance. Aide à la contribution, IA, trombinoscope, boîtes à idées, centre de recherche avancée, recherche personnalisée, mur d’actualités, mur de réseaux sociaux, menu de navigation, ou encore expérience unifiée : Mozzaik365 met à votre disposition tous les outils pour créer un intranet riche et intelligent dans SharePoint ou optimiser votre intranet actuel.
