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Habituellement utilisée par les marques pour convertir leurs prospects en clients et fidéliser leur clientèle, la newsletter est également un puissant levier d’engagement collaborateur. Cet outil de communication interne permet en effet de tenir les salariés informés de l’actualité de l’organisation, mais aussi de diffuser la culture d’entreprise et même de favoriser le dialogue social.
Alors, comment mettre en place une newsletter interne engageante et faire de l'emailing un pilier de votre stratégie de communication corporate ? Dans cet article, Mozzaik vous donne les clés pour créer une lettre d’information interne qui incite vos employés à s’impliquer pleinement dans votre entreprise et contribue à la rétention du capital humain. Bonne lecture.
Qu’est-ce qu’une newsletter interne ? Définition.
Une newsletter interne est un courrier électronique informatif envoyé de manière régulière par un employeur à une liste de diffusion regroupant tout ou partie de ses salariés. La création de la newsletter et sa distribution sont en général gérées par le service des ressources humaines ou par le service communication de l’entreprise.
L’emailing est un canal de communication interne intéressant, car il permet de hiérarchiser les informations afin de s’assurer que les plus importantes parviennent aux collaborateurs. Le bulletin d’information interne est donc un levier pour lutter contre la surcharge informationnelle qui nuit au bien-être mental de 40 % des salariés français.
Comment mettre en place une newsletter interne engageante ?
La création d’une newsletter interne ne s’improvise pas. Voici quelques bonnes pratiques et conseils à implémenter pour créer une campagne de newsletter interne engageante :
- Donnez un nom à votre infolettre interne pour qu’elle soit perçue comme un véritable média interne que les salariés auront envie de lire au fil des éditions. Un titre comme « la gazette » ou « l’hebdo » semblera moins austère que « newsletter interne ».
- Personnalisez le nom et l’adresse de l’expéditeur de la newsletter interne pour que celle-ci soit plus incarnée, mais aussi pour permettre aux collaborateurs de vous donner du feedback et augmenter la délivrabilité de votre courrier électronique.
- Segmentez vos audiences afin d’envoyer un contenu pertinent à chaque catégorie de collaborateur. Vous pourrez, par exemple, proposer une sélection d’informations différente aux équipes de terrain, aux salariés du siège ou encore aux managers.
- Adoptez un rythme de publication régulier pour faire de votre infolettre interne un véritable rendez-vous attendu des collaborateurs. Une newsletter par mois ou par semaine semble être un bon rythme pour entretenir un lien avec vos lecteurs sans les lasser.
- Choisissez le jour et l’heure d’envoi de votre bulletin d’information électronique avec soin afin d’obtenir un taux d’ouverture maximal. Pour identifier le moment auquel votre public cible est le plus susceptible d’ouvrir votre newsletter, questionnez les salariés et effectuez des tests.
- Soignez le design de votre newsletter interne afin de la rendre agréable à lire. Misez sur une mise en page aérée, créez différentes rubriques et séparez-les visuellement. Pensez également à intégrer des supports visuels (images, GIFS, infographies, vidéos, etc.) pour rendre votre newsletter plus interactive et engageante.
- Reprenez la charte graphique (code couleurs, logo, police, etc.) et éditoriale (ton, vocabulaire, etc.) de votre entreprise pour faire de votre lettre d’information interne un vecteur de diffusion de votre culture d’entreprise et créer une cohérence entre vos outils de communication.
- Veillez à créer une newsletter responsive, c’est-à-dire optimisée afin de garantir une consultation confortable sur des écrans de tailles différentes (ordinateur, tablette, smartphone). Pour cela, n’hésitez pas à utiliser un logiciel d’email marketing dédié à la création de newsletters et à leur diffusion.
- Sélectionnez avec soin les contenus présentés dans chacune de vos newsletters. Présentez uniquement des informations intéressantes pour votre audience cible afin de ne pas la surcharger d’informations.
- Structurez votre infolettre interne en utilisant des rubriques, des titres et du gras. Veillez notamment à placer les informations importantes au début de votre courrier électronique, idéalement au-dessus de la ligne de flottaison, pour que les salariés puissent les voir sans avoir à scroller.
- Rédigez une introduction et des descriptions synthétiques, aérées et accrocheuses. Faites des phrases courtes, sautez des lignes et utilisez des listes à « puces » afin de faciliter la lecture. Pour permettre aux lecteurs d’approfondir les sujets abordés, insérez simplement des liens externes vers des ressources. Par ailleurs, pour retenir l’attention des destinataires de votre newsletter d’entreprise, utilisez des chiffres clés, proposez un contenu original, injectez une dose d’émotion ou encore ajoutez quelques touches d’humour.
- Soignez l’objet de votre newsletter interne. Pour générer des clics et un bon taux d’ouverture, votre objet d'e-mail doit être court, résumer le contenu de votre infolettre, mais aussi susciter la curiosité des salariés. Un chiffre clé ou une question pourront par exemple donner envie aux collaborateurs d’ouvrir votre courriel pour en savoir plus (« 95 % de nos clients sont satisfaits. Savez-vous pourquoi ? »).
- Insérez des boutons d’appel à l’action (« call to action ») et de partage bien visibles pour permettre aux salariés d’interagir avec vos contenus et générer de l’engagement. Grâce aux boutons de partage vous pouvez transformer vos employés en ambassadeurs de votre marque sur les réseaux sociaux grâce au partage de vos publications.
- Mesurez la performance de votre campagne de newsletter en suivant des indicateurs clés de performance (KPI) tels que le taux d’ouverture, le taux de clics (TDC), le nombre de partages et le taux de délivrabilité. En plus de ces métriques, demandez du feedback aux salariés. Ces données et retours qualitatifs vous permettront de prendre des mesures correctives pour améliorer votre newsletter et la rendre encore plus engageante.
- Pour gagner du temps et parvenir à respecter votre calendrier de communication, pensez à utiliser les outils d'IA générative comme ChatGPT, Microsoft Copilot, Midjourney ou la webpart ICE intégrée à votre Digital Workplace Mozzaïk365. Ceux-ci vous permettront de trouver facilement des idées d’objets d’email et de titres, de résumer vos contenus et d’obtenir des descriptions synthétiques à moindre effort, ou encore de créer rapidement des images attrayantes pour illustrer votre newsletter interne et proposer des informations visuelles.
- Enfin, utilisez une solution d'emailing interne performante comme l’outil ICE intégré à votre Mozzaik Digital Workplace. Cet outil d’email marketing interne, de création de contenu et de suivi de la performance vous permettra de créer simplement des contenus destinés aux salariés (articles de blog, newsletters, etc.), de planifier leur diffusion auprès de profils ciblés et de traquer les résultats de vos campagnes afin de les optimiser.