Comparatif des outils de communication interne :
lequel choisir pour votre entreprise ?

La communication interne est l’un des piliers de l’entreprise. Les actions de communication à destination des salariés (communication descendante), les interactions entre ces derniers (communication transversale) et la prise de feedback auprès des équipes (communication ascendante) favorisent en effet la performance de votre organisation. Selon une étude réalisée en 2023 par Harris Poll pour Grammarly 72 % des dirigeants considèrent ainsi qu’une communication interne efficace augmente la productivité de leur équipe.

La raison ? Bien communiquer en interne renforce la culture d’entreprise, favorise l’engagement des collaborateurs, améliore la collaboration interne, facilite l’intégration des nouveaux salariés et fluidifie la gestion de la communication de crise. À l’inverse, un manque de communication interne impacte la performance des salariés qui perdent des heures à trouver les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement, nuit à la cohésion interne et peut même être à l’origine de conflits entre les collaborateurs.

Dans un contexte de transformation digitale des entreprises, différentes solutions numériques sont apparues avec pour vocation de stimuler la communication interne au sein des organisations. Intranet social, plateforme collaborative, outil de gestion de projet ou encore réseau social d’entreprise (RSE) : vous avez l’embarras du choix ! Alors, quel outil de communication interne choisir pour votre structure ?

Dans cet article, Mozzaïk fait le tour de la question. Bonne lecture.

Les meilleurs outils de communication interne pour les entreprises

Les plateformes collaboratives, les intranets d'entreprise, les logiciels de gestion de projet et les réseaux sociaux internes sont les quatre principaux types d’outils digitaux conçus pour faciliter la communication interne au sein des organisations. Ces solutions répondent à des besoins différents. Il convient donc de choisir celles qui satisfont les exigences de votre structure. Présentation des meilleurs outils de communication interne à votre disposition.

Les meilleures plateformes collaboratives pour optimiser vos échanges internes

Les plateformes de travail collaboratif sont des espaces numériques de travail (ENT) qui centralisent les informations et les canaux de communication dont vos collaborateurs ont besoin pour travailler en équipe. Ces outils collaboratifs permettent d’améliorer l’expérience collaborateur mais aussi la productivité individuelle et collective. Grâce à eux, les salariés naviguent de manière fluide entre différentes conversations et ressources. À la clé, un véritable gain de temps et un confort de travail accru.

À ce jour, les meilleures plateformes collaboratives, celles qui doivent selon nous retenir votre attention, sont :

Microsoft Teams, la plateforme de communication interne de la suite Microsoft 365. Elle combine une messagerie instantanée, un outil de visioconférence et d’appel vocaux. Concrètement, avec Teams un service ou une équipe projet peut créer des canaux de communication pour organiser les discussions, partager des fichiers en temps réel via OneDrive et travailler à plusieurs en temps réel sur des documents Word ou Excel sans sortir de l’application. En bref, Teams est un outil de communication interne qui s’intègre parfaitement aux autres logiciels de l’écosystème Microsoft et centralise les interactions afin de booster la productivité des salariés

Slack. Cette plateforme de communication collaborative rassemble elle aussi des fonctionnalités de chat, d’appel audio et vidéo, et de partage de fichiers. Elle s’intègre à d’autres outils tels que Trello ou Google Drive afin de permettre aux collaborateurs de travailler ensemble sans quitter l’interface. Sur Slack comme sur Teams, les conversations peuvent être organisées en différents canaux de communication afin de rendre la communication interne plus lisible.

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Google Chat, l’outil de communication collaborative de la suite Google. Comme les précédentes, cette solution permet aux collaborateurs de communiquer facilement par messages instantanés écrits, audio ou vidéo et appels audio ou vidéo. Sur Google Chat, les salariés peuvent également s’envoyer des fichiers, se mentionner ou utiliser des émojis pour réagir aux publications de leurs collègues. Là encore, les interactions peuvent être organisées en différents canaux de communication afin de clarifier les échanges. Bien entendu, Google Chat se connecte parfaitement avec les autres outils de la suite Google comme Calendar, Google Drive et Google Gemini, l’assistant IA de Google.

Les meilleurs intranets d’entreprise pour centraliser l’information et fluidifier la communication interne

Un intranet d’entreprise est un réseau informatique privé réservé aux seuls salariés d’une entreprise. Cette solution est en général utilisée pour stocker et partager des informations internes facilement. Elle permet aux équipes d’accéder à leurs documents depuis n’importe où et de les coéditer, de manière simultanée ou asynchrone. Mieux, un intranet d’entreprise moderne réunit sur une même interface toutes les applications, les outils, les canaux de communication et les ressources que les salariés utilisent au quotidien pour interagir, s’informer et travailler. Résultat : une véritable Digital Workplace offrant une expérience utilisateur fluide et sans couture, gage d’une productivité optimale.

Selon nous, les quatre meilleures solutions intranet, celles qui méritent d’être considérées très sérieusement par les entreprises, sont :

SharePoint, le logiciel de la suite Microsoft 365 conçu pour créer des intranets, des sites d’équipes et des sites de communication. SharePoint permet aux entreprises de partager des informations internes avec leurs collaborateurs. Grâce à cette solution, les salariés peuvent également stocker et partager des documents de manière sécurisée et organisée, mais aussi les coéditer en temps réel. Pleinement intégré avec les autres outils de la suite Microsoft (Teams, Outlook, Power Automate, etc.) SharePoint est par ailleurs utilisé pour automatiser des flux de travail (workflows). Finalement, SharePoint centralise l’information, facilite sa circulation et stimule la collaboration interne.
Toutefois, SharePoint présente certaines limites en matière de design et d’expérience utilisateur. Sans ajout d’extensions natives ou de développements spécifiques, il ne suffit pas à lui seul pour offrir un intranet d’entreprise véritablement moderne et engageant. Il constitue une base solide, sécurisée et parfaitement intégrée à votre environnement de travail, sur laquelle il est essentiel d’ajouter des fonctionnalités avancées de communication et de collaboration.

Mozzaik365. Cette extension naturelle de Microsoft SharePoint permet d’ajouter des fonctionnalités de communication interne, de collaboration interne et de gestion de la connaissance à un intranet SharePoint afin d’obtenir une interface fonctionnelle, complète et sans coutures. Avec Mozzaik365 l’entreprise peut notamment cibler ses communications internes sur certaines populations de salariés, organiser ses informations internes grâce à un système de tags, agréer ses flux de réseaux sociaux pour renforcer l’employee advocacy, créer des campagnes d’emailing grâce à la fonctionnalité Newsletter et créer des pages intranet au design attrayant. L’aide à la création de contenus boostée à l’IA permet aux experts internes de partager facilement leurs connaissances. Parfaitement intégrée aux applications de la suite Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook, etc.), Mozzaik365 centralise tous les outils et conversations dont les salariés ont besoin pour travailler de manière productive et agréable, seuls et en équipe, sur leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone.

LumApps, une plateforme d’expérience collaborateur pensée pour améliorer la communication interne, le partage de connaissances et l’engagement des employés. LumApps permet aux entreprises de créer des intranets collaboratifs qui centralisent les informations, les conversations et les logiciels que les salariés utilisent quotidiennement. LumApps s’intègre avec les outils des suites Google Workspace et Microsoft365, mais aussi avec des applications telles que Slack et Salesforces.

Staffbase, une plateforme de communication et d’engagement des collaborateurs intégrée avec Microsoft365, Google Workspace et d’autres applications. Staffbase permet aux organisations de créer des intranets personnalisés dans lesquels les collaborateurs voient les actualités, les liens et les pages qui les concernent. Staffbase dispose également d’un outil de création de contenu boosté à l’IA permettant aux communicants de trouver facilement les bons mots pour interagir avec les employés. Enfin, grâce à son application intranet mobile, Staffbase s’adapte aux usages des travailleurs de terrain (frontline workers) et facilite la communication avec ces derniers.

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Les meilleurs outils de gestion de projet et de communication interne pour faciliter le travail en équipe

Comme son nom le laisse entendre, un logiciel de gestion de projet est un outil digital conçu spécifiquement pour aider les équipes à organiser, piloter et mener efficacement leurs projets. Ce type de solution permet de planifier, répartir, automatiser et suivre des tâches à plusieurs, d’allouer des ressources, ou encore de surveiller l’avancement d’un projet grâce à des indicateurs de performance (KPI).

Les meilleurs outils de pilotage de projet et de communication interne du marché sont selon nous :

Asana, une plateforme de gestion de projet alimentée par l’IA qui facilite la communication et la collaboration afin d’aider les salariés et les dirigeants à atteindre leurs objectifs plus efficacement. Les principales fonctionnalités d’Asana incluent la création de tâches, l’attribution des responsabilités, la définition des priorités et le suivi des échéances via des calendriers. Asana permet également aux équipes projet de créer des workflows afin d’optimiser leur productivité. Cette solution, disponible sur différents supports, s’intègre à de nombreux outils comme Slack, Google Drive et Microsoft Teams.

Trello, un outil de gestion de projet inspiré de la méthode Kanban. Trello est une solution très visuelle qui s’appuie sur un système de tableaux, de cartes et de listes permettant aux équipes d’organiser leurs tâches et de collaborer efficacement. Avec Trello il est également possible de fixer des rappels, de partager des pièces jointes, de créer des checklists ou encore de mettre en place des automatisations afin de fluidifier le travail en équipe. Finalement, Trello facilite la communication interne en offrant une visibilité claire des responsabilités de chacun, des priorités et de l’état d’avancement des projets. Bien entendu, Trello se connecte avec de nombreux logiciels comme Slack ou Microsoft Teams.

Monday.com. Cette plateforme de gestion de projet permet aux équipes et aux leaders d’avoir de la visibilité sur tous leurs projets. Monday.com propose différents outils de visualisation comme des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des calendriers et des échéanciers. Cette solution permet également d’automatiser des processus (approbations, rappels, etc.) afin de faire gagner un temps précieux aux collaborateurs. Enfin, Monday.com se synchronise avec différentes applications (Zoom, Slack, Teams, etc.) fluidifiant ainsi la communication entre les membres de l’équipe projet.

Les meilleurs réseaux sociaux d’entreprise pour dynamiser vos échanges en interne et renforcer la cohésion

Un réseau social d’entreprise (RSE) est un réseau social, à l’image de Facebook ou LinkedIn, réservé aux salariés d’une entreprise. Une plateforme de réseau social interne permet aux collaborateurs d’interagir et de réseauter entre eux sur un mode de communication plus informel qu’avec une plateforme collaborative. Elle facilite également l’accès aux informations internes, lesquelles peuvent être diffusées et mises en valeur sur le fil d’actualité des utilisateurs. In fine, ce type d’application de communication enrichit la vie d’entreprise, fédère les équipes et renforce l’engagement collaborateur.

Parmi les meilleurs réseaux sociaux d’entreprise, trois nous semblent particulièrement intéressants :

Viva Engage, une plateforme de communication interne développée par Microsoft et intégrée à la suite Microsoft365 et à la plateforme d’expérience collaborateur Microsoft Viva. Cette solution remplace le réseau social d’entreprise Yammer. Concrètement, Viva Engage permet aux collaborateurs de construire des relations et de partager des connaissances facilement avec leurs collègues. À la clé, un sentiment d’appartenance et une culture d’entreprise renforcée. Les salariés peuvent y discuter avec leurs pairs, rejoindre des communautés, y partager des stories et y poser des questions afin d’obtenir des réponses de la part d’experts internes. L’assistant IA Copilot facilite la création de contenu sur Viva Engage et aide les utilisateurs à trouver les informations ou les contacts dont ils ont besoin. Enfin, le service communication interne peut utiliser Viva Engage pour lancer des campagnes ciblées et en analyser les résultats.

Happeo, une plateforme qui a pour ambition de centraliser toute l’information et tous les outils dont les collaborateurs ont besoin pour bien travailler ensemble et être plus engagés. Happeo inclut notamment un moteur de recherche pour trouver les renseignements souhaités, des profils d’employés pour apprendre à se connaître, des canaux de communication sur lesquels les salariés peuvent échanger autour d’un projet ou d’un centre d’intérêt commun, partager des publications, des liens ou des documents et interagir avec des contenus ciblés. Happeo s’intègre avec bon nombre d’applications (Slack, Gmail, OneDrive, etc.).

Jive, une plateforme d’engagement employé qui inclut un réseau social d’entreprise. Ce dernier permet de connecter tous les employés, quelle que soit leur localisation, grâce au réseautage. Il intègre en effet des fonctionnalités sociales telles que les discussions, les statuts, les commentaires, les mentions ou encore le suivi. Grâce au RSE Jive, les salariés ont également accès à un flux d’activités personnalisé qui leur présente uniquement les informations pertinentes. Jive comprend en outre un assistant IA pour faciliter l’accès aux informations et s’intègre avec de nombreuses applications (Jira, Salesforces, SharePoint, etc.).

Comment choisir le bon outil de communication interne pour mon entreprise ?

Il existe de nombreux outils de communication interne. Alors, comment choisir celui qui fera décoller la productivité de votre structure ? Voici, en quelques mots, la marche à suivre :

Définissez vos objectifs clés en matière de communication interne. Vous ne choisirez pas nécessairement le même outil de communication interne si votre objectif est de rationaliser la gestion de projet, d'améliorer l'engagement des employés, d'optimiser le partage de l'information interne, de renforcer la cohésion de l'équipe et le sentiment d'appartenance, ou d'améliorer l'expérience numérique des employés.

Définissez vos objectifs prioritaires en matière de communication interne. Vous ne choisirez pas nécessairement le même outil de communication interne pour fluidifier la gestion de vos projets, accroître l’engagement collaborateur, optimiser la diffusion des informations internes, renforcer la cohésion et le sentiment d’appartenance de vos équipes ou encore améliorer l’expérience digitale de vos salariés.
Recherchez un outil de communication interne qui s’intègre à vos solutions existantes.Pour que vos équipes utilisent le logiciel choisi, son utilisation doit être simple et intuitive. Il doit donc s’inscrire dans le prolongement de vos applications actuelles. Si votre entreprise travaille avec la suite Microsoft (Word, Teams, Excel, etc.) ou avec la suite Google, optez pour un outil de communication interne qui se synchronise facilement avec cet écosystème.
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Choisissez un outil de communication interne qui correspond à la taille de votre organisation. Une structure modeste peut se contenter d’un canal de communication et d’une plateforme de stockage des informations relativement sommaire. En revanche, une entreprise comptant de nombreux salariés doit être en mesure de structurer son plan de communication, par exemple en ciblant des populations spécifiques lors de ses campagnes.
Déterminez le budget que vous souhaitez allouer à votre outil de communication interne. Ce dernier doit bien entendu être cohérent avec les capacités financières de votre entreprise. Vous devez également prendre en considération le retour sur investissement associé (ROI) à chaque solution envisagée. Le ROI d'une Digital Workplace comme Mozzaik365 fait par exemple de ce type de solution un investissement rentable.
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Analysez les fonctionnalités des différents outils de communication interne qui répondent à votre cahier des charges. Chaque solution présente des spécificités qui correspondent, ou non, aux habitudes de vos collaborateurs et à leurs cas d’usage. Pour vous assurer de la pertinence d’un outil au regard de vos besoins internes, pensez à demander une démonstration.

Comparatif des outils de communication interne : lequel choisir pour votre entreprise ? Ce qu’il faut retenir.

Pour vous assurer une bonne communication d’entreprise, votre outil de communication interne doit être complet. Il doit être à la fois une plateforme de travail collaboratif (comme Teams), un intranet d’entreprise (comme SharePoint), un logiciel de gestion de projet (comme Asana) et un réseau social interne (comme VivaEngage). Impossible en effet de privilégier un aspect de la communication interne sur un autre. Collaboration, partage des informations internes, gestion de projet en équipe et interactions conviviales contribuent tous à la performance organisationnelle.

Si vous évoluez dans l’écosystème Microsoft (Teams, Excel, Words, etc.) la meilleure solution pour améliorer votre communication interne et booster votre productivité est donc d’opter pour un intranet moderne regroupant l’ensemble des fonctionnalités présentées plus haut (collaboration, stockage d’informations, etc.).

Tel est le cas de la Digital Workplace Mozzaik365. Cette extension naturelle de Microsoft SharePoint est idéale pour créer une stratégie de communication interne sur mesure. Elle vous permet en effet de mettre en place une interface engageante et fonctionnelle regroupant toutes les fonctionnalités adaptées à vos besoins. Mur de réseaux sociaux, mur d’actualités, ciblage des informations, etc. : il vous suffit de choisir les modules que vous souhaitez intégrer au tableau de bord de vos collaborateurs, et le tour est joué.

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