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À l’heure de la digitalisation des entreprises et du travail hybride, les services de stockage de fichiers en ligne et les plateformes de travail collaboratif sont désormais légion. Alors, pourquoi choisir SharePoint pour créer votre intranet ? Quelles sont les fonctionnalités de cet outil et, surtout, quels en sont les avantages les plus saillants ? Dans cet article, Mozzaik365 fait le tour de la question.
Qu'est-ce que SharePoint ?
SharePoint est une plateforme de partage de contenu et de travail en équipe destinée aux entreprises et administrations. Ce service fait partie de la suite Microsoft 365 déjà utilisée par bon nombre d'organisations.
Aux origines d’un outil de référence
L’histoire de SharePoint débute en 2001 avec le lancement par Microsoft de deux solutions : la plateforme de gestion documentaire SharePoint Team Services (STS) et l’éditeur d’intranets et de sites d’équipe SharePoint Portal Server (SPS). Depuis lors, SharePoint a connu une série d’évolutions, une nouvelle version étant révélée tous les trois ans. Accessible en ligne à compter de 2013, SharePoint s’est imposé comme un outil de référence pour la création d’intranets collaboratifs, la curation de contenu et la gestion des documents numériques. À ce jour, le logiciel compte ainsi plus de 190 millions d'utilisateurs dans plus de 200 000 organisations.
Intranets SharePoint : du prêt à l’emploi au sur mesure
La solution SharePoint offre plusieurs options de personnalisation adaptées aux besoins et aux contraintes des différentes organisations. Elle permet en effet de créer :
- Des intranets « prêts à l’emploi » (« Out-of-the-Box »), faciles à déployer et à administrer du fait de leur caractère standard ;
- Des intranets « tout en un » (« In-a-Box »), rapides à mettre en place grâce à leur préconfiguration, tout en restant personnalisables pour répondre plus finement aux exigences de l’entreprise ;
- Des intranets sur mesure (« Custom »), intégralement personnalisés, mais réclamant un investissement humain et financier plus conséquent.
Chaque structure peut ainsi choisir la solution intranet SharePoint qui lui convient en fonction de ses ressources, de ses attentes et de ses enjeux.
Les principales fonctionnalités de SharePoint
La solution SharePoint offre par ailleurs de nombreuses fonctionnalités, notamment :
- La création de sites intranet permettant de communiquer à propos des actualités, des événements et des procédures de l’entreprise auprès de ses collaborateurs ;
- La création de sites extranet configurés pour le partage externe permettant de transmettre des informations et de travailler sur des projets avec des partenaires extérieurs à l’entreprise ;
- La gestion de fichiers et de documents permettant de stocker, d’organiser et de mettre en commun des documents à l’aide de bibliothèques de documents et de listes de fichiers ;
- La recherche de contenu personnalisée permettant aux collaborateurs d’effectuer des recherches dans les sites SharePoint pour trouver rapidement les informations dont ils ont besoin ;
- Les Workflows de gestion de contenu permettant de créer des processus automatisés pour assurer des tâches courantes, telles que l’approbation de documents, la notification des mises à jour ou encore la validation des formulaires ;
- L’intégration de SharePoint Online avec d’autres outils comme l'application de communication collaborative Microsoft Teams, la messagerie Outlook ou le service de stockage de fichiers en ligne OneDrive pour une meilleure collaboration et une productivité accrue.
Nous le voyons, SharePoint est donc une solution intranet complète et flexible susceptible de répondre aux différents besoins des entreprises, quel que soit leur taille et leur secteur d’activité. Ce faisant, SharePoint apporte différents bénéfices aux organisations.
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Les avantages d'un intranet SharePoint
Utiliser SharePoint pour créer son intranet présente plusieurs avantages notables :
Une collaboration interne optimisée
En premier lieu, un intranet SharePoint favorise la collaboration interne. Cette solution basée sur le cloud permet en effet de créer des sites d’équipe. Dans ces espaces collaboratifs, les salariés qui participent à un projet peuvent partager des fichiers (images, pdf, etc.), produire et éditer ensemble des documents (Excel, Word, PowerPoint, etc.), et mettre en place des Workflows afin d’automatiser certaines tâches, l’approbation d’un nouveau rapport par exemple. En bref, les membres du groupe peuvent collaborer et avancer ensemble sur leur projet, et cela même s’ils ne se trouvent pas au même endroit ou pratiquent le travail hybride.
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Une communication interne et externe plus fluide
Ensuite, un intranet SharePoint fluidifie la communication interne et externe.Grâce aux sites d’équipe, les collaborateurs appartenant à un même service ou à un même groupe de projet peuvent se partager facilement des informations, y compris lorsqu’ils sont en déplacement ou en télétravail. L’organisation peut par ailleurs créer un site de communication. L’objectif : rassembler en un seul point les informations, les actualités et les événements susceptibles d’intéresser les salariés et de renforcer leur engagement.
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Une gestion documentaire simplifiée et des connaissances plus accessibles
Un intranet SharePoint est également idéal pour centraliser les connaissances et les rendre plus accessibles aux collaborateurs. Il est en effet aisé de transformer SharePoint en GED, c’est-à-dire en outil de gestion électronique des documents. Avec SharePoint, l’entreprise peut stocker ses documents, administrer les droits d’accès à ces derniers, mais aussi en retracer l’historique, de leur création à leur archivage en passant par leurs versions successives. Les fichiers sont organisés en listes et bibliothèques. La barre de recherche SharePoint permet de les retrouver facilement. Cerise sur le gâteau, les collaborateurs peuvent mettre en commun leurs connaissances et leurs idées en créant et en co-éditant des pages Wiki.
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Une plateforme flexible et sécurisée
Un intranet SharePoint assure à la fois une grande flexibilité et un haut degré de sécurité. Les collaborateurs peuvent en effet accéder à leur espace numérique de travail (ENT) depuis n’importe quel support (tablette, smartphone, ordinateur) et depuis n’importe où. Pour autant, la sécurité des données est garantie. Les administrateurs peuvent par exemple attribuer différents niveaux d’autorisation aux utilisateurs et gérer les droits d’accès aux contenus hébergés sur l’intranet. Par ailleurs, les documents ne se perdent plus dans des boucles d’e-mail. Dernier exemple : les collaborateurs s’identifient une seule fois pour accéder à leurs différentes applications, ce qui limite les risques de piratage lors de la connexion.
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Un hébergement et une intégration facilités
Du point de vue de l’employeur et des personnes chargées du déploiement de la solution, un intranet SharePoint présente un avantage majeur : sa facilité d’hébergement et d’intégration à d’autres outils. SharePoint Online est en effet hébergé sur le Cloud Microsoft, son utilisation ne réclame par conséquent aucun serveur physique et aucune maintenance associée. Autre point fort : SharePoint peut s’intégrer à un grand nombre d’applications notamment Outlook, Excel, Word, OneDrive, Teams, Planner, PowerPoint, Yammer, Delve, Skype Entreprise et Salesforce (pour ne citer qu’elles). Les collaborateurs peuvent donc ouvrir ces programmes sans sortir de SharePoint ou accéder à des sites SharePoint depuis ceux-ci.
Des équipes plus productives
Conséquence des points précédents, un intranet SharePoint est un levier de productivité pour les équipes et pour l’entreprise. Il centralise et rend accessibles en quelques clics toutes les informations et tous les outils dont les salariés ont besoin pour travailler efficacement. Plus besoin de naviguer d’un programme à un autre, SharePoint s’intègre avec les logiciels de la suite Office365 et plus encore. Mieux, avec SharePoint, les collaborateurs peuvent créer des flux de travail (Workflows) pour automatiser certains de leurs processus métier (processus d’achats, approbation de projets, révision de documents, etc.). Un moyen très efficace pour gagner en productivité.
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Une expérience utilisateur plus satisfaisante
Finalement, un intranet Sharepoint offre une bonne expérience digitale aux collaborateurs. Ceux-ci peuvent en effet accéder facilement à leur espace numérique de travail, qu’ils soient en Remote, sur le terrain ou dans les bureaux de l’entreprise. Ce point d’entrée unique leur permet d’ouvrir rapidement toutes leurs applications et de passer sans friction de l’une à l’autre. Enfin, ils peuvent trouver les informations, actualités et documents qui les intéressent sans être submergés par une masse de données. Un bon intranet est en effet l’une des clés pour lutter contre la surcharge d'informations dans les entreprises.
Nous le voyons, les atouts d’un intranet SharePoint sont nombreux. Alors, concrètement, comment utiliser SharePoint pour créer l’intranet de votre entreprise ?
Les étapes pour créer un intranet SharePoint
Toute organisation disposant de la suite Microsoft 365 peut créer un intranet SharePoint 365 facilement, sans avoir à coder. Pour cela, il suffit de suivre quelques étapes simples :
1. Choisir le bon type de site SharePoint
Dans un premier temps, rendez-vous dans Microsoft 365, ouvrez SharePoint puis choisissez le type de site que vous souhaitez créer. Deux options s’offrent à vous :
- Créer un site d’équipe, pour améliorer la communication horizontale et la collaboration entre les membres d’une équipe projet ou d’un service.
- Créer un site de communication pour diffuser des informations, actualités et événements auprès des salariés de votre organisation.
2. Créer une arborescence pour son site intranet SharePoint
Ensuite, réfléchissez à l’arborescence de votre futur intranet, c’est-à-dire à l’organisation des contenus et des pages ainsi qu’à la façon de circuler entre ces dernières. Cette architecture doit répondre aux besoins de l’utilisateur final : le collaborateur. Elle doit lui permettre de trouver rapidement ce qui lui est utile et de naviguer sans peine d’une page à une autre. Pour vous aider dans cette mission, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un intégrateur.
3. Créer des pages et les personnaliser
Une fois la structure de votre intranet SharePoint bien en tête, créez des pages et personnalisez ces dernières en leur ajoutant des fonctionnalités à l’aide des composants WebPart. Ces blocs de construction vous permettent d’intégrer une diversité d’éléments sur vos pages (actualités, bibliothèque de documents, événements à venir, calendrier de groupe, etc.), et cela en quelques clics seulement.
Une fois cette opération achevée, vous aurez entre les mains un intranet SharePoint exploitable. Néanmoins, le design et les fonctionnalités de base de SharePoint pourraient laisser vos équipes sur leur faim. Pour mettre en place une plateforme de communication et de collaboration réellement engageante : créez un intranet moderne et attractif avec SharePoint en utilisant des extensions.
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Optimiser son intranet grâce aux extensions SharePoint
Les extensions SharePoint permettent de créer un intranet moderne qui répond point par point aux attentes et aux besoins des salariés.
Qu’est-ce qu’une extension SharePoint ?
Une extension SharePoint, ou Plugin, est un programme informatique qui améliore les capacités de SharePoint en lui ajoutant de nouvelles fonctionnalités. Il existe différentes extensions SharePoint. Parmi elles, Mozzaik365 devrait tout particulièrement vous intéresser…
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