Le courrier électronique disparaîtra-t-il ? La question peut légitimement être posée.
Le courrier électronique disparaîtra-t-il ? La question peut légitimement être posée. En effet, si les cadres européens continuent de privilégier l’ordinateur pour consulter leurs emails (85% des répondants), le smartphone rattrape cette même tâche (77% des répondants utilisent ce canal). D’autant plus que l’attention portée aux courriels semble diminuer : en 2017, les répondants ont estimé qu’ils consultaient leurs courriels pendant 5,1 heures par jour, comparativement à 6,5 heures en 2016. Il faut dire que l’utilisation du courrier électronique, bien qu’elle ait révolutionné notre quotidien, ne nous permet pas toujours de communiquer (et encore moins de collaborer) efficacement.
Voyons donc, à travers cet article, si les outils collaboratifs tels que Microsoft Teams ont le pouvoir de révolutionner notre utilisation du courrier électronique... et si oui, comment.
E-mail ou équipes ?
La moitié de la population mondiale utilise le courrier électronique (3,9 milliards d’utilisateurs en 2019), mais elle souffre d’une baisse d’attention. En effet, de nombreuses autres chaînes sont apparues ces dernières années.
Bien que le courrier électronique ne soit donc pas (ou presque) en danger d’être entièrement remplacé en termes de chiffres d’utilisation, son utilisation est progressivement supplantée par d’autres outils. Par exemple, la plateforme collaborative Teams a triplé son nombre d’utilisateurs quotidiens en 2020. De 44 millions en mars 2020, le nombre d’utilisateurs est passé à 115 millions en octobre 2020, avant d’atteindre 250 millions en avril 2021. Cela suffit à vider les boîtes aux lettres des employés (un peu), qui peuvent désormais utiliser les canaux de chat pour communiquer entre eux.
L’organisation de l’information
Jusqu’à présent, de nombreux employés ont utilisé Outlook pour organiser leurs e-mails. C’est une solution qui souffre de certaines lacunes : pour organiser les informations, il est nécessaire de créer des dossiers, puis de trier les e-mails manuellement ou en utilisant un traitement automatisé. C’est une tâche sans fin qui n’est jamais parfaitement exécutée, et elle prend aussi du temps.
Teams, amélioré par Microsoft Viva, révolutionne cette utilisation en créant des équipes et des canaux en fonction des projets à réaliser. L’information s’organise alors, autour des personnes concernées, sans aucune perte de temps.
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Fini les réponses qui se croisent...
Les e-mails fonctionnent de telle sorte que lorsque deux personnes répondent en même temps, leurs réponses se croisent. Selon l’ordre dans lequel ils traitent leurs messages, ils peuvent répondre à un ancien message sans se rendre compte qu’il y a déjà eu un suivi de l’échange. Ce n’est pas pratique, surtout lorsque les échanges impliqués nécessitent une communication claire et efficace.
Pour surmonter ces inconvénients, pourquoi ne pas opter pour Microsoft Teams ? La plate-forme organise vos discussions dans l’ordre chronologique, ce qui les rend faciles à trouver. Il vous permet également de répondre à une discussion dans un canal sans interférer avec de nouveaux éléments dans l’intervalle. Plus de messages qui se chevauchent et la perte d’informations qui en résulte.
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... Et les versions des documents qui se croisent et se perdent
Nous avons tous envoyé un e-mail sans la pièce jointe requise, pour être suivis d’un deuxième message légèrement déçu : « avec la pièce jointe, c’est mieux »... Et si ce scénario classique se terminait avec Teams ? La plateforme vous permet non seulement de discuter avec vos collègues, mais aussi de travailler avec eux sur divers documents. Il n’existe qu’une seule version de ces documents, qui est toujours mise à jour et partagée avec toutes les personnes impliquées. C’est ce qu’on appelle la co-création, de sorte que le document est hébergé dans votre Microsoft Cloud Server et peut être consulté et modifié à partir de n’importe quel poste de travail (ordinateur ou smartphone). Vous avez également la possibilité de consulter les versions précédentes via l’historique des versions. Il est alors facile de les retrouver, puisque les documents partagés sont directement stockés dans SharePoint : une bonne pratique qui favorise la gestion des connaissances. Plus d’envoi intempestive d’e-mails avec le risque que les pièces jointes se perdent.
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Des équipes, plus transparentes et pertinentes
Plus de 306 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour. C’est une moyenne de 33 e-mails par personne chaque jour ! Tous ces e-mails sont-ils vraiment nécessaires et particulièrement pertinents ? Et s’il y avait un moyen plus rapide et plus efficace de partager l’information ?
Avec Teams, plus de boucles d’e-mails que vous recevez sans être réellement impliqué, plus d’informations manquées lorsqu’un contact n’est pas ajouté, et plus de lecteurs invisibles avec des copies cachées (Bcc). Chaque personne peut être informée lorsque son opinion est requise, tandis que l’organisation dans les canaux offre un flux et un partage d’informations optimaux.
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Teams intègre Outlook pour centraliser l’utilisation
Vous n’êtes pas prêt à abandonner votre boîte e-mail ? Pas de problème! Il est possible d’envoyer un e-mail à un canal particulier, mais aussi d’organiser des réunions à partir de Teams en utilisant les fonctionnalités classiques de la boîte e-mail. Vous obtenez donc le meilleur des deux mondes.
Pour aller encore plus loin et optimiser l’utilisation de ces deux outils en parallèle, ces deux outils peuvent être intégrés dans un tableau de bord personnel sur votre Digital Workplace.
Équipes vs e-mail : fonctionnalités distinctes
Comme vous l’aurez compris dans cet article, l’idée n’est pas de remplacer un outil par un autre. Qu’il s’agisse d’Équipes ou de la boîte aux lettres, chaque outil a ses avantages et ses particularités : l’objectif est donc de les rendre complémentaires et de les adapter aux nouvelles pratiques de travail tout en accompagnant le changement.
Le courrier électronique est un identifiant personnel pour toutes les plateformes, ce qui n’est pas le cas avec Teams. Il peut également être utilisé pour laisser une preuve écrite, pour répondre à des invitations formelles, pour envoyer des contrats signés à vos RH ou à un fournisseur, etc. Son caractère officiel est un avantage certain, que Teams n’est pas destiné à remplacer. Alors que le courrier électronique était le canal privilégié pour communiquer en dehors de l’entreprise, Teams vous permet désormais de communiquer même en dehors de l’organisation. Il existe deux types de communication : synchrone et asynchrone. La communication synchrone est un échange d’informations en temps réel. Dans le cas d’une messagerie instantanée telle que Teams, si la conversation est en direct, elle est appelée communication synchrone. Inversement, la communication est asynchrone lorsque l’échange est retardé. Qu’il s’agisse de messagerie électronique ou de messagerie Teams, les deux outils peuvent relever d’une communication synchrone ou asynchrone en fonction de la fréquence de communication (que la discussion soit en direct ou retardée).
Mais bien que le courrier électronique permette une communication rapide, il n’est pas très efficace pour la collaboration. C’est là que les plateformes collaboratives prennent le dessus. Il ne s’agit donc pas de prédire la mort du courrier électronique, malgré ses lacunes, mais de saluer la complémentarité bienvenue qu’apportent les plateformes collaboratives telles que Teams .
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Choses à retenir
📌 Le courrier électronique reste un moyen rapide et efficace de communiquer, en particulier avec des personnes extérieures à l’entreprise
📌 Microsoft Teams est un moyen de désengorger les boîtes aux lettres, grâce aux espaces de collaboration qu’elle offre ;
📌Les équipes offrent désormais la possibilité de communiquer avec des personnes extérieures à l’organisation ;
Teams vous permet de centraliser les informations, de partager des données et des documents.
