Microsoft Teams : quoi de neuf à Ignite 2021

Le travail de groupe est plus facile à distance

La crise sanitaire et les périodes de confinement qui ont suivi ont incité les entreprises à mettre en œuvre le télétravail à grande échelle. Pour de nombreux employés, cette généralisation du télétravail a eu un impact positif : amélioration de la concentration, économies de temps et de productivité, motivation accrue... Il y avait néanmoins une grande inconnue : la gestion du télétravail collaboratif. Contraintes par la situation, les entreprises ont dû développer de nouveaux modèles de collaboration. Même si cela signifiait découvrir que cette méthode de gestion de projet avait en fait de nombreux avantages.

Le travail de groupe à distance aide à garder les équipes ensemble en les obligeant à maintenir un haut niveau de communication et de partage. Les informations sont transmises en temps réel et les documents sont accessibles à tous les employés via des plateformes de partage de documents.

De plus, l’utilisation de plateformes et d’applications collaboratives permet d’aller droit au but et d’éviter les réunions inutiles et les e-mails indésirables. Grâce aux outils numériques, les décisions prises par les employés sont entièrement axées sur la qualité, pas seulement sur la pratique.

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Ces applications et outils numériques garantissent la meilleure continuité possible des activités de l’entreprise, même lorsque les employés travaillent à distance. De plus, le temps économisé sur le navettage rend les projets plus fluides et plus rapides.

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Amélioration de l’expérience utilisateur dans les réunions

L’utilisation généralisée du travail hybride a conduit Teams à introduire un certain nombre d’innovations dans les outils de collaboration pour ces nouvelles utilisations. L’une de ces innovations est la possibilité d’insérer le flux de caméra Teams dans une présentation PowerPoint. Le but ? Faire des présentations aussi efficaces en ligne qu’en personne. En termes concrets, les utilisateurs peuvent désormais configurer comment et où ils apparaissent via la nouvelle fonction Cameo , un nom emprunté au vocabulaire cinématographique (camée fait référence à l’apparition soudaine d’une personne célèbre au théâtre ou au cinéma).

Cette fonctionnalité permet au présentateur d’une présentation PowerPoint d’insérer son flux de caméra Teams à l’endroit le plus approprié, en fonction de la disposition de ses diapositives. Avec cette fonctionnalité, les employés n’ont plus à se sentir obligés d’aller au bureau lorsqu’ils ont une présentation, car ils peuvent maintenant le faire n’importe où. En rendant visible le présentateur de la réunion, Cameo aide à engager les participants et à maintenir un contact visuel.  

Une autre nouveauté est l’arrivée du Speaker Coach in Teams, un formateur virtuel qui utilise l’intelligence artificielle pour fournir aux employés les meilleures pratiques personnalisées dans la mise en œuvre du travail à distance. Il les accompagne dans leur travail quotidien, qu’il s’agisse d’organiser leur temps, de respecter le temps de parole lors des réunions ou de trouver la meilleure façon de s’adresser à leur public.

Enfin, la nouvelle fonction RSVP dans Outlook permet aux employés d’informer leur présence (physique ou à distance) lors d’une réunion et d’indiquer les plages horaires pendant lesquelles ils sont disponibles.

Toutes ces fonctionnalités sont adaptées aux nouvelles utilisations et facilitent grandement le travail collaboratif, en particulier lorsqu’il est effectué à distance.  

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L’intelligence artificielle pour la productivité

En outre, de nouvelles fonctionnalités ont été intégrées dans les salles d’équipe, y compris l’utilisation de caméras intelligentes pour faciliter la surveillance des réunions et la reconnaissance des différents participants.

Un autre changement majeur est que les fonctionnalités de sous-titrage en direct et de transcription des réunions de Teams sont désormais disponibles dans 27 nouvelles langues. Auparavant, les fonctions de sous-titrage et de transcription en direct basées sur l’IA n’étaient disponibles que pour les utilisateurs anglophones. L’application a étendu cette capacité à de nouvelles langues, y compris le français, l’allemand et le japonais. Les équipes peuvent désormais détecter le contenu et les sous-titres en temps réel lors d’une réunion. Les sous-titres incluent l’attribution des haut-parleurs, permettant à tous les collaborateurs de voir non seulement ce qui est dit, mais aussi qui le dit.

Si elle est soutenue par des efforts de gestion du changement , cette mise à jour devrait aider à augmenter la productivité et l’engagement dans les réunions.

Mesh permet aux participants aux réunions à distance d’interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs.

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Travail hybride dans le métaverse avec Mesh

La transformation des usages et des méthodes de travail n’est pas seulement une révolution culturelle. Le passage au travail hybride s’accompagne également de nouveaux problèmes de sécurité et de flexibilité, avec une accélération des solutions de stockage multi-cloud en particulier. Elle s’accompagne également de nouveaux outils technologiques, qui ont le potentiel de révolutionner notre façon de travailler et, surtout, de collaborer.

C’est le cas du métavers, qui peut être défini comme un ensemble d’espaces virtuels interconnectés dans lesquels les utilisateurs partagent des expériences immersives en temps réel (par exemple via des avatars). Cette nouvelle dimension technologique est rendue possible par la convergence de l’Internet des objets (IoT), de l’intelligence artificielle et de la réalité mixte.

Le métavers d’entreprise se reflète dans l’arrivée de Mesh dans Teams. Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité qui permet aux participants aux réunions à distance d’interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs. Cette fonctionnalité est accessible à partir de n’importe quel appareil et ne nécessite aucun équipement spécial. Grâce à la réalité mixte, les personnes physiquement éloignées peuvent participer à des expériences de collaboration partagées, maintenant ainsi un sentiment de présence physique - malgré la distance - et renforçant ainsi la cohésion de l’équipe.

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Choses à retenir

📌La combinaison du travail en face à face et du travail à distance a perturbé les structures traditionnelles en même temps que l’utilisation par les employés ;

📌Cette nouvelle façon de travailler a néanmoins montré ses multiples avantages. En commençant par la facilitation du travail de groupe, le renforcement des pratiques de communication et l’efficacité accrue des employés dans l’exécution de leurs tâches ;

📌L’intelligence artificielle a également amélioré le quotidien des employés qui travaillent à distance. Nous l’avons vu avec les nouvelles fonctionnalités de l’application Teams, telles que Loop, Cameo pour les présentations à distance ou Mesh.

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